高校學(xué)生檔案傳遞管理“三難”現(xiàn)象原因探析

趙啟才

（河南師范大學(xué)檔案館 河南 新鄉(xiāng) 453007）

一、傳遞管理中“三難”現(xiàn)象

（一）人情難

畢業(yè)生就業(yè)成為國家、政府、社會(huì)和家庭各階層關(guān)注的熱點(diǎn)、難點(diǎn)，尤其是有畢業(yè)生的家庭更加關(guān)注自己孩子的就業(yè)問題。一旦找到了合適的工作崗位，馬上面臨著調(diào)取畢業(yè)檔案。而地方人事主管部門往往為畢業(yè)生調(diào)取檔案流出的時(shí)間是2-5天，而且常常以檔案不按時(shí)交到人事部門，可能面臨指標(biāo)作廢的不利局面。所以出現(xiàn)部分到校辦理檔案的畢業(yè)生風(fēng)風(fēng)火火要自帶檔案的事情，甚至托學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)打招呼、寫條子。如果檔案部門要按規(guī)定通過機(jī)要交通郵寄檔案，不允許學(xué)生自帶檔案，學(xué)生就會(huì)哭鬧喧嘩，乃至有些過激言行，個(gè)別的家長也參與其中，造成檔案管理部門成為人情的“焦點(diǎn)”，管理人員無法正常地執(zhí)行學(xué)生檔案管理規(guī)定，此類情況由于就業(yè)形勢(shì)日趨嚴(yán)峻，出現(xiàn)頻率有增加的趨勢(shì)。

（二）制度難

全國伴隨著高等教育逐步擴(kuò)招，在21世紀(jì)初，各地方政府教育行政機(jī)構(gòu)和檔案主管機(jī)構(gòu)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《干部檔案管理?xiàng)l例》，制定了“大中專畢業(yè)生檔案管理辦法”，規(guī)定畢業(yè)生“檔案材料的轉(zhuǎn)遞必須通過機(jī)要交通或派專人送取，原則上不準(zhǔn)自帶”。據(jù)此，各個(gè)高校往往制定了更為“剛性”的規(guī)定，“畢業(yè)學(xué)生檔案應(yīng)通過機(jī)要部門轉(zhuǎn)遞，不得公開郵寄，不得自帶”。部分省份2005年之后，開展了普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)評(píng)估工作，下達(dá)了文件，制訂了評(píng)估工作指南，設(shè)計(jì)了評(píng)估的指標(biāo)體系，明確界定了“畢業(yè)生檔案管理規(guī)范有序”作為三級(jí)指標(biāo)，指出了其評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，即“1、畢業(yè)生檔案材料齊全。2、畢業(yè)生檔案在校期間管理規(guī)范。3、傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確。4、無畢業(yè)生自帶檔案現(xiàn)象”，而且評(píng)估的方法是查閱檔案傳送記錄材料。這些地方行政檔案規(guī)章或文件對(duì)高校的檔案管理和行為具有較強(qiáng)的約束力，并且地方政府教育主管部門通過評(píng)估執(zhí)法檢查活動(dòng)，以獎(jiǎng)懲為據(jù)，進(jìn)一步強(qiáng)化了“檔案材料的轉(zhuǎn)遞必須通過機(jī)要交通，不得自帶”“剛性”規(guī)定，沒有任何變通的余地。這些“緊箍咒”套在管理者頭上，如何讓他們應(yīng)對(duì)紛繁變幻的就業(yè)市場(chǎng)？如何面對(duì)學(xué)生、家長、領(lǐng)導(dǎo)和同事疑惑的目光和無端的責(zé)難呢？

