做好企業科學技術檔案管理的幾點思考

戴麗霞

（牡丹江恒豐紙業集團有限責任公司 黑龍江 牡丹江 157013）

企業科學技術檔案是指企業在科學研究、生產運營、項目建設和設備儀器運行、維護及其管理工作中所形成的具有憑證、參考價值的文字、圖表、聲像等的重要信息及其載體，是企業檔案的重要組成部分。為了維護企業科學技術檔案的完整、準確，必須建立完善的企業科學技術檔案服務體系以適應新形勢的發展。筆者認為，管理好企業科學技術檔案應從以下幾方面入手：

一、加強檔案法制宣傳，提高檔案意識

通過多種形式學習、宣傳、貫徹《檔案法》等法律、法規，進一步提高企業各級領導、技術部門、檔案部門、工程技術人員對科學技術檔案重要性的認識，使廣大工程技術人員了解、熟知檔案法規，增強工程技術人員的檔案意識，讓工程技術人員明確“負責科學技術文件材料的形成、積累、整理、歸檔”是其工程技術人員應盡的職責和義務。從而在思想上重視科學技術檔案工作，自覺承擔積累科學技術檔案資料的義務，主動履行科學技術檔案歸檔的職責，切實將科學技術檔案工作納入科學技術管理職責范圍。

二、加強檔案制度建設，為檔案管理創造條件

一是建立科學技術檔案歸檔制度。凡是記載和反映本企業的產品、科研、基建、設備等方面，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的科學技術文件材料必須歸到企業檔案部門統一保管；二是建立科學技術檔案整理制度。整理必須維護和確保科學技術檔案的齊全完整，抓好標準化、規范化工作，對接收的科學技術文件材料進行分類、編目。三是要建立科學技術檔案借閱制度。借閱檔案時應根據檔案的機密等級履行不同的審批手續，歸還時，應詳細檢查。借閱人員應愛護檔案，注意安全和保密，嚴禁私自涂改、翻印、抄錄、拆散及轉借。四是要建立科學技術檔案鑒定銷毀制度。檔案工作人員與有關部門及人員組成鑒定小組，定期對科學技術檔案進行鑒定，剔除并銷毀已失去保存價值的案卷，同時根據本企業科學技術檔案的種類和價值，編制保管期限表，作為鑒定工作的主要依據。

三、加強科學技術檔案的收集，豐富檔案信息資源

科技檔案管理人員在科學技術檔案收集工作中應提前介入，主動服務：一是要主動到企業有關部門收集應歸檔的材料，不能坐等上門；二是要經常督促有關工程技術人員及時補辦缺少和不符合歸檔要求的文件材料，解決科技文件資料歸檔不全的問題；三是要協助有關部門制定科技文件材料的歸檔范圍，要積極參與新產品定型、科技成果鑒定、基建項目、設備儀器開箱驗收等環節的工作，幫助他們建立健全科學技術檔案的收集、整理、歸檔制度，抓住各個重要環節和關鍵階段，協助有關部門及人員搞好科學技術文件材料的收集工作，不斷拓寬檔案收集范圍，加強對科學技術檔案形成過程的控制，保證科學技術檔案的齊全、完整，豐富檔案室藏。

四、加強企業科學技術檔案網絡建設，實現資源共享

一是利用先進的計算機設備和軟件，將企業傳統紙質的科學技術檔案進行數字化，構建科學技術信息數據庫，實現資源共享。數據庫以文本為主，包括聲像等多種媒介的信息。二是建立網絡，及時進行企業科技信息報道和科學技術咨詢服務工作。同時，還可以開展網上咨詢服務工作，為企業產品的推廣、應用提供快捷方便的信息服務。

五、加強科學技術檔案安全保密工作，保障信息安全

首先，健全和完善科學技術檔案保密制度。隨著企業的發展，科學技術檔案保密制度需要不斷完善。使科學技術檔案保密工作做到有章可循。其次，加強涉密檔案日常管理。對涉密文件特別是機密文件單份盒裝保存，解決密與非密文件材料混卷問題；在提供利用時，對與所查內容無關的涉密文件進行密封。同時，按科學技術檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密文件統計臺賬和存放地索引，為科學管理、準確掌握、有效保密創造條件。檔案庫房管理也是保密工作的重要環節，應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度。第三，嚴格機密檔案利用的逐級審批管理。機密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。機密檔案使用完畢后，應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

六、加強科學技術檔案編研工作，做好檔案信息開發

一是發揮群體優勢。科學技術檔案編研工作作為一項科學研究工作，決定了其不是檔案管理部門的自身任務，需要企業各技術部門及工程技術人員的積極配合，共同參與，這樣可以發揮檔案管理人員和工程技術人員的協作互補優勢，取得良好的編研效果。二是加強橫向聯合。科學技術檔案編研工作不應關起門來，而要加強企業檔案館（室）之間的聯合。不同企業檔案館(室）的科學技術檔案信息資源在構成狀態、資料信息量、質量上都有較大差異，但又各有特點，各有優勢，如果加強橫向聯合，取長補短，發揮各自優勢，聯合開展科學技術檔案編研或編研信息交流，實現資源共享，無疑有助于推動科學技術檔案編研工作，對推進科學技術檔案產業化也具有積極意義。因此要加強企業檔案館（室）之間科學技術檔案編研信息的交流。

七、提高科學技術檔案工作者自身素質，塑造良好形象

一是要有良好的協調能力。科學技術檔案工作者要得到企業各方面的支持，除靠有關法律法規和規章制度外，還要充分發揮自身的協調能力。二是要有較高的文化和專業基礎知識。在信息技術發達的今天，人才是關鍵。科學技術檔案信息資源開發利用是一項知識密集型工程，對人才素質的要求比較高，除了必須具備一定的專業知識外，還要懂得信息化、網絡化知識，以促進科學技術檔案信息資源的有效利用。因此，檔案部門應配備素質較高的科技檔案管理人員，同時還要加強在職人員的業務培訓，使他們盡快熟悉現代化技術在科學技術檔案管理工作中的運用，有效促進科技檔案信息的收集、開發和利用工作。三是要有能運用現代化手段管理檔案的能力。檔案部門提供科學技術檔案不只是紙質檔案，還有大量的電子檔案。檔案工作者要具備能夠對檔案信息進行數字化處理，能夠快速收集信息，安全保護信息和及時準確提供信息的能力。