從職業(yè)心理學視角看教學秘書隊伍建設(shè)

劉曉磊

（南京理工大學 紫金學院，江蘇 南京210046）

從職業(yè)心理學視角看教學秘書隊伍建設(shè)

劉曉磊

（南京理工大學 紫金學院，江蘇 南京210046）

本文從職業(yè)興趣角度闡述教學秘書所需要的心理特質(zhì)，進而提出高校教學秘書隊伍建設(shè)的幾點建議。

教學秘書；職業(yè)心理；職業(yè)興趣

“教學是立校之本”，教學工作是高校工作的重中之重。教學管理的水平和質(zhì)量直接影響著教學工作的好壞，進而影響高校的根本任務(wù)——人才培養(yǎng)。教學秘書是高校教學管理基層的管理者和執(zhí)行者，是連接學校與學院之間、學院與學院之間、教師之間、師生之間教學活動的橋梁和紐帶。具有上令下達，下情上報，維持日常教學、行政工作，管理檔案材料等作用。隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，高等教育大眾化時代的到來，學生人數(shù)劇增，教學秘書工作量較大，責任也更重，而由于得不到足夠重視以及各種歷史原因，教學秘書隊伍普遍存在如下問題：（1）對教學秘書工作認識和重視程度不夠，隊伍穩(wěn)定性差，結(jié)構(gòu)不合理、經(jīng)驗缺乏、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高；（2）缺乏服務(wù)意識，缺乏奉獻精神，積極性不高；（3）缺乏專業(yè)培訓，知識結(jié)構(gòu)單一。雖然也有高校引進高學歷人才，卻不足以解決這些問題，這些問題的出現(xiàn)可以從兩個方面分析，首先是外部原因，學校管理層和人事部門在引進人員時是否做到人職匹配，其次是內(nèi)部原因，教學秘書對自身的認識和要求是否與學校達成一致。因此，本文從職業(yè)心理學中的職業(yè)興趣維度出發(fā)，從內(nèi)外兩方面分析高校教學秘書隊伍建設(shè)。

職業(yè)興趣，即個體力求了解某種職業(yè)或進行某項職業(yè)活動的心理傾向，如有人喜歡研究理論，有人熱衷事務(wù)性工作。美國著名的職業(yè)心理學家霍蘭德（John Holland）提出了職業(yè)興趣六邊形模型（RIASEC），把職業(yè)興趣分為六種，即現(xiàn)實型（Realistic type,簡稱R）、研究型（Investigative type，簡稱I）、藝術(shù)型（Art type，簡稱A）、社會型（Social type，簡稱S）、經(jīng)營型（Enterprising type，簡稱E）、事務(wù)型（Conventional type，簡稱C）。

現(xiàn)實型（又譯技能型），具有此類傾向的個體，往往身體技能及機械協(xié)調(diào)能力較強，沉浸于工具與技術(shù)的世界。穩(wěn)健、務(wù)實的他們喜歡從事規(guī)則明確的活動及技術(shù)性工作，甚至熱衷于親自動手進行創(chuàng)造，具有比較強的實踐性。不善言談，對人際交往及人員管理、監(jiān)督等活動不太感興趣。

研究型（又譯調(diào)查型），具有此類傾向的個體，喜歡理論思維或偏愛數(shù)理統(tǒng)計工作，能對解決抽象問題投入極大的熱情。他們通常傾向于通過思考、分析解決難題，而不一定落實到具體操作。

藝術(shù)型，具有此類傾向的個體，對具有創(chuàng)造、想象及自我表現(xiàn)空間的工作顯示出明顯偏好。他們和具有研究型傾向的個體相同之處在于創(chuàng)造傾向明顯，對結(jié)構(gòu)化程度較高的任務(wù)及環(huán)境都不太喜歡，對機械性及程式化的工作了無興趣。

社會型（又譯社交型），具有此類傾向的個體，喜歡以人為對象的工作。他們通常言語能力優(yōu)于數(shù)理能力，善于表達，隨和，樂于與人相處，給人提供幫助，具有人道主義傾向，責任心也較強。習慣與人商討或調(diào)整人際關(guān)系來解決面臨的問題。

經(jīng)營型（又譯企業(yè)型），具有此類傾向的個體，喜歡制定新的工作計劃、事業(yè)規(guī)劃以及設(shè)立新的組織，并為有效發(fā)揮組織作用而積極地進行活動；喜歡影響、管理、領(lǐng)導他人；自信，精力充沛、支配欲和冒險性強，具有較高的成就需求。

事務(wù)型（又譯傳統(tǒng)型、常規(guī)型），具有此類傾向的個體，喜歡高度有序、要求明晰的工作，對于規(guī)則模糊、自由度大的工作不太適應(yīng)。不喜歡承擔領(lǐng)導者的責任，習慣于服從，一般較為忠誠、可靠，偏保守。工作仔細、有毅力、有條理、責任心強。對社會地位、社會評價比較在意。

