編標質量控制措施探討

□孟 朝（中鐵七局集團有限公司）

編標質量控制措施探討

□孟 朝（中鐵七局集團有限公司）

建筑施工企業在編制投標文件時，往往時間緊迫，內容繁多，經常容易出錯。為解決這一問題，創建一個內容完整、系統、實用的投標文件資料庫，對投標工作有著至關重要的作用。本文分別介紹了商務資料庫、技術資料庫、報價資料庫的創建和管理以及如何提高投標文件的編制質量和編制效率。

資料庫；創建；收集；管理

隨著建筑市場的日益規范，一個建筑施工企業要在市場經濟的激烈競爭中生存和發展，就必須徹底改變過去那種在計劃經濟體制下形成的舊的管理模式，主動出擊，廣攬信息，參與激烈的市場競爭。要想在競爭中取得勝利就必須從各方面提高企業的競爭實力，這些實力具體體現在信息追蹤、強大的投標能力、施工能力和工程管理能力等諸多方面。其中拿出有競爭力的投標文件是競爭獲勝的重要一環，完善投標資料庫是做好投標文件的保障。資料庫管理主要為了更好地利用企業的整體資源，滿足投標需要，提高編制投標文件的質量和效率，給評審專家留下好的印象，以得到更高的分數，順利通過評審，最終取得工程的承包權。

投標資料庫主要包括商務資料庫、技術資料庫和報價資料庫。商務資料庫是指能證明企業在資質、信譽、施工業績、財務能力、人員能力、施工機械設備和試驗檢測儀器設備裝備等方面能否滿足業主要求的資料；技術資料庫主要是指各專業工程項目的通用施工方案、方法、技術措施以及安全、質量和各地區文明施工、環境保護方面的相關措施，鐵路工程標準化管理實施方案、“架子隊”管理組織實施方案、臨時工程設置實施方案等；報價資料庫主要是指工程成本價格資料、開標系列資料、各省報價評分辦法及投標報價分析總結。

一、商務資料庫的創建與管理

商務資料庫收集創建是一項系統性很強的工作，商務投標需要使用的基礎資料較多，這些基礎資料的收集匯總需要多部門多單位配合。商務資料庫的收集創建主要有以下幾個方面。

（一）企業基本資料

企業的基本資料主要包括能夠證明企業的法人資格、從業資格及資信能力等的相關資料，如企業法人營業執照、建筑企業資質證書、建筑企業安全生產許可證、稅務登記證書，質量、環境、職業健康安全“三合一”管理體系認證證書，企業獲獎證書，以及企業章程和企業簡介等整理好的文字、圖片及說明。這些經常用到的資料不僅要保存為單張的圖片格式，而且應該按照順序創建成一個固定的WORD文檔，以便在投標時使用。

（二）人員資料

人員資料包括施工企業擬參加工程施工任務的人員的一整套個人資料，包括：職稱證、畢業證、身份證、聘任證書、社保證明、注冊建造師證、注冊造價師證、注冊會計師證、注冊安全工程師證、個人照片等，還有各架子隊技術工種工人的上崗證、資格證等，比如施工員證、安全員證、材料員證、質檢員證等。

因為人員的資料相對繁雜，可以按人員專業分類，如軌道、橋梁、隧道、公路、電力、電氣化、通信、信號工程師等，常用的安全、試驗、質檢工程師要單獨列出整理。在鐵路市場投標中，對人員的要求更為細致，項目經理、項目總工在投標時不能重復，常用的項目經理、總工資料應匯總在一起，創建一個文件夾，以備及時調用。注冊建造師證、注冊造價師證、注冊會計師證、注冊安全工程師證等在投標時要求加蓋注冊印章，因此必須建立一個注冊工程師人員資料庫，按照各種注冊工程師進行分類保存，注冊證書及注冊印章由一個專門的部門來統一管理，以備隨時調用。

總之，人員資料庫的建立要以方便、準確查找和使用為目的。建議將投標常用人員的畢業證、職稱證、身份證按職稱級別分別整理成為一個WORD文檔，專設一個“三合一”文件夾來儲存這些信息，方便投標時調用。這樣的信息歸類方法在投標時可以提高工作效率，縮短編標時間。這些資料在做標時需要的數量較多，在收集現有資料的基礎上，還需多組織各種學習、培訓，為相關人員辦理各種施工需要的上崗證和操作許可證等。要鼓勵有條件的人員考取各類與施工企業有關的注冊證，這些證件是企業投標、施工生產和申報資質必須具備的。

人員資料主要通過人事部門、企業發展部門定期收集并對已有資料存檔。對缺項部分通過辦理、申報、培訓等多種手段逐漸完善。

（三）工程業績資料

企業的工程業績資料包括：中標通知書、合同協議書、工程竣工驗收報告、業績證明、工程獲獎證書、工程概況、工程照片等。這些資料需要收集齊全，業主一般要求同時具有中標通知書、合同協議書、工程竣工驗收報告等才算有效業績。另外，一些特殊的施工業績應分類收集，比如：近幾年完成高速鐵路施工經驗，不良地質地段路基施工經驗，軟弱破碎地層地段隧道、高瓦斯隧道、長大隧道等施工經驗，黃土、凍土、高原地區施工經驗，各種類型橋梁（比如大跨度連續剛構橋、大型立交橋、大型預應力梁橋、深水墩等）施工經驗以及城市地鐵、輕軌、機場等，便于有針對性地滿足業主的特殊要求。對有條件申報優質工程的項目要積極申報，企業獲得的國家級、省部級、市級等優質工程是企業施工能力、管理能力很好的證明。

