填寫檢驗業務受理委托書的規則要點

■文/黃 偉

委托書是檢驗機構接受客戶委托、辦理檢驗業務及雙方履行約定責任的協議憑據，也是檢驗機構對委托樣品進行檢驗判定的依據。委托書填寫是否規范和正確，不僅影響著合同評審的有效性，也決定著檢驗流程能否順暢高效，最終則關系著檢驗工作質量是否能夠滿足客戶和管理體系的要求。

填寫委托書是檢驗機構進行合同評審和受理檢驗業務所必須的程序。委托書一般為格式化協議合同形式，也許因其看似簡單，檢驗機構大都欠缺專門針對委托書填寫的具體而明確的作業指導書。而現實中，許多檢驗機構在業務受理和委托書填寫環節卻常常是錯亂頻出、問題不斷。這些具體和細節性的問題也一度成為影響和制約檢驗工作及服務質量的重要因素。

要保證委托書內容完整、信息準確、填寫規范，使檢驗業務流程順暢高效，檢驗機構和業務接待人員必須切實把握“據實、規范”的原則，正確掌握和運用委托書填寫的要點和規則。

委托書填寫的一般規則

1. 委托單位。委托單位作為委托書簽署的一方，也是檢驗委托的主動行為方。從嚴格意義上，對于第三方檢驗機構而言，來自外部的檢驗業務原則上都應歸屬于委托性質，區別只是在于委托方和業務來源的不同。因此，對于監督抽查檢驗，該監督抽查活動的組織方亦應視為檢驗的委托方。對以上級部門名義下達并組織實施、下級部門具體執行（抽、送樣）的監督抽查檢驗，委托方則應為該上級部門而非下級部門。委托單位應填寫與營業執照登記名稱相一致的單位全稱，不得以簡稱代替。如：“昆明市西山區××建材經營部”不能簡寫為“××建材”。

2. 通訊地址。同樣要求應與營業執照登記地址相一致，如：××市××路××號。不得以簡略地名代替。

3. 受檢單位。指需通過本次檢驗來確認其產品質量狀況、責任或關聯性的相關方，一般屬被動性的一方。通常為樣品的所有者，即樣品（產品）的生產、銷售或使用方，如監督抽查或行政執法中的被抽查方或行政相對人、發證檢驗對應的生產企業、工程監理見證檢驗針對的材料供應方等。除產品質量爭議糾紛或仲裁檢驗外，受檢單位一般不作為委托書的簽署方。故單方面的委托，如樣品的生產、銷售或使用者自行委托，委托書中就無需再填寫“受檢單位”一欄。在受理來自非樣品生產企業方的委托檢驗時，有的業務接待人員擅自將樣品上所標注的生產企業填作受檢單位，或將委托單位也一并作為受檢單位，這是不嚴謹也是不規范的。

4. 生產單位。同樣應填寫與營業執照登記名稱相一致的企業全稱。這里要特別強調的是，根據國家質檢總局頒布的《委托檢驗行為規范（試行）》第十四條規定，當樣品的生產者及其他相關信息無法確認時，委托檢驗結果的報告中不得填寫生產者名稱及其商標。因此，對于非樣品生產企業或非商標持有人的單方委托，無需也不應填寫生產者名稱及商標等樣品相關信息。

5. 樣品名稱。通常指樣品包裝、標簽或說明書所明示標稱的產品名稱。按照《產品標識標注規定》，樣品名稱應當表明其真實屬性，且應使用國家標準、行業標準規定的名稱。無相應標準規定的，應使用不會引起誤解和混淆的常用名稱或者俗名；當樣品標注屬不規范的“奇特名稱”或“商標名稱”時，應同時標注規范的名稱。如：變形金剛（塑料玩具）。

6. 規格型號。指按產品標準分類命名規則編排、用于區分產品規格類別的代號。通常標注于產品的包裝或標簽上。應注意，當樣品是從原包裝或原規格產品中抽取的部分或局部時，則這些樣品的數量或外形尺寸不能填作委托書中的規格型號。

7. 質量等級。即執行標準中規定的合格品、一級品或優等品。需進行檢驗判定的樣品均必須填寫質量等級，一般按樣品包裝或標簽標注的等級填寫。當樣品未標注、或標注方式與標準規定不一致時（如某些企業自編的“AAA”等級），一般應填作“合格”等級。

8. 樣品數量。應是可具體量化的數字與計量單位的組合，其表述應能清楚地反映樣品的組成單位及數量關系（如100g/瓶×3瓶、5L/桶×10桶、1m/條×5條等）。不得用類似“10個”、“3組”等含混方式表述。

