加強(qiáng)合同管理全面提升工程建設(shè)管理水平

趙君

（山西晉城煤業(yè)集團(tuán)發(fā)展與建設(shè)局，山西，晉城，048006）

加強(qiáng)合同管理全面提升工程建設(shè)管理水平

趙君

（山西晉城煤業(yè)集團(tuán)發(fā)展與建設(shè)局，山西，晉城，048006）

合同管理是工程建設(shè)管理的核心，本文主要介紹“合同管理制”在工程的執(zhí)行情況，簡述了公司合同管理機(jī)制、機(jī)構(gòu)及管理制度，同時對合同履行環(huán)節(jié)業(yè)主應(yīng)著重抓好工作等進(jìn)行了探討。

工程管理；合同管理

西德國際工程項(xiàng)目管理公司合同管理經(jīng)驗(yàn)：“通過工程項(xiàng)目管理中技術(shù)的優(yōu)化，可使工程增加利潤最多不超過3%～5%，而合同管理得好，卻能使利潤增加10%--20%”。由此可見合同管理好壞不僅關(guān)系到項(xiàng)目是否能順利實(shí)施，也關(guān)系到項(xiàng)目投資效益能否實(shí)現(xiàn)。作為項(xiàng)目法人，合同管理就是依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)以及自身實(shí)際情況建立必要的管理機(jī)構(gòu)及管理制度，對合同訂立、履行合同的活動進(jìn)行監(jiān)督、檢查，使合同能夠依法訂立、實(shí)際履行和全面履行，提高企業(yè)的投資效益。對于工程規(guī)模巨大、建設(shè)周期長，工程投資多，受內(nèi)外部干擾因素多的項(xiàng)目來說，加上合同種類繁多，使合同管理工作更加復(fù)雜、繁瑣和艱難。筆者根據(jù)自己的合同管理實(shí)踐，擬從業(yè)主的角度就如何有效地做好合同管理談幾點(diǎn)體會。

一、依法管理是基本要求

合同法第七條規(guī)定“當(dāng)事人訂立、履行合同，應(yīng)當(dāng)遵守法律、行政法規(guī)，尊重社會公德，不得擾亂社會經(jīng)濟(jì)秩序，損害社會公共利益”，因此，合同管理是一項(xiàng)法律性很強(qiáng)的工作。隨著改革開放的不斷深入，在社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制不斷完善，市場體系日趨健全，運(yùn)作模式漸顯規(guī)范的條件下，國家在工程建設(shè)領(lǐng)域全面推行“四制”，并頒布了《建筑法》、《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等一系列法律、法規(guī)，這些法律、法規(guī)從“工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)”開始到最終“合同簽訂”的全過程都進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定。同時，在合同的整個履行過程中，國家發(fā)改委、財(cái)政部門、審計(jì)部門、建設(shè)主管部門等，對建設(shè)工程合同的工程質(zhì)量、安全、工期、造價、環(huán)境保護(hù)及招標(biāo)投標(biāo)、合同履行等實(shí)行監(jiān)督。因此，項(xiàng)目業(yè)主認(rèn)真學(xué)習(xí)、研究這些法律、法規(guī)，在充分認(rèn)識和理解的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身實(shí)際情況，設(shè)計(jì)和制訂科學(xué)的合同管理辦法，確保合同管理合法、規(guī)范、有序，這既是市場經(jīng)濟(jì)條件下建筑市場法制化、規(guī)范化的基本要求，也是保證工程建設(shè)質(zhì)量，提高工程建設(shè)經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。

二、科學(xué)的管理體制是基礎(chǔ)

抓好合同管理，提高工程建設(shè)管理水平，最基礎(chǔ)工作就是抓好合同管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置、制度建設(shè)和人員的配備工作，并使其發(fā)揮真正的作用。

1、完善的組織機(jī)構(gòu)

為了抓好合同（注：建設(shè)工程合同）管理工作，公司有相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)分管合同管理工作，并實(shí)行“部門負(fù)責(zé)、歸口管理”的制度，計(jì)劃合同部是合同管理的專門機(jī)構(gòu)，其他部門按各自職責(zé)分工負(fù)責(zé)合同簽訂、履行相關(guān)專業(yè)工作。公司還設(shè)立有法律顧問處，對合同的簽訂、履行提供法律咨詢。此外，設(shè)立專職的合同管理人員，要求合同管理人員除具有較為豐富的工程管理經(jīng)驗(yàn)外，還必須具有比較全面的法律、法規(guī)及黨的方針、政策等專業(yè)知識，能夠在合同管理過程中維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益。

2、明晰的合同分類

有些工程建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模大、工期長，管理環(huán)節(jié)多，相關(guān)合同數(shù)量大、種類繁多，對合同進(jìn)行分類可以使我們更加準(zhǔn)確地掌握同一類合同的共同特征及其成立、生效條件，以便于對合同有針對性進(jìn)行管理，也有利于履約過程中合同爭議的解決。此外，確定統(tǒng)一的合同編號原則，合同編號一般包括由以下信息：公司名稱英文縮寫、合同承辦部門代碼、合同類型代碼、簽訂年份、合同序號，這樣的合同編號極大地方便合同臺帳的建立、合同統(tǒng)計(jì)、合同列報(bào)和合同分析。

