年鑒信息糾錯機制建設——以高校年鑒為例

崔敏華

（東華大學 上海 200051）

年鑒作為一種嚴謹、科學的綜合性資料性工具書，具有記錄史實、資政參考和傳承文化的作用，而準確、翔實的數據、信息則是其發揮各項功用的基點。《漢書·河間獻王傳》中曾載“修學好古，事實求是。從民得善書，必為好寫與之，留其真。”但在實際工作中，年鑒數據、信息的收錄整理難免出現訛錯。

年鑒數據、信息的訛錯一般可以歸結為兩類，一是有錯，如不符合事實，不符合黨的路線、方針、政策和國家法律法規，不符合科學常識等；二是有誤，如表現為時間、地點、人物等信息要素表述不全，信息內容疏漏或前后交叉，統計口徑、時間斷限不一，標點符號使用不當，筆誤等。此時，需要的不僅是編校人員的職業素養，更是對具體工作機制的考量。要保證年鑒的編纂質量，必須要建立自覺自省的信息糾錯機制。高等學校年鑒作為教育年鑒的一種，于此也可管窺一斑。

一、建立年鑒編纂信息糾錯機制的必要性

（一）它是年鑒編纂工作機制的主要內容

盛世修史。高校年鑒自上世紀80年代興起發展至今，或是統計年鑒或是綜合性年鑒，基本上達到“每校一鑒”，每年的年鑒編纂已然成為各高校的一項常規性工作。據筆者了解，上海高校的年鑒編纂基本掛靠于各校檔案館或黨辦、校辦部門，并有專兼職人員負責，實行部門供稿制。其中，就部門供稿來說，一方面，“鐵打的營盤，流水的兵”，供稿人員更迭頻繁；另一方面，思想重視度、文筆水平、文體風格等也是參差不一。因此，要保證年鑒編纂質量，必須通過制度來保全。

（二）它是確保年鑒信息全面準確的必然要求

年鑒收錄信息的基本要求就是全面準確。具體體現在“求全”和“求實”兩個方面。

“求全”是由年鑒的工具書性質決定的。作為高校年度教育工作發展全方位、各層次信息收錄的集合體，年鑒編纂不得漏項，特別是不能缺要項。但是，這里的“全”并非是事無巨細照單全收，而是要去粗取精，大事不漏，微事、常事不收。事實上，高校年鑒編纂一直在擴容與保質的道路上糾結行進，一方面，要盡可能收納各類信息內容，全面而立體展現學校的發展，另一方面，要對各類信息進行甄選，保證收錄信息的價值性。

“求實”則是由年鑒的科學性、權威性決定的。年鑒編纂要求直書其意，擠干所有“水分”，避免大話、空話和套話。尤其是年鑒收錄的各類數據，如學生數，教職工數，科研經費、項目數等等，更是來不得絲毫訛錯和虛假。因此，無論是“求全”還是“求實”都需要對年鑒所錄信息予以仔細分析、鑒別。

（三）它是解決年鑒信息共時性與高校工作學年性之間矛盾的重要措施

年鑒信息的共時性，往往表現為年鑒收錄內容的年度性，即其收錄內容時間斷限清晰，為一年內所發生的事實信息。但是，一般高校的管理與運作卻是學年制的，這樣的時間分割很可能造成各類統計報表、數據、信息等出現跨年度性，從而給年鑒的信息收錄帶來難度。這就需要進行必要的甄別和分析，防止出現越限或重復錄入等重大錯誤。

二、年鑒編纂信息糾錯機制的建設內容

所謂信息糾錯，即是發現所錄信息之錯誤，并能與之矯正。作為完整的高校年鑒信息糾錯機制應是構建在不同部門和人員之間的支持、協調、配合基礎之上，經預防和補救兩種作用，初審、復審、終審及校對等各環節，確保編纂質量。其中，預防為糾錯機制針對未然錯誤所起的一般作用，補救則是針對已然錯誤而起的特殊性矯正行為。下文僅從這兩方面作用，以實踐角度探討如何構建年鑒編纂的信息糾錯機制。

