禮貌原則在商務(wù)英語(yǔ)信函中的應(yīng)用①

吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)外國(guó)語(yǔ)學(xué)院 劉爽

在世界經(jīng)濟(jì)一體化的今天，各國(guó)之間的商務(wù)活動(dòng)往來(lái)越來(lái)越頻繁。商務(wù)信函作為商務(wù)交往中不可或缺的重要的溝通媒介，它不僅具有傳遞信息的功能，同時(shí)，也是公司間建立合作關(guān)系、開(kāi)展業(yè)務(wù)、達(dá)成貿(mào)易往來(lái)的重要手段，其撰寫(xiě)的得體與否對(duì)企業(yè)之間的貿(mào)易發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。眾所周知，禮貌用語(yǔ)在我們?nèi)粘５娜穗H交往中發(fā)揮著重要作用，同樣在商務(wù)交往中禮貌策略的應(yīng)用也顯得尤為重要，它能營(yíng)造一種尊重對(duì)方，尋求合作的氣氛，能給人帶來(lái)愉快的感覺(jué)，能夠迎合對(duì)方的心理需求，使雙方建立融洽的合作關(guān)系，無(wú)論生意能否談成，一封禮貌有加、措辭得體的商務(wù)信函都能傳遞一種友好坦誠(chéng)的信息，樹(shù)立良好的商務(wù)形象，也能為今后的貿(mào)易往來(lái)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文就語(yǔ)用學(xué)中利奇的禮貌原則對(duì)商務(wù)英語(yǔ)信函中所體現(xiàn)出來(lái)的禮貌現(xiàn)象進(jìn)行分析，希望能為商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作和教學(xué)提供幫助。

1 關(guān)于禮貌的語(yǔ)用研究

禮貌作為人類文明標(biāo)志的體現(xiàn)，人們?nèi)粘＝煌闹匾獪?zhǔn)則，也受到了語(yǔ)用學(xué)界的廣泛關(guān)注，在眾多的關(guān)于禮貌的研究中，要數(shù)利奇(Leech)的禮貌原則及布朗(Brown)和列文森(Levinson)的面子理論最為突出。英國(guó)語(yǔ)言學(xué)家Geoffrey Leech 等人提出的禮貌原則(politeness principle)，認(rèn)為在所有的語(yǔ)言交際中，交際雙方應(yīng)盡量地表示禮貌(maximize the expression of polite beliefs) 和盡量減少不禮貌的表達(dá)方式(minimize the expression of impolite beliefs)。利奇將禮貌原則具體化為六條準(zhǔn)則，即策略準(zhǔn)則、慷慨準(zhǔn)則、贊揚(yáng)準(zhǔn)則、謙虛準(zhǔn)則、贊同準(zhǔn)則和同情準(zhǔn)則，在這六條準(zhǔn)則中，策略準(zhǔn)則是最根本的一條準(zhǔn)則，也是應(yīng)用最廣、不可或缺的一條。與利奇的禮貌原則同樣突出的是布朗和列文森所提出的禮貌策略，通常被稱為面子保全論(Face-saving Theory，簡(jiǎn)稱 FST)。他們認(rèn)為，禮貌就是“典型人”(Model Person，簡(jiǎn)稱MP)為滿足面子需求所采取的各種理性行為。面子按交際雙方不同的要求分為積極面子(positive face)和消極面子(negative face)。積極面子是指希望得到別人的贊同和喜愛(ài)。消極面子是指不希望別人強(qiáng)加于自己，自己的行為不受別人的干涉、阻礙。布朗和列文森認(rèn)為，有些言語(yǔ)行為本身便具有威脅面子的性質(zhì)，他們將這些行為稱為威脅面子行為(face-threatening acts，簡(jiǎn)稱FTAs)。既然存在這樣的威脅面子的行為，他們認(rèn)為每一個(gè)典型人都會(huì)尋求一定的方式去避免這些面子威脅行為，或采取某些策略去減輕言語(yǔ)行為的威脅程度。進(jìn)而他們提出了五種補(bǔ)救策略：(1)不使用補(bǔ)救策略、赤裸裸地公開(kāi)施行面子威脅行為(bald on record without redressive actions)；(2)積極禮貌策略(positive politeness)；(3)消極禮貌策略(negative politeness)； (4)非公開(kāi)地施行面子威脅行為(off-record)；(5)不施行威脅面子行為(not doing the FTAs)。交際雙方為成功地達(dá)到交際目的，彼此不斷地估價(jià)丟面子的危險(xiǎn)性，并根據(jù)可能造成的侵害對(duì)方面子的危險(xiǎn)性的大小選擇適當(dāng)?shù)亩Y貌策略。布朗和列文森的面子保全論將禮貌的研究推向了另一個(gè)高度。此外，中國(guó)學(xué)者顧曰國(guó)、何兆熊、何自然、劉潤(rùn)清、徐盛桓等也對(duì)禮貌進(jìn)行了相關(guān)的研究，并取得了一定的成果。

