芻議醫藥企業的內部控制與財務管理信息化：以山東魯抗醫藥公司為例

○ 常英義

（山東魯抗醫藥股份有限公司 山東 濟寧272021）

醫藥制造企業產品特殊，關系人類生命健康，承擔著更多更重的社會責任。醫藥行業產品種類繁多、業務量大、時效性強、銷售模式特殊、國家管制較多，面臨的風險明顯高于其他行業企業。內部控制是企業為實現經營目標，以防范風險、有效監管為目的，通過全方位建立過程控制體系、描述關鍵控制點和以流程形式直觀表達生產經營過程而形成的一系列方法、手續與管理規范，對于保護企業資產安全完整、保證財務信息資料正確可靠、保障經營目標順利實現具有重要作用。財務管理信息化作為一種全新的管理方式，具有實現物流、資金流、信息流同步化，財務管理集成化，財務組織彈性化以及財務資源供應鏈化等特點，對企業管理模式和內部控制產生了極大的影響。財務管理信息化要重新優化配置資源，企業內部控制也要進行相應的改變和調整。正確認識和處理兩者之間的關系、做好機制銜接和制度完善，是醫藥企業加強企業管理、降低經營風險的有效途徑。

一、財務管理信息化與內控建設的實踐與探索

山東魯抗醫藥集團公司是我國抗生素原料藥生產基地、全國六大醫藥骨干企業之一，總資產近30億元。子公司山東魯抗醫藥股份有限公司是上海證券交易所掛牌的上市公司。早在20世紀末，魯抗醫藥公司就選擇了以信息技術作為突破口，帶動生產、財務、人事、市場、物資供應等各方面的創新思考，簽下了“醫藥企業ERP第一單”。多年來，魯抗醫藥公司對財務管理信息化與企業內部控制的機制銜接和協調運行進行了長期的實踐與探索。簡單來說，主要抓好了以下五個環節。

1、統一軟件控制

對于集團來說，加強內部控制主要應從加強監管方面入手。加強監管的核心是管住企業的一本賬，管住企業的一本賬的重要手段就是通過全集團使用統一規范的財務軟件，提高財務管理信息的透明度和真實性。1999年，魯抗將集團所屬企業的財務軟件全部切換到統一的具有網絡化和集團化功能、規范的財務軟件上來，采用了O racle Application R 11中文版。2011年2月，系統升級為金蝶EAS企業系統，建立起一個完整統一、高度集成的企業綜合管理信息化平臺，實現了物流、信息流、資金流的同步，全面提升了企業的運行效率和市場綜合競爭力。

2、嚴格操作控制程序

為保證信息處理質量，減少產生差錯和事故的概率，魯抗制定了嚴格的上機守則與操作規程，主要內容包括：無關人員不得隨便進入機房操作；各種錄入的數據均需經過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證；數據錄入員對輸入數據有疑問，應及時核對，不得擅自修改；機房工作人員不得擅自向任何人提供任何資料和數據；不準把外來的軟盤帶進機房；發生輸入內容有誤的，需按系統提供的功能加以改正，如編制補充登記或負數沖正的憑證加以改正；開機后，操作人員不得擅自離開工作現楊；做好日、周、月、季、年備份數據等。

3、加強人員職能控制

由于財務管理信息化知識與功能相對集中，集團制定了相應的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制，目的在于通過建立一種相互稽核、相互監督和相互制約的機制來保障財務信息的真實、可靠，減少發生錯誤和舞弊的可能性。為控制操作人員職能，還根據系統支持的不同軟件進行職能分工，起到了各部門權利相互制約、相互平衡的作用。

4、強化系統安全控制

主要控制措施包括：訂立內部操作制度，禁止非電腦操作人員操作集團電腦；設置操作權限限制；操作人員身份的密碼控制；數據存貯和處理相隔離；設置接觸與操作的日志控制等。

5、加強內部審計控制

在財務信息化中，由于是“人機”對話的特殊形態，對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。魯抗的做法主要是：對財務資料定期進行審計，審查信息化財務賬務處理是否正確，是否遵照有關法律、法規的規定，審核費用簽字是否符合集團內控制度，憑證附件是否規范完整；審查機內數據與書面資料的一致性，如查看賬冊內容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整；監督數據保存方式的安全、合法性，防止發生非法修改歷史數據的現象；對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞。

