科技查新中的館際幫扶模式*

孫秀良 楊守文 張慧卿

（北京化工大學圖書館，北京 100029）

孫秀良 男，館員。研究方向：科技查新工作。

楊守文 男，副研究館員，副館長。

1 引言

科技查新工作是隨著國家科技體制改革，加強對科學研究和科研成果科學化管理而發(fā)展起來的一項深層次的情報咨詢工作。科技查新工作為科技立項、成果鑒定以及評獎等方面提供了客觀的依據(jù)，為科技人員開展研發(fā)提供信息支持[1]，有力地推進了科技管理的規(guī)范化和科學化，在科研工作中發(fā)揮了重要的作用。

改革開放以來，我國經(jīng)濟實力明顯提升，科技投入力度不斷加大，技術(shù)創(chuàng)新不斷涌現(xiàn)，使得高校和社會對查新的需求量也不斷增加。從總體上來看，查新站具有面向全國、突出學科行業(yè)的特點。但是在查新站的設(shè)立中，地區(qū)分布仍存在不平衡現(xiàn)象。部級查新站主要設(shè)立在東部發(fā)達地區(qū)，總數(shù)占全國的60%，而西部欠發(fā)達地區(qū)查新站又過于缺乏。在部分省、市甚至還沒有一個部級查新站，如貴州、寧夏、新疆等省、市。同時，查新站又分屬不同系統(tǒng)管理，處于“條塊分割”狀態(tài)，使各地區(qū)查新站的發(fā)展也存在明顯差異，這種查新行業(yè)的地區(qū)差異，讓平等的用戶在查新資源面前無法實現(xiàn)平等。當前，幫扶已是一種科學合理的政策導向，作為地區(qū)文化、科研事業(yè)重要組成部分的科技查新站，如何實現(xiàn)查新站之間的長期有效幫扶已引起同行的關(guān)注和重視。幫扶在圖書館的各項業(yè)務中都扮演著重要的角色[2-4]，但未見有科技查新領(lǐng)域幫扶的文獻報道。最近，羅凌云[5]提出了科技查新的館際合作研究，但合作比較注重互利互惠，要求查新站的規(guī)模相當，從一定程度上制約了中小科技查新站的發(fā)展。筆者以促進科技查新事業(yè)發(fā)展為目標，從地區(qū)平衡出發(fā)，挑選專業(yè)對口的查新機構(gòu)，提出建立科技查新站的管理、項目互審、項目調(diào)劑、專家咨詢、文獻資源的合作機制，加強交流互動，實現(xiàn)科技查新機構(gòu)的均衡、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展，并從幫扶觀念、政府支持、監(jiān)督約束、利益分配、考核激勵等方面，提出了建立查新幫扶長效機制的保障措施。

2 科技查新現(xiàn)狀

近幾年，國家加大了對科技項目的立項力度，高校、科研院所、公司企業(yè)的科研項目數(shù)量非常大，包括教育部的博士學科點基金、科技部中小企業(yè)創(chuàng)新基金以及各層次的報獎、成果鑒定等。這些基金的申請與結(jié)題，都離不開查新報告作為其項目評定的客觀依據(jù)，給查新工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。這些基金的申請與結(jié)題，都離不開查新報告作為其項目評定的客觀依據(jù)，給查新工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。從近幾年的情況看（見表1），查新需求呈明顯上升趨勢。教育部科技查新工作站查新報告總數(shù)由2006年共完成查新11088項，增加到2009年共完成查新報告27041件。平均每所查新站完成數(shù)量由2006年的258項增加到平均每所查新站完成報告數(shù)量404件。2009年教育部查新站全部查新報告中：服務校內(nèi)的查新報告數(shù)量占45.3%，服務社會的查新報告數(shù)量占54.7%，在社會的查新報告中，其中很大一部分為其他高校委托查新，說明其他高校對查新也有著大量的需求。根據(jù)調(diào)查，科技查新機構(gòu)每年的查新高峰在增多，查新高峰期間，多數(shù)查新機構(gòu)的工作人員必須在一個多月的時間內(nèi)突擊完成100多個查新報告，平均每天工作12小時，還要保證數(shù)量和質(zhì)量，壓力非常大。因此，目前查新站的數(shù)量不能滿足為當?shù)乜蒲刑峁M意服務的需要，科技查新工作壓力日益增大。那么在沒有查新站的地區(qū)更是如此，這給科研工作者帶來了很大的麻煩，而且若不能及時進行查新，就可能出現(xiàn)重復立項、成果鑒定不準確等問題，造成不必要的損失，讓平等的用戶在查新資源面前無法實現(xiàn)平等。