（三）查詢難

管理者在苦苦堅(jiān)守“機(jī)要交通”底線時(shí)，機(jī)要交通并沒有給他們帶來期望的慰籍、釋懷，反而徒增了更多的無奈、苦惱和忙碌。根據(jù)百度搜索查詢,機(jī)要郵寄流程是：“1、檔案管理單位將機(jī)要郵件送到郵局的機(jī)要班，辦理登記手續(xù)。2、機(jī)要班將機(jī)要郵件通過機(jī)要交通方式郵寄到省會(huì)城市，由省郵政局機(jī)要班登記。3、省郵政局機(jī)要班通過機(jī)要交通將機(jī)要郵件寄到目的省份的省會(huì)城市，當(dāng)?shù)厥∴]政局機(jī)要班加以登記，然后通過機(jī)要交通送達(dá)機(jī)要郵件接收單位。”機(jī)要郵寄轉(zhuǎn)遞檔案一般需要15天左右到達(dá)，畢業(yè)生在用人單位報(bào)到一個(gè)月以后，才能查詢檔案是否寄到相關(guān)單位。如果檔案沒有及時(shí)收到，有關(guān)文件規(guī)定檔案投遞1個(gè)月后方可查詢。查詢反饋回執(zhí)，一般需2周左右（回執(zhí)上會(huì)寫明XX號(hào)機(jī)要件由XX單位XX人簽收）。就目前的機(jī)要郵寄實(shí)踐中運(yùn)行的狀況來看，由于主客觀條件限制，檔案郵寄速度比較緩慢，投遞的差錯(cuò)率較高，常常查詢工作量大的不得了，況且機(jī)要郵寄又要花費(fèi)一筆不菲的郵資，與現(xiàn)在應(yīng)運(yùn)而生的EMS相比，讓人說“愛你！”實(shí)在不是一件容易的事。

二、原因透析

橫亙?cè)趯W(xué)生檔案管理面前的“三難”現(xiàn)象，其背后隱藏的原因究竟是什么呢？

（一）政府政策“剛性規(guī)范”模糊

根據(jù)法律體系原理的通說，法律體系的構(gòu)建，是根據(jù)法的制定機(jī)關(guān)的層級(jí)，以法的淵源即法律法規(guī)的效力層次為依據(jù)的，我國的檔案法律體系根據(jù)效力層次的高低，結(jié)構(gòu)如下：檔案法律（全國人大及其常委會(huì)制定）→檔案行政法規(guī)（國務(wù)院制定）→檔案地方性法規(guī)（省或較大的市人大常委會(huì)制定）→檔案規(guī)章（國務(wù)院部門或省、較大的市人民政府制定）→檔案規(guī)范性文件（無立法權(quán)部門或有立法權(quán)部門未經(jīng)立法程序制定）[1]101。據(jù)網(wǎng)上檢索，我國尚無前四個(gè)層次的法制方面的設(shè)計(jì)。各省級(jí)政府主管廳局，依據(jù)各自省情制定了畢業(yè)生檔案傳遞規(guī)定，屬于檔案規(guī)范性文件，規(guī)定了原則上不得自帶，雖然強(qiáng)調(diào)了通過機(jī)要郵寄的要求，并未堵死“特殊情況”，實(shí)際上表明個(gè)別情況可以靈活處理，體現(xiàn)了政策的原則性與靈活性的有機(jī)結(jié)合。而到了地市人事部門和高校，則變成了“一律通過機(jī)要郵寄、專人送達(dá)和來人提檔”，取消了“特殊情況”，抹殺了變通性和靈活性。

（二）就業(yè)形勢(shì)嚴(yán)峻

近年來,隨著全國普通高校畢業(yè)生人數(shù)持續(xù)高升,出現(xiàn)了城鎮(zhèn)新增勞動(dòng)力就業(yè)，農(nóng)民進(jìn)城就業(yè)和下崗就業(yè)再就業(yè)“三峰疊加”的嚴(yán)峻局面，至2007年，高校畢業(yè)生作為城鎮(zhèn)新成長勞動(dòng)力的絕對(duì)多數(shù)，已經(jīng)成為社會(huì)新增就業(yè)崗位的主要競爭者，超過社會(huì)提供就業(yè)崗位的半數(shù)以上。社會(huì)提供就業(yè)崗位嚴(yán)重緊缺。以河南省為例，2009年高校畢業(yè)生37萬，比2008年增加4萬。同時(shí)省內(nèi)也進(jìn)入勞動(dòng)年齡人口增長的高峰期、下崗失業(yè)人員再就業(yè)的攻堅(jiān)期、農(nóng)村富余勞動(dòng)力轉(zhuǎn)移的加速期，每年能提供的勞動(dòng)崗位與勞動(dòng)力就業(yè)需求相比，缺口都在百萬人以上，就業(yè)供需矛盾十分突出。加上我國體制機(jī)制、就業(yè)心理、性別歧視和不正當(dāng)競爭行為等因素影響，使大學(xué)生就業(yè)成為十分突出的問題。當(dāng)前，全球金融危機(jī)正加速從發(fā)達(dá)國家向新興經(jīng)濟(jì)體和發(fā)展中國家蔓延，對(duì)我國經(jīng)濟(jì)和就業(yè)影響非常明顯，使原本嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)雪上加霜。

