嵌入式智能化會計信息系統淺探

中國海洋大學 王 艦 朱玲霞 王東娣

嵌入式智能化會計信息系統淺探

中國海洋大學 王 艦 朱玲霞 王東娣

一、會計信息系統亟需嵌入財務智能

面對日漸激烈的競爭和挑戰，越來越多的企業明白不能快速、準確的決策，不能及時發現業務中潛在問題，就是失??；發現對手未發現的潛在規律，快速、準確的決策，就是抓住了效益。于是，企業將目光投向了財務智能——財務信息管理的輔助技術。財務智能系統就是將財務管理理論模型化，通過智能匹配方式，將數據導入數據倉庫或以數據倉庫現有數據為分析對象，根據財務管理模型，利用計算機高速準確的計算能力，對數據倉庫中的數據進行處理，迅速得到企業經營診斷報告，形成經營決策建議。財務智能是順應經濟發展變化的產物，雖然理論和實踐才剛剛起步，但卻集成國際先進的財務管理理念和完善的財務管理體系，是提高企業市場競爭力的一種技術手段和方法論。能夠對企業海量信息進行分類，并根據要求對經營管理和財務數據進行多維度分析，生成智能化的多維透視分析圖表，為企業提供更及時、準確和全面的財務管理信息，促使財務管理起著革命性的提升工作效率、輔助經營決策的作用。因此，財務智能系統是企業深化信息化應用成果的有利工具，在企業的會計信息系統中具有廣闊的發展前景。

目前，智能財務系統還沒有大面積使用。企業往往注重核算，在財務評價和分析上不是很重視，只是在經過會計信息系統的分析處理后，才將需要的各類財務數據導出到財務智能系統中，進行事后的分析。企業只是將財務智能系統看成一個單獨處理數據的系統，并沒有發揮財務智能提供及時、全面管理信息的作用，浪費了大量的企業資源。同時，會計信息系統的重點在于進行業務的過程記錄與控制，是一個事務處理系統，但在報表分析處理方面卻有著先天的缺陷。如，需要大量的手工處理；無法實現多維度分析；無法靈活實現跨年度分析；圖表功能比較薄弱，因而無法直觀地以圖表方式呈現，難以按照決策思維方式去了解信息，大部分企業只是將其作為電子記賬的工具。要充分實現財務智能系統與會計信息系統的最優功能，必須借鑒嵌入式技術，將財務智能嵌入于會計信息系統中，實現兩者的交融發展。

二、財務智能嵌入會計信息系統的方法

將財務智能嵌入到會計信息系統中是未來的發展趨勢，可以從以下三個方面實現財務智能的嵌入。

其一，報表分析系統中數據透視表功能的嵌入。數據透視表是一種對大量數據快速匯總和建立交叉列表的交互式表格，本質上是Excel工具箱中的一個工具。如果將數據透視表比作可以拿在手上的物理工具，那么萬花筒最能準確的代表它，通過萬花筒可以用不同的方式查看物體：通過數據表查看數據集，有可能看到之前沒有注意到的數據中的細節；還可以旋轉數據透視表，以便從不同的透視角度查看數據。對于數據透視表如此萬能的功能，在會計信息系統中應得到充分的應用，應將數據透視表的功能嵌入到報表子系統中，實現數據的透視分析。

現在的會計信息系統要想實現從集團總部的角度進行數據的統計分析，就需要從集團每個機構的系統中導出各類統計報表，根據編碼重新來進行不同類的分類統計，整理成總部所需要的固定模板，集中到總部之后，再由各部門設置專人進行合并統計，造成大量的手工工作。嵌入后的會計信息系統只要就各類報表匯集到一張EXCEL表中，會計人員通過鼠標把字段從報表的一個區域拖動到另一區域，在數秒鐘內就可以創建一個匯總、分類的交互式數據透視表。數據透視表功能嵌入后報表分析的強大之處在于，可以對數據進行切片和切塊的優化功能，將查詢指向有關分區的數據，用戶在報表內可以交互式地旋轉拖放字段，從不同角度對數據進行分類匯兌，動態地修改透視數據，以及重新計算總數以適應當前視圖。會計人員不僅可以創建數據的表格形式，還可以創建多維的數據透視圖，快速、精確、科學的理解數據的含義，幫助企業做出有效的決策。對于數量眾多、結構復雜、以流水賬形式記錄的工作表，系統可以將工作表重新組合并添加算法，進行向上、向下的鉆取，實現層層鉆取，直到最明細數據，將其中的一些內在規律顯現出來，讓問題無所遁形。會計人員對數據的分析能力和洞察力得到提高，將業務數據轉換成企業資源，實現了從“數據”到“信息”，再到“智能”和“洞察力”的轉變。

