試論改制國有企業檔案處置工作

常麗麗

（齊齊哈爾市第一社會福利院 黑龍江 齊齊哈爾 161006）

隨著我國現代企業制度的逐步建立與完善，國有企業的改制工作已全面展開并取得一定的成效。無論國有企業兼并、破產、出售、股份制改造等等，都涉及到如何處置原國有企業檔案的問題。為了防止國有企業檔案的流失，1998年國家檔案局、體改委、經貿委、國有資產管理局聯合印發了《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》，其中第十四條規定：“國有企業被集體、私營和中外合資、合作等非國有企業兼并的，其黨群工作、行政管理、生產技術管理、經營管理類檔案按隸屬關系移交企業主管部門或寄存所在地國家檔案館，也可由企業主管部門或所在地檔案行政管理部門指定有關的企業代為保管。”

一、改制企業檔案處置的重要性

（一）防止國有企業有價值的材料遺失。隨著時代的發展與進步，部分國有企業已漸漸退出歷史舞臺，隨之興起的私營企業和股份制企業，有效地促進了社會經濟的發展。國有企業檔案積累了國有企業十幾年乃至幾十年的豐富經驗，一旦國有企業檔案遺失，是無法再彌補的。

（二）為有關部門的再利用服務。國有企業改制后，有的變為私營企業或股份制企業，它接收了國有企業的一些固定資產和有價值的東西，仍然延續著國有企業的一些經營模式，所以原國有企業的檔案仍然有舉足輕重的作用。例如到代管檔案部門查詢原企業的電梯圖紙及安裝資料、移交過程中簽署的合同協議、有關改制中的一些材料等等。有時審計部門因為工作需要，還要查找多年前的財務票據和賬冊等等，這就充分顯示了代管檔案的利用價值。

二、國有企業改制后檔案處置存在的問題

（一）保管時間不確定。企業在移交檔案時往往缺少一定的手續，在檔案移交給代管部門后，企業單位似乎卸下一副沉重的擔子，對其以后的去向就置之不理了。特別是破產或出售的企業，人員全部分流，有誰還會在乎原企業檔案的去向和將來的命運如何呢?而代為保管的單位或部門接收檔案時，也只是聽從上級領導或職能部門的指示代為保管，至于保管多長時間，仍是一個未知數。代管變成無期限保管，保管單位是一頭霧水，保管到何年何月，無人告之，特別是破產或出售企業的檔案，最后由誰來處理，都是未知數。

（二）代管存放有隱患。國有企業改制后，將所有的文書檔案、財務檔案統統交于代管單位就萬事大吉了，不考慮存放的檔案庫房是否符合標準，只要有地方存放就行。代管單位人員缺乏，庫房有限，只好找臨時空房堆放，可想而知，檔案是有地方存放了，可是時間長了，按照檔案保管的要求，庫房各項指標不符合標準，檔案長時間在潮濕、蟲鼠、灰塵等惡劣的條件下很難長久保存。

（三）代管檔案費用無法確定。《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》第十一條規定：“國有企業資產與產權變動過程中，檔案的整理、鑒定、移交、寄存等工作所需費用，企業或接收單位支付，破產企業由破產費中支付。需要向地方檔案館寄存檔案的，由原企業、破產企業在破產費用中支付一次性寄存保管費。”但在實際操作中發現，某個企業解散后，聽從上級指示，將所有檔案向當地有關部門移交，移交時無任何手續，無論是上級主管部門還是企業都沒提及代管費用之事，這筆費用該如何收取無明確說法。

（四）檔案利用梗阻。破產或出售的原企業單位的人員全部與原企業解除了勞動關系，各奔東西，自謀出路，代為保管的單位只是將原企業檔案存放在某個庫房內，這些檔案與代管單位無直接利害關系，保管人員也從不了解該企業檔案，所以在檔案利用時存在一定的困難。例如出售給私營企業后，在辦理某些業務時，需要查找一些原國有企業的檔案和材料，就會困難一些，因為交接時手續就不規范、不標準，再者保管人員在日常工作范圍內沒有全身心投入到保管檔案業務中去，使查閱檔案更加困難。此外，財務檔案堆積特別多，要想查一張單據更是要費一番周折等等。面對以上問題該如何妥善處置國有企業改制后的檔案，是當前乃至今后檔案歸屬的一個重要內容。

三、解決代為保管檔案時出現問題的有效對策

（一）破產、倒閉企業或轉為私營企業的檔案不存在代管。破產、倒閉企業的檔案除根據產權變化方式的不同辦法去處置檔案外。對原企業無去處的檔案，必須按要求移交上一級主管機構的檔案部門。移交檔案時，一是把握好完整性，對具有永久、長期保存價值的各種門類和載體的檔案全部接收進館。二是控制好質量關，要求分類清楚，鑒定準確，裝訂堅固，符合要求。三是制訂移交清冊，逐件清點。

（二）對上交的檔案要簽訂協議書。根據《檔案法》規定，向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優先利用權，并可對檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應當維護他們的合法權益。因此，檔案館應當與上交檔案的企業簽訂協議書，明確規定保存檔案的方式、費用、時間、使用權，明確責任和義務，以免后患。