網絡環境下高校固定資產信息管理平臺創新

南京林業大學 張甫香 陳煥娣 甘朝暉

網絡環境下高校固定資產信息管理平臺創新

南京林業大學 張甫香 陳煥娣 甘朝暉

本文擬針對“江蘇省行政事業單位資產管理信息系統”尚未完善的功能及“《高等學校會計制度》（征求意見稿）”關于固定資產精細化、動態化、規范化管理目標要求，創造性地提出了網絡環境下高校固定資產信息管理平臺構建設想，即將預算指標控制模塊、折舊管理模塊、資產處置模塊、績效評價模塊納入管理平臺，以滿足權責發生制下預算管理、財務管理、資產管理、績效評價的信息需求。

一、預算指標控制模塊構建

（一）模塊界面內容預算指標控制模塊至少應反映項目類別、項目名稱、項目代碼、項目起止日期，上年經費結余、申購資產名稱、規格型號、預算價、審批后指標結余、實際價、項目經費結余等內容。其中，指標是指各類經費計劃數，經費是指各類項目實際可動用資金。

（二）各類角色定義在預算指標控制模塊中要定義各類項目經費管理員的角色及其職能。其中，財務處項目經費管理員的主要職能是項目劃分定性、項目指標及其他經費指標下達與調整，其項目代碼設定可根據歸口管理部門提供的經費分配明細及項目代碼編排規則確定；申購單位管理員是院系部處指定的專職或兼職資產管理員，主要職能是根據財務平臺的項目經費收支賬目填寫提交各類經費采購申請單、以及本單位固定資產的日常管理和變動處置申報；項目經費歸口管理部門，如研究生院、科技處、教務處、后勤處、圖書館等資產管理員，主要職能是下達項目計劃書中固定資產采購指標與審核申購單；項目經費歸口管理部門負責人，主要職能是對資產申購計劃審批；資產歸口管理部門主要是國有資產管理處、后勤處、圖書館等單位，其主要職能是負責全校同類資產登記、日常管理、變動處置審核、報表上報、定期將固定資產入賬記錄導入資產信息管理系統，并自動校對各類資產入庫信息等內容。資產歸口管理部門與項目經費歸口管理部門在職能上雖有交叉，但管理側重點不同。資產歸口管理部門負責全校同類資產的管理任務，項目經費歸口管理部門負責項目經費的使用與管理。

（三）經費指標管理此項工作應主要由財務處項目經費管理員及項目歸口管理員完成。主要內容包括：一是劃分資金來源。筆者認為擬作財政撥款、非稅資金、自籌資金、其他資金等類別劃分，其中財政撥款細分為縱向科研經費、預算撥款、其他撥款；非稅資金細分為學費住宿費、其他學歷教育收費；自籌資金細分為橫向科研經費、事業收入、捐贈收入、其他事業收入；其他資金細分為代管經費、工會經費、其他經費等。以上資金來源細分選項在資產信息管理系統中，應當簡化為在資金來源類別前的空格內直接點選，由系統自動生成明細菜單。二是在劃分資金來源基礎上，要對往年項目類別進行定性、歸類，并對往年項目完成截止時限進行甄別、寫入。三是提取未完成固定資產采購計劃的各類項目屬性，導入資產信息管理系統，此項工作亦可由軟件公司完成。四是新增項目編碼應由財務處項目經費管理員完成，項目歸口管理員負責采購指標下達。項目歸口管理員登錄財務平臺查詢項目代碼，并按項目計劃書內容，將新增項目所有屬性寫入資產信息管理平臺對應模塊，填制申購單時，以不突破可使用額度為限。涉及經費指標調劑，必須提交財務處審核。五是采購計劃落實后，資產歸口管理員登錄系統，依據申購單位管理員驗收通過報告，登記資產各項信息，確認后，系統自動生成項目經費余額。

（四）申購工作流程申購單位管理員，以學校資產管理員給定的系統角色，通過認證，登錄資產信息管理系統，選定需動用的經費類別，在可管控的項目代碼下拉菜單欄選填規定位數代碼，填寫申購單，確定后提交，申購單自動進入下一流程，項目經費歸口管理員審核申購計劃，提交項目經費歸口管理部門負責人或授權指定人審批申購計劃，點擊通過后，系統將自動扣減項目指標。下一流程，資產歸口管理部門登錄系統，查詢審核待采購資產細目，組織采購，組織驗收，申購單位管理員依據驗收結果，提交驗收報告，采購成功，資產歸口管理部門發布指令，同意辦理入庫手續，打印資產入賬單，辦理款項支付手續，采購失敗，安排重新采購或取消采購。

二、固定資產折舊管理模塊構建

（一）折舊對象確定新《高等學校會計制度》（征求意見稿）要求高校進行折舊核算，并對高校固定資產歸類管理作了重新劃分，將高校圖書、文物及陳列品作為“文物文化資產”管理，不計提折舊。這樣，納入高校固定資產管理的對象只有土地、房屋構筑物、設備和家具等。筆者研究了國有資產大清查的情況后認為，土地、家具也不宜計提折舊。主要考慮土地是稀有資源，在不斷增值，以買入時費用成本計提折舊，賬面凈值雖在縮小，但土地現值卻在不斷增大，凈值與現值嚴重背離。而家具，種類多、規格多，量大、價小、易損、無殘值，又容易移動，因此，管理效果不理想，管理效益不明顯，可作為耐用消耗品管理。而房屋構筑物及設備等價值占高校固定資產的絕大部分，應作為折舊對象。一是高校長期重視該類資產的管理，原始數據信息容易獲得也容易整理，特別是師生員工亦把此類資產當作辦學的重要物質條件，認識上一致。二是房屋構筑物、通用設備、專用設備、交通工具、電氣設備、電子設備、儀器儀表、文體設備等固定資產，預計使用年限、預計報廢殘值易于確定，又有比較成熟的工業企業計提辦法參照，操作性強。因此，網絡環境下高校應將房屋構筑物及設備作為折舊對象，應在固定資產信息管理平臺中加以設計創新。

