淺議提高檔案工作管理人員綜合素質

杜文輝

（赤峰學院 繼續教育部，內蒙古 赤峰 024000）

淺議提高檔案工作管理人員綜合素質

杜文輝

（赤峰學院 繼續教育部，內蒙古 赤峰 024000）

隨著中小學教師繼續教育的快速發展,對檔案工作管理人員的綜合素質提出了更高、更廣的要求.中小學教師繼續教育檔案的管理是中小學教師繼續教育的重要組成部分,具有很強的政策性、原則性和服務性.檔案管理人員綜合素質的現狀,檔案管理人員應具備的綜合素質,提高檔案管理人員素質的對策.中小學教師繼續教育檔案管理工作為提高中小學教師繼續教育質量提供重要的保證.

繼續教育；檔案工作管理人員；素質；信息化；檔案管理現代化

中小學教師繼續教育檔案管理工作是繼續教育基礎工作之一，是不可缺少的環節，具有很強的政策性、原則性和服務性.這個環節的好壞關系到中小學教師繼續教育的建設發展.隨著中小學教師繼續教育的快速發展，對檔案管理人員的綜合素質提出了更高、更廣的要求.尤其是隨著網絡化、數字化在繼續教育中的應用發展，繼續教育檔案管理工作方法在不斷地更新變化，使檔案管理由傳統的手工操作走向現代化的信息化管理，特別是計算機軟件管理在檔案管理中的運用，使檔案管理與辦公自動化緊密相聯.電子檔案的出現改變了以往傳統的文書檔案繁雜的立卷方法和手工整理程序，檔案現代化管理為繼續教育現代化管理提供了可靠依據，使檔案管理逐步走向規范化、制度化、科學化和現代化，成為中小學教師繼續教育檔案管理工作的一個重要組成部分.

1 赤峰市各旗縣區教師培訓部門檔案管理人員現狀分析

近年來，各旗縣區教師培訓部門非常重視檔案管理工作，各級檔案行政管理部門在檔案業務培訓上也做了大量工作，取得了較好成效，檔案干部隊伍的平均水平有了明顯提高.但是，各地各部門情況也不均衡，檔案管理工作人員中受過檔案專業正規學歷教育的人數偏少，有不少人還不能熟練運用現代高新技術工具，缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識.有的學校根本沒有落實專兼職檔案人員，檔案業務工作歸口于辦公室，工作職責不明確，檔案管理基本處于癱瘓半癱瘓狀態；有的單位檔案人員一崗兼多職，疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作；有的單位檔案人員因業務變動頻繁和業務素質欠缺，檔案平時疏于管理，應對檢查敷衍了事.

上述這些問題的存在，不僅影響了繼續教育工作的創新與發展，而且影響了檔案管理工作為經濟、社會、中小學教師繼續教育服務功能的發揮.繼續教育檔案管理工作的規范化開展，既是時代發展的必然要求，也是檔案管理工作維護好、保管好、服務好主要職能的體現.筆者認為，要改變檔案管理人員的這種現狀，如何提高中小學教師繼續教育檔案管理人員的綜合素質，發揮檔案在繼續教育工作中應有的作用，為中小學教師繼續教育服務，已成為我們亟需解決的重要課題，值得我們深入研究和思考.

2 檔案管理人員應具備的素質

檔案管理人員的素質是指檔案管理工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的總和.概括地說就是從事檔案管理工作必須具備的政治素質、專業知識素質等.檔案人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，因而對檔案管理工作整體效能的發揮有著無可替代的作用.

2.1 良好的思想政治素質

檔案管理工作是一項政治性、服務性很強的工作.檔案管理工作者，首先，要堅持正確的政治方向，認真學習領會黨的各項方針政策，學會用辯證唯物主義的立場、觀點和方法來觀察分析事物，處理解決問題.檔案管理工作的政治性決定了檔案管理人員必須具有正確的政治方向和高度政治責任感，堅持“三個代表”重要思想，以科學發展觀為指引，樹立正確的政治觀、價值觀.檔案人員要與時俱進，加強政治學習，正確理解黨的路線、方針和政策,不斷提高政治覺悟和黨性修養.

