探析教育系統內部會計控制系統

○張曉斐

（廣東省深圳市教育局財務核算中心 廣東 深圳 518025）

在教育系統的財務管理工作中，會計電算化經過多年的發展已經得到普及，對提高工作效率、規范財務管理起到了重要的作用。而網絡的介入，使得信息化技術控制成為教育系統內部會計控制的一項重要內容。如何充分利用先進的技術手段，不斷擴展財務管理工作的內容，提高財務工作的管理水平已成為亟待解決的問題。

一、教育系統內部會計控制系統應用的目的

教育系統中嚴格、規范的會計控制制度能在很大程度上監督和約束會計行為，防止錯誤和舞弊行為，保證各種信息的真實性和可靠性。從而保護教育系統資產的安全、完整，確保有關法律法規和規章制度的貫徹執行。它是及時發現和制止教育系統經濟犯罪和腐敗的有力管理工具。電算化會計信息系統內部控制的目的包括以下幾個方面。

1、維護學校資產安全和完整

任何一個學校都有自己的資產，如果沒有一定的措施加以保護，則會由于浪費、貪污盜竊等行為，而使資產蒙受損失。建立一定的內部控制制度，采取必要的措施就是要防止企業資產流失。

2、保證會計信息的準確、完整和可靠

建立適當的內部控制制度，可以保證會計信息的準確可靠，進而提高管理決策的正確性。

3、保證學校財務活動的合法性

任何一個學校的財務活動都必須遵守國家的相關政策、法規的規定，建立適當的內部控制制度，可以保證學校財務活動的合法性，減少或杜絕學校內部各種違法違規操作。

二、教育系統內部會計控制系統的現狀

目前，大部分教育系統已經具備或初步具備并使用會計核算系統、會計管理控制系統，在財務部門內部建立了電算化系統或局域網系統，使會計信息在可靠性、及時性等方面取得了很大進步，基本能滿足財務內部管理的需要。但是，隨著教育系統規模的迅速擴大和管理工作的不斷深入，目前主要存在以下問題。

1、時常出現財務工作無法及時滿足管理需求的情況

這導致教育系統內部各部門不能及時地獲取有關信息，不能做出及時、正確的決策，這種狀況已遠遠滯后于現代化管理的需求。當財務信息系統建設發展到一定階段時，財務業務一體化自然就提上了議事日程，這是歷史前進的迫切需求。

2、通用會計軟件安全控制功能不完善

會計軟件的質量是電算化會計工作的基礎，決定著電算化工作的質量。目前使用的通用會計軟件存在著諸多的問題和不足。

3、電算化會計基礎管理工作不完善

財政部要求采用計算機替代手工記賬的單位需要具有完善的電算化管理制度，但單位在實現電算化后沒有按要求制定包括嚴格的上機操作管理制度、硬件、軟件管理制度和會計檔案管理制度等內容的明確的、成文的內部管理制度。對電算化的內部管理仍是按照手工記賬的管理辦法使用原來手工系統下的財務制度，從而使基礎管理工作滯后。

4、電算化會計內部審計監督不到位

內部審計是內部控制的重要措施。內部審計人員應對電算化會計系統的管理及控制制度進行研究和評價，指出其薄弱環節，提出改善意見，促使被審單位加強電算化會計系統的管理和控制，但是，單位對于電算化會計系統缺乏有效的內部審計監督制度；單位的內部審計人員專業素質不足，不熟悉電算化會計系統的特點和風險，不了解電算化會計系統應有的內部控制，更不熟悉如何對電算化會計系統進行審計，從而導致電算化會計系統未能得到有效的內部審計監督。

三、會計系統內部控制制度的新構建

會計信息的產生只有在嚴格的內部控制下，才能保證其可靠性和準確性。也只有在嚴格的內部控制下，才能預防和減少電算化會計系統的安全風險。網絡會計系統的內部控制制度從建立和運行的過程來看，可分為系統研發控制、組織管理控制、日常操作控制和內部審計控制幾方面。

1、系統研發控制

網絡會計軟件的研發應符合相應的標準和規范，如《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規范》、《會計電算化工作規范》等，按標準和規范開發的運行可靠性才有保障。網絡會計軟件的研發不僅僅只是手工會計的功能模擬，還要在軟件開發中強化內部控制手段，嚴格規范會計軟件在數據輸入、處理、傳輸和安全保護的控制功能。

