論加強油田企業(yè)檔案管理的有效途徑

○夏亮

（江蘇石油勘探局檔案館 江蘇 揚州 225012）

檔案是重要的信息資源，是人類歷史最重要的載體，它通過自己的記載，向后人揭示歷史的真相，是規(guī)劃未來的寶貴財富。檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機關(guān)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。檔案管理是指檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作，主要包括檔案的收集、整理、歸檔、入庫、統(tǒng)計、利用、鑒定和銷毀的活動。檔案管理工作是一項政治性和科學(xué)性很強的工作，通過采用一套科學(xué)的管理原則及技術(shù)方法，系統(tǒng)整理和鑒別篩選檔案資料，滿足社會利用的需要，是維護歷史真實面貌的一項崇高事業(yè)。檔案作為潛在的、有歷史價值的信息，開發(fā)及時會很快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，企業(yè)就會在市場競爭中取勝。

石油是國民經(jīng)濟的血液與命脈，是確保國家經(jīng)濟發(fā)展的重要物質(zhì)保障，石油企業(yè)要想在競爭中求生存，在生存中求發(fā)展，就必須把檔案潛在價值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，為油田企業(yè)提供石油勘探的信息資料，必須重視對油田檔案的管理與應(yīng)用。油田檔案是原油勘探開發(fā)企業(yè)的“寶貴財富”，是油田的核心信息資源和資產(chǎn)，對油田的歷史、現(xiàn)實和未來發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，油田檔案真實地記錄了石油人艱苦奮斗的創(chuàng)業(yè)過程，客觀地反映了各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和科研等活動的歷程。油田企業(yè)檔案管理資料涉及的范圍主要有鉆井工程、測井技術(shù)、地球物理（化學(xué)）勘探、地質(zhì)勘探、油氣田勘探開發(fā)和測繪、基本建設(shè)、黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品科學(xué)技術(shù)研究、設(shè)備儀器、會計檔案、職工檔案等紙質(zhì)檔案和電子檔案（光盤）。油田企業(yè)必須圍繞油田生產(chǎn)建設(shè)中心任務(wù)，利用現(xiàn)有的資金、技術(shù)、設(shè)備、人力及信息資源，提高檔案資源開發(fā)利用效率，擴大檔案信息資源開發(fā)利用范圍，建設(shè)門類齊全、載體多樣、館藏豐富、標準規(guī)范、真實準確的檔案資源庫。油田企業(yè)檔案管理人員要認識到檔案工作的重要性，增強檔案意識，加強檔案管理制度與信息化建設(shè)，開發(fā)利用檔案資源，為油田企業(yè)的生產(chǎn)管理提供快速、全面、實用的各項檔案信息，充分發(fā)揮油田檔案管理的作用。

一、建立檔案管理制度

建立檔案管理制度是油田檔案規(guī)范化管理的重要途徑，加強檔案工作制度建設(shè)，必須按照各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，統(tǒng)一指導(dǎo)油田檔案工作，制定一系列規(guī)范性制度，建立檔案管理人員的崗位責任制，明確檔案管理范圍、原則和方法，使油田檔案管理工作做到有章可循。健全檔案工作規(guī)章制度，編制出各部門歸檔目錄、整理規(guī)范、技術(shù)要求和保管期限等方面的手冊，以便有效地進行指導(dǎo)和檢查。檔案收集是檔案工作的基礎(chǔ)，規(guī)定檔案收集范圍和歸檔要求，提高歸檔質(zhì)量，加大檔案收集力度，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現(xiàn)動態(tài)管理，如果發(fā)現(xiàn)遺漏丟失的，應(yīng)及時查找，確保檔案材料的完整性。結(jié)合油田檔案的工作實際，制定《油田檔案館室業(yè)務(wù)工作規(guī)范》、《油田各類檔案管理規(guī)定》、《油田檔案管理實施細則》、《油田檔案工作評價規(guī)定》、《油田檔案征集管理辦法》、《油田建設(shè)項目檔案驗收細則》、《石油天然氣勘探開發(fā)地質(zhì)資料管理辦法》等制度，做到管理有法可依，有章可循，推進檔案管理文本化、制度化、標準化建設(shè)，實現(xiàn)統(tǒng)一制度與標準，明確油田企業(yè)各部門檔案管理規(guī)定與責任。油田企業(yè)在建設(shè)工程竣工驗收時，檔案管理人員對竣工資料收集不齊全、不符合歸檔要求的，檔案部門不能通過驗收。積極探索對電子檔案管理的新辦法，把電子檔案的形成、歸檔、保管和利用等各環(huán)節(jié)納入到檔案管理的范圍，加強對檔案資料的監(jiān)督管理。