2 禮貌原則在英語(yǔ)商務(wù)信函中的應(yīng)用

2.1 策略準(zhǔn)則(Tact Maxim)

用于指令和承諾，意欲使他人受損最小，受益最大。在商務(wù)英語(yǔ)信函中，應(yīng)采取尊重對(duì)方，以對(duì)方為重的態(tài)度。尊重對(duì)方是以對(duì)方為出發(fā)點(diǎn)，尊重對(duì)方的愿望、利益，切實(shí)滿足對(duì)方的需求。在商務(wù)英語(yǔ)信函中，人稱代詞的使用便可以體現(xiàn)出這一點(diǎn)。You 和your經(jīng)常用于商務(wù)信函當(dāng)中，傳達(dá)具有積極含義的信息，以此來(lái)體現(xiàn)以他人為重的態(tài)度，即我們經(jīng)常提到的you-attitude.。如下面的例句當(dāng)中，充分表現(xiàn)了對(duì)對(duì)方的重視和尊重：

例1：Your order is being dealt with and will be sent without further delay.

但是you-attitude并不代表在任何場(chǎng)合下都要以you或your來(lái)代替I, we 或our。我們所說(shuō)的you-attitude它所代表的是以他人為重，真正設(shè)身處地的為他人著想的態(tài)度。因此，在不同種類的信函中我們就要采用不同的人稱代詞。在傳遞消極信息的信函中，就要避免過(guò)多的使用you和your,因?yàn)楸旧磉@類信函所傳遞的信息是有損于對(duì)方利益的，這種情況下，如果再一味地使用you和your，那么勢(shì)必將對(duì)方受損的程度擴(kuò)大，使對(duì)方直接受到傷害，這時(shí)我們就要采取委婉間接地方式來(lái)傳遞信息，如：

例2：Your delay in delivery has caused problems on both our customer and us.

在例2中，Your delay的使用將對(duì)方至于直接被譴責(zé)的地位，損害了對(duì)方的面子。

2.2 慷慨準(zhǔn)則(Generosity Maxim)

用于指令和承諾，意欲使自身受惠最小，使自身受損最大。比如在回復(fù)投訴、索賠類的信函中，由于己方過(guò)失所造成的對(duì)方的損失，自身應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，態(tài)度上應(yīng)積極誠(chéng)懇，語(yǔ)氣上應(yīng)緩和禮貌，真誠(chéng)地表達(dá)歉意。在詞匯的選擇上，應(yīng)盡量選擇積極詞匯；在語(yǔ)氣的選擇上應(yīng)使用陳述語(yǔ)氣；在句型的運(yùn)用上也應(yīng)多采用肯定句，使對(duì)方感覺(jué)到你是在積極地面對(duì)和問(wèn)題。越是以這種方式來(lái)表達(dá)自身的過(guò)失，越是損害或威脅自身的面子，使自身受損越大，可是卻能使對(duì)方受益，充分體現(xiàn)了慷慨準(zhǔn)則。如下面的句子：

例3：We are confident that we can restore your engine to excellent working condition, and we would be happy to answer anymaintenance questions you may have.