2、組織管理控制

組織管理控制包括組織機構的設置、責任劃分、上機管理、檔案管理、設備管理等。教育系統應按會計數據的不同形態，將其劃分為數據收集組、數據處理組和信息分析組等部門，組織機構的設置必須符合教育系統的實際規模、符合教育系統總體經營目標。內部控制的關鍵點就在于不相容職務相分離。職務分離主要包括：數據維護管理職務與電算審核職務相分離；對用于計算機會計系統的計算機的上機管理措施包括輪流值班制度、上機記錄制度、完善的操作手冊等。計算機會計系統有關的資料應及時存檔，教育系統應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。要有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續、完善的標簽和索引方法及安全可靠的檔案保管設備等。除此之外，還應該定期對所有檔案進行備份，并保管好這些備份。對用會計電算化系統的各種硬件設備，應當建立一套完備的管理制度，以保證設備完好及能夠正常運行。

3、日常操作控制

日常操作控制包括經濟業務發生控制、輸入控制、數據通訊控制、數據處理控制、輸入控制和數據存儲控制等。教育系統應建立有效的控制方法和手段，設定電算化軟件相應的控制程序，甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經濟業務并對輸入的數據進行嚴格的控制，保證數據輸入的準確性。為了確保計算機會計系統產生的數據和信息存儲安全，便于調用、更新和檢索，教育系統對于輸出的磁介質的會計資料應及時貼上外部標簽，在外部標簽上寫明文件名稱、輸出時間。文件的修改、更新等操作都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權證明。對整個修改更新過程都應做好登記。同時，應設置資料分發與保管的登記簿，詳細記錄輸出資料的名稱、編號，打印份數、送達時間等，并需經手人簽字，以防丟失、錯發、漏發。

4、內部審計控制

內部審計應做好以下幾方面的工作：審計會計賬務處理是否正確，是否符合規定；審查機內數據與書面資料是否一致；監督數據保存方式的安全性、合法性，防止非法修改數據；對系統運行各環節進行審查，防止系統漏洞；定期檢查、測試電算化內控制度，找出存在的弊端和問題，提出進一步改進的措施。

四、教育系統內部會計控制系統的完善措施

1、提高信息控制意識，完善會計控制系統

信息化技術控制日益成為內部會計控制的一項重要內容，因此，教育系統也必須借此建立內部會計控制系統，減少和消除人為操作因素，確保內部會計控制的有效實施。同時，要加強對財務信息化系統開發與維護、數據輸入與輸出、文字存儲與保管、網絡安全等方面的控制。具體措施如下。

（1）崗位設置

防范和杜絕經過電算化會計軟件舞弊方式的最佳方法就是設計合理、有效的管理制度并嚴格執行。根據電算化會計系統的業務要求，電算化后的會計崗位分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位包括會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等；電算化會計崗位包括電算化主管、系統管理員、系統操作員、系統維護員、審核員、檔案管理員等。在實施電算化會計過程中，根據內部牽制制度的要求和本單位的工作需要，參照對電算化會計崗位的描述設立必要的工作崗位基本會計崗位和電算會計崗位，在保證會計數據安全的前提下交叉設置，各崗位人員要保持相對穩定。

（2）權限管理

權限管理包括權限分配和用戶名/密碼管理兩個方面，前者決定相應用戶對會計數據具有哪些操作權，而后者則保證了用戶和權限的對應關系。在分工時，應做到相互牽制、相互制約，職權分離，有效地限制和及時發現錯誤違法行為，從而防止出現舞弊和欺詐。

2、學習網絡信息管理理論，完善信息管理系統

信息作為資源，除了一般的可利用、有價值等特征外，還具備共享性、歷史積累性、時效性和多次再生性的特性。而信息管理系統則是由若干相互聯系、相互制約的獨立成分組成的一個有機整體，要系統地利用信息這個資源，教育系統建立會計信息管理系統是一個非常重要的前提。因此，我們要學習網絡信息時代管理信息化理論，將信息技術與管理相融合，建立網絡環境下的管理信息系統，實現管理信息化。

3、充分利用網絡資源，推行網上財務建設

網絡財務是基于計算機網絡和通訊技術，能夠在網絡環境下實施會計核算和財務管理各項功能，并能夠進行實時反饋和遠程監控的財務管理信息系統。它以實現資金流、信息流高度一致為目標，提供互聯網環境下財務管理模式，使財務管理從桌面財務走向網絡財務。網絡財務軟件從管理方式上實現業務協同、遠程處理、在線管理、集中式管理等管理模式;從工作方式上支持在線辦公、移動辦公等方式；從軟件功能上，提供遠程報表、遠程查帳、網上支付、網上財務信息查詢等功能，支持網上報價、網上采購、網上服務、網上銀行等。實現遠距離的財務服務，從而提高財務管理的公開性、透明性，并使財務辦理更加便捷、安全。

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