淺談中等職業(yè)學校檔案管理存在的問題和對策

王曉萍

（萊陽衛(wèi)生學校，山東 萊陽 265200）

淺談中等職業(yè)學校檔案管理存在的問題和對策

王曉萍

（萊陽衛(wèi)生學校，山東 萊陽 265200）

中等職業(yè)學校；檔案管理；管理思路

學校檔案是學校歷史延續(xù)的印記，是學校發(fā)展進程的見證，是學校歷史的外在標識，是師生生活的真實縮影，它承載著學校發(fā)展的物化成果，它繼承著辦學的傳統(tǒng)并不斷豐富著學校的內涵。學校檔案是反映學校發(fā)展歷程的無言碑、記載歷史的教科書，學校檔案記錄著學生的重要人生軌跡和教師的重要成長歷程，同時為今天的師生成長提供借鑒，為學校教書育人提供參考，為領導決策提供服務。目前，中等職業(yè)學校面臨著重大改革，學校檔案工作也存在著許多需要創(chuàng)新的地方，筆者結合實際工作，就中等職業(yè)學校檔案管理工作的體會探討如下。

1 中等職業(yè)學校檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 檔案意識淡薄

長期以來，由于人們的檔案意識不強，在中等職業(yè)學校教學過程中，上至學校領導下至一線教師，他們還在相當程度上存在“重教學、輕檔案”的意識，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.2 檔案管理人員業(yè)務素質較低

專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務水平低下是中等職業(yè)學校普遍存在的問題。有的學校檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身或者未經過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務知識。檔案管理人員業(yè)務水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案管理工作走上規(guī)范化。

1.3 檔案信息載體結構單一

目前，中等職業(yè)學校檔案館（室）的管理方式落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案管理人員還需對其進行加工，如調整與編目。這種機械的手工抄寫，不僅工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員不能對某些有價值的檔案資料進行有效的開發(fā)、利用，查閱檔案也因管理方式落后、案卷調動頻繁而造成嚴重磨損，且檢索速度慢，查找準確率低、安全率低。

1.4 收集資料不夠完整

外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案管理人員歸檔，而檔案管理人員對學校外派人員參加會議的情況不了解這導致會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認為教案、自編講義等材料是自己在教學過程中取得的成果，屬于私有財產，而經檔案部門歸檔后就會成為公有財產，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。

1.5 硬件設施不達標

一些學校由于經費不足，用房緊張，致使檔案庫房陰暗潮濕，空間狹小，檔案柜陳腐不堪，有的甚至不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。

2 加強中等職業(yè)學校檔案管理工作的對策

2.1 增強檔案意識，健全各項制度

增強全員檔案意識是搞好檔案工作的重要保證。首先，學校領導要經常向全體教職工宣傳《檔案法》，通過舉辦檔案法講座、開展檔案知識競賽來提高教職工的檔案意識。其次，制訂明確的崗位目標責任制，從而使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。再次，建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進、出及時，真正實現(xiàn)資源共享。最后，各部門要積極參與和配合，及時收集有關資料，使檔案資料的完整性、準確性得到保證。

2.2 加強人員配備，搞好檔案實施建設

為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統(tǒng)一保存和科學管理，首先，要配備思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規(guī)律、有較好的政治素質和較強業(yè)務能力的人員來負責檔案管理工作，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，嚴格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設是提高檔案管理水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案室，教學檔案按文書類、教學類、學籍類分別設櫥，配備“六防”（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）設施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

2.3 加強檔案信息化建設，提高現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化建設是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。現(xiàn)代化管理主要體現(xiàn)在2個方面：一是利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，克服以往檔案工作中人工操作的落后性，不斷添置現(xiàn)代化設備，如利用計算機進行檢索，采用檔案的壓縮技術、掃描技術、傳真技術、網絡技術及現(xiàn)代化的檔案保護技術，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。二是利用現(xiàn)代化管理手段推進文檔一體化管理，克服中等職業(yè)學校各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復勞動等問題，通過計算機技術對文件、檔案的全部信息進行統(tǒng)一管理，對文件信息的生成、檔案信息的轉化、檔案信息的全文提供及利用實行一體化管理，提高檔案的服務質量。

2.4 加強檔案的收集和整理

檔案管理人員要做好檔案資料的收集和日常積累，不斷增加檔案門類，如文書檔案、教育教學檔案、學籍檔案、會計檔案、設備檔案、教研檔案、基建檔案等；不斷收集不同載體的檔案，如紙質檔案、照片檔案、聲像檔案、電子檔案等。文件材料收集齊全后，要根據(jù)門類、載體按年度整理歸檔。

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1671-1246（2011）16-0049-02