信息時代高校檔案圖書情報一體化研究

孫楊民

（佳木斯大學檔案館 佳木斯 154007）

現代社會的發展越來越依靠科技與知識的積累與支撐，作為高校它既承擔著為社會培養輸送人才的重任，同時也肩負著科研攻堅的使命，因此如何有效將知識信息在高校的“產品”上更好的展現出來成為其使命實現的關鍵。檔案、圖書、情報同屬信息，它們作為重要的信息資源各自具有獨特的價值，不可能相互取代。對于在信息時代背景下的高校核心競爭力和持續發展的實現，不僅需要師資、硬件基礎、資金支持，也需要在豐富的信息、科技、管理等以知識為基礎的信息資源的有效開發和利用，這種內涵式發展的孕育有利于高校適應社會要求和向外延拓展。

一、高校檔案、圖書、情報一體化發展的依據

對于檔案、圖書、情報來說，在來源、特點是不同的，因此各自承擔的社會作用呈現差異性。然而追溯起來，在人類文明的發展歷史上最早圖書和檔案并不能明確的區分，“圖書淵源于成文的記錄和檔案”，周文駿先生說“書籍是文獻最古老的類型(初始階段它和檔案難以區分)”。甲骨文也被認為是圖書和檔案共同的早期形式，這成為它們共通的物證。而它們的分化是隨著社會發展中人類知識積累與信息傳播深化，而呈現出不同的發展道路，但這抹殺不了原本它們同源的事實。

在學科的研究演進中，史實的追蹤與判斷、現實的分析與討論以及未來的預測與展望或多或少體現出了理論界的一致意見，即社會越來越需要信息資源，而檔案、圖書、情報的信息資源整合也有了契機，它們的整合將提供豐富的信息資源，形成最大程度的信息資源共享并為社會發展提供動力。理論研究有更多的人從三者信息整合提出了意見，如黃宗忠提出文獻信息一體化的觀點，弗來德里克·M·邁勒也提出“多年來，檔案學家認為檔案手稿不能達到標準化，也不能進行資源共享，因為所藏資源都是孤本，在圖書館技術和自動化的影響下，這種情況要改變。”

事實證明，高校師資水平和科研能力的提高是與高校檔案、圖書、情報信息的豐富程度和利用程度息息相關的，而師資與科研的不斷提高更為圖書、情報、檔案信息的豐富提供了材料和成果，這將形成一個良性循環式的發展。社會信息化的當今需要高校的知識輸出與創新輸出，這無疑形成對信息資源的強大需求，而整合信息資源是針對當前各自為政、互不溝通，甚至在很大程度上會形成資源建設浪費的情況，這有利于避免高校教學和科研利用信息資源效率的降低，促進信息資源共享改變當前存在的“信息孤島”現象，并帶來效益和價值的擴大。

二、高校檔案、圖書、情報一體化實現的可能

社會信息化背景下，高校著手從信息資源共享的角度提升層次水平已經是大勢所趨，這成為檔案、圖書、情報工作的一體化發展的源源不斷的需求。對于檔案、圖書、情報工作的一體化構建，我們需要從內在的聯系和外部條件綜合考慮看是否有實現的可能和基礎。

1、一體化構建有一定的管理方法基礎。由于檔案、圖書、情報作為信息資源，都是為了滿足利用的需求，因此管理方法體系上有很大的相似之處，即是從收集、整理、分類、著錄、檢索和利用環節上的設置，雖然只是在具體的實現上各自有不同的方法，但在提供檢索和滿足需求這一定是有共性的，這使在共同承擔為高校提供高質量的信息資源任務時，相互之間有不可分割的聯系，然而實際中各自為政的管理方式，又限制了這種共享的實現。

2、計算機技術、網絡技術和信息處理技術的發展為一體化提供了技術保障。目前檔案、圖書、情報都在進行信息化建設，這是適應現代科技發展要求的努力，從縱向上看它們各自有優勢又有缺點，而從橫向上看它們又有能夠互補之處，這種互不能夠在應用現代技術基礎上實現。一方面，計算機、掃描儀、縮微和通迅設備的推廣和使用為信息的整合利用提供了硬件基礎。一方面，現代技術的發展使即使在實體載體實行分管的情況下，也能夠實行數字化共享。可以為此建設信息管理系統平臺，并與不同信息的數據庫相聯，當然這還不算是一體化的真正踐行，還要求共同開發信息和資源配置以及提供檢索，才算是真正意義的一體化管理。