3、明確的管理職責(zé)

在工程建設(shè)管理中，合同管理非常重要，處于核心地位，但合同管理必須與質(zhì)量管理、安全管理、工期管理、成本管理等密切配合才能構(gòu)成一個完整項(xiàng)目管理體系，這樣一個系統(tǒng)中，各管理職能之間既相對獨(dú)立，又具有密切的關(guān)系，因此，明確公司各職能部門在合同管理中的職責(zé)，確定合同管理與其它管理系統(tǒng)的界面，避免出現(xiàn)管理死角和盲區(qū)十分重要。

4、規(guī)范的管理制度

要把合同管理工作做好，必須建立、健全一套完善的行之有效的嚴(yán)格的規(guī)章制度。為此公司制訂了《合同管理辦法》等一系列的制度，對合同的承辦、合同立項(xiàng)、合同會審、合同簽訂、合同專用章管理、合同履行、合同變更與解除、合同糾紛處理、合同資料管理、合同審計(jì)及監(jiān)督，合同后評價等各管理環(huán)節(jié)均作出了明確的規(guī)定，規(guī)范了合同管理行為。同時，使用國家頒布的合同范本以保證合同訂立合法性、全面性、準(zhǔn)確性和完整性得到落實(shí)。

三、提高參建各方合同意識和管理水平是前提

在工程建設(shè)過程中，業(yè)主與設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、設(shè)備及材料供應(yīng)商、銀行、政府(負(fù)責(zé)移民)等的關(guān)系是合同關(guān)系，此外的其他參建各方之間并無合同關(guān)系，但都是為了一個共同的建設(shè)項(xiàng)目服務(wù)，需要彼此互相配合和協(xié)作。在實(shí)踐過程中，業(yè)主與承包商的利益雖然不完全一致，但合同的完滿實(shí)施卻是雙方共同利益所在，因此，提高參建各方合同意識很關(guān)鍵。合同意識就是市場經(jīng)濟(jì)意識、法律意識和履約意識，在工程建設(shè)管理過程中，有了合同意識，就能牢固樹立合同法制觀念，認(rèn)真履行合同約定的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，保證合同正常履行，從而保證工程建設(shè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行。為了提高參見各方的合同意識和管理水平，我們多次組織舉辦合同管理培訓(xùn)班，通過培訓(xùn)促使合同各方提高合同法制觀念，充分認(rèn)識合同管理的重要性，使各方認(rèn)識守合同、講信譽(yù)，不僅直接關(guān)系到企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，甚至關(guān)系到企業(yè)能否生存；通過培訓(xùn)提高合同管理人員法律意識和合同管理水平。此外，在合同執(zhí)行中遇到合同變更、索賠、爭議等，不折不扣地按合同原則處理，提高了參建各方的履約意識。

四、抓好過程控制和管理是關(guān)鍵

合同管理貫穿于工程建設(shè)的全過程，因此，合同管理必須樹立全員、全過程管理的意識，同時，抓好合同立項(xiàng)、招標(biāo)、簽訂和履行等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制和管理。

1、合同立項(xiàng)管理

合同的簽訂意味著合同的生效和履行，必須采取認(rèn)真、嚴(yán)肅、謹(jǐn)慎的態(tài)度，所以對合同簽訂的立項(xiàng)必須進(jìn)行嚴(yán)格管理。比如一些工程符合合同簽訂的立項(xiàng)條件是：(1)屬于此工程建設(shè)需要；(2)沒有包含在其它已經(jīng)簽或待簽合同中；(3)項(xiàng)目內(nèi)容或工作范圍已明確，技術(shù)方案落實(shí)；(4)具有經(jīng)濟(jì)效益或社會效益；(5)資金已落實(shí)。

2、項(xiàng)目招標(biāo)管理

在工程建設(shè)范圍內(nèi)，除移民征地、融資合同外，其他合同的訂立主要是通過招投標(biāo)來選擇合同簽訂單位，因此，組織好招標(biāo)工作，通過招標(biāo)選擇有資質(zhì)、實(shí)力強(qiáng)、信譽(yù)好的承包人來實(shí)施合同，是提高合同履約率，減少合同糾紛的關(guān)鍵。要做好項(xiàng)目招標(biāo)工作，關(guān)鍵抓以下幾個方面：一是強(qiáng)化招標(biāo)文件編制和審查，特別是對招標(biāo)文件的合同條款、工程量清單、技術(shù)規(guī)范、招標(biāo)圖紙的審查，確保招標(biāo)文件各部分內(nèi)容高度統(tǒng)一，避免互相矛盾，各條款、各項(xiàng)目的內(nèi)容要完整、明確，避免差錯、疏漏、含糊不清，最大限度減少合同糾紛和爭議。二是制訂科學(xué)合理的評標(biāo)辦法，科學(xué)、全面、深入地對投標(biāo)文件進(jìn)行分析和評價。三是組織好評標(biāo)工作，審查投標(biāo)單位資質(zhì)、信譽(yù)、能力，審查投標(biāo)文件的響應(yīng)性，評審技術(shù)方案是否可行，評價投標(biāo)報(bào)價的合理性等。