表1 教育部部級科技查新工作站查新報告數(shù)量情況

在查新文獻資源上，電子資源在文獻保障和各館的館藏結(jié)構(gòu)中占有越來越重要的地位，而購買電子資源的經(jīng)費少則百萬，動輒上千萬。中小查新站所在圖書館由于經(jīng)費少，因此電子資源的引進原則一般是只保證自身特點的文獻加以建設(shè)，如學科特色、專業(yè)特色和原有特色等，首先保證本校重點學科的需要，對非重點學科的電子資源，由于經(jīng)費原因通常只能“望庫興嘆”了。

在查新站人員水平上，中小查新機構(gòu)起步較晚，從近幾年才開始從事查新工作，查新人員主要由本館館員組成，查新人員專業(yè)知識背景單一，缺乏專業(yè)的認識能力，難以準確把握檢索關(guān)鍵詞和檢索策略，對外文專業(yè)術(shù)語和名詞理解更是困難；盡管也有各專業(yè)的應屆畢業(yè)生加入到查新隊伍，但應屆畢業(yè)生查新人員比較年輕，知識積累還不足，有待增加查新經(jīng)驗。如今學科交叉現(xiàn)象越來越普遍，新學科也在不斷出現(xiàn)，受查新員所學專業(yè)的限制，給查新工作帶來了一定的困難。因此，查新機構(gòu)必須采取有效的方法提高查新隊伍的素質(zhì)，確保查新的服務水平和質(zhì)量。

3 建立科技查新幫扶機制的必要性

3.1 我國科技查新事業(yè)發(fā)展的需要

我國科技查新發(fā)展存在著地區(qū)差別、行業(yè)差別，嚴重影響了我國整體科技查新事業(yè)的發(fā)展乃至信息、科技事業(yè)的發(fā)展。因此，必須通過多種幫扶模式，讓發(fā)展差距大的查新站形成相互幫扶合作站，以優(yōu)帶劣，統(tǒng)籌兼顧，實現(xiàn)管理理念、查新資源、查新人員、查新技術(shù)等的針對性流動，盡快實現(xiàn)落后查新站的信息服務升級，在全國范圍內(nèi)最大限度發(fā)揮查新站的整體服務效能，幫助中小查新站成為我國科技查新事業(yè)的重要組成部分，實現(xiàn)科技查新事業(yè)的整體協(xié)調(diào)發(fā)展。因此，實現(xiàn)查新站幫扶與資源共享是中小查新站發(fā)展的有效途徑，是我國科技查新事業(yè)發(fā)展的需要。

3.2 科技查新供求平衡的需要

隨著我國政府越來越重視科學技術(shù)的發(fā)展，不斷增加對科學研究和技術(shù)開發(fā)的投入，給科技查新市場帶來無限生機。目前，查新站不僅服務于高校，而且面向社會，步入了市場競爭行列。各部級查新站都承擔著上半年3～4月或5～6月，下半年9～10月或11～12月的查新高峰期，在這個時期科技查新呈現(xiàn)的特點是：項目數(shù)量多，時間短，學科范圍廣。部級查新站在查新高峰期一般都是門庭若市，如何及時地完成查新報告就成為各查新站關(guān)注的熱點。那么，在沒有部級查新站的地區(qū)，查新用戶大都十分焦急，這就需要部級查新站加強對中小查新機構(gòu)的幫扶，使中小查新站迅速地成長起來，能夠分擔部級查新站的任務量，達到緩解查新壓力的目的。

3.3 實現(xiàn)查新資源優(yōu)化配置的需要

查新資源一般跟查新站的規(guī)模和資歷成正比關(guān)系，規(guī)模大、資歷高的查新站圖書文獻經(jīng)費多，購買力強，擁有豐富的文獻資源，而中小查新站資金少，資源嚴重缺乏，存在著嚴重的不均衡現(xiàn)象。因此，需要發(fā)揮查新站的集體力量，實現(xiàn)不同類型圖書館之間的資源優(yōu)勢幫扶，提高我國區(qū)域的信息資源整體利用效率，合理配置、優(yōu)化資源，實現(xiàn)資源利用的最大化，提升中小查新站文獻信息資源的保障能力，最終形成信息資源的合理配置、科學調(diào)度。

