OneNote 2010在個人知識管理中的應用研究

☆ 侯琳琳 李玉斌

（遼寧師范大學，遼寧大連 116081）

隨著計算機技術和網絡技術的迅速發展，人類正全面進入信息社會和知識經濟時代，“知識爆炸”已經成為不爭的事實。要想解決“信息超載”的問題，提高工作效率，必須對個人的知識進行有效的管理，以適應社會飛速發展的需要，優化知識結構，進行知識更新，把積累的知識資源的效用最大化，實現知識增值和創新。OneNote 2010在這種情況下應運而生，為人們的個人知識管理提供了新的方式和方法。

一、個人知識管理概述

1.個人知識管理的概念

個人知識管理可以理解為在個人需要的基礎上有目的和有意識地利用具備搜索、存儲和交流等相應功能的知識管理工具，對知識進行獲取、組織、交流、共享和創新的綜合管理活動，從而整合與補充自己的信息資源，逐步建立與完善個人的知識體系，提高個人的適應性、生存能力和知識競爭能力。

2.個人知識管理的步驟

個人知識管理包括以下幾個關鍵步驟：

其一，知識需求分析:現代社會是知識海洋，盲目地接納知識費時費力，因此，個人應該根據自身工作學習的需要以及個人現有知識，有針對性地選擇知識。

其二，知識獲取：知識獲取是個人根據自身的需要，利用知識獲取工具選擇、提取知識的過程。在這個過程中，應注意過濾不必要的冗余信息，快速對信息的相關性、有效性和真實性進行判斷，丟棄無關信息。

其三，知識儲存與組織：知識儲存與組織是把個人獲取到的知識進行分類，并按類存儲。知識經過分類，就能充分地顯示出其系統性。依照知識之間的統一性、交叉性和排他性合理組織獲得的知識，使之序化，從而為今后知識的利用提供便利條件。

其四，知識表達與交流：知識的表達與交流是促進隱性知識與顯性知識之間轉換的必要過程，是獲得靈感、進行知識創新所不可缺少的條件，也是驗證知識與思想是否正確、合理的一個過程。

其五，知識共享：這是知識管理重要環節之一，是個人知識管理的必要前提，我們獲取知識，進行知識的交流都是依托在知識共享的前提之下的。

其六，知識創新：知識創新是個人知識管理的最終目標，是在前人知識的基礎上，通過自身總結、思考與實踐，促使隱性知識化和編碼化，發現知識新內涵和新作用的活動。

二、OneNote的主要功能與特點

OneNote2010是微軟Office2010辦公套件中自帶的一個筆記本組件，它具有強大的文件管理功能和人性化的讀寫界面，功能遠遠超過了記筆記這一項，越來越被人們賦予個人知識管理的意義。

1.記錄信息

記錄信息內容形式豐富，文本、圖形圖像、表格、數學公式、音頻（可現場錄制）、視頻（可現場錄制）；在記錄信息的過程中，OneNote提供很多有趣的功能。

其一，隨心閱讀和輸入信息，可手寫記錄，批注；頁面排版完全非線性，可隨意放置頁面元素的位置，就像在紙上一樣，您可以從空白頁的任意位置開始記錄，而不拘泥于行或列，但與紙不同的是，如果需要可以將筆記隨處移動。

其二，在應用程序之間無縫工作。采用停靠功能將OneNote置于屏幕一側，便于在Web上搜索信息、審閱Word中的文檔或制作PowerPoint幻燈片時，隨時都可用于記筆記或撰寫便簽，如果您需要記住創意的來源，使用“鏈接筆記”功能可以跟蹤信息的來源。

其三，屏幕截圖。這是Office 2010套件中幾乎每款軟件增加的功能，可將截圖直接插入到頁面中，且自動鏈接信息來源；掃描轉換圖片上的文字，利用它可輕松復制圖片上的或者平時不能直接復制的文字信息等，對于英文支持非常好，甚至復制出的文字還會保留原來的字體和大小，對于中文的識別率會差一點，不過也只需要少量修飾即可。

其四，在線會議記錄。軟件內部自帶視頻音頻同步記錄的功能，方便會議記錄使用。OneNote與Office，特別是Outlook高度整合，可以將會議記錄轉成Email發給相關的同事，并且在錄入時系統自動保存。

2.組織管理與搜集信息

其一，它的核心功能是分類體系。每個筆記本都是一組頁面的容器，每個筆記本劃分為幾個分區，每個分區中有若干個頁。我們都用過有不同彩色標簽的紙質的筆記本，OneNote就是仿照這種筆記本的分類方式：最大的單位是筆記本，一個筆記本內可以有多個標簽（OneNote中叫做分區），同類的標簽還可以組合在一起形成分區組，每個分區中有若干個子頁。通過這些分類體系，可使知識呈現樹狀結構，形成知識體系結構。同時它具有強大的標記功能，可以按重要程度為不同的信息做不同的標記。

其二，全文搜索功能，快速定位到自己的文件。以前最眼紅EverNote的就是Tag功能，就像博客文章一樣，能夠給不同的筆記設定不同的關鍵字，方便管理與搜索。但現在我覺得良好的分類，加上OneNote強大的搜索完全可以勝出Tag的管理形式，尤其是當你安裝了Windows桌面搜索之后，在OneNote中進行全范圍搜索只是眨眼之間的事。不僅可以搜索文字信息，還能搜索圖片上的文字信息，按標記搜索。