二、財務管理信息化與內部控制協調運行的主要成效

1、提升了財務管理水平

財務管理是企業管理的核心，財務管理信息化與內部控制的有效銜接和協調運行，最直接、最突出的效果從財務管理水平上反映出來。

（1）準確的成本核算。財務管理信息化與內部控制的有效銜接，不但使財務管理人員了解銷售、采購、庫存、生產的全部過程，而且伴隨著它們的每一個作業，財務系統都有相應的反應。產成品一入庫立即可以準確地計算該批產成品的成本，供銷售參考；產成品一出庫就計入銷售成本，產生應收款。整個過程信息通暢、透明，保障了成本的準確，實時核算成為可能，杜絕了“造假”的隱患。

（2）有效的風險防范。客戶資信管理是提高服務質量，有效降低經營風險的重要手段。面對近萬個客戶，公司制定了相應的資信限額，以便更好地控制發貨過程。財務管理信息化與內部控制的有效銜接，不但使財務能夠準確、實時地知道每一個客戶當前的賬目情況、歷史信譽記錄，而且系統自動執行能否發貨的資金審核，減少了人為控制的隨意性。

（3）精準的預算管理。通過預算系統，可以做到讓每一科目的費用都能夠實時報告到所應承擔責任的部門負責人，并且可以和預算進行比較，及時提出預警或禁止信息。業務部門負責人可以在月中任何一天獲得當時的收入、毛利、凈利的粗報表，便于及時了解經營情況，作出判斷和決策。

（4）高效的庫存管理。庫存是企業的物流中心。財務管理信息化與內部控制的協調運行，使公司總部和各分支機構通過網絡實現了產品、物料統一控制，產品、物料、業務和財務之間完全集成，解決了物流、資金流的同步問題。

（5）集中的財務控制。財務管理信息化與內部控制的有效銜接，為管理人員實時、同步、高效地實施監控提供了條件，有效避免了下屬單位和部門主觀或客觀的“造假”行為。

2、完善了內控機制

（1）企業內部控制范圍得到拓展。財務管理信息化所采用的信息技術使魯抗與供應商、銷售商、醫療機構、消費者和政府之間的資源共享成為可能，企業內部控制的范圍不再局限于本企業內部，而是逐步延伸到企業外部和宏觀環境。

（2）企業內部控制程序由順序化向并行化發展。財務管理信息化協同處理和管理信息的全面集成，使魯抗公司內部各部門、各地分支機構以及與客戶、供應商等的每一結點在產、供、銷、控制、預測等業務活動中產生的各種財務及有關信息，并行輸入財務管理系統進行處理，并將產生的結果反饋給各業務部門，使企業內部控制必須適應這種并行業務處理控制方式的要求。

（3）企業內部控制的組織結構及控制方式發生改變。財務管理信息化通過個人與企業建立起“視窗”，簡化了組織結構，強化了控制力，使內部控制的透明度明顯增強。

（4）企業內部控制由“命令和控制”向“集中和協調”轉變。魯抗公司傳統的企業管理模式下，各項工作按等級、過程分工負責，然后通過命令和控制層層分解。財務管理信息化模式下的企業工作通過信息網絡使內部及外部人員之間平等、動態地進行協作和溝通，每一個人都可成為企業網絡上的一個節點或決策點，通過信息化系統的集中管理，使企業內部控制方式向集中和協調轉變。

3、提高了流程質量

財務管理信息化與內部控制的有效銜接，使業務流程有機地整合在信息化的平臺之下，大大縮減了人為干擾因素，減少了不確定性和盲目性。如通過遠程銷售、采購和財務管理支持系統，一旦客戶訂單形成，供應系統（采購、生產、配送）就可以轉動起來，訂單驅動生產、生產驅動采購，最終將產品提供給客戶。在系統支持下，不但市場信息可以直接傳遞到供應系統和財務系統，更方便的是只要重新運行采購計劃和生產計劃模塊就可以快速改變采購計劃、生產計劃與財務管理計劃，并無時差地傳遞到供應商和生產車間去，形成快速、高效的供應鏈新模式。同時，管理流程也得到了改善，建立了管理行為的“預警系統”和“系統審計”，公司可以及時跟蹤日常管理行為，實時掌握各企業的經營情況和資產負債情況，設置相應的指標和程序，可以了解到企業財務風險的程度，進而及時采取措施，防范化解各類風險。

