淺談立卷說明在檔案利用中的作用

夏 慧

（廣東肇慶學院綜合檔案室 廣東 肇慶 526061）

檔案是人類文明的伴生物，具有獨特的、重要的、廣泛的社會作用。檔案工作者對檔案實體進行收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索等具體業務工作的主要目的是使檔案利用者能方便、順利地獲取檔案信息，最大限度地實現檔案的價值，可以說，檔案的價值是由檔案利用工作來體現的，而立卷說明的擬寫又是做好檔案利用工作的重要環節。

一、立卷說明及其主要內容

立卷說明是立卷單位在每年的立卷任務全部完成后，為了向檔案館（室）移交，為了日后的保管和利用，對當年的機構、主要職能活動、立卷歸檔情況等大體內容所做的簡介和說明，它是立卷歸檔工作的重要組成部分。其主要內容包括：

（一）本單位基本情況，說明本單位的名稱、性質、隸屬關系、工作職能、年度工作概況。

（二）現任黨政領導成員任職及其變化情況。

（三）組織機構設置與變動情況，主要是內部機構的增減、分合、更名等。

（四）本年度檔案立卷情況，主要說明立卷工作的組織情況、文件材料完整程度、案卷數量、有何缺陷和問題等。

二、編寫立卷說明的好處

立卷說明是提示立檔單位當年的簡況和立卷基本情況的文字材料，與案卷目錄、卷內文件目錄匯編在一起成為檔案目錄（也稱全引目錄），是一種常用的檢索工具。實踐證明，編寫立卷說明實用性強，具有以下幾點好處：

（一）是查閱檔案的指南。以往文件材料難以查找的大致原因是：組卷不合理，把同一個問題、同一價值的文件分開立在幾個案卷里；標題不確切，沒有揭示卷內文件的內容；年代不清楚，甚至幾年的文件混在一起；分級不恰當，割斷了文件之間的聯系；文書處理制度不健全，文件收集不齊全；機構變化頻繁，沒有記載。利用者往往也說不清所查檔案的具體時間或準確的主題詞，再加上以前的檔案分類整理標準與現在不一樣，如果僅僅按卷內文件目錄查，只能逐類、逐年、逐份檔案查，不知道要翻閱多少案卷才能查到結果。但如果在整理檔案時每年都附有立卷說明，利用時先查閱立卷說明，以立卷說明為指南，再查當年的案卷目錄、卷內文件目錄，就不必逐卷翻閱，提高了工作效率。

（二）能確定檔案有與無。由于立卷說明是依據檔案材料而撰寫的，它揭示和介紹了本年所存檔案的基本內容和成份，在一定程度上提高了檔案的查全率和查準率。通過它可以解答檔案有與無的疑問，特別是在內部機構變化頻繁、業務時合時分、年代久遠，很多事情似有似無的情況下，直接查閱立卷說明就能知道了，不需接待人員到庫房取檔案，縮短利用查閱檔案的時間，提高了利用效果。

（三）方便領導掌握情況、研究工作。單位領導在研究工作時，如果需要查找本單位工作活動、基本數字等材料，就要翻案卷、找報表，非常麻煩。有了立卷說明就比較容易了，特別對新來的領導熟悉情況，更能起到助手作用。

（四）有利于延長檔案的壽命。立卷說明的編寫為利用者提供了部分檔案信息，相對減少檔案本身抽插次數和磨損，對保護檔案原件有益處。

（五）是積聚編研素材的途徑之一。立卷說明以綜合記載一個立卷單位一年的全部工作活動形式的檔案為主要內容，具有真實性、系統性的特點，為編寫大事記、組織沿革、全宗介紹、校史等其他檢索工具及編研材料提供了條件。

三、編寫立卷說明應注意的幾個問題

由于檔案整理時有完備的案卷目錄及卷內文件目錄，尤其是近幾年來又有了先進科學的電子檢索工具，因此在利用工作中往往較少查看立卷說明，其重要性也未被充分重視；立卷說明的擬寫比較隨意，沒有一個嚴格的標準，編寫質量參差不齊。

在檔案主管部門制訂一個具體標準之前，如何保證立卷說明的編寫質量呢？筆者認為：

（一）編寫前要有針對性地廣泛搜索所需要的材料，以確保檔案信息足夠豐富，最好是對照當年的文書檔案卷內文件目錄，收集立卷單位當年的人員編制、機構設置和變動、人事任免、主要任務和職能，重大業務活動和中心工作等方面有價值的文件材料。

（二）對搜集來的材料進行挑選和考證，并根據本單位的工作性質有所側重，做到去粗取精，去偽存真，堅持一切從實際出發，實事求是。只有這樣，才能如實地反映事物的本來面貌，確保立卷說明的可靠性和真實性。

（三）摘寫內容簡明扼要、文字表達準確無誤，盡量不用大概、大約等不確切的字詞。

（四）編寫立卷說明要著重客觀地記述事實，一般不加評述，不作分析和闡述，不要作者的觀點，只要實事求是地提供事實的脈絡即可。

（五）選編初稿，經立檔單位負責人審核后再打印，以免出現大的差錯。

總之，立卷說明的編寫是一項非常有實用價值的工作，它不僅是檔案檢索利用工作的需要，也是檔案整理工作的自我完善和發展，對于檔案管理人員盡快熟悉檔案，了解歷史背景，進一步提高案卷質量都是十分必要的，同時立卷說明寫起來也不是很難，只要我們在立卷時稍加重視，日后的作用就會顯現出來，年代愈久，其作用愈明顯。

[1]楊友秀《檔案工作基本理論與方法》.

[2]馮惠玲等《檔案學概論》.