3.4 查新用戶均衡受益的需要

科技查新信息咨詢服務面前應該人人平等，因此，查新站均衡協(xié)調(diào)發(fā)展強調(diào)信息用戶的均衡受益。目前，我國用戶在信息資源面前體現(xiàn)出明顯的受益非均衡性。以北京市為例，北京高校數(shù)量達98所，而教育部查新站僅有8所。同一區(qū)域內(nèi)查新用戶的人均資源占有率相差甚遠，用戶受益明顯不均，更不必說全國范圍內(nèi)查新用戶的均衡受益了。查新用戶的均衡受益就是讓用戶能夠享受全國范圍內(nèi)的所有信息服務項目，體現(xiàn)信息資源面前人人平等的理念。這不僅需要教育部查新站之間加強合作，更要加強教育部查新站與不具備教育部資質(zhì)的中小查新站之間的大力幫扶，方便用戶在最方便的地方獲取所需的文獻信息資源，實現(xiàn)各地區(qū)的所有查新用戶均衡受益。

3.5 提高我國科技查新整體水平的需要

我國科技查新工作起步較晚，經(jīng)過10多年的發(fā)展，我國高校圖書館科技查新工作經(jīng)歷了從無到有，再到規(guī)模不斷擴大的過程。但與此同時，我們也可以看出，還有很多科技查新站是查新界的新兵。查新水平參差不齊，一些查新機構(gòu)的查新員參加培訓獲得查新資格證的比例偏低。即使各高校查新站每年都派查新人員參加教育部的查新培訓班，但由于培訓時間較短，查新員能力提高非常有限，查新人員的水平還有待提高。查新機構(gòu)之間的交流、互動與幫扶，可以增強中小查新站查新人員的信息獲取能力，直接有效地提高查新人員的查新水平，促進我國查新行業(yè)的整體發(fā)展。

4 建立查新站間的幫扶機制

4.1 建立查新站管理幫扶模式

我國現(xiàn)行的查新站管理體制基本上同圖書館的管理體制一樣，屬于“條塊分割，各自為政”，缺乏總體上的統(tǒng)籌規(guī)劃和分工協(xié)調(diào)。普遍存在查新報告標準不統(tǒng)一，查新委托資料、收費、完成時間都有很大差異，查新資源重復開發(fā)等問題。此外，各查新站的信息資源、人員水平等方面參差不齊，差別較大，使各查新站的管理嚴格程度也有所差別。這就需要部級查新站在管理模式上對中小查新站進行幫扶，傳授先進的管理經(jīng)驗和理念，幫助規(guī)范中小查新站的管理機制和行為。這種管理機制應該是多層次的，包括決策機制、參謀機制及監(jiān)督約束機制。為跨系統(tǒng)長期幫扶、合作提供相應的政策支持，切實實現(xiàn)中小查新站的管理規(guī)范化，同整個查新事業(yè)的發(fā)展協(xié)調(diào)一致。

4.2 建立查新項目幫扶模式

為查新項目出具的查新報告由查新員和審核員共同來完成，那么，就可以采用部級查新站審核員審核中小查新站查新報告的幫扶模式。中小查新站查新員完成報告初稿后，由部級查新站審核員進行審核，這樣，審核專家就可以直接給查新員以實例幫扶指導，不僅能客觀地對其他查新站的查新報告進行嚴格審核，公正地給出查新報告的審核意見，而且中小查新站的查新員也會直接與專家交流，提高查新水平，同時非常有效地提高中小查新站報告的整體質(zhì)量。另一方面，當查新高峰期時，部級查新站可以調(diào)劑部分查新項目給中小查新站，自己再進行審核把關(guān)。這樣，就可以很好地分擔用戶多的部級查新站的工作壓力，還能增加中小查新站的報告數(shù)量，同時也很好地滿足每個查新用戶的需求。

4.3 建立查新專家咨詢幫扶模式

建立共享專家咨詢系統(tǒng)是對查新報告質(zhì)量把關(guān)的一個非常重要的環(huán)節(jié)，查新咨詢專家既能對查新過程疑難點出謀劃策，也能對查新報告所做的新穎性認定作出較全面的評判。我們通過查新聯(lián)合數(shù)字咨詢模式實現(xiàn)幫扶，對查新站的發(fā)展將起到很大的促進作用。該模式可以整合各成員站的咨詢服務力量，利用協(xié)作網(wǎng)公共服務的窗口，在其門戶網(wǎng)站主頁上設(shè)置“聯(lián)合在線咨詢”欄目。專家咨詢模式在分布式的網(wǎng)絡(luò)咨詢環(huán)境中，查新員通過聯(lián)合咨詢組織的統(tǒng)一用戶界面提問，并依據(jù)一定的原則分配給成員館（專家）進行解答。各查新員之間或查新員與專家之間可以進行文字、音頻、視頻等的實時交互。