這部分資料由經營開發部門、施工技術部門和項目總指揮部共同負責收集和整理，匯總備用。

（四）機械資料

機械方面的資料也是投標文件中不可缺少的一個重要方面，它的收集主要靠與物資設備中心進行溝通，根據企業的設備臺帳進行購買發票及合同的收集整理。機械資料整理一般按照機械設備和儀器儀表設備進行分類并設立文件夾，然后再按照用途進行分類，如設立“土石方機械”、“起重及垂直運輸機械”、“混凝土及灰漿機械”、“水平運輸機械”、“路面工程機械”、“打樁、鉆孔機械”、“泵類機械”、“金屬、木、石加工機械”、“動力機械”、“隧道機械”、“軌道及養路機械”、“鋼結構設備”、“檢測儀器儀表設備”等文件夾，最后再按照設備的名稱建立單獨的子文件夾。

現在越來越多的業主在資格預審和投標文件中要求施工企業附上企業擬投入本工程的施工機械的產權證明資料。這是一個新特點，所以需要注意收集各種施工機械設備的產權證明資料，聯系物資部門對機械設備做好這方面的工作，以備不時之需。

（五）財務資料

財務資料包括企業年度審計財務報表、財務狀況表、銀行信貸證明、投標銀行保函、銀行授權查詢證書、履約銀行保函、銀行信用等級證書等文件資料。其中銀行信貸證明、投標銀行保函、銀行授權查詢證書、履約銀行保函是針對具體的投標項目辦理的，有些占用企業的授信額度且需要支付銀行一定的費用。所以針對具體項目辦理的財務資料，應注意及時收回。財務資料的收集需財務部門配合提供。

商務資料收集的過程中最主要的一個方面就是要及時，要經常聯系相關部門及人員，新資料及時收集整理入庫。及時更新庫內資料，方便本系統人員查閱和使用。商務資料的管理首先要做好保密工作，商務資料涉及到企業的機密，因此應特別注意保護原始資料，并做好登記、記錄；營業執照、資質證書、安全生產許可證等企業重要資料一定要嚴格管理。商務資料管理還要加強橫向溝通與聯系，新收集到的資料及時傳遞至本系統相關人員，避免資料的重復收集。形成開發系統的資料網絡，使資料的互相傳遞更順暢，集中整體的資源使投標工作更容易，更方便，更快捷。

二、技術資料庫管理

（一）主要工程項目的施工方案、方法

技術資料庫是由開發部門技術人員按目前行業招標文件范本編制的，在收集不同專業工程的施工方案、方法時，應結合鐵路工程、公路工程及其他工程的不同要求，按照路基專業、橋梁專業、涵洞專業、隧道專業、軌道專業、房建專業、給排水專業、站場建筑設備專業、通信專業、信號專業、電力專業、電力牽引供電專業、信息工程專業等總結出各類專業工程的通用施工方案、方法、技術措施，以及重點（關鍵）和難點專業工程的施工方案。

（二）根據目前行業招標文件范本的要求進行針對性強的歸類、整理

主要有總體施工組織布置及規劃（不設指揮部），總體施工組織布置及規劃（設指揮部），施工進度安排，確保工程質量和工期的措施，重點（關鍵）和難點工程的施工方案、方法及其措施，冬季和雨季的施工安排，質量目標和保證措施及已完工程和設備的保護措施，安全目標和安全保證體系及措施，施工環保、水土保持措施，職業健康安全保障措施，勞動力組織計劃，主要施工機械設備、試驗、質量檢測設備配備，臨時用地與施工用電計劃，主要材料供應計劃，合同用款估算，文明施工，文物保護等。

由于技術標的字數、圖表均較多，為減少排版的工作量，資料庫中各部分內容的頁面排版格式應完全相同，所有內容的序號采用Word文檔中的多級項目編號，以便于復制、粘貼時在相應標題序號下自動更改。編標過程中如果需新增內容，可將標題打上后，在相同級別的序號處點擊“格式刷”，然后用“格式刷”將新增的標題刷一下，其后面的序號會自動按新的順序修改。

三、報價資料庫管理

（一）工程項目成本價格資料

收集工程項目成本價格資料是為了掌握本企業的最低承受價格，只有掌握了這些基礎資料，才能為以后的投標報價提供依據和參考，才能根據企業的承受能力合理決策，避免低價中標給企業帶來損失。所以應特別注重對工程成本價格資料的收集，并定期對收集到的資料匯總整理，整理出完整的《項目成本價調查表》、《項目工料機單價調查表》、《各地材料費調查表》、相關措施等，供本系統相關人員參考。

（二）開標資料

開標系列資料具體包括開標記錄、評分辦法、材料價格、單價分析等幾項內容。通過這些資料主要是了解開標基本情況，可以分析到競爭對手的報價方案思路，以便研究相應對策。對投標過程中出現的特殊情況，在開標記錄里整理說明，為以后的類似問題提供參考依據。

（三）投標報價分析總結

按照年份整理出年度中標資料，對業主概算、評標辦法進行總結分析。整理出中標經驗，按項目編寫《投標報價分析總結》和《報價評分辦法匯總表》。相關編標人員應注意資料庫的更新，對資料庫中發現的錯誤、遺漏和陳舊資料，應及時修改、補充或刪除，更新后及時傳遞至本系統相關人員，以保證資料的有效性、合理性。

以上是筆者從事投標資料庫整理工作的一些體會和構思，建立完善的投標資料庫是提高投標資料的整體編制水平、提高工作效率的基礎。因此應把此項工作作為投標工作的一個重要方面做細做好。

孟 朝（1977-）,男，工程師,現從事經營投標工作。

2011-01-17