人事檔案管理工作如何適應(yīng)當(dāng)前人事制度改革的需要

劉德鋒

（齊齊哈爾農(nóng)業(yè)機(jī)械化學(xué)校 黑龍江 齊齊哈爾 161041）

人事檔案管理工作如何適應(yīng)當(dāng)前人事制度改革的需要

劉德鋒

（齊齊哈爾農(nóng)業(yè)機(jī)械化學(xué)校 黑龍江 齊齊哈爾 161041）

干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策，在培養(yǎng)選拔和任用干部工作中，形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷，政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料，經(jīng)集中整理而成的個(gè)人卷宗，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。隨著人事制度改革不斷深化、人事檔案管理職能、管理內(nèi)涵及管理手段的發(fā)展，人事檔案工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新必須適應(yīng)人事制度改革發(fā)展的客觀要求。

一、人事制度改革如何做好人事檔案的安全保密工作

安全保密是指干部人事檔案許多信息需要嚴(yán)格限制知情范圍或嚴(yán)格保密，一是涉及黨和國家秘密的信息必須嚴(yán)格保密：二是組織內(nèi)部掌握的信息需要嚴(yán)格保密；三是干部個(gè)人的私密不能擴(kuò)散。在人事制度改革的今天，如何做好干部人事檔案的安全保密工作呢？第一，建立查借閱工作基本原則，配備專職檔案管理人員，檔案管理人員要嚴(yán)格按照此原則工作，從而保證干部人事檔案在借查閱過程中信息不會(huì)泄露。第二，要注意轉(zhuǎn)遞過程的安全。如果干部的所在單位或主管部門發(fā)生變化了，干部人事檔案管理部門要將其檔案轉(zhuǎn)遞給新的主管單位干部人事檔案管理部門，要防止干部人事檔案失控或出現(xiàn)“無頭檔案”，要專人專遞，嚴(yán)禁個(gè)人攜帶，私自郵寄，以免在轉(zhuǎn)遞中失密或失控。

二、建立統(tǒng)一的管理體系，把干部和工人的人事檔案擺在同樣重要的位置

傳統(tǒng)的人事檔案工作實(shí)行分類管理，并以干部管理為側(cè)重點(diǎn)。人事制度改革對(duì)原有的管理模式提出了挑戰(zhàn)。人事檔案種類的劃分是以當(dāng)事人所從事的社會(huì)分工活動(dòng)為依據(jù)的，而人們所參與的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)又是在不斷變化的，所以說，各類人事檔案一開始就是互相轉(zhuǎn)化、互相包容的。這種特征還會(huì)隨著人事制度的改革進(jìn)一步顯現(xiàn)。

三、人事制度改革需要檔案更能全面地反映各類人員的特點(diǎn)，必須提高檔案材料的質(zhì)量

選拔人才要對(duì)干部進(jìn)行歷史地、全面地考察了解，不僅要看干部的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，還要看干部的一貫表現(xiàn)，不僅要看一時(shí)一事，還要看干部的全部歷史和全部工作。人事檔案是人事部門任用干部的重要工具，是“選賢舉能”的重要依據(jù)。所以，必須建立以下8項(xiàng)工作制度和20種登記簿，只有這樣做才能高質(zhì)量的人事檔案，具體的8項(xiàng)制度為：《人事檔案材料收集補(bǔ)充制度》、《人事檔案材料鑒別歸檔制度》、《人事檔案整理工作制度》、《人事檔案提供利用工作制度》、《人事檔案轉(zhuǎn)遞工作制度》、《人事檔案保管與保護(hù)制度》、《人事檔案保密制度》、《人事檔案檢查核對(duì)制度》。具體的20種登記簿為：《接收人員人事檔案材料登記簿》、《轉(zhuǎn)出人員人事檔案材料登記簿》、《復(fù)制人員人事檔案材料登記簿》、《銷毀人員人事檔案材料登記簿》、《缺少人員人事檔案材料登記簿》、《剔出人員人事檔案材料登記簿》、《人事檔案名冊(cè)》、《查閱人事檔案登記簿》、《借閱人事檔案登記簿》、《接收人員人事檔案登記簿》、《轉(zhuǎn)出人員人事檔案登記簿》、《轉(zhuǎn)出人員人事檔案通知書》、《人事檔案變動(dòng)情況登記簿》、《死亡人員人事檔案登記簿》、《無頭人員人事檔案登記簿》、《檢查核對(duì)人員人事檔案登記簿》、《庫房溫、濕度檢查登記簿》、《人員人事檔案管理情況統(tǒng)計(jì)登記簿》。

四、人事制度改革使檔案管理的工作量增大，人事檔案必須逐步過渡到電子檔案

由于機(jī)構(gòu)改革和人事任免制度改革，人才流動(dòng)日益頻繁，人事管理日趨復(fù)雜。雖然機(jī)構(gòu)改革使人員分流，但人才隊(duì)伍還在不斷增長，人才檔案數(shù)量越來越多，各類人員社會(huì)活動(dòng)節(jié)奏加快，經(jīng)歷不斷豐富更新，每年需歸檔的材料也增多，所有這些都使檔案管理工作量大大增加。另一方面，人才市場的建立，社會(huì)各方面對(duì)人事檔案利用的需要越來越迫切；經(jīng)濟(jì)建設(shè)信息靈敏，瞬息萬變，要求人事檔案能迅速準(zhǔn)確的提供服務(wù)。只有應(yīng)用現(xiàn)代管理手段，檔案管理人員才能從繁瑣的手工勞動(dòng)，逐步過渡到利用電腦管理技術(shù)建立電子檔案上來。

五、電子檔案管理需要高素質(zhì)的檔案管理人員

檔案管理人員是人事檔案工作的主體，起主導(dǎo)和支配作用，提高檔案管理人員的思想政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)技能素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，是提高人事檔案工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。先進(jìn)的管理手段，要有優(yōu)秀的專業(yè)人才。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展并廣泛得到應(yīng)用的今天，檔案管理人員要加強(qiáng)科學(xué)文化知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；要培養(yǎng)勇于改革創(chuàng)新的精神，更新觀念，大膽探索電子檔案管理新技術(shù)；要及時(shí)掌握黨和國家最新的人才政策、人事制度和當(dāng)前人才流動(dòng)規(guī)律；要培養(yǎng)一絲不茍、認(rèn)真細(xì)致的敬業(yè)精神，以適應(yīng)人事檔案管理日益復(fù)雜、逐步現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢；要把學(xué)習(xí)掌握的計(jì)算機(jī)知識(shí)與人事檔案工作的實(shí)際有機(jī)地結(jié)合起來，與時(shí)俱進(jìn)，從而適應(yīng)人事制度不斷改革的需要。