3.協作與共享信息

可以采用如下三種方式實現共享：電子郵件發送；發送到博客；共享文件夾，可以在局域網中、SharePoint中以及Internet上建立共享筆記本。在你編輯筆記的同時，你的同事可以在共享位置同時打開此筆記本進行編輯，默認情況下，當前用戶編輯的內容正常顯示，其他作者編輯的內容旁邊將顯示作者的姓名。

4.保護敏感信息

方便地為自己的個人隱私內容設置密碼，以保護信息的安全性。

三、利用OneNote進行個人知識管理

1.知識的獲取

個人知識的獲取，其實是個人學習知識、積累經驗的過程。個人知識的獲取主要是知識的學習，通過學習可以幫助個人系統掌握一些顯性知識，然后利用這些知識指導實踐。

在OneNote中使用鍵盤、手寫，屏幕截圖或錄音錄像的功能，您可以快速捕獲會議筆記、靈感觸發筆記、創意和想法、討論會錄音、訪談錄像、圖示等等。通過與Web瀏覽器以及Office系統特別是Outlook的方便集成，您還可以收集來自網站的剪輯，收集電子郵件，與項目、客戶、課程相關的各種材料，以及文件和圖片等等，并且跟蹤顯示信息的來源，方便日后再次查看詳細的信息。

2.知識的存儲與組織

日常生活中我們所接觸到的信息往往是雜亂無章的，這些雜亂無章的信息充斥在我們的頭腦中，要么轉瞬即逝，要么無法提取應用，使人往往產生“書到用時方恨少”的感慨，為了有效避免這一遺憾的發生，就需要我們養成勤于整理、勤于積累的好習慣。尤其是現代網絡社會，每天我們都充斥在信息的海洋中，為了使這些大量信息為我所用就更需要做到及時的積累和梳理。

個人知識管理的途徑很多，我們可以分門別類地把自己積累的知識存儲在一系列的文件夾中，也可以利用軟件技術進行個性化的管理。OneNote2010就是一種對知識進行分類管理的一種軟件，OneNote通過筆記本、分區、頁、子頁四個等級來管理知識,使凌亂的知識形成錯落有致的樹狀系統，對于個人的知識管理十分有效。

3.知識的共享

新時代更加崇尚個體之間的交流與協作，只有這樣技能與知識才能得到最大程度的共享，個人和團體的創造力才能得到最大的發揮，復雜的問題才能得到解決。知識的共享與交流是個人知識獲得的一個重要途徑，通過與他人溝通，可以審視自己的觀點、解答別人的問題、激發瞬間的靈感、創新個人知識。

OneNote 2010可通過發送電子郵件、發送到博客、共享筆記本等實現知識的共享和協作編輯。這可消除因信息單獨存儲在書面筆記、文件夾或用戶個人計算機上而產生的不便，有助于用戶更有效地協同工作。工作組可以輕松地共享信息、提高工作效率，并對項目、事件和目標進行更加有效地跟蹤。與共享筆記本上的多個用戶一起工作時，新內容將突出顯示，突出顯示使您可以清楚地看出自上次打開共享筆記本以來的新變化；版本控制功能提供了按日期和作者的版本歷史記錄，如果有人無意中刪除或移動了內容，您可以隨時查看修訂記錄和撤消更改；此外，處于聯機狀態時將自動合并和同步更改。對小組其他成員的注釋和評論進行分析、總結，提取其中的精髓，彌補自身思維和知識的缺陷，不斷加工和深化自己原有的知識結構，并激發產生新知識，即實現知識的利用和創造。還可與您的整個小組協作在共享筆記本中，即使未與網絡連接，所有人也可同時進行編輯和查看。每次有人更新筆記本時，OneNote都可無縫合并發生的更改。共享筆記本是一種極好的協作方式，可以查看小組收集了哪些信息、哪些文件和筆記可用作源，甚至還可以查看小組未完成的擬辦事項。

4.知識的利用

與其它同步或者異步交流工具相比較，OneNote的查找定位功能是它們無法企及的，它既可以使用復雜的語法結構作為搜索關鍵字，如對準確的詞組或短句加上引號、使用AND、OR和NEAR運算符完成復雜的搜索，也可根據書寫筆記的時間或頁面的標題來搜索筆記，并且還可以針對搜索范圍進行設定，所有工作區進行檢索，并對選定的工作區進行檢索。這樣參與者在協作討論的過程中，面對眾多的討論記錄可以通過關鍵詞或者時間定位自己想要了解的內容。OneNote會將搜索結果顯示出來，便于參與者清晰地了解到這些內容都分布在工作區的什么位置，更快捷地幫助參與者熟悉、梳理討論內容,以便于提出自己的看法。

[1]宮云鳳,戴心來等.基于網絡書簽的個人知識管理研究[J].中小學電教,2010,(10).

[2]梁文鑫,張生.OneNote讓網上協作討論更有效[J].中國遠程教育,2005,(12).

[3]管玨琪.基于Diigo平臺實現研究生個人知識管理[J].軟件導刊.教育技術,2009,(6).

[4]Jiahou’新浪博客.http://blog.sina.com.cn/s/articlelist＿1649275132＿0＿1.html.