基于網(wǎng)絡化的醫(yī)院藥品采購訂單分發(fā)服務系統(tǒng)的介紹

任娜，趙懷全，甄健存（北京積水潭醫(yī)院藥劑科，北京市100035）

隨著醫(yī)藥電子商務在世界范圍內的廣泛開展，其代替?zhèn)鹘y(tǒng)的醫(yī)藥經(jīng)營模式成為必然趨勢。必須充分了解發(fā)展醫(yī)藥電子商務的必要性和緊迫性，在實踐中及時進行探索和總結。

我院是“三甲”綜合醫(yī)院，近年來使用的藥品品種大幅增加，與藥品供應商之間的往來更加密切和頻繁。我院傳統(tǒng)的手工發(fā)票錄入方式人為影響因素大，工作繁重，耗費大量時間，且出錯率高，已經(jīng)不適應現(xiàn)代藥庫的藥品管理工作要求。醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）的不斷升級改進，計算機網(wǎng)絡技術水平不斷提高，為醫(yī)藥電子商務的發(fā)展提供了一個平臺。因此，我院與軟件公司合作，設計和應用了藥品采購訂單分發(fā)服務系統(tǒng)，以更好地保障藥品信息的準確性和數(shù)據(jù)傳遞的可靠性，從而降低庫存，提高資金的利用率。

1 傳統(tǒng)的工作流程和新規(guī)劃的基于網(wǎng)絡化的藥品采購工作流程比較

隨著“醫(yī)院管理年”活動的深入開展，建設節(jié)約型、效益型醫(yī)院，實現(xiàn)醫(yī)院物流、人流、資金流最佳配置、最佳利用是當代醫(yī)院管理者必須重視的課題[1]。藥品采購訂單分發(fā)服務系統(tǒng)的目的是提高藥品發(fā)票錄入工作效率，進行藥品信息監(jiān)控，節(jié)省人工，節(jié)約時間，加強藥品批號管理。

現(xiàn)將傳統(tǒng)的工作流程和新規(guī)劃的基于網(wǎng)絡化的藥品采購工作流程比較如下。

1.1 傳統(tǒng)的工作流程

傳統(tǒng)的醫(yī)院工作流程是采購員通過電話或者網(wǎng)絡終端制定采購訂單，供應商根據(jù)訂單人工生成發(fā)票，庫管員根據(jù)各個供應商的紙質發(fā)票核對藥品，無誤后采購員根據(jù)發(fā)票信息手工錄入并經(jīng)過庫管員核對后輸入HIS，各個環(huán)節(jié)大多通過人與人之間票據(jù)的傳遞和多次人工錄入銜接，發(fā)票錄入工作量大，驗收時不能與訂單及時核對，很容易出現(xiàn)誤差。傳統(tǒng)工作流程如圖1所示。

圖1 傳統(tǒng)的工作流程Fig 1 Traditionalworking process

1.2 新規(guī)劃的基于網(wǎng)絡化的藥品采購工作流程

新規(guī)劃的基于網(wǎng)絡化的藥品采購工作流程，在各個環(huán)節(jié)減少人為因素的影響，通過網(wǎng)絡和信息媒介直接完成了發(fā)票信息傳遞過程，發(fā)票信息直接導入HIS，大大縮短了時間，節(jié)省了人力，提高了效率。基于網(wǎng)絡化的藥品采購工作流程如圖2所示。

圖2 基于網(wǎng)絡化的藥品采購工作流程Fig 2 Drug procurementwork flow based on network

2 藥品采購訂單分發(fā)服務系統(tǒng)設計和運行的軟硬件平臺

我院與軟件公司根據(jù)實際工作情況，共同設計流程。軟件公司采用M icrosoftSQLServer2008數(shù)據(jù)庫軟件設計了該系統(tǒng)，采用HTTPS安全超文本傳輸協(xié)議，加密傳輸數(shù)據(jù)；通過LDAP（輕型目錄訪問協(xié)議）、CA數(shù)字認證等傳輸檢測協(xié)議保證了系統(tǒng)運作的穩(wěn)定性、安全性及拓展性。