（一）建立全局統籌的自糾機制。年鑒編纂向來大事不漏、小事不入，大事了然于胸，自然能在總體方向把握上不出差錯。高屋能建瓴，年鑒編纂中的宏觀整體的信息意識很重要，學校概況、大事記就是很好的統觀全局的視覺點。特別是大事記，按時間順序記載了高校年度發展大事要事，既是學校發展的歷史縮影，又是整本年鑒的提綱要領。作為年鑒的編校人員，不僅要全面而重點地編寫好大事記，更要善于利用大事記“一葉知天下”“一孔窺天下”的作用，通過它來對收錄信息予以查漏補缺，并解決各類信息之間的前后矛盾和交叉重復現象。

（二）建立嚴格的層級審校制。三審三校是我國出版工作的基本制度。“三審”指的是一篇稿件要經過從責任編輯初審加工、部門負責人復審把關到總編（主編）終審簽發三個環節。“三校”指的是從稿件編輯到最后簽發，最少要經過專職校對人員三次校對。年鑒因為部門供稿，文出多處，雖然不一定公開發行，但也必須遵循該制度——要明確編纂過程中初審、復審、終審和校對等各環節的工作任務和崗位職責，做到職責具體，責任明確。

實際工作中，因各高校一般均有專職編纂人員，“三校”可以輕松落實，“三審”則往往被簡化，甚至落至“采編合一”的地步。此時，考量的不僅是專職編纂人員的文字功底，更是其綜合素養。要通過聯系、溝通，獲得領導、主管部門的支持以及其他部門的配合，將審校制嚴格執行下去。

“三審三校”過程中，還要善用、慎用網絡等新媒介。當下是信息發達、膨脹的社會，任何關鍵詞均可在網絡上收羅一二，一方面，確實豐富了信息渠道來源，方便了信息的收集與核實，另一方面，各類信息難免會有打架、爭議之時，因此，必須審慎面對各類新媒介，將其與檔案查詢、當事人口述等傳統方式結合，明辨真偽。

（三）建立文責自負的纂、審署名制。年鑒編纂必須實行部門供稿、文責自負原則，只有防守好了這道底線，才能有效保證年鑒收錄數據、信息的準確與正確，畢竟，各職能部處、學院是各大事件、事實的直接參與者，他們掌握著最全面的一手信息，來源自然可靠的多。年鑒的編纂人員，說到底，只能負責統稿與校對。具體操作中，可以通過實施署名制來實現，即初稿、校樣稿直至以后的成稿（包括最終出版物）中，必須直接標注部門供稿人及審稿人姓名。

（四）建立信息編審的關口前移制。高校年鑒信息收集、整理的工作量很大，如若臨渴掘井，等編纂時才開始收集，不僅要花費很多的時間和精力，而且會忙中出錯。因此，應將信息的收集、整理、審查前置，放在平時的工作中。學校的各類文件，會議材料、記錄，院處工作計劃、總結，大事記，照片，以及網絡新聞報道等所有年鑒編纂需要的素材均可在日常工作中加以積累、審核。

（五）建立出版差錯的事后救濟制。除以上預防性措施外，針對已然出現的錯誤，還要建立收錄信息的事后救濟制。年鑒具有延續性，一旦已出版年鑒信息有錯或有誤，應在下年度年鑒中及時拾遺補缺、訂訛正誤，同時，對相關責任人可予以內部通報。

[1]吳紅.高校年鑒編纂要把好“四關”[J]浙江檔案.2007（1）.

[2]李殷青.高校檔案部門承編年鑒的幾點思考[J]蘭臺世界.2009（3）下半月.

[3]陳軍.高校年鑒編纂規范性研究初探[J]中國電力教育.2010（7）.