3、高校校園網絡的發展為一體化管理提供了平臺。目前各高校已經基本實現了自動化辦公網絡和校園網絡的建設，而且已經深入人心和得到了校園用戶的廣泛認可，這一基礎平臺是可資利用的。網絡化技術平臺的提供，解決數據庫的對接和聯機訪問，這無疑會為一體化建設在網絡的實現上省去很大的人力、財力，也能夠促進一體化的早日實現。

4、檔案、圖書、情報一體化面臨的困境。目前檔案、圖書、情報處于各自為政、封閉管理的現狀，傳統的管理觀念在各自的規劃中占居主導，限制了信息資源共享的實現，因此突破現有的管理觀念是一體化的必然要求。同時，由于檔案、圖書、情報屬于學校的教輔部門，學校在規劃過程中首先要對教學和科研給予優先發展，對于在信息環境下檔案、圖書、情報一體化需要的資源的數字化、信息系統和數據庫的建設，需要大量的資金、人力、物力，高校只能在優先保證教學和科研持續發展的情況下才能給予支持。

三、高校檔案、圖書、情報一體化的實現路徑與方法

1、以校園網為基礎，建立一體化信息聯合檢索。網絡技術和信息技術的發展，使一體化管理在網絡上以虛擬的方式實現成為可能，這能打破地域、空間和時間的限制，實現信息資源共享的有效實現。這就需要檔案、圖書、情報開展信息資源的數字化，設立分布式信息數據庫群支撐，以智能檢索技術為手段，利用校園網絡為傳輸通道，實現多媒體信息的提供。然而這也不能避免在各自進行數字化建設時，重復建設造成的資源浪費，因此數字建設中互動與溝通的實現成為必然；在技術格式標準上的使用，也成為數字化過程中需要統一的問題，只有這樣才能解決利用查詢實現方式的統一兼容。除此之外，還要實現息資源的形成、存儲、整理、分類、檢索、利用和統計的功能，這成為一體化管理探索中需要逐步實現的環節。

2、加快信息化建設，優化信息資源。數字化和網絡化成為一體化管理的主要發展方向，而其實現最終還是內容信息的提供，因此需要檔案、圖書、情報部門從信息建設的一體化出發，走資源共建共享的道路，對信息資源建設進行整體規劃，明確分工和合作的任務；采用現代信息技術和設備對館藏信息進行加工，最大程度的實現信息資源互補性建設，增強信息集散功能和處理能力，加強專題數據庫的建設，實現網絡化服務。

3、健全制度保障一體化的實現。一體化管理是對現有發展狀況的變革，需要資金、人員、信息資源等的調用，這就要求根據各自行業的法律法規，并結合高校的實際情況，形成能夠保障一體化管理的制度，根據不同的一體化實現模式，分析它們共同特點和各自特色，探索出適合的管理制度，實行規范化發展。

4、復合型人才隊伍的培養。一體化的管理方式需要一批觀念上、能力上、知識結構上和技術水平上與之相適應的復合型專業人才才能夠勝任，從各自學科角度分別規劃，即使在互動溝通上得到保證，也不可能避免沖突的出現。為一體化管理提供可靠的人才保證，在具體實行中還要對學科所共有的規律有相當的掌握，對各自學科的差異化特色有一定的認識，同時避免從某一行業屬性的突出上考慮一體化發展，這才能實現信息資源共享功能的最大化實現。

檔案、圖書、情報工作的一體化是基于社會對信息資源的現實需求出發而進行的探索，既有理論和現實的依據，同時在實現的條件上也有了相當的積累，但同時也面臨嚴峻的困難挑戰，這為本來就處于研究中的一體化發展蒙上一層陰影，幸好信息化背景下計算機技術、信息技術和現代通訊技術的發展為一體化描繪了一片廣闊的天空，但最終還是需要各方的主觀和客觀的努力，利用現有資源，爭取突破困難，才能打破現有發展格局，實現信息資源共享的最大化程度的實現。

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