硬件平臺：計算機1臺，采用奔騰Ⅳ處理器及以上CPU，1 G以上內存，20G以上硬盤空間，寬帶上網(wǎng)端口。軟件平臺：操作系統(tǒng)Windows XP，通過軟件公司提供的Web Service平臺方式可以與HIS進行整合，達到無縫連接的效果。

3 藥品采購訂單分發(fā)服務系統(tǒng)的實施過程

3.1 初期準備階段

主要包括前期介紹及基礎數(shù)據(jù)準備。軟件公司提交書面協(xié)議，與各家藥品供應商聯(lián)系，商榷數(shù)據(jù)的對碼和相關的傳輸工作。根據(jù)我院的實際情況，綜合其他醫(yī)院目前電子發(fā)票的使用情況，結合不同軟件公司設計系統(tǒng)的優(yōu)缺點，通過公開的選拔，確定了一家軟件公司。選定公司后，由于其設計的系統(tǒng)與我院HIS是獨立的2套系統(tǒng)，根據(jù)我院藥品的編碼、規(guī)格、價格等不同內容，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的對接。

3.2 試運行階段

準備階段完成后，進行發(fā)票數(shù)據(jù)試運行，從供應商中選擇幾家藥品數(shù)據(jù)相對全面的藥品供應商，經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)在軟件公司提供的網(wǎng)頁平臺進行數(shù)據(jù)文件的導入和導出，試傳送數(shù)據(jù)，并根據(jù)出現(xiàn)的問題，進行調整。

3.3 應用階段

主要是指第1批供應商試運行后，其他藥品供應商進行網(wǎng)上數(shù)據(jù)切換階段。試運行正常后1到2周為其他藥品供應商提供接口，測試后，將藥品供應商的數(shù)據(jù)切換（一般2周左右時間）。這個階段比較長，其原因主要是各個藥品供應商的配合程度不一樣，這項工作還將繼續(xù)努力和協(xié)調下去。

3.4 維護階段

系統(tǒng)的日常維護工作，如數(shù)據(jù)庫的升級，定期對新藥品進行信息導入，根據(jù)醫(yī)院需要調整功能。

3.5 藥品采購訂單分發(fā)服務系統(tǒng)發(fā)票信息傳送流程

藥品采購訂單分發(fā)服務系統(tǒng)發(fā)票信息傳送流程如圖3所示。

圖3 藥品采購訂單分發(fā)服務系統(tǒng)發(fā)票信息傳送流程Fig 3 Drug purchase order distribution service system process

4 藥品采購訂單分發(fā)服務系統(tǒng)的優(yōu)勢

4.1 提高了工作效率

藥庫作為醫(yī)院藥品信息的入口端和醫(yī)院藥品的儲備庫，擔負著重要的管理任務[2]。藥庫能在最短的時間內將入庫藥品發(fā)票批量導入，有效保障了醫(yī)院藥庫實庫存管理的進行[3]。傳統(tǒng)手工發(fā)票錄入工作量大，勞動重復，常出現(xiàn)庫存藥品與賬目不符、藥品失效浪費等問題。我院現(xiàn)在平均每月發(fā)票約1 000張，每張發(fā)票的錄入核對項目為16項，還經(jīng)常會遇到人工單位換算、價格換算等事宜，不僅發(fā)票錄入的工作量極大且差錯率高。現(xiàn)在系統(tǒng)全部自動換算，直接導入，基本不再出現(xiàn)錯誤，工作時間大幅縮短，錄入時間減少為原來的1/4（例如原來需要8 h時間錄入的數(shù)據(jù)現(xiàn)在只需要2 h）。

