電力科技檔案收集探討

邱超英

(云南電網公司，云南 昆明 650011)

1 電力科技檔案的特點

1)專業性:表現在形成領域和內容性質兩個方面。電力科技檔案形成于特定的專業技術領域，是相應的專業技術活動的記錄和產物。集中反映了電力科技內容及相關的科技方法和手段。

2)種類和類型的多樣性:電力科技檔案的種類最為繁多、類型最為復雜和最具多樣化。就種類而言，由于電力科技和生產活動的多樣性，導致了電力科技檔案在種類上的多元化。如電力科學研究活動產生了研究開發檔案;軟件開發活動產生了軟件設計研制檔案;新技術、新成果的開發產生新的研究開發檔案。以類型而言，電力科技檔案是所有種類的檔案中類型最為豐富多樣的一種。電力科技檔案所記載的電力科技和生產活動專業多樣、手段復雜，這就客觀地要求必須以文件材料類型的多樣性來適應科技內容和手段的多樣性，也就使得電力科技檔案材料不僅在種類方面，而且在類型方面呈現出多樣性的特點。

3)成套性:電力科技檔案的成套性特點是由電力科技和電力生產活動的特點決定的，任何電力科技和生產活動都是以一個獨立的電力項目或某一特有的現象為對象進行的。

4)現實性:電力科技檔案具有較強的現實使用性。大部分文件材料歸檔以后基本上完成了現行功能，大都是用來進行歷史查考，而電力科技檔案則不同，歸檔進入檔案部門的大多數電力科技檔案材料，不僅沒有退出現行使用過程，相反正是它們發揮現行效用的活躍時期，而且將在較長的時期內發揮效用。

2 電力科技檔案管理的現狀

1)對電力科技檔案認識不足，對科技檔案的管理重視不夠。

2)缺乏科學的管理制度。由于一些單位沒有嚴密、科學的管理制度加以規范，造成科技項目研究過程和總結材料的收集不重視，致使檔案材料分散在各個科技項目研究小組中，形成文件材料收集不全、資料不完整、不集中。同樣，由于缺乏科學的管理制度，導致很多科技成果流失。

3)資料的收集不規范:電力科技檔案是科技項目研究全過程的真實記錄。科技項目歸檔必須包括科技項目建議書、科技項目預 (決)算書、項目申請書、研究報告、工作總結、技術報告、驗收證書等資料，但人們往往都忽視了項目前期、研究過程的資料收集和歸納，造成歸檔資料收集不規范，缺乏完整性。

4)缺少專業的管理人員:在電力企業中科技檔案主要來源于科技項目的研究，沒有設立專職的科技檔案管理人員，導致科技檔案管理混亂、沒有成套性，難以保證檔案的收集和整理的完整性。

5)缺乏學習與交流:電力科技檔案的收集和歸檔，一般由各自單位負責開展，且以收集本單位相關檔案為主。由于檔案的專業性和保密性特點等原因，科技檔案在使用范圍上有一定的限制，大多為本單位內部使用，各單位間很少交流。

3 電力科技檔案收集改進措施

1)高度重視檔案管理工作

應認真貫徹《檔案法》和公司 制定有關檔案管理工作規定的總體部署，進一步完善提前介入、超前控制、跟蹤服務、監督指導的全過程管理體系，優化工作流程，加大考核力度，加快檔案管理網絡化、檔案資源數字化、檔案利用信息化進程。

2)啟動檔案人才工程，培養世紀人才，將檔案管理工作者的繼續教育列入議事日程。使其具有運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。

3)建立、健全科技檔案工作的法規制度，科學地管理科技檔案，積極開發科技檔案信息資源，及時、有效地提供科技檔案為企業服務;實行集中統一管理，有利于保護科技檔案，保守科技機密，有助于加強科技檔案工作;復用科技檔案，節約設計時間，提高經濟效益;發揮科技檔案的依據憑證作用。

4)電力科技檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如科技項目越來越多，所形成的檔案數量越來越多，由于科技檔案是以項目為卷數，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，實現檔案管理規范化、信息化，有效地解決新形式下出現的問題。

4 結束語

綜上所述，電力科技檔案收集的工作需要，加強其科學性和有效性:按制度接收科技文件歸檔。明確和疏通科技檔案收集渠道，定向定內容進行收集;研究形成規律，把握收集時機。實行多種方式結合，做好科技檔案收集工作。