項目管理部李少軍：生產組織管理的信息化

生產版塊的設計思路：

近幾年來，公司經營生產規模不斷擴張，施工產值以每年30%以上的幅度在持續增長，2011年產值將達到150億元，目前在建項目167個，項目分布廣、跨度大，幾乎輻射全國各地。面對高速發展、管理跨度大的企業，如何能保證“優質履約—實現相關方滿意、企業盈利”是生產管理系統的終極目標，該目標的實現重在過程管控，而傳統的管控手段主要是通過各類報表、電話咨詢等形式了解項目過程履約情況，不能高效、精準的為公司總部層面提供真實、準確的信息，往往是公司實地檢查或發生業主投訴等才發現部分項目在過程管理上存在的諸多不足。

因此，企業要持續優質高效快速的發展，必須要有風險掌控和管控的能力，由此公司創建了一個能體現全過程施工生產管理信息、實現系統間橫向關聯、縱向貫通、過程預警、自動化智能化集成的管理平臺，有效解決了“不受時間、空間限制”和信息不對稱的問題，以此全面推進標準化管理。

生產系統的版塊組成：

按照項目履約管理的原則擬分為三個階段：前期策劃階段、過程履約管控階段、售后服務管理階段。分別在企業層面設計了四個板塊、項目層面設計了六個板塊內容，涵蓋了全過程施工生產管理的活動內容：企業層面設置了項目組織管理、工期履約報表管理、工程投訴、回訪與保修管理；項目層面設置了施工策劃管理、進度管理、質量管理、安全管理、環境管理、竣工管理。

全過程施工生產組織管理活動的展現：

1、施工策劃管理

在傳統管理模式下策劃管理存在的主要問題：施工策劃編制的時效性及質量不高、策劃執行過程未總結和動態管理等，且存在應付上級檢查修改編制、審批時間或補過程管理資料的現象。

在信息系統運行下：1）、策劃編制責任全面分解、審核審批環節可視、系統聯動得到體現。策劃每一板塊章節內容的編制均通過系統分解責任到人、明確完成時間，接受各級考核；同時，通過任務的分解有效將系統間工作關聯起來，如：策劃中批量進度計劃輸出給現金流策劃；策劃中施工臨建布置、周轉料具及設備選用和使用周期、管理人員配備等均輸出給商務成本測算；商務計算的施工圖預算材料消耗輸入給施工策劃物資采購方案中等。策劃各板塊內容的形成互相依托，相互支撐，同時也為相關崗位的績效考核提供了依據；策劃編制、審核審批時效性和過程評審記錄的質量均通過系統體現。2）、各級機關對項目策劃過程實施及動態管理可全面實時掌控，項目每月通過生產履約情況反饋策劃的落實，各級機關均可通過節點計劃完成情況、生產經理每日施工情況匯報、周會議紀要、項目經理月度報告和商務經理月度報告等信息進行動態的核實比照，使之更好的指導項目施工生產。

2、進度管理

在傳統管理模式下進度管理存在的主要問題：公司（分公司）對項目進度策劃執行情況及履約報表的真實性較難核實；項目月度計劃及資源配置計劃的審批時效性較難保證；工期滯后程度較難核定；對項目工期簽證管理的過程跟蹤較難督辦。以上環節管理效果的好壞主要取決于分公司、項目部分人員的責任心和能力。

在信息化管理模式下：傳統管理模式下“四大難”問題得到解決。為便于公司（分公司）對項目履約情況的實時掌控，系統中除總計劃、月度計劃、履約報表及工期簽證管理外，重點設置了節點計劃管理，即：合同的約定節點、總進度計劃中關鍵線路的形象控制節點和影響現場施工組織及關鍵線路進度計劃的輔助節點（非己方原因而又直接影響現場施工的重大事件是否按計劃落實，如：三邊工程設計圖提供等）。當項目生產經理每月對最近一個任一類型的節點完成的時間進行錄入保存時，信息系統會自動生成當月最近一個節點計劃與實際完成時間的對比并顯示滯后/提前天數，根據滯后天數的多少系統自動逐級預警至各級主管領導、部門層面；同時，公司可以連接對應項目的現場遠程視頻監控系統，對現場的實際進度情況、資源配置情況等進行了解，并通過系統中工期簽證臺賬、監理例會、每日施工報告和月度報告等資料加以印證，以便公司（分公司）指導和監督。

3、質量管理

在傳統管理模式下質量管理存在的主要問題：公司（分公司）對項目樣板引路制度的推行和項目過程質量管理難監控，公司也不知道項目是否真正意義上開展了質量檢查活動。

在信息化模式下：除常規質量策劃、制度與職責、計量管理、不合格品管理外，重點設置了過程質量檢查整改模塊，將過程質量檢查、下發整改及整改閉合的頻率和時效均在系統錄入保存，系統會自動形成檢查記錄及整改記錄編碼，且系統中設置了是否下發整改選項，如需整改，系統提示有整改任務待辦，待整改完成后質檢員錄入保存則整改待辦任務消失。同時，公司（分公司）可通過監理例會紀要、周生產會議紀要等對質量檢查工作開展的真實性予以核實，為公司（分公司）對項目過程質量管理體系運行評價與考核提供依據。