9. 抽樣基數。對于委托方自行送樣，檢驗及檢驗報告只針對來樣，故不存在抽樣基數問題而無需填寫；對于監督執法抽查或委托抽樣，則一般都會涉及抽樣基數。業務人員必須認真檢查并確認抽樣方法、封條、抽樣單文書、簽章等齊備和規范無誤后，方可采錄抽樣基數等相關信息。

10. 樣品狀態。指樣品的外觀性狀特征及包裝方式。由于樣品種類繁多，情況狀態各異，要逐一準確而恰當地把握和描述，需要業務人員具備較全面的知識和足夠的經歷經驗。為了減少錯亂，保證規范和統一，可以將常見的樣品狀態加以歸納描述和格式化，業務人員則以打鉤方式選擇處理。如：□包裝完好、□無包裝、□包裝破損、□外觀完好、□外觀有損傷、□封條完好、□其它（）等，但不僅限于此。

11. 樣品處置。對可能在檢驗中損耗或因破壞而喪失價值，無法或無需退還的樣品，以“報損”處理，但應向委托方加以說明；對非破壞性檢驗、或有殘余價值、或委托方要求且符合退樣規定的樣品，以“退樣”處理。

12. 所帶附件。指樣品隨附的說明書、標簽、抽樣單、見證材料或委托方出具的委托書，應注明附件的名稱及編號。

13. 檢驗依據。通常指樣品（產品）的執行標準或委托檢驗項目的試驗方法標準，包括標準的名稱及代號。對于監督抽查檢驗，還應同時填寫本次監督抽查所依據的抽查規范或細則的名稱及代號。

14. 檢驗項目。一般為全項目檢驗和部分項目（非全項目）檢驗兩種情況。后者應列出與標準規定一致的檢驗項目名稱。

15. 備注。一般用作對委托書未能包括的必須和重要的信息內容做出注釋和附加說明。特別是，當無法確認樣品及信息真實性而又需要記錄和反映時，一般應對委托方提供或樣品標稱信息內容附加注腳，同時在備注欄中注明相關信息為委托方提供或系樣品明示標稱內容。

規避風險責任的方法要點

1. 樣品信息確認及免責措施。相對而言，檢驗機構在受理檢驗業務時的規定要求一般都比較寬松，而且也極少有委托經辦人攜帶營業執照、介紹信或身份證明等材料前來辦理業務的情況。對于經辦人的身份和是否能夠代表委托單位、具備簽字擔責的權限能力等，檢驗機構一般也不作硬性的要求、追究和查驗。通常是委托人怎么說，業務接待人員就怎么填。這當然是為委托方提供了極大的方便，但卻將其中可能隱含的風險責任轉嫁給了檢驗機構。

因此，為規避和降低風險責任，一方面要求業務人員在受理和填寫委托書時，一定要細心、認真、嚴謹和規范，嚴格把好接樣受理的合同評審關。另一方面，檢驗機構應進一步健全和嚴格業務受理的程序規定和送檢要求，完善委托書格式內容及填寫規則。如在委托書中可設置委托方的承諾聲明欄，以書面方式明確委托方應對其所提供樣品及相關資料信息真實性負責并承擔相應的法律責任。

2. 不予受理的幾種情況。為保證檢驗能夠按預期要求進行，降低檢驗機構的風險責任，當遇有如下幾種情況時（不僅限于此），業務人員一般可不予受理或補正后受理：

（1）樣品數量不足，不能滿足檢驗要求的；

（2）檢驗依據或標準未提供或錯誤的；

（3）樣品實物與說明書、標簽、抽樣單、見證材料等附件資料載明信息不一致的；

（4）樣品性狀已改變或異常的；

（5）樣品封條不完整、破損或異常的；

（6）樣品已經使用或損壞的。特殊情況必須接收時，一般僅出具檢測數據而不予判定；

（7）樣品有造假或仿冒嫌疑而未予確認和說明的。

3. 補正。檢驗機構在受理業務或其后發現樣品及信息有誤時，必須及時予以補正。

有一種觀點認為，既然樣品及相關信息由委托方提供或填報，自然就由其承擔責任，即使有誤，檢驗機構也沒有責任、也無權更改。這其中存在偏頗和誤解。道理很簡單，樣品及相關信息一旦被檢驗機構所接收和載入委托書，則通常就可以被認為是經過了檢驗機構的合同評審及確認。如果有誤而不予糾正，這些源自委托方的錯誤便自然轉移到檢驗機構所出具的（具有法律效力的）報告中，最終將轉換成為檢驗機構的錯誤并為此承擔責任。根據國家質檢總局頒布的《委托檢驗行為規范（試行）》第五條規定，檢驗機構對接受的委托檢驗行為負責，依法承擔法律責任。

當然，檢驗機構確實無權擅自更改委托方信息，對錯誤信息的補正應依照規范的程序進行，必須及時告知委托方并進行查證后，由其自行更正并予以書面（簽字）確認。