檔案人員應具有良好的保密素養，要有嚴格的保密習慣，不隨便擺放有密級的文件材料，不允許閑雜人等進入檔案庫房重地等等.在涉及檔案管理工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致，恪守檔案管理工作紀律，貫徹執行《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等檔案文件.樹立正確的法制觀念，提高明辨是非的能力，遵紀守法，確保檔案在政治上的安全.

值得指出的是，在檔案數字化管理的網絡時代，檔案人員的保密工作延伸到了檔案信息的網絡安全.另外在收集、整理、保管、利用檔案過程中堅持尊重檔案原貌的原則，不要隨意涂改、編纂、偽造檔案.

檔案管理人員要熱愛檔案事業，熱愛本職工作，樹立全心全意為人民服務的宗旨，有高度的事業心和責任感，有默默無聞的奉獻精神，踏踏實實地做好本職工作，愛崗敬業，恪盡職守，更好地為中小學教師繼續教育工作、為社會及個人提供熱忱服務.

2.2 扎實的專業知識素質

檔案管理工作是一項專業性、技術性及操作性很強的工作，主要業務是收集、整理、編目、裝訂、保管、利用等.每個程序都有一整套的理論和方法，檔案管理工作人員只有掌握這些理論和方法，才能保證工作質量，提高工作效率.

中小學教師繼續教育檔案從內容上囊括了自治區教育廳、市教委、赤峰學院、各旗縣區教育局、教師進修學校等有關部門文件，繼續教育部黨務和行政管理、教學管理、科研管理等各個方面資料，如此復雜繁多的內容，涉及到各個科室乃至各個學科，一個有責任心的檔案管理人員，要想把文件收集齊全完整，將零散的文件與各種各類材料編纂成黨政管理、教學活動、教育科研等活動中需要的文件、匯編、校志、年鑒等編研材料，為繼續教育各項工作服務.必須具備協調能力，有較高的文字書寫能力和較強的文字系統概括能力.

近年來，信息技術在檔案管理工作中被廣泛應用，計算機輸入替代了傳統的手工操作.檔案部門提供給利用者的將不再只是紙質檔案，而是大量的電子文件.檔案管理人員不再整天忙于收集、整理工作，而是負責將豐富的檔案信息數字化，使檔案成為重要的信息資源.檔案人員就要掌握計算機相關知識，能保證對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理，能迅速有效地收集信息，完整安全地保護信息，及時準確地提供信息，最大限度地運用信息，使利用者在短時間內尋找到所需信息.檔案人員只有懂得計算機及網絡知識，才能開展對電子文件和電子檔案的管理，為檔案的信息化建設奠定基礎.例如Word、Excel等常用的辦公軟件、收發電子郵件等基本的計算機網絡通訊技術是檔案人員必須掌握的本領.此外，還要求檔案人員能夠利用掃描儀、攝像機結合其他圖像處理軟件對一些紙質文件進行數字化處理、加工、壓縮成JPG、TIF、PDF等文件格式，然后再上傳至檔案管理網絡系統,提供用戶利用，樹立良好的信息修養，最大限度地發揮好檔案的價值.

檔案作為一種重要的信息資源,必然要融入高科技的網絡之中.檔案人員就要樹立信息觀念,特別是要學習掌握計算機和互聯網技術,對高科技條件下產生的信息進行搜集、提煉、加工和整理.目前,許多單位都憑借檔案管理軟件系統開展檔案信息化建設、現代化管理和網絡化服務工作.可見，獨立運用檔案管理軟件是檔案數字化工作的前提.這要求檔案人員對檔案管理軟件各種功能要全面熟悉.在檔案事業發展的今天，檔案管理工作人員只有不斷進行檔案管理工作的探索和創新，準確地把握檔案事業發展的新情況和所處的新環境，用求實創新的精神，把握規律，勇于探索和實踐.