二、提供檔案利用服務(wù)

堅持管理與服務(wù)并重，在不斷加強檔案資源建設(shè)的同時，努力開發(fā)檔案信息資源，為油田發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。充分開發(fā)利用檔案信息，最大限度地發(fā)揮其效能，檔案利用工作是檔案工作的中心環(huán)節(jié)，是檔案價值的再現(xiàn)，是經(jīng)濟價值和社會價值的有效提升。檔案管理必須立足為油田企業(yè)生產(chǎn)、科研以及勘探開發(fā)服務(wù)，把滿足不同用戶個性化要求作為檔案管理的服務(wù)宗旨，充分了解用戶對檔案的需求及其發(fā)展趨勢。積極建立現(xiàn)行文件查閱中心，引進現(xiàn)代信息技術(shù)和現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，將檔案業(yè)務(wù)從檔案管理向文件管理前端延伸，以紙質(zhì)等實體檔案為主，向電子文件等新載體拓展。檔案管理者應(yīng)積極地在網(wǎng)絡(luò)資源利用、信息資源整合和檢索等方面向利用者提供引導(dǎo)服務(wù)、聯(lián)機實時幫助和定向?qū)ｎ}服務(wù)。可將油田企業(yè)館藏地質(zhì)資料檔案和油氣勘探開發(fā)檔案中的勘探數(shù)據(jù)、地質(zhì)資料、開發(fā)數(shù)據(jù)手冊、地震成果報告、測井圖、地質(zhì)設(shè)計、鉆進設(shè)計、開發(fā)方案等檔案資料數(shù)字化后提供給用戶，因為它們既是生產(chǎn)部署與工作總結(jié)，又是重要的油氣勘探開發(fā)的寶貴財富，是油田生產(chǎn)開發(fā)必不可少的檔案資料，是油田勘探開發(fā)的無形資產(chǎn)。積極探索檔案利用電子化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的途徑，徹底擺脫傳統(tǒng)咨詢服務(wù)工作被動接受利用者咨詢的模式，建立起檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺，制定檔案信息上網(wǎng)的有關(guān)法規(guī)和條例。通過網(wǎng)上電子信息資源的存取和電子文本、數(shù)字化館藏的利用，檔案館可更加便捷地為利用者提供內(nèi)容豐富、形式多樣的各種服務(wù)，更新服務(wù)觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，從而提高檔案管理服務(wù)水平。

三、推進檔案信息化建設(shè)

積極推進檔案信息化，提高電子文件的管理能力，努力實現(xiàn)檔案信息資源采集自動化、存儲數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化和服務(wù)人性化。檔案信息是一種重要的信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動的真實記錄。檔案信息化建設(shè)是以檔案信息資源建設(shè)為核心、以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)、以社會充分利用檔案信息資源為目標，使檔案信息資源實現(xiàn)數(shù)字化、標準化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化的過程。在檔案信息化建設(shè)的條件下檔案管理各項業(yè)務(wù)工作都通過計算機來實現(xiàn)，檔案工作方式由實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變，由原來的以檔案實體保管和利用為重點轉(zhuǎn)向以檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心。油田企業(yè)應(yīng)當根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需求，實現(xiàn)檔案從定期采集向?qū)崟r采集的轉(zhuǎn)變、接收紙介質(zhì)保管向紙質(zhì)與電子檔案同步保管的轉(zhuǎn)變、檔案管理以手工管理為主向信息化管理為主的轉(zhuǎn)變、檔案數(shù)據(jù)資源由分散自主管理向集中統(tǒng)一管理的轉(zhuǎn)變、檔案利用以進館查閱為主向網(wǎng)絡(luò)化利用的轉(zhuǎn)變。油田企業(yè)可根據(jù)《地質(zhì)資料檔案著錄細則》，參照成果地質(zhì)資料目錄數(shù)據(jù)庫著錄要求，結(jié)合油田企業(yè)檔案的具體構(gòu)成，對油田企業(yè)檔案進行著錄，建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，開發(fā)適合本企業(yè)的油田企業(yè)檔案目錄檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)油田企業(yè)檔案的計算機管理。將現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案根據(jù)其特點和利用情況逐步進行數(shù)字化處理、電子掃描與文字錄入，并刻錄成光盤永久保存，通過信息技術(shù)將檔案轉(zhuǎn)化便于存儲的信息資源，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源優(yōu)化和共享，最大限度地挖掘和發(fā)揮油田檔案的有效價值，為油田企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展和科技創(chuàng)新提供信息支持和服務(wù)。

