淺談高校電子檔案的有效管理

任桂淑 （保定學院繼續教育部 河北保定 071000）

淺談高校電子檔案的有效管理

任桂淑 （保定學院繼續教育部 河北保定 071000）

信息技術的迅猛發展和廣泛應用，給高校檔案工作帶來了前所未有的機遇和挑戰，電子檔案的管理已成為廣大高校檔案管理人員新的關注點。但目前，高校電子檔案管理的管理仍處于起步階段，面臨著許多困難和問題亟需研究解決，本文就此做一探討。

高校電子檔案；有效管理

電子檔案是人類信息化進程的必然產物，高等院校由于辦公自動化的進一步發展，過去用紙墨形成和傳遞的教育部門公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻資料、商業信息等，現在都可以用電子計算機進行處理，由此產生了電子檔案。目前，電子檔案管理電子化對高校來說還是一個新課題，盡管各高校產生了大量的電子文件，但都未作為檔案進行系統化的處理，加上電子檔案的管理與以前的紙質檔案管理有著本質區別，電子檔案主要依賴于計算機軟、硬件和數據庫與網絡系統，必須依賴于電子環境才能打開識別和閱讀其信息。同時，電子檔案的長期保存，還需要有不斷更新的技術和設備作保障。因此，如何保證這些檔案資料的有效性、原始性、真實性越來越引起人們的重視，也給檔案管理部門及人員提出了新的挑戰。

1.加強高校電子檔案管理制度建設。目前尚無相應的規章制度和法律法規的情況下，要加強對有關電子文件、電子檔案相關問題的立法，制定相應的規章制度和法律法規。同時，必須有嚴密而周到的管理制度，以明確各方面的職責和具體過程中每一個環節的要求，確保電子檔案的真實性和安全性。首先需要建立健全考核獎懲制度，對于在高校電子檔案管理中作出突出貢獻的個人或集體進行表彰獎勵，對于在電子檔案管理中出現問題給高校帶來損失的追究相應責任，以充分調動電子檔案管理人員的積極性和主動性；第二，建立電子檔案管理建設協作機制。各高校要針對本單位的實際情況和業務需求，從理順電子檔案管理協作關系入手，重點建立起檔案管理部門與學校內部各部門之間的協作機制，以保證高校電子檔案管理工作的開展。同時，應提出統一的規范和標準，規定不同類型的電子文件需采用規定的管理通用格式，以保證歸檔電子文件的有效利用。

2.保證電子檔案的保密性和安全性。保密性和安全性對于維護電子檔案的原始性和真實性至關重要。電子檔案從形成到被開發利用要經過很多環節，為保證文件內容的原始真實性，可采用加密技術、簽署技術、消息認證、身份驗證、防寫措施、檔案備份等有關技術措施，才能保證電子文件的可靠性。目前經常采取的安全措施可分為加密技術和防火墻技術。前者加密技術是保證網絡資源安全的技術基礎，是一種主動安全防御措施，是對網絡中傳輸的數據進行加密處理，從而防止非法用戶對信息的截取和盜用。防火墻技術通過對網絡的隔離和限制訪問等方法，來控制網絡的訪問權限，從而保護網絡資源，確保檔案信息網絡傳輸的安全。

3.加強電子檔案軟、硬件設施管理。高校數字化校園建設具有一個逐步發展過程，在這個過程中產生了大量文件類型和存儲內容格式不同的電子信息，而高校現有的軟件與硬件設施無法滿足數字化檔案的發展，因此，要大力加強電子檔案軟、硬件設施管理。硬件方面，各高校要積極為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施。軟件方面，要及時修補影響管理軟件安全的漏洞，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限，確保電子檔案信息數據在保存和傳輸過程中的安全、穩定。總之，建立統一的電子檔案軟硬件系統，實現各部門的管理軟件和檔案系統具有統一的接口，實現文檔管理的一體化，是做好電子檔案管理的一個必要前提和有效保障。

4.提高檔案管理工作者的素質。首先，檔案工作者要具備基本的政治思想素質，堅持正確的政治立場，堅定正確的理想和信念，樹立科學的世界觀、人生觀和價值觀；其次，具備高度的敬業精神和高尚的職業道德。檔案工作者應盡力保護電子檔案資料的完整，應該能從歷史、法律和行政管理等角度對電子檔案資料進行篩選、鑒定和保管；第三，要具備基本的知識能力素質，包括基本的科學文化素質、扎實的業務素質、深厚的信息素養等。最后，要增強順應時代發展的思想意識，學會運用計算機互聯網絡技術，才能真正達到檔案收集齊全、管理規范、信息共享的最高建設目標。

總之，高等學校的檔案工作是整個學校工作不可缺少的組成部分，尤其隨著計算機技術的不斷發展，電子檔案大量涌現，在這種新的形勢下，我們應大力做好電子檔案的管理工作，為使用者更直接、更突出、更有效地提供各種服務，充分發揮高校檔案管理部門的作用，促進高校的不斷發展與進步。

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[2]陳睿.對高校檔案管理工作的思考[J].黑河學刊，2003(6).

[3]趙嚴防.電子檔案與數字檔案管理初探[J].泰山鄉鎮企業職工大學學報.2005(3).