在例3中，使用了如con fi dent，excellent, happy to answer等積極詞匯，陳述語(yǔ)氣及肯定句的選用向?qū)Ψ絺鬟_(dá)了積極處理問(wèn)題的態(tài)度，承諾向客戶保證最優(yōu)的服務(wù)和產(chǎn)品最優(yōu)的質(zhì)量，充分體現(xiàn)了慷慨準(zhǔn)則。

2.3 贊揚(yáng)準(zhǔn)則(Approbation Maxim)

用于表述類的言語(yǔ)行為中，意欲減少對(duì)他人的貶損，夸大對(duì)他人的贊揚(yáng)。無(wú)論在何種信函中，真誠(chéng)的贊揚(yáng)都會(huì)讓對(duì)方感覺(jué)良好。即使在普通的建立關(guān)系的合作類信函中，恰當(dāng)?shù)厥褂觅潛P(yáng)準(zhǔn)則都會(huì)收到事半功倍的效果，在信函中我們具體可以多使用積極詞匯、肯定句，采取積極肯定的語(yǔ)氣等。

例4：We appreciate the exceptional quality of your production and the way in which you have handled our enquiry.

在例4中，采用了積極肯定的語(yǔ)氣，句式上使用了肯定句，并主要應(yīng)用了積極詞匯，給收信人傳達(dá)了一種積極贊美的態(tài)度，使對(duì)方首先會(huì)在情感上接受。

2.4 謙虛準(zhǔn)則(Modesty Maxim)

用于表述類的言語(yǔ)行為中，意欲減少對(duì)自身的贊揚(yáng)，夸大對(duì)自身的貶損，在多數(shù)文化中，謙遜都不失為一種美德，謙虛待人會(huì)讓對(duì)方感受到尊重和禮貌有加。交易的雙方在地位上是平等的，即使有的公司要在規(guī)模上更大一些，都要表現(xiàn)出謙虛的態(tài)度，尊重貿(mào)易伙伴，謙虛準(zhǔn)則具體體現(xiàn)在商務(wù)英語(yǔ)信函中可以表現(xiàn)為使用情態(tài)動(dòng)詞過(guò)去式、虛擬語(yǔ)氣、條件句式等。情態(tài)動(dòng)詞過(guò)去式能使語(yǔ)氣緩和，表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的尊重，而降低自身的身份，以一種謙虛的姿態(tài)來(lái)處理事務(wù)，更容易使對(duì)方接受。如下面的例句：

例5：We would be very grateful if you could send us one as soon as possible.

例5集情態(tài)動(dòng)詞、虛擬語(yǔ)氣、條件句等于一身，充分表現(xiàn)了自身謙虛禮貌的態(tài)度。同時(shí)，疑問(wèn)句式通過(guò)詢問(wèn)別人的能力或意愿來(lái)表達(dá)一種請(qǐng)求或一個(gè)命令，在表達(dá)方式上比陳述句式更間接，語(yǔ)氣上更加委婉更能突顯禮貌。如

例6：May we expect your check soon, and an inquiry regarding our new product?

2.5 一致準(zhǔn)則(Agreement Maxim)

用于表達(dá)，意欲縮小自身和他人之間的分歧，盡力夸大自身和他人的一致。貿(mào)易往來(lái)歸根結(jié)底在于雙方能夠達(dá)到共贏，為了達(dá)到這樣的目的，交際雙方必須要尋求雙方的一致，致力減少雙方的分歧。在建立貿(mào)易關(guān)系，傳遞好消息類的信函中，寫(xiě)信人只要注意在語(yǔ)氣上積極肯定，多使用積極肯定的詞語(yǔ)，便不難尋求雙方的一致，但在一系列索賠類或拒絕類的信函中，便要注意如何在這種沖突的關(guān)系中尋求一致了。首先，我們要注意到，不要假定一定是對(duì)方的責(zé)任，這樣會(huì)在一開(kāi)始就將雙方置于一種對(duì)立的關(guān)系；其次，要盡量避免強(qiáng)硬無(wú)禮的措辭，這樣對(duì)達(dá)到自身的目的并無(wú)太多好處，相反卻會(huì)增加對(duì)方的反感。在信函的寫(xiě)作中，我們應(yīng)多使用一些委婉間接的表達(dá)方式，如模糊語(yǔ)、被動(dòng)語(yǔ)態(tài)、復(fù)合句等。如下面的例句：

例7：Our reminders about your past due balance have gone unanswered.Since you have always paid promptly, we must assume that some unusual circumstance has prevented a reply.How may we assist you?