三、財務管理信息化與內部控制的制度設計與銜接

財務管理信息化使企業內部控制的風險環境發生了變化，對企業原有的業務流程進行了優化，同時也改變了企業的組織結構。從魯抗公司的實踐來看，要使財務管理信息化與內部控制良性互動、協調運行，關鍵是在流程控制、系統控制、管理控制和風險評估等四個方面搞好制度設計與銜接。

1、流程控制

企業財務管理信息化的重要標志是業務流程的轉變。財務管理信息化流程的管理、運行和控制，打破了原有職能部門的條塊分割，實現了企業財務資源的統一管理和共享。因此，根據財務管理信息化的特點，對企業進行相應的流程控制是內部控制的核心。內部控制對管理層面各個業務流程的運行過程進行流程控制，流程控制的有效性決定了財務管理信息化的應用架構。流程化應用要以預算管理為核心，以成本控制為重點，以各項業務數據為基礎，覆蓋企業的計劃、生產、基建、營銷、采購、倉儲、財務和人力資源管理等各個方面，對企業生產經營全過程進行全方位的管理控制，實現企業資源計劃管理、日常經營管理和生產管理的一體化應用。流程內各業務操作批準權限要按需設置，對經營業務按權限大小進行分級操作控制。要定義好每項流程的流轉步驟和相應職能的控制點，嚴格定義各信息管理體系的編碼規則，對會計、預算、業務、設備、物料等進行統一的標準化設計，實現數據的統一控制和集中管理。

2、系統控制

在系統控制中將企業財務管理信息化與內部控制相結合，主要涉及到系統安全和系統運行兩方面內容。系統安全主要包括網絡安全、應用系統安全、數據安全等；系統運行主要包括程序設計、運行維護、用戶訪問、審核驗證、身份確認、系統應變控制與設置、不相容職務的設置與驗證及信息系統基礎環境的設置和驗證等。要加強系統安全控制和程序操作控制，數據的一切處理方法和過程必須嚴格加以規范，建立數據備份系統，確保數據及時準確、安全可靠。要加強人員職能控制，加強基于授權批準的內部控制管理，盡可能保持不相容職能（如業務、授權、執行、保管和記錄）的分離。

3、管理控制

傳統的企業內部控制主要依據的是法律、法規、制度、條例、規定等，財務管理信息化環境下，企業內部控制將法律、法規等內容通過信息技術手段納入流程控制和系統控制中得以實現；部分無法由信息化技術實現的，還需使用傳統的內部控制方式；由于信息化帶來的一些新問題無法用流程控制和系統控制實現的，要進行深入細致的分析和探討，建立起相應的內部控制管理機制和體系。管理控制的重要手段是加強內部審計，對會計資料定期進行審查與審核，確保機內數據與書面數據相一致、數據保存方式安全合理，確保監控與操作分離，實現系統內的有效控制。

4、風險評估

在將企業財務管理信息化與內部控制相結合的過程中進行風險評估就是將流程控制、系統控制和管理控制形成的數據結果進行統計、匯總、分析，再結合企業的資源和運行情況及外部環境進行內部控制風險評估，為企業內部控制決策提供科學依據，建立起相應的風險評估反饋機制。其主要內容有：利用網絡評估手段，重新確定企業財務管理信息化中的關鍵業務流程，加強和完善關鍵業務流程的內部控制；對企業財務管理信息化中的各個流程和控制的設計進行評估，確定這些控制是否能很好地滿足和支持企業財務管理信息化最終業務目標的實現；通過崗位職責分離的評估，確保整個流程中稽核點與平衡點的正確與準確，對敏感業務交易給出足夠的訪問權限；評估控制方式是否合理，重點是看流程控制、系統控制和管理控制的配置是否合理有序。

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