關于加強干部人事檔案管理工作的幾點建議

秦莉

（甘肅省衛(wèi)生學校，甘肅 蘭州 730000）

關于加強干部人事檔案管理工作的幾點建議

秦莉

（甘肅省衛(wèi)生學校，甘肅 蘭州 730000）

在近期甘肅省衛(wèi)生廳對廳系統(tǒng)各單位組織人事工作的全面檢查中，我校干部人事檔案管理工作暴露出一些問題。為此，筆者向兄弟單位取經(jīng)并查閱相關資料后，提出加強干部人事檔案管理工作的幾點建議，以期盡快完善這項工作。

干部人事檔案；檔案管理；建議

新學期伊始，甘肅省衛(wèi)生廳對廳系統(tǒng)各單位組織人事工作進行了一次全面檢查。在此次檢查中，我校人事制度改革、工資、編制、職稱、人員調(diào)動和聘用、離退休人員管理、綜合治理等工作都得到了廳領導的肯定，但在干部人事檔案管理工作中暴露出一些問題。我校近幾年大規(guī)模擴招，導致師生比嚴重超標，學校鼓勵行政管理人員兼職教學工作，以解專職教師嚴重匱乏的燃眉之急，致使行政管理人員無暇顧及基礎性材料的整理工作；加之檔案管理人員崗前未經(jīng)系統(tǒng)培訓，不具備最基本的業(yè)務知識，這些均是我校干部人事檔案管理工作存在問題的原因。為規(guī)范我校干部人事檔案管理工作，筆者查閱了相關政策規(guī)定及資料，認為應從以下幾方面著手。

1 了解干部人事檔案的重要性

干部人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的記述和反映個人經(jīng)歷、德能勤績，以個人為單位集中保存以備考察的文字、表格及其他形式的歷史記錄。它是干部成長軌跡的真實記錄，記載了干部成長、進步的過程，是組織人事部門考察、使用干部及培養(yǎng)、發(fā)現(xiàn)人才的重要依據(jù)。組織人事部門歷來把查閱干部人事檔案作為考察、了解干部的重要環(huán)節(jié)和必經(jīng)程序。干部人事檔案收存的文字材料形成于不同時期，上面留有組織公章、個人手跡或印鑒等具有法律效力的標志。因此，干部人事檔案能夠為落實政策、調(diào)整工資、開具購房證明、解決生活待遇、更正年齡及參加工作時間等提供重要憑證。

2 干部人事檔案材料的收集

收集是指人事檔案管理部門根據(jù)本機關干部人事管理權限及干部人事檔案材料的收集歸檔范圍，有意識地、經(jīng)常不斷地將有關部門形成的干部人事檔案材料集中，以備建立或補充干部人事檔案所進行的工作。收集工作是干部人事檔案管理諸環(huán)節(jié)中最基礎、最重要的工作，既是干部人事檔案工作的起點，又是貫穿干部人事檔案工作始終的經(jīng)常性工作。干部人事管理工作和其他工作形成的干部人事材料很多，檔案管理人員必須清楚哪些材料屬于收集歸檔范圍，這在中共中央組織部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中有明確說明，檔案管理人員應認真學習并參照執(zhí)行，使干部人事檔案達到“完整、真實、條理、精練、實用”的要求。干部人事檔案材料收集歸檔是一項政策性強、艱苦、細致的工作，檔案管理人員在把握材料收集范圍與途徑的基礎上，還必須針對本單位實際研究收集方法。（1）經(jīng)常收集：即主動將平時工作中形成的干部檔案材料收集歸檔，并在每年其他工作相對較少的3、4月進行一次全面清查，缺失材料逐一登記后有計劃地收集；（2）掌握特殊材料形成時間并及時收集，如我校每年教師節(jié)要表彰一批“優(yōu)秀班主任”、“先進工作者”，每兩年要進行中層干部的選拔聘用，這2項工作中形成的獎勵材料、考察任免材料等都是特殊材料，要掌握它們形成的時間并及時收集歸檔；（3）普遍材料定時、重點收集，如我校每年年底要求職工填寫年度考核登記表和正常晉升工資檔次審批表，這些材料產(chǎn)生時間集中、涉及范圍廣，應劃定一段時間重點收集歸檔。總之，干部人事檔案材料收集工作要求檔案管理人員嚴格依據(jù)有關規(guī)定，熟練業(yè)務，充分發(fā)揮自身主觀能動性，及時、全面地完成收集任務。