4.2 保證了數(shù)據(jù)的準確性

計算機管理系統(tǒng)軟件在輸入藥品信息、出入庫管理、往來賬目、動態(tài)監(jiān)控等方面可發(fā)揮其迅速、可靠、實用、準確、完整的優(yōu)勢，并兼顧藥庫管理和系統(tǒng)信息收集分析的雙重職能，為醫(yī)院藥庫系統(tǒng)化、規(guī)范化管理提供了依據(jù)。節(jié)省了醫(yī)院和商業(yè)的重復性工作，只需一次接入，便可同接入平臺的其他藥品供應商交換數(shù)據(jù)，由于網(wǎng)上實時傳送的數(shù)據(jù)經(jīng)系統(tǒng)自動核對導入HIS，其他人員不用重復審核，保證了數(shù)據(jù)的準確性。

4.3 降低了差錯率

以往我院專人負責發(fā)票入庫，隨著門診量的不斷上漲，藥品數(shù)量和品種的增多，其工作量也日益增大。藥庫有大量的發(fā)票信息需要手工錄入，單調、乏味、重復性工作易造成錄入錯誤，需要人員仔細認真核對多遍[4]。該系統(tǒng)可以減少手工入庫可能造成的數(shù)據(jù)錄入錯誤，加快藥品入庫的速度，可精簡環(huán)節(jié)、降低差錯概率和人力消耗。

4.4 加強了藥品批號管理

使得藥品批號等信息從進入醫(yī)院庫房到分發(fā)至各個部門，全程進行電子記錄、跟蹤管理。

5 藥品采購訂單分發(fā)服務系統(tǒng)相關的探討與建議

5.1 數(shù)據(jù)的保密性和安全性

隨著醫(yī)院對電子信息系統(tǒng)的依賴度日益提高，信息系統(tǒng)的安全問題越來越需要高度重視，要有安全的技術支持，才能保證數(shù)據(jù)的安全性。我院選擇的系統(tǒng)屬于被動調用型，不論是上傳數(shù)據(jù)還是下載數(shù)據(jù)，所有的操作都是由使用藥品供應商或醫(yī)院觸發(fā)，平臺不會對使用者的內部系統(tǒng)造成任何影響，在數(shù)據(jù)交換過程中，全部以文本的形式作為交換載體，不會有任何形式的可執(zhí)行文件。避免了計算機病毒都借助平臺進行傳播的可能。

5.2 信息系統(tǒng)的擴展性

藥品采購訂單分發(fā)服務只是信息雙向互動平臺的一個嘗試，未來要加強其在電子商務應用中的信息化改造與升級，提高工作效率和管理水平。可以拓展方面：其一，根據(jù)實時的庫存和藥品使用情況，實現(xiàn)電子請領信息直接指導采購訂單，提升采購行為科學性；其二，現(xiàn)代物流與電子商務有效整合，使得信息交流更加暢通；其三，采購需求與供應商之間通過網(wǎng)絡平臺對接，快速響應需求；其四，進一步實現(xiàn)庫房電子收貨、驗貨、出庫，可以節(jié)省人力，保證藥品的及時供應。

6 結語

隨著電子商務的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普遍應用，醫(yī)院越來越重視計算機和網(wǎng)絡技術的應用。醫(yī)院是藥品流通的最后一站，承擔著指導廣大患者安全、合理用藥的神圣職責。現(xiàn)階段，醫(yī)療機構的藥品消費占到我國藥品消費總額的70%～80%，主導著藥品消費市場的基本動向[5]，因此其藥品的管理尤為重要。藥品采購訂單分發(fā)服務系統(tǒng)經(jīng)過半年時間的推行和使用，大大降低了藥品采購管理時間成本，節(jié)省了人工，提高了效率和準確性，增加了數(shù)據(jù)的可控性及可靠性。該系統(tǒng)對電子商務在藥品流通領域的應用進行了實踐，對同行也有借鑒意義，值得進一步完善和推廣。

[1]嚴家舜，解滿平，張國桃.醫(yī)院物資集中招標采購和供應管理初探[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2009，3（20）：65.

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[4]裴保香，馮 潔，劉皈陽，等.醫(yī)院藥庫信息雙向互動平臺的開發(fā)與應用[J].中國藥物應用與監(jiān)測，2009，6（6）：371.

[5]蒯麗萍，陳盛新，裘雪友.淺談我國藥品費用構成、增長及控制的機制[J].中國藥事，2007，21（5）：3 221.