例7中always, promptly以及unusual circumstance這些模糊語(yǔ)的使用大大降低了寫(xiě)信人強(qiáng)硬的態(tài)度，而是充分站在對(duì)方的角度考慮問(wèn)題，減小了與對(duì)方的分歧。

例8.：I should like to remind you that we have already paid for these cabinets.We really must insist, therefore, that you deliver them immediately or refund our money.

在例8中，寫(xiě)信人將有損于收信人面子的信息放在了從句當(dāng)中，而不是用簡(jiǎn)單句直接將此信息傳達(dá)出來(lái)，這樣可以弱化不利信息對(duì)于收信人面子的傷害。

例9：It seems that the machine was not packed properly or tested before dispatch.

在例9中消極信息沒(méi)有以主動(dòng)語(yǔ)態(tài)出現(xiàn)，將雙方的分歧減至最小。

2.6 同情準(zhǔn)則

用于表達(dá)和斷言類，意欲縮小自身對(duì)他人的反感，盡力夸大自身對(duì)他人的同情。在投訴、索賠等類型的信函中，寫(xiě)信人往往由于自身受到了損失而心中充滿怨氣，進(jìn)而有可能表現(xiàn)在信函的寫(xiě)作中。即便是對(duì)方確實(shí)有錯(cuò)誤，也不能在態(tài)度上表現(xiàn)出厭惡反感，而應(yīng)該表現(xiàn)出同情，同情對(duì)方展示了自身具有人情味的一面，也更突顯了禮貌。同理在回復(fù)索賠和投訴類的信函中，寫(xiě)信人也應(yīng)該考慮到對(duì)對(duì)方的難處及所受的損失，并給予同情。同情準(zhǔn)則與一致準(zhǔn)則相類似，在英語(yǔ)商務(wù)信函中具體表現(xiàn)為使用模糊語(yǔ)、情態(tài)動(dòng)詞、虛擬語(yǔ)氣、復(fù)合句、疑問(wèn)句等。下面我們以例7說(shuō)明：

在這段話中，作者使用了模糊語(yǔ)、情態(tài)動(dòng)詞、復(fù)合句、疑問(wèn)句來(lái)傳達(dá)了消極的信息，雖然信息的內(nèi)容對(duì)收信人來(lái)說(shuō)是不利的，但是由于寫(xiě)信人采取了以上的寫(xiě)作方法，使行文的語(yǔ)氣和態(tài)度都比較緩和，并在結(jié)尾充分的體現(xiàn)了對(duì)于收信人的同情，向?qū)Ψ絺鬟_(dá)了禮貌的態(tài)度。

通過(guò)以上分析我們可以看出，不同的準(zhǔn)則在商務(wù)信函中的具體應(yīng)用是相通的，沒(méi)有嚴(yán)格的界限，合理有效地利用這六條準(zhǔn)則將會(huì)使英語(yǔ)商務(wù)信函變得更加禮貌得體。

3 結(jié)語(yǔ)

眾所周知，英語(yǔ)商務(wù)信函在貿(mào)易往來(lái)中發(fā)揮著舉足輕重的作用，因此如何撰寫(xiě)一封禮貌得體的商務(wù)信函就顯得尤為重要，本文主要分析了禮貌原則在英語(yǔ)商務(wù)信函中的應(yīng)用，希望能對(duì)英語(yǔ)商務(wù)信函寫(xiě)作和教學(xué)提供一定的啟示和幫助。

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