3、合同簽訂管理

強(qiáng)化合同簽訂管理體現(xiàn)了一種防患于未然的法律要求，因此，經(jīng)過招投標(biāo)活動，確立中標(biāo)單位，進(jìn)入合同談判和合同簽訂階段，擬簽合同的雙方在簽訂合同前都必須對合同條款再次進(jìn)行認(rèn)真研究、推敲，力求條款明確、完善、用詞嚴(yán)密、內(nèi)容合法、權(quán)力和義務(wù)明確。此階段的合同管理主要包括(1)把評標(biāo)過程中發(fā)現(xiàn)投標(biāo)報(bào)價不夠合理地方，通過談判予以調(diào)整；(2)結(jié)合評標(biāo)意見，進(jìn)一步了解中標(biāo)人的技術(shù)方案和措施是否能滿足工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度及環(huán)境保護(hù)要求；(3)進(jìn)一步審查、落實(shí)中標(biāo)人的信用性，包括財(cái)務(wù)能力、履約能力，擔(dān)保方式是否切實(shí)、可靠等；(4)進(jìn)一步審查技術(shù)依據(jù)是否真實(shí)可靠、技術(shù)措施是否完備、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)參數(shù)是否科學(xué)、真實(shí)，對于采用新技術(shù)、新工藝、新材料進(jìn)行施工的項(xiàng)目，由于無現(xiàn)行規(guī)范可循，更需要仔細(xì)檢查提供的技術(shù)要求和規(guī)定是否準(zhǔn)確、完整。(5)審查價款或酬金和結(jié)算方式合法性；(6)嚴(yán)密性審查，包括條款齊備、完整；文字清楚、準(zhǔn)確；設(shè)定的權(quán)利義務(wù)具體、準(zhǔn)確；合同相關(guān)手續(xù)完備；合同相關(guān)附件完備等。

4、合同履行管理

合同履行是合同管理中最重要、最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，也最為復(fù)雜、繁瑣，尤其是工程建設(shè)合同，合同涉及面廣、合同條款多，與主合同相關(guān)的其他合同多，為了合同能實(shí)際履行、全面履行，作為業(yè)主必須做好以下工作：(1)所有參與合同履行管理的人員都必須認(rèn)真學(xué)習(xí)、研究及分析合同，充分了解合同的目標(biāo)，熟悉合同雙方的權(quán)利與義務(wù)，明確合同工作界限，分析合同風(fēng)險；(2)對合同目標(biāo)進(jìn)行分解和控制，合同目標(biāo)包括質(zhì)量目標(biāo)、安全目標(biāo)、工期目標(biāo)、成本目標(biāo)、環(huán)境保護(hù)目標(biāo)等。在合同目標(biāo)控制過程中，要主動控制、被動控制相結(jié)合，對目標(biāo)進(jìn)行監(jiān)督一跟蹤一調(diào)整，即在項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行過程中，經(jīng)常監(jiān)督、檢查計(jì)劃的實(shí)施情況，當(dāng)發(fā)現(xiàn)計(jì)劃實(shí)施偏離目標(biāo)時，應(yīng)及時分析偏離的原因，確定應(yīng)采取的糾正措施；在糾正偏差的過程中，繼續(xù)跟蹤檢查實(shí)施情況，形成反復(fù)循環(huán)的動態(tài)控制過程，直至合同目標(biāo)實(shí)現(xiàn)為止；(3)認(rèn)真履行合同中規(guī)定的義務(wù)，積極主張合同規(guī)定享有的權(quán)利；(4)作好合同變更的管理。在工程建設(shè)過程中由于設(shè)計(jì)變更、計(jì)劃安排的調(diào)整、施工條件的改變等會引起合同變更，當(dāng)變更發(fā)生時必須及時決策，并做好簽證工作，決策過慢會對施工造成影響，不及時簽證變更費(fèi)用的結(jié)算就會缺乏依據(jù)，也容易引起合同糾紛和爭議；(5)作好索賠管理。對施工單位提出的索賠必須及時建立索賠檔案，積極分析事件的原因，采取措施避免索賠事件的進(jìn)一步擴(kuò)大，對索賠事件進(jìn)行調(diào)查和核實(shí)，依據(jù)合同實(shí)事求是對索賠進(jìn)行審核。此外，作為業(yè)主還要對承包人的拖期交付、質(zhì)量缺陷等做好反索賠工作(6)協(xié)調(diào)好參建各方及各合同之間關(guān)系。

TU316

1674-3954（2011）03-0105-02