臨床學院教學檔案管理規范探討

涂師平

(福建醫科大學第一臨床醫學院醫學教育科 福州 350005)

臨床學院教學檔案管理規范探討

涂師平

(福建醫科大學第一臨床醫學院醫學教育科 福州 350005)

做好規范教學檔案的管理,對督促教學工作,提高教學質量具有重要作用。

臨床學院 檔案管理

教學檔案是指各級各類學校及教工個人從事教學實踐活動和教育管理活動直接形成的,有保存價值的各種文字、圖表、統計報表、論著、聲像載體等不同形式的歷史記錄。它是學校教學工作的方針、政策、原則、方法、途徑和效果的真實記錄,是教學活動和教學研究中不可缺少的依據和參考材料,是了解教學內容,考察學校歷史,總結經驗教訓,改進教學管理,提高教學質量,促進學術交流的重要信息資源[1]。

1 教學檔案的種類

教學檔案種類繁多,目前也沒有很明確的分類,我們臨床學院是按以下分類：

1.1 教學質量保證

包含：(1)教學質量保證組織和評估制度,教學檢查、評價、監控的規章制度,本科生檢查性聽課制度,教學質量評定、教師資格評審以及教學獎勵方法等規章制度;(2)各年教學督導小組評議時間表,學生教學評議反饋表,歷年教學證書,課程進度表,考試質量分析和師生獎懲材料等原始記錄;(3)各教學崗位職責;(4)教學檢查、評價、監控的規章制度;(5)教學質量評定、教師資格評審以及獎勵辦法等。

1.2 教師培養材料

包含：(1)師資建設規劃,教師培養計劃;(2)教研室編制名單,導師名單,公派出國名單,在職研究生培養名單;(3)教師授課學時統計表,理論課教師任課情況等。

1.3 教學管理、教學活動

包含：(1)各年教學進度表,教案,試卷;(2)本科生檢查性聽課制度;(3)雙語教學材料;(4)典型病史詳細目錄;(5)教學大綱(五年制、七年制)等。

1.4 臨床科室的相關教學情況

包含：(1)醫院核定床位數,臨床實習床位管理數;(2)七年制學生與導師對應名單;(3)教學基礎設施、教室條件;(4)購置的科研設備,教室、示教室設備情況,教學儀器統計;(5)圖書資料購置等。

1.5 學生檔案材料

包含：(1)實習名單、實習成績,臨床技能操作考試成績;(2)臨床實習輪轉表;(3)實習生管床位數統計,操作項目規定數;(4)見習、實習醫生手冊等。

2 臨床教學檔案的特點

2.1 臨床教學檔案的載體較多

一般檔案的載體多為紙質。隨著個人計算機的普及,多媒體教學的推廣和網絡化教學的通用,現在教學檔案管理的載體可以包括：傳統載體、電子載體、網絡載體。目前高校多為無紙化辦公環境,網絡化教學的實施,讓許多文檔保存在服務器中,歸檔工作被大大簡化,定期由服務器管理員負責備份即可。

2.2 教學檔案來源分散

教學檔案來自教學工作的各個環節,來源比較廣泛。因此,使得教學檔案管理對細節的比較高,也要求檔案管理人員及時與各個來源渠道保持密切聯系,及時收集相應檔案。

3 教學檔案管理存在問題及對策

3.1 領導不重視

臨床教學檔案是臨床學院教育教學活動的真實記錄,是從事教育教學活動、學院管理、教學科研工作和教育督導評估必不可少的資料。因此,每個院系要有一位領導分管檔案工作,要把教學檔案工作列入學院工作計劃之一,重視臨床教學檔案收集、整理和管理工作。該分管領導應認真貫徹《檔案法》等有關法規、政策,并不定期選派檔案員外出進行業務培訓,提高臨床學院的檔案管理。

3.2 檔案制度不健全

制度是一切工作順利進行的保證,實踐表明,檔案資收集、管理工作與其他工作一樣,也必須要有完善的管理制度。臨床學院應建立健全《醫院檔案工作實施細》、《教學檔案歸檔范圍及管理度》、《專兼職檔案員崗位職責》和《檔案室的工作制度》等制度。用制度去規范指導教學檔案工作,保證教學檔案建設和管理的質量,使教學檔的管理制度化、正規化。

3.3 缺乏專職人員

教學檔案管理人員的業務素質參差不齊[2]。我院檔案管理人員都由醫療、護理或行政人員兼職做的,基本沒有接受過檔案管理專業的業務培訓,對檔案的工作均靠自己摸索,從客觀上對教學檔案的管理和開發造成很大影響。我們應加強這些兼職人員的培訓力度,提高檔案人員理論修養,業務水平以及管理能力。另外,為了讓教學檔案做得更規范,應該招聘一些優秀的高校檔案管理專業畢業生,專職做檔案管理工作。這樣才能改善教學檔案管理隊伍的整體素質,為高校教學檔案工作發展提供保障。

3.4 加強教學檔案管理的對策

(1)注意平時積累,突出特色材料。教學檔案建設是一項長期的工作,因此,在檔案建設過程中十分注重平時教學資料的收集和整理,還需對本學院有特色的教學內容認真收集,體現學院的臨床教學特色。

(2)設置時間節點,定期收集教學檔案,才能保證教學檔案的完整性。

(3)開發檔案資源,提高利用率檔案的價值和意義。有了完整、準確、系統的檔案信息,利用者就可以迅速地查找到自己所需要的資料,提高檔案的利用效益,才能吸引廣大教師隊伍對教學檔案的重視。

通過以上一系列措施,加強教學檔案的管理,規范檔案收集整理,提高檔案為廣大教師服務效率,讓陳年紙堆充滿活力,最大限度滿足師生員工的檔案利用需求,才能調動教師對教學檔案的收集的熱情,規范教學檔案的管理。

[1]趙蘭鳳.論教學檔案在教學活動中的重要作用[J].黑龍江檔案,2010,36.

[2]杜鴻,梁萍.做好附屬醫院教學檔案管理工作的思考[J].醫院管理論壇,2010,27(6)：42～44.

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1672-5654(2011)07(c)-0112-01

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