淺論檔案管理和利用中的保密工作

徐慧春

（中國人民銀行雞西市中心支行 黑龍江 158100）

隨著社會的發展進步，檔案資源的社會價值日益為公眾所認知，它的功能是其它信息資源無法替代的，所以利用檔案為人類社會實踐服務具有極強的現實性。但在大量檔案信息被挖掘利用的同時，也有一些因利用不當而造成失泄密問題。出現這樣問題所占比例雖然極小，但其負面影晌是不容忽視的。因此，在加大檔案利用力度的同時，還要注意檔案的保密工作，這已經成為檔案部門必須高度重視的問題。

一、當前保密工作中容易出現的問題

（一）思想認識上的麻痹。一些人保密觀念淡薄，認為市場經濟無密可保，在當前高科技發展的時代有密難保。檔案工作人員、涉密工作人員忙于具體業務，對經手的大量國家秘密見密不知密，習以為常，麻痹大意，對國家秘密的安全造成了嚴重的威脅。

（二）通信和辦公自動化程度不斷提高，對保密工作提出新的挑戰。隨著先進的通信工具和辦公自動化系統與設備被廣泛應用于辦公活動中，在極大地提高了工作效率的同時，秘密傳遞渠道的拓寬和秘密載體的多樣化，也使泄密的可能性大大增加。特別是無線電技術、紅外、藍牙、激光、計算機等高科技手段的普及，使保密與竊密之間的斗爭更加尖銳復雜，涉密檔案文件的保密工作面臨嚴峻挑戰。

（三）保密制度不健全，措施不落實。《檔案法》、《保密法》及其〈實施辦法〉為我們做好各項保密工作提供了法律依據和行為準則，保密單位根據各自的情況也制定了相應的保密法規、制度。但是仍存在領導不重視、措施不落實、制度執行力欠缺等情況，使檔案保密工作出現空檔，失密情況時有發生，給國家、集體和個人帶來不可估量的損失。

（四）定密上的隨意性。定密工作是檔案保密工作的基礎，《保密法》規定國家秘密需要“依據法定程序確定”。但一些單位為了保險，隨意擴大定密范圍，把不是國家秘密的檔案定為秘密級，把應定為秘密的檔案定為機密級。還有的單位為了省事，對該定密的不定密，或為了外出攜帶方便，怕遺失后承擔保密責任而不定密級。

（五）密與非密文件資料混合組卷。《檔案法》第十四條規定：“保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的法律和行政法規的規定辦理”。它明確規定了標有密級的文件資料必須單獨立卷。但在調查中發現，有的單位在文書立卷時不按照檔案法規定進行立卷，在文件分類時，沒有把密級的文件單獨立卷，把密與非密文件混合組卷，給檔案的管理和開發利用造成了嚴重的影響。

二、如何做好檔案管理和利用中的保密工作

（一）加大學習宣傳力度，強化保密觀念和保密技術手段。思想上保密意識的強弱，安全防范教育的好壞，是做好保密工作的前提，因此，必須強化全員保密教育，增強保密意識，這是做好檔案利用工作的客觀需要。通過宣傳教育提高工作人員對保密工作的認識，使之明確加強保密工作是維護國家安全、擴大改革開放、搞好經濟建設的重要保證。檔案工作者要加強對新知識、新技術的學習，做到既精通檔案業務和保密要求，又能夠較為全面地掌握計算機信息系統的管理和技術防范手段，通過新技術手段進一步把保密工作做實、做好。

（二）強化檔案庫房的科學管理。檔案庫房管理是檔案保密的重點，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。在檔案管理的實踐中，有些單位通常將檔案庫房附設在機關辦公樓之中。從保密管理和檔案安全的角度來講，不是隨意的任何一間房間都能夠拿來作檔案庫房使用的。按照檔案保密和安全管理的要求，檔案庫房不適合設在辦公樓的最底層尤其是不具備通風防潮條件的地下室，檔案庫房應配備防盜門、鐵欄窗、煙感器、電子監控設備等，以達到防盜等要求。同時，還應努力做到檔案庫房、檔案工作人員辦公室、閱檔室之間的三分離。要嚴格檔案庫房的管理，指定專人進行負責，制定嚴密的檔案庫房管理制度，禁止無關人員出入。