4、投訴管理：

在傳統管理基礎上，通過信息系統將整個投訴事件的起因、過程解決措施及是否閉合等進行公示，各級領導、部門均可查閱來關注和指導投訴項目的處理，通過對每周監理例會、生產會議紀要及三個基本報告等多個緯度來印證投訴事件從發生到閉合的全過程處理真實性。如投訴事件得到妥善處理，則由公司對該投訴事件進行處理閉合的確認，未得到確認的投訴事件，始終在相關領導待辦任務中提醒。一定程度上改善了公司（分公司）層面投訴處理的反應速度和處理效果。

5、回訪與維修管理：

在傳統管理模式下回訪與維修存在的問題：存在回訪工作開展不主動、不真實的現狀，維修費用及維修內容較難分析、統計等。

在信息系統模式下：A、回訪實時提醒：從項目交工那天起在系統中建立保修卡，專門針對項目的特點策劃回訪的時間錄入至系統中，接近回訪日時，系統會像QQ提醒好友生日一樣提醒某項目該回訪了，如策劃回訪日到期未開展回訪工作，則信息化系統內沒有相應的內容，本次回訪成為“待辦工作”，一定時限內將在上級主管部門及本單位主要領導系統中預警；同時，如工程保修期滿時，系統會自動提醒，售后服務部發函告知該工程業主，同步開展保修期尾款的收取工作。B、動態跟蹤及真實性核實：如回訪工作已開展，分公司將參與回訪的人員及對接業主、聯系方式等基本信息錄入系統中，如不錄入則無法保存，公司可通過系統反饋的業主信息及回訪記錄進行公司層面的電話回訪，并核實分公司層面回訪工作開展的真實性。C、維修事件不同維度統計分析： 公司（分公司）可在決策支持模塊通過維修發生的部位、產生費用、維修事件在不同分公司、項目的發生率等進行統計分析，以便于公司（分公司）開展針對性培訓和采取措施。

信息化管理促進系統聯動

充分運用信息化手段，將以往主要依靠制度約束和人為溝通的工作，通過各業務管理活動及系統之間的邏輯關系的設置，使系統自身具有智能識別、自動關聯的功能，以此提高工作效率。

生產管理橫向關聯主要有：施工策劃與商務策劃關聯；批量進度計劃與資金策劃關聯；每月進度計劃及完成確認與商務月度進度款申請和內、外部報量關聯；保修期滿提醒與工程尾款收取關聯；尤其是分包商評價與商務月度進度款申請的關聯，使生產系統管理人員過程中對分包商的管理有了得力的抓手。

生產管理縱向貫通主要有：特殊項目的進度計劃、質量策劃、施工組織、施工策劃等審批需公司層面完成，一般項目僅需在分公司層面完成即可。

數據智能集成提供決策支持

1、在工程基本信息統計方面，公司（分公司）今后統計各種狀態項目的時候，不再需要項目填報，公司（分公司）層面可實時直接通過系統決策支持在工程概況中的施工狀態、工程類型、管理模式、工程規模、施工許可證辦理情況等多個維度查詢出全司、各分公司、經理部各期間的在建、停工、完工、竣工項目的基本信息清單，且該信息均是直接在業務活動中取數據，徹底改變了各系統了解信息不對稱、口徑不統一、時效差的現狀。

2、在進度管理方面，公司（分公司）實時想了解本單位各層級、各月度期間的履約現狀，均可通過決策支持系統-工期履約管理模塊來查閱，且可通過滯后天數的收索來查詢出相應滯后天數的項目清單、項目簽證辦理情況、滯后原因及措施等，以便于掌握滯后項目基本情況和過程關注，工期滯后的天數均是在節點工期管理的業務活動中取數；改變了以往查閱并分析報表、核實諸多信息來了解項目履約的現狀。

3、在質量管理方面，公司（分公司）均通過決策支持系統實時對年度質量創優和擬創優的在建項目兩個維度來收索本單位不同等級的創優項目清單及創優時間等，以便于掌握創優項目基本情況和過程關注。

4、在投訴管理方面，公司（分公司）均可通過決策支持系統實時查詢本單位投訴的項目清單、投訴基本信息及投訴是否閉合等，以便于了解投訴項目的基本情況、業主溝通和過程關注。改變了以往僅是某一個領導或部門關注的現狀，同時也促進了投訴事件處理的時效。

5、在售后服務方面，公司（分公司）通過決策支持模塊可實時掌握全公司范圍內是否按時開展回訪的項目情況及發生的維修事件進行統計分析，分析的維度包括維修發生的部位、產生費用、維修事件在不同分公司的發生率等，且均是在業務活動中取數；改變了以往分析數據統計難的現狀。

正在開展的生產管理模塊優化工作

以信息系統為載體，推進標準化管理向現場延伸。

實現的思想：按照P-D-C-A的工作方法，將現有的生產業務管理活動進行規范，采用通過信息系統完成生產任務下達和管理績效考核的工作方式，來實現系統應用與現場實際業務活動的同步進行。

實現的方式：是以計劃管理為核心，以工程管理的流水段為基本的基礎單元，以項目生產管理周進度計劃為主線，輔以項目生產經理周工作計劃至各生產崗位，通過生產經理對落實情況的檢查、考核，與周施工計劃形成閉合。以實現系統考核來促進管理標準化，提高工作效率。此項工作計劃在12月底形成。

信息系統中生產過程管理活動的記錄主要是文字居多，如何實現每一項過程重要業務管理活動規范有效的開展均能與工程形象進度的確認、內部報量、分包進度款申請、資金計劃等關聯和剛性約束？提高生產管理活動標準化運行質量。現階段，公司正在結合商務系統成本分析自動化版塊進行研發、優化完善，使之為企業更加健康安全的運營保駕護航！