興趣是職業(yè)發(fā)展的動力，興趣與職業(yè)的匹配程度決定了個體的職業(yè)滿意度、穩(wěn)定性和成就感。相關(guān)研究表明，如果一個人對某一工作有興趣，則能發(fā)揮他全部才能的80%—90%，并且長時間保持高效率工作，而不感到疲倦。而對工作沒有興趣的人，只能發(fā)揮其全部才能的20%—30%，也容易精疲力盡。

從外部分析看，教學秘書長期忙于事務(wù)性工作，比如課表的安排、考試的安排、學籍的管理、教學檔案的建立、畢業(yè)論文材料的保存等教學管理工作，比較瑣碎、繁雜和非專業(yè)性。同時，教學秘書還需要統(tǒng)籌時間、勤于記錄，增強工作的計劃性和條理性。職業(yè)興趣屬于事務(wù)型或者現(xiàn)實型更適合從事這一工作，而經(jīng)營型或者藝術(shù)型則完全不匹配。

另外，大學教學管理的對象為教師和學生，不同于一般管理中的被管理者。高校教師作為具有較高學術(shù)水平的知識分子群體，學生作為接受系統(tǒng)高等教育的學習者，他們的價值觀、行為方式以及對待管理的態(tài)度、接納管理的能力等都有其特殊性。要在教學管理中解決既保障教師“教”和學生“學”，又能有效實施對教學過程的控制，良好的溝通是提高教學管理工作的質(zhì)量和效率的前提。充足、全面、準確的信息離不開溝通，沒有有效的溝通，教學秘書就難以了解學院教學工作的問題。同時，教學秘書的工作具有相似性，工作內(nèi)容大致相同，工作中遇到問題可以向其它教學秘書咨詢或者尋求幫助。加強溝通，互幫互助，團結(jié)協(xié)作的良好關(guān)系有利于營造良好的工作氛圍。所以職業(yè)興趣類型也要充分考慮，是否愿意幫助別人，愿意與人打交道，雖然教學秘書的工作事務(wù)性的比較多，但有效溝通是工作中不可缺少的。管理層和人事部門在招聘教學秘書這一崗位時就應(yīng)該考量應(yīng)聘者的職業(yè)興趣類型，避免招聘到職業(yè)類型完全不匹配的人。

從內(nèi)部分析看，教學秘書自身應(yīng)清楚了解自己的職業(yè)興趣，如職業(yè)興趣和工作達不到匹配，也不必太氣餒，因為我們可以在工作之余通過學習、兼職等發(fā)展非職業(yè)興趣。如有人喜歡藝術(shù)，但是難以從事這項工作，則可以在日常生活中參加學習班，如插花班、舞蹈班，提升自己。也可通過不斷的業(yè)務(wù)學習和參加培訓，逐步培養(yǎng)對教學秘書工作的興趣，如職業(yè)興趣是研究型的，也可通過參與有關(guān)教學管理科研方面的工作達到平衡。

首先，引進人才充分考慮人職匹配，這是最重要也是最根本的問題，教學秘書崗位的職業(yè)興趣類型中事務(wù)型和社會型占首要位置，只有引進適合的職業(yè)興趣類型的人，才能在這個崗位上充分發(fā)展自己的優(yōu)勢和能力，也才能保證教學秘書隊伍的穩(wěn)定性和積極性。

其次，加強能力培訓。加強溝通能力、人際交往能力、協(xié)調(diào)能力和組織能力的培養(yǎng)。建立多層次、多渠道的溝通交流方式。與學校教務(wù)處，與學院領(lǐng)導，與教師，與學生，與其他學院教學部門，與教輔部門等，與這些不同層次的溝通方法、手段各有不同，必須突出重點，有的放矢。培訓教學秘書掌握一定的溝通技巧，不斷鍛煉教學秘書的溝通水平。人際交往是人類生活中不可或缺的重要組成部分，提高人際交往能力有利于助人型工作的順利開展，從而減少工作障礙，提高工作自信心。學生和教師的人數(shù)較多，矛盾也較多，教學秘書必須具備快速解決矛盾，很好地協(xié)調(diào)各方面關(guān)系的能力。

再次，體現(xiàn)人文關(guān)懷。事務(wù)型的人對社會地位、社會評價比較在意。要改變一貫的對教學秘書隊伍的不重視態(tài)度，重內(nèi)在需求激勵，通過特長的發(fā)揮、進修和深造、擔負工作職責、尊重和榮譽、職務(wù)職稱晉升等方式加以滿足。

[1]侯建梅.對高校教學秘書工作中存在的問題的分析與思考［J］.科技咨詢導報,2007-12.

[2]趙麗梅,曹霞,武春成,韓璐.從工作現(xiàn)狀談高校教學秘書職業(yè)倦怠的成因［J］.華章,2011.(3).

[3]陶薇.淺談高校教學秘書的工作現(xiàn)狀和隊伍建設(shè)［J］.中國科教創(chuàng)新導刊,2011-10.

[責任編輯：何 巖]

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1671-6531（2011）08-0109-02

劉曉磊，女，江蘇南京人，南京理工大學紫金學院綜合秘書，心理學碩士，研究實習員。