（三）加強涉密檔案的科學管理。直到現在，一些單位還存在把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供的現象，留下了擴散機密的隱患。針對這種問題，可以采取對已經混訂在卷內的密級文件可以原封不動，但在一般查檔中只提供所查內容，不提供含涉密文件的原卷辦法加以解決。特別是在2000年中華人民共和國檔案行業標準發布以后，按照新的《歸檔文件整理規則》將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。因此，調閱檔案時要以件為單位進行提供，以避免擴大涉密文件閱知范圍。立檔單位應嚴格按照《檔案法》要求，對密級文件單獨立卷，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞因混卷在提供利用過程中造成機密擴散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調密不便的問題。同時，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄，建立涉密文件統計臺帳及存放地點索引，為科學的管理、有效的保密、及時的利用創造條件。

（四）做好檔案利用中的監督工作。檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體來說，檔案利用監督可以從以下兩個方面實施:一是強化制度建設。建立健全立卷歸檔、檔案查閱、檔案保管等一系列工作制度，堅持把保密要素滲透到檔案管理的各個環節，做到用制度管人、靠制度管事，增強檔案管理人員的責任意識，進一步規范保密人員的工作行為，杜絕檔案保密工作的主觀隨意性，防止因工作失誤而造成失泄密責任事故。二是強化監督措施。在利用中，要了解和掌握檔案利用人的心理與思想動機，根據不同的利用對象的不同目的，加強重點監護。在條件允許的情況下，檔案館室還應該安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案，避免檔案損失。

（五）做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作。首先應明確檔案保密期限與保密期限的區分原則。確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實意義和歷史意義，依照本單位的工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。《保密法》第十五條中規定：“國家秘密的保密期限，應當根據國家秘密事項的性質和特點，按照維護國家安全和利益的需要，限定在必要的期限內，不能確定期限的，應當確定解密的條件。國家秘密的保密期限，除另有規定外，絕密級事項不超過三十年，機密級事項不超過二十年，秘密級事項不超過十年”。由此可知，保密期限是依照國家秘密事項在一定時間內，如泄露或公開，將對國家的安全和利益造成的危害來進行確定的。這里所說的“另有規定”主要是指在保密事項范圍中明確規定某類國家秘密事項保密期限為“長期”的情況。這些國家秘密事項具有較強的穩定性，長期關系國家安全和利益，即使確定為本款限定的最長的保密期限，也難以滿足保密需求。在授權機關做出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

（六）做好檔案密級的調整工作。檔案在管理過程中，其密級不會是固定、一成不變的，檔案的密級會隨著時間的推移和文件貫徹的情況而發生變化的，其基本變化一般為升密、降密，直至解密。總的來講，變化的原因有三項：保密范圍的變化，密級文件作用的變化，保密時限的變化。對只標有密級而沒有保密時限，要按照《保密法》關于劃定密級和保密期限屆滿自行解密的要求進行調整。對涉密檔案要定期審核，應當自行解密的自行解密，需要延長保密期限的，要在原保密期限屆滿前重新確定保密期限。要主動接受保密部門對調整密級工作的監督指導，齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定，嚴格確定密與非密的劃定原則，嚴格劃清密與非密的區分界限，要明確哪些檔案能夠開放利用，哪些檔案必須限制在一定范圍內利用，哪些檔案不能開放提供利用，為進一步強化涉密檔案建設打下扎實的基礎。

（七）正確處理好檔案保密與利用的關系。在日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，長期埋頭苦干，默默奉獻。在實踐中，有的同志過于強調保密要求，因噎廢食，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象，由此產生大批檔案得不到充分的利用的弊端，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案資源浪費。一方面，導致單位領導和相關人員不能及時全面地了解情況，使檔案得到有效地利用；另一方面，檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案管理人員改變觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。保密檔案應該注重保密工作，但要清醒地認識到保密與利用的辯證關系。保密的目的之一是為了科學地利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的保存價值。同時，也要注意，檔案利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用勢必會給黨和國家的安全和利益造成危害。因此，對檔案工作來說，保密與利用兩者都至關重要，決不可偏廢。