其二，信息展現層中可視化技術的嵌入?？梢暬╒isualization）技術是指利用計算機圖形學和圖像處理技術，將數據轉換成圖形或圖像在屏幕上顯示出來，并進行交互處理的理論、方法和技術?；舅枷胧抢糜嬎銠C圖形學、圖像處理技術和交互式技術，將數據庫中抽象的原始數據信息轉換為幾何圖形與圖像信息的視覺形式，使之在屏幕上顯示，并使決策者可以進行不同維度觀察和分析，從而使海量的數據信息得到充分的利用，幫助決策者得到更具有價值的管理決策信息。簡言之就是對大量抽象的數據進行分析，將平面數據立體化，提高數據展現效果。

在會計信息展現層如：數據處理、查詢、應用等各環節，嵌入可視化技術，可以提供豐富的且隨需而動的報表與圖表，提高會計信息的智能展現效果，實現讓數據會說話。通過可視化功能，會計人員僅僅只需簡單方便的“拖”、“拽”、“WYSIWYG”界面（所見即所得），即可輕松自如的創建和組合任何種類的圖表、圖型、圖片、文本和表格的界面，使數據直觀地以圖表方式呈現，報表也不再呆板。比如交互式“熱力”圖，所有結果躍然于頁面。在瀏覽報表的同時，還可以與報表進行交互，如點擊圖中的某一類別，其右邊的圖表會自動顯示該類別的詳情，滿足決策者的個性化需求。展現層界面可以是一個簡單的基于Web界面的搜索框，決策人員可以通過簡單的關鍵詞搜索來瀏覽和檢索財務信息，就像瀏覽互聯網或網上商店一樣簡單；多個下拉菜單，方便決策人員進行各類財務指標的組合選擇，滿足使用者的不同需求；多個鏈接，可為決策人員提供同行業其他企業的財務信息。個性化、友好的界面將賦予企業決策人員清晰的洞察力，并幫助其行動更迅速，決策更有效。

其三，決策系統中管理駕駛艙功能的嵌入。面向企業中高層管理者的管理駕駛艙是基于ERP的高層決策支持系統，通過詳盡的指標體系，對提取的業務數據進行智能化的分析，將業務數據轉化為分析信息，幫助管理層做出正確、明智的經營決策。首先，所有與企業經營相關的關鍵業績指標（KPI）都以可量化的圖形方式顯示在管理駕駛艙的四個墻面上，且各個不同顏色的墻面為決策者提供某一類信息的指標。每一面墻壁上分別有六個“管理儀表盤”的小屏幕，可以讓管理者隨時隨地把各個指標相互聯系進行橫、縱向的分析，并可通過進一步點擊查找到管理者需要的其他相關信息，使管理者可以在最短的時間內做出最有效的決策。其次，飛行駕駛臺提供了盈利能力、運營能力、償債能力、發展能力、現金流量、投資及財務報表的分析，實現企業實時信息的查詢，幫助管理者實時地看出企業目前的經營狀況、利潤構成情況、收入狀況。再次，設有的實時報警系統，可向管理者提供績效評價和風險預警指標，使出現的問題可以得到及時、有效的解決。在ERP產品中，已經包含了管理駕駛艙功能。國外ERP廠商利用收購BI廠商，在ERP產品中嵌入財務智能的功能。2003年用友就已將管理駕駛艙的功能引入其產品中，2005年金蝶也將管理駕駛艙的功能引入到K3產品當中。

管理駕駛艙的嵌入會使會計信息系統的分析決策功能更符合管理層的需求，將企業管理者所關心的各種信息匯集于一個頁面，包括關鍵業務指標報警、業務每日一報、各類企業內部報表、各種企業外部信息文檔等，使決策信息門戶成為企業管理者的信息工作平臺。在管理駕駛艙的主界面，管理者可以實時地看出企業目前的經營狀況、利潤構成情況、收入狀況，并通過財務預警反映目前可能存在的經營問題，提醒管理者采取必要的措施。通過對企業各種關鍵數據的深層次鉆取幫助管理者更深入地了解企業的經營情況，精確做出下一步的戰略決策。該界面還向管理者提供了績效評價和風險預警指標，使出現的問題可以得到及時、有效的解決。

［1］王艦、孫鳳娥、高紹偉：《財務智能，你準備好了嗎？》，《中國管理信息化》2008年第15期。

［2］左東離：《讓財務智能做企業高參》，《中國食品》2006年第13期。

［3］Bill Jelen， Michael Alexander：《Excel2007 數據透視表完全剖析》2008年第2期。

［4］陳心德：《“管理駕駛艙”——企業戰略決策的新型工具》，《管理實務》2003年第1期。

［5］王艦、劉琦、高紹偉：《綠色IT視角下企業低風險財務智能構建策略》，《科技通報》2010年第2期。

（編輯 余俊娟）