四、提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理工作的好壞關(guān)鍵取決于人才素質(zhì)的高低。檔案工作是一項既復(fù)雜又細致的工作，從檔案的收集、科學(xué)管理、提供利用都需要檔案管理人員嚴謹細致的態(tài)度以及艱辛的勞動。檔案管理人員要樹立良好的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，要愛崗敬業(yè)，忠于職守，樂于奉獻，有事業(yè)心和責任感，熱情地為檔案使用者服務(wù)。檔案管理工作者尤其應(yīng)當具有廣博的專業(yè)知識和較強的業(yè)務(wù)能力，油田企業(yè)檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，隨著信息技術(shù)和管理方法的不斷變革以及油田的持續(xù)發(fā)展，檔案資料的種類和載體越來越多，檔案管理人員要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的技術(shù)方法和管理方法。同時，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)手段在檔案管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，電子文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲、歸檔、著錄、保管、利用，都將由計算機輔助管理，從而對油田企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識、科學(xué)技術(shù)知識以及管理能力等方面的要求越來越高。要求檔案管理人員必須熟練操作微機、了解網(wǎng)絡(luò)知識，及時了解檔案管理的新理論、新方法和新技術(shù)以及相關(guān)政策法規(guī)，把握檔案管理發(fā)展新動向。不斷拓寬知識面，開拓視野，學(xué)習(xí)石油地質(zhì)、地下采礦、油藏工程、勘探設(shè)計、計算機管理、現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息化管理、檔案管理軟件開發(fā)與應(yīng)用等多方面知識，通過運用現(xiàn)代化技術(shù)手段獲取信息，開發(fā)利用檔案信息資源，實行油田企業(yè)檔案信息化管理，發(fā)揮利用檔案資源解決油田企業(yè)工作中實際問題的作用。

五、結(jié)語

綜上所述，油田檔案是油田企業(yè)發(fā)展的歷史記載，是重要的信息資源，它真實地反映了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動。檔案管理人員要認識到檔案管理工作的重要性，建立健全檔案管理規(guī)章制度，明確檔案管理責任，規(guī)范檔案管理工作，落實檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作，規(guī)范油田檔案管理。開發(fā)利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案管理效能，提升檔案的經(jīng)濟價值，注重檔案管理的服務(wù)功能。檔案管理必須立足為油田企業(yè)生產(chǎn)、科研以及勘探建設(shè)服務(wù)，不斷更新服務(wù)觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺，提高檔案信息的服務(wù)水平。加強檔案管理信息化建設(shè)，積極探索檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的途徑，實現(xiàn)檔案管理從手工管理為主向信息化管理為主的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案管理由紙質(zhì)保管向紙質(zhì)與電子同步保管的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案利用以進館查閱為主向網(wǎng)絡(luò)化利用的轉(zhuǎn)變。提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，具有良好的政治思想覺悟和職業(yè)道德，敬業(yè)愛崗，以檔案管理的職業(yè)為榮，增強檔案管理工作責任感與事業(yè)心。檔案管理人員應(yīng)當具有較高的專業(yè)知識、廣泛的基礎(chǔ)知識，掌握良好的計算機技術(shù)與信息技術(shù)。油田企業(yè)要想在市場競爭中獲得生存與發(fā)展，把檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，只有建立檔案管理制度，提供檔案利用服務(wù)，推進檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，才能充分開發(fā)利用檔案信息，提高檔案服務(wù)水平，發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)管理中的作用，走油田企業(yè)檔案管理規(guī)范化、信息化和科學(xué)化之路。

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