淺談新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理

○朱艷瑩

（廣州市花木公司廣東 廣州 510075）

淺談新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理

○朱艷瑩

（廣州市花木公司廣東 廣州 510075）

隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，并進入檔案領域中，本文從分析新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化工作入手，闡述了事業(yè)單位檔案管理未來數(shù)字化趨勢及相應措施，希望能為事業(yè)單位檔案工作的數(shù)字化發(fā)展提供一些參考。

事業(yè)單位 檔案 數(shù)字化

一、檔案管理數(shù)字化是檔案管理未來的趨勢

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，許多單位檔案存在數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對檔案信息進行數(shù)字化管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。

二、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的必要性

事業(yè)單位，是指國家為了社會公益目的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務組織。由于其特殊的性質，檔案管理主要包括三大部分：文書檔案、基建檔案、人事檔案。上述三種類型的檔案是事業(yè)單位運作不可缺少的部分，它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要，所以檔案管理系統(tǒng)應該能夠為使用者提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點，如：效率低、保密性差，另外時間一長，將產生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難，并存在檔案分散、零亂、遺失、涂改、偽造、霉變等問題不少，有的問題還比較突出。計算機檢索大大縮短了查詢時間，文件資料的利用更加便捷。檔案還可以在互聯(lián)網上建立信息查詢系統(tǒng)，檔案使用者能方便且迅速檢索到所需的檔案資料。檔案管理數(shù)字化在最大程度上擴大了檔案的使用范圍，發(fā)掘了檔案的利用價值。檔案管理數(shù)字化有以下功能。

1、提高經濟效益

社會經濟的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使企業(yè)成本大幅增加。而數(shù)字化檔案管理使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

2、提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事檔案管理為例，由于企業(yè)的管理對象繁多，且具有很強的流動性，如職工入廠、退休、調動等，要想準確統(tǒng)計、動態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后才能查詢。通過網絡計算機管理的數(shù)字化檔案卻能準確反映當前的情況，同時數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上已成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供利用的信息控制中心。

3、提高檔案的利用率

由于傳統(tǒng)的檔案大都保管在檔案室、檔案館，又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數(shù)字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準確地查找到自己需要的檔案，網絡化的實現(xiàn)，更使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。

三、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化已具備條件

1、網絡硬件的發(fā)展

90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯(lián)網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，實現(xiàn)無紙化辦公，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發(fā)展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設提供了前所未有的條件。

2、軟件的發(fā)展

目前的檔案管理信息化已開發(fā)出數(shù)千個專用軟件，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能，為檔案管理數(shù)字化提供了軟技術的保障。

3、具備發(fā)展所需的人才隊伍

計算機技術的發(fā)展，特別是網絡技術的應用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求檔案人員在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計工作。現(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識外，還要具備良好的計算機網絡知識及運用操作能力。事業(yè)單位的人員素質普遍較高，一般從事檔案管理工作的人員學歷普遍在大專以上，具有較好的計算機基礎，應加強對他們的繼續(xù)教育和培訓，更新其知識結構，提高其業(yè)務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術，適應檔案管理數(shù)字化的工作要求。

四、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的發(fā)展措施

1、文書處理過程和歸檔實現(xiàn)數(shù)字化管理

文書工作是檔案工作的基礎，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內在質量。為適應新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發(fā)出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行隨時預立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發(fā)文處理過程也可通過網絡進行，由擬稿人將稿件輸入計算機—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔，這樣原來需要幾小時、幾天、幾十天辦完的事情，現(xiàn)在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時就可以實現(xiàn)，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。

2、建設系統(tǒng)工程

檔案電子化建設是一項系統(tǒng)工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等。由于日常工作每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應采用雙服務器、磁盤陳列存儲，高速掃描儀集中掃描，光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網絡傳輸達到資源共享的目的。此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作系統(tǒng)管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理、單位分類管理等，從而從機制上提高企業(yè)信息共享的能力。

3、建立與辦公系統(tǒng)的銜接

針對企業(yè)中辦公自動化系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的銜接問題，筆者建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，實現(xiàn)與現(xiàn)有的財務系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)的無縫鏈接。

針對電子文件與紙質文件“雙套制”保存問題，建議在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道”，即將電子文件和紙質文件以文本方式和影像方式共存。

根據(jù)數(shù)字檔案特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規(guī)章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，從而有效地保障數(shù)字化檔案建設安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文獻資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理，也包括軟件安全管理。硬件方面應嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打好基礎。對于存儲電子文檔的設備和磁介質要派專人負責管理，確保電子檔案不會因溫度、濕度等一些人為災害導致丟失。軟件方面，就是要通過采用多級權限和密碼管理等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。

4、建立信息技術支撐系統(tǒng)

（1）系統(tǒng)應具有良好的平滑升級能力

通過光纖連接磁盤陣列，保證系統(tǒng)的高性能。通過增加擴展模塊提高系統(tǒng)的存儲容量。存儲系統(tǒng)（包括磁盤陣列）應具有較高的可擴展性，可在線擴容，有很好的保護功能。

（2）系統(tǒng)應具有高可靠性

所采用的磁盤陣列產品在結構及硬件組成上應完全是冗余設計（如陣列控制器、后端2條光纖環(huán)路、電源、風扇、鏈路控制器、雙口光纖硬盤等），不存在單點故障，確保整套系統(tǒng)的安全運行。磁盤陣列可采用不同的PAID保護級別，保證用戶的不同需求。所有硬件均可支持熱插拔，保證系統(tǒng)應用的連續(xù)性。系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性要求很高，可根據(jù)用戶的需要，完成數(shù)據(jù)的隔離或共享。可通過增加應用軟件來支持物理通路的冗余連接，以提高系統(tǒng)的安全性。

（3）系統(tǒng)應具有很好的性能

系統(tǒng)采用全光纖磁盤陣列產品，保證系統(tǒng)的高性能。系統(tǒng)升級不必停機，可在線升級。系統(tǒng)具有良好的開放性，不同廠家產品之間能夠互聯(lián)。系統(tǒng)支持多種主機系統(tǒng)及集群系統(tǒng)。存儲產品采用基于W eb Brow ser的圖形管理界面，維護簡單。

數(shù)字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開發(fā)，與傳統(tǒng)載體的檔案相比，數(shù)字化檔案的最大特點是能夠通過網絡迅速流動。數(shù)字化檔案的管理、研究和建設將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務職能轉變。今后，隨著計算機網絡的進一步發(fā)展，信息高速公路的進一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將會得到更好的發(fā)展。

孫艷平：論事業(yè)單位檔案的信息化建設[J].科技咨詢導報，2007（2）.