檔案管理工作涉及的知識范圍比較廣，檔案人員除了掌握檔案學基本知識外，也要了解掌握其他社會科學和自然科學知識，了解國外檔案管理工作及其發展情況，以開闊視野，增長見識，做到厚積薄發，舉一反三.還要了解一些文秘、文學、文物鑒賞、歷史學、目錄學、社科情報、計算機等相關學科知識，具有一定的漢語言文學水平，包括古代漢語和現代漢語水平，并具有較強的閱讀、寫作能力和一定的書法及裝裱技能.檔案管理工作者必須掌握檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等新業務知識，并熟悉黨和國家有關檔案管理工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作，能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，不斷提高自己業務能力和專業技術水平.

3 檔案管理工作人員的素質提高對策

素質高的檔案干部隊伍是檔案事業發展的根本保證.但提高檔案人員素質卻是一個復雜工程.它需要精心設計，科學管理，多方配合，共同努力，才能達到預期效果.

3.1 樹立創新意識

目前中小學教師繼續教育檔案管理工作所呈現的新特點需要檔案管理工作者掌握新的思維模式和管理模式.檔案人員既要尊重和借鑒前人的經驗和成果，又要敢于創新思維模式和管理模式，以新思維對待新事物，以新對策對待新問題，才能不斷推進中小學教師繼續教育檔案事業向前發展.

3.2 努力不斷學習新知識

信息時代，中小學教師繼續教育檔案管理工作和整個社會有著千絲萬縷的聯系,新問題、新情況不斷出現.因此，每一個檔案管理人員都要不斷努力學習新知識，不斷提高自己的科學文化和專業理論水平，不管學歷高低、資歷長短，都應不斷地“充電”,努力增長新知識、新技能，不斷提高自身的綜合素質.各旗縣區中小學教師培訓部門領導應鼓勵、支持檔案管理人員在干中學、在學中干，同時對檔案人員進行多途徑、多形式的培訓教育，不斷更新他們的知識結構.

3.3 創造良好環境

提高檔案人員的社會地位，穩定檔案干部隊伍，是促進檔案人員提高素質的重要因素.各旗縣區中小學教師培訓部門領導應采取措施，激勵檔案人員的進取精神，鼓勵他們不斷學習，積極進步，充分運用現代管理手段，引入競爭機制，發揮檔案人員的智慧和才能，合理使用和獎勵業績突出的檔案員，從而調動檔案管理人員的工作積極性.

3.4 提高外語水平和計算機運用能力

外語是當前檔案專業技術人員在評聘和晉升檔案專業技術職務時的一大考試“難關”,大多數檔案管理人員的外語水平尚未達到初級等級證書水平，急需“掃盲”.有關部門應利用各種培訓方式，提高檔案管理人員學習外語的興趣，鼓勵他們克服學習中遇到的困難.同時，熟練掌握計算機技能并提高其應用能力，對增強檔案管理和提高服務效率,具有十分重要的意義.檔案信息化運用了大量的新技術，如數字化技術、信息存儲技術、網絡通訊技術及多媒體技術等.檔案人員必須努力學習掌握這些新技術，熟練地運用現代技術手段管理檔案，才能適應新形勢發展的需要.

創新是檔案事業發展的必然要求.新世紀對檔案工作提出了更高要求，要適應這個要求，檔案管理工作者必須要有新思維、新理論、新方法.認清形勢的變化，緊跟時代的步伐，把握時代脈搏，進一步解放思想，轉變觀念，開拓創新，勇于實踐，更好地為中小學教師繼續教育服務，為全社會服務，擺正位置，在發展文化事業的大環境中發展自己.

〔1〕王蘭琴.檔案人員的職業道德和專業素質之我見[J].山西教育,2008，（9）.

〔2〕劉艷.檔案工作應具備的知識和技能[J].中國成人教育,2008（9）.

G271.6

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1673-260X（2011）12-0155-02