（三）人事招聘錄用效率大幅度提高

經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整進(jìn)程進(jìn)一步加快，人們工作、學(xué)習(xí)和生活方式節(jié)奏明顯提高，高校畢業(yè)生到城鄉(xiāng)基層、中西部地區(qū)以及民族地區(qū)、貧困地區(qū)和艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)就業(yè)，應(yīng)聘“村官”、“三支一扶”、“大學(xué)生志愿服務(wù)西部”、“特崗計(jì)劃”、“入伍”、“中小企業(yè)吸納”、“民營企業(yè)招聘”等就業(yè)，人事部門招聘錄用的時(shí)間要求一般在一周左右，客觀上要求學(xué)生調(diào)取檔案的時(shí)間大大縮短。

（四）機(jī)要郵寄方式的“癥結(jié)”

1.計(jì)劃經(jīng)濟(jì)“烙印”明顯，控制為主，交接環(huán)節(jié)多。

機(jī)要郵寄流程由寄發(fā)方——接收方組成，寄發(fā)方由縣（區(qū)）機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)—市郵政局機(jī)要科—省郵政局機(jī)要部門三大環(huán)節(jié)構(gòu)成；接收方也是如此，第一關(guān)是省與省郵政局機(jī)要部門的對(duì)接。管理學(xué)組織設(shè)計(jì)分析，這種錐形結(jié)構(gòu)管理層次較多，信息傳遞慢，信息失真可能性大[2]284-285。而省級(jí)機(jī)構(gòu)的對(duì)接便于進(jìn)行政治監(jiān)督檢查，無助提高傳遞的效率。長期以來，機(jī)要郵寄一直是國家干部檔案轉(zhuǎn)遞的“專利”，是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)主導(dǎo)下政府高度控制機(jī)密要件交通的手段。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，快遞業(yè)務(wù)如雨后春筍班迅猛發(fā)展起來，快遞行業(yè)競爭日漸白熱化。人類社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活的節(jié)奏日益加速，和諧社會(huì)建設(shè)和以人為本理念逐步深入人心，人們渴望進(jìn)一步簡化機(jī)要郵遞機(jī)構(gòu)設(shè)置，減少流通環(huán)節(jié)，明晰流程，提供更人性化的服務(wù)，破除機(jī)要郵遞神秘感，使機(jī)要郵遞從“天上”走向“人間”。

2.時(shí)間長，效率低。

正是源于其自身的“遺傳基因”，機(jī)要郵遞注定比快遞要多幾天運(yùn)行，時(shí)間上首先不節(jié)約；其次從機(jī)要郵遞的資費(fèi)來看，略比快遞優(yōu)惠，以低于500k的郵件為例，機(jī)要郵遞約7-8元，民營快遞業(yè)約10元，郵政局22元。經(jīng)濟(jì)學(xué)的效率比較分析，機(jī)要郵遞的比較成本較高，效率較低。

3.準(zhǔn)確率差,查詢多，服務(wù)質(zhì)量差。

由于寄發(fā)方——接收方各有三個(gè)大的流通環(huán)節(jié)，而雙方的初始端和末稍端均有2-3個(gè)環(huán)節(jié)。信息傳遞的準(zhǔn)確性、及時(shí)性要結(jié)構(gòu)形式、管理方法、道德操守、思想習(xí)慣等因素影響，尤其使各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施者的綜合素質(zhì)的限制。實(shí)踐過程中和發(fā)生的不斷查詢，的確佐證了機(jī)要郵遞的準(zhǔn)確率是不能令人信服的。筆者曾多次向某市機(jī)要班索取我們經(jīng)手寄發(fā)檔案的機(jī)要號(hào)，對(duì)方總是尋找各種借口搪塞，兩年過去了一直沒有結(jié)果。

正是由于國家政策法規(guī)的模糊性、就業(yè)形勢(shì)外在的高壓、社會(huì)政府企事業(yè)單位人事招聘錄用工作的提速、機(jī)要郵遞的競爭不力等四種力量的交互作用，學(xué)生檔案傳遞管理無所適從，管理者郵寄檔案走機(jī)要交通當(dāng)事方不滿意，不走機(jī)要交通國家政策多方限制，身處窘境。

[1]中國檔案學(xué)會(huì).回顧與展望[M].北京:中國檔案出版社,2010.

[2]周三多、陳傳明、魯明泓.管理學(xué)-原理與方法（第五版）[M].上海:復(fù)旦大學(xué)出版社,2011.