（二）折舊模塊設計高校固定資產計提折舊辦法，應由上級主管部門確定，統一分類設定折舊率和固定資產使用年限，對于存量資產凈值也應由上級部門確定中介機構進行評估并根據分類資產使用年限決定是否補提或不提折舊。固定資產折舊管理模塊內容，主要應由三大模板組成：房屋構筑物模板、交通工具模板、儀器設備模板。每一模板大致應當包括數據輸入、數據修改、數據查錯、數據整理、數據審核、數據輸出等功能。本文僅以儀器設備模板為例說明其功能內容。數據輸入應提供單臺件的輸入和修改以及批量的數據錄入，并以樹狀結構進行設備的分類和具體使用部門的落實功能。每臺設備應反映的信息包括：設備編號、設備名稱、資產分類、卡片序號、規格型號、廠家、出廠日期、使用部門、使用人、購置日期、驗收日期、支出項目、購置價、添置附件價、使用現狀、使用方向、損壞維修記錄、維修價、入賬憑證號（應定期成批導入）、當月計提折舊、累計折舊、凈值等字段，其中應當至少有一個字段是系統生成的對應每臺設備的唯一號，如設備編號；數據修改應允許給定權限的操作者根據分類號關鍵字段進行快速修改和成批修改，修改變動的數據可以進行變動恢復，并保存相應的修改數據軌跡，以備待查；數據查錯主要是檢查數據錄入時有沒有邏輯性的錯誤，比如數據卡片序號的重復、出廠日期與購置日期的前后一致等；數據整理提供按相應字段進行分類排序；數據審核通過相應的授權讓相關職能部門、歸口部門對經費使用方向、進度、到貨設備的型號規格是否相符、是否付款及付款百分比、是否入固定資產賬等進行相應的審核；數據輸出應允許職能部門資產管理員自定義提取特定屬性，自動生成匯總截止日應提折舊原值、應提月折舊額，應提固定資產凈值等數據。總之，要使經費指標、使用進度、設備的采購、到貨、安裝、檢驗、報賬、付款、入賬、使用、折舊、報廢、處置等環節，都得到有效的監督管理。值得說明的是：在設計和使用折舊模塊進行資產管理時，一要關注如何將賬實、賬賬、賬冊相符，并經過整理后的存量資產數據導入信息管理系統；二要統一計提折舊起止月份。

三、固定資產處置模塊構建

（一）處置申請資產使用部門管理員登錄系統，在網上輸入待處置資產申請單，經本部門領導審批同意后提交學校資產歸口管理部門審批，歸口管理部門審查確認后，統一進入學校待處置資產匯總庫，等待學校領導審批。上述每一審批環節不通過，資產狀態都應自動退回到原始狀態。如全部通過，表明學校審批環節工作完成，下一流程進入校內調劑環節。

（二）資產調劑在等待提交上級主管部門的審批過程中，學校各部門都可以登錄系統待處置資產調劑平臺，在網上提交調劑申請，一旦通過歸口管理部門認可，則待處置資產身份立即轉變，資產歸口管理部門應在系統中辦理資產調撥手續。

（三）處置審批調劑后余下待處置資產打包提交省教育廳審批，資產管理員通過對分類表、詳細清單認真審核后，分批、分次、分項確定學校待處置資產數。

四、固定資產績效評價模塊構建

（一）固定資產績效評價對象高校固定資產管理的對象可以簡化為三大類：房屋構筑物、交通工具、儀器設備。每類資產都應當納入績效評價范疇，因為高校固定資產在總資產中所占比重越來越大，其使用效益好壞直接決定學校的整體管理效益，也反映學校的整體管理水平。

（二）固定資產績效評價指標房屋構筑物利用率可按其使用方向、具體用途、建筑面積、使用面積、單位人數、單位人均占用面積等指標分析考核；交通工具利用率可通過登記交通工具行駛里程、維修保養次數、費用及萬公里油耗指標比較分析考核每臺車效能；儀器設備利用率可通過登記儀器設備使用機時、采樣數、培訓人員數、人均占用辦公設備、參與實驗項目數、利用實驗數據在一定規格以上刊物發表論文數等指標，考評儀器設備，特別是貴重儀器設備效能。

（三）固定資產績效評價人員資產歸口管理部門，可參照貴重儀器使用考核辦法，賦予資產保管人、單位資產管理員權限，按年度登記資產利用指標數據。

（四）固定資產績效評價流程資產保管人、單位資產管理員登錄系統，進入固定資產績效評價界面，選定資產類別，登記上年度的使用數據，經本單位負責人審核后提交資產歸口管理部門，歸口管理員整理篩選提取生成各類資產績效評價指標數值，歸口部門負責人審核后在系統中公布結果。

［1］曲桂賢、張劍飛：《論高校固定資產精細化管理》，《東北大學學報》（社會科學版）2006年第9期。

［2］何文兵：《高校固定資產管理存在的問題及解決對策》，《財會通訊》（理財版）2008年第7期。

［本文系南京林業大學科技創新基金資助課題《網絡環境下高校固定資產管理流程再造》階段性研究成果］

（編輯 余俊娟）