3 干部人事檔案的整理

整理工作是一項細致、重要的工作，為此，中共中央組織部專門制定的《干部檔案整理工作細則》中指出，干部人事檔案的整理是以干部個人為單位，將收集起來的干部人事檔案材料進行鑒別、分類、排序、編目、加工和裝訂，并在此基礎上不斷對檔案內(nèi)容進行補充的工作，是干部人事檔案立卷的全部過程。它既包括新建檔案的整理，如新分配大中專畢業(yè)生、調(diào)入人員、軍轉干部等檔案整理，又包括對原始檔案補充材料的整理。干部人事檔案整理工作即把文字材料轉化為檔案內(nèi)容，是干部人事檔案工作的重要環(huán)節(jié)，具有重要作用。（1）便于干部人事檔案材料的保管。單頁、單份的材料在取放、查閱、轉遞過程中易散落或丟失，應按照有關規(guī)定將檔案材料分類組裝成冊，有效保證干部人事檔案的完整性；（2）便于干部人事檔案材料的信息獲取。零散的檔案材料給查找?guī)砗芏嗦闊?jīng)過整理的檔案則便于根據(jù)檔案目錄快速、便捷地查找相關材料，獲取必要信息。要做好整理工作，必須做到鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，通過整理使每冊檔案達到“完整、真實、條理、精練、實用”的要求。所謂完整，是指整冊檔案材料齊全、手續(xù)完備，不缺頁少份、缺章少?。凰^真實，是指檔案材料的內(nèi)容符合實際情況，凡是似是而非、張冠李戴的材料都應及時清除，使整理后的檔案更能客觀、準確地反映干部真實情況；所謂條理，是指檔案整理要進行正確的分類、排序、編目，使整冊檔案內(nèi)容有類有別、有理有序、一目了然；所謂精練，是指將檔案材料進行精細的篩選，清除不屬于歸檔范圍的或重份的材料，使檔案簡練；所謂實用，是指檔案的整理應以方便利用和保管為目的，使之更好地為干部人事工作服務。

4 干部人事檔案的保管

保管工作是根據(jù)安全保密、便于查找的要求，對干部人事檔案進行科學保護和管理的工作。它既是防止檔案材料遭到破壞、保持檔案完好的必要手段，也是維護干部人事檔案材料收集、整理工作成果的重要環(huán)節(jié)。首先，要建立健全相關規(guī)章制度，如收集補充制度、整理工作制度、檢查核對制度、保密制度、工作人員守則等；還要建立各種登記薄，如收集材料登記簿、缺失材料登記簿、查借閱檔案登記簿、接受（轉出）檔案登記簿。檔案管理人員要以身作則，嚴格按照各項制度開展保管工作，力求達到規(guī)范、細致、有章可尋。其次，要編制檔案號。根據(jù)我校管理檔案數(shù)量較少、專業(yè)技術職務系列單一的特點，可采用隸屬編號法。即將檔案按人員性質(zhì)分成高級職稱、中級職稱、初級職稱、職員、工人、離退休、辭職、死亡等若干大類，并分裝入柜、分別編號Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ……，對于隸屬于每一大類的人員檔案，可再按晉升職稱、職務或辭職、死亡時間先后分別編號1、2、3……這樣便于檔案的管理和取用。最后，要建立干部人事檔案花名冊。按已編排好的檔案序號，對應相應的人員姓名，制作成表格式花名冊存入計算機，計算機保存既有利于人員信息的系統(tǒng)管理和在人員性質(zhì)變動時及時進行修改補充，又有利于提高辦公效率。如要查閱張某某的檔案，我們可先在檔案花名冊上查出張某某的姓名，再對應檔案花名冊上的相應編號（假如為Ⅰ-012），通過這個編號，可以迅速獲知此人檔案位于Ⅰ（高級職稱）柜中的第12位，并迅速從檔案柜該位置抽取張某某的檔案冊，省時省力。

5 干部人事檔案的保護

為盡可能延長干部人事檔案壽命，應制定切實可行的措施，以防為主、防治兼施。（1）要有專用的干部人事檔案封皮和檔案盒；（2）要有堅實的鐵皮檔案柜；（3）要有達到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）標準的專用檔案室；（4）要有必要的保護性設備，如驅蟲用的樟腦塊等；（5）要定期檢查檔案室，核對檔案；（6）要嚴格遵守干部人事檔案保管規(guī)定，遵守國家《檔案法》、《保密法》。

6 干部人事檔案的提供利用和轉遞

檔案的提供利用是指提供干部人事檔案給相關組織部門進行查閱、借用。該項工作主要依據(jù)《關于查閱干部檔案的規(guī)定》和《干部檔案工作條例》的規(guī)定，嚴格提供利用范圍，同時填寫查閱干部檔案審批表，并辦理其他查、借閱手續(xù)。檔案的轉遞是由于干部工作調(diào)動、離職后再就業(yè)、異地安置等原因，檔案管理單位發(fā)生變化，將檔案轉遞至新的管理單位。轉遞檔案須按干部檔案轉遞通知單的項目詳細登記，并通過機要交通轉遞或派專人取送，避免產(chǎn)生“無頭檔案”。

總之，做好干部人事檔案的管理工作是做好干部人事工作的前提，既是為干部個人，也是為組織提供利用的基礎。為此，加強干部人事檔案管理工作是檔案管理人員不可推卸的責任。

G472.3

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1671-1246（2011）13-0143-02