4.4 建立查新人員培訓機制

在對中小查新站的幫扶中，對查新人員進行不定期培訓也是一個非常好的途徑。同時，由于查新站之間長期的幫扶關(guān)系，使查新專家能夠非常了解對口幫扶對象的情況，能夠深入分析幫扶對象的問題所在，使培訓有的放矢。部級查新站可以組織各種專題和檢索技術(shù)的培訓、講座、問題研討會，不定期舉辦查新員培訓班，建立專家和查新員共享知識的溝通模式，鼓勵和幫助他們不斷更新知識；查新員利用業(yè)務交流的機會參與專家、學者的學術(shù)討論，提高圖書情報業(yè)務技術(shù)知識。中小查新站也可以在合適的時間派部分查新員直接到部級查新站進行實習，參觀學習同行先進經(jīng)驗，培養(yǎng)更多的人才，共同完成各種查新項目，提升區(qū)域查新整體水平。

4.5 建立查新資源幫扶模式

為了滿足查新所要求的查全率和查準率，查新機構(gòu)就必須擁有相應的能滿足查新需求的查新資源。但中小查新機構(gòu)圖書文獻經(jīng)費少，購買力弱，不能購買各個領(lǐng)域的檢索資源，只能圍繞本校的專業(yè)特點建設(shè)特色文獻資源。因此，中小查新站所在圖書館文獻資源不能滿足各專業(yè)的查新需求。查新資源的幫扶可以有效地整合各成員館現(xiàn)有的查新資源，在一定范圍向?qū)趲头霾樾抡鹃_放借閱權(quán)，強化館際互借和文獻傳遞服務，優(yōu)化資源配置，并避免資源的重復建設(shè)。發(fā)揮部級查新站資源方面的優(yōu)勢，讓規(guī)模大的查新站的文獻資源得到充分有效利用，讓中小查新站享受幫扶所帶來的各種特色資源，解決其查新資源專業(yè)單一、文獻資源經(jīng)費不足的問題，實現(xiàn)查新資源的區(qū)域均衡配置。

5 查新幫扶長效機制的保障措施

5.1 查新站積極樹立幫扶觀念

目前，對于科技查新的幫扶還沒有引起足夠的重視，有些查新站的工作人員觀念保守，不愿意與他人交流并分享自己的知識和經(jīng)驗，害怕自己的成果被他人利用。因而，我們在理念上要強化對人力資源幫扶與合作共享的認識，樹立對落后查新站進行幫扶的理念，積極開展科技查新幫扶工作，充分實施部級查新站的社會教育職能，履行查新站的社會責任，擔負發(fā)展中小查新站查新水平、資源共享和諧的查新幫扶的歷史使命。區(qū)域性查新站幫扶與合作不僅是社會技術(shù)、文化、教育發(fā)展的必然趨勢，也是提高查新站的整體競爭力、實現(xiàn)查新站多方共贏的必經(jīng)之路。所以，我們在實踐中要重視人力資源幫扶活動，認識加強人力資源幫扶的必要性。

5.2 加強政府對查新站幫扶的重視與支持

對中小查新站的幫扶是一項長期任務，不是靠一時熱情和短期行為就能完成的，使其持續(xù)推進，需要我國各級政府部門普遍重視查新情報機構(gòu)幫扶活動的開展，在不同程度上給予政策指導，需要建立一個強有力的領(lǐng)導機制。站際幫扶與資源共享的成功要素之一是領(lǐng)導部門的重視，沒有上級的督促檢查，合作可能是一盤散沙，資源共享也就無從談起。其中加強制度建設(shè)、完善政策法規(guī)顯得尤為重要，所以應該成立專門的協(xié)調(diào)機構(gòu)，政府出面制定相應的政策和法規(guī)，規(guī)范各個查新站的行為，需要政府主管部門的協(xié)調(diào)和組織、良好的政策環(huán)境以及科學的管理機制。充分考慮科技查新事業(yè)的發(fā)展，從提高全民文化素質(zhì)、鼓勵終身教育、實現(xiàn)資源共享的高度出發(fā)，重視各地區(qū)科技查新事業(yè)的發(fā)展。

5.3 加強對查新幫扶機制的約束

上級部門應成立專門機構(gòu)進行監(jiān)督管理，根據(jù)合作程度制訂工作指南、評估與解決問題的原則，以便科學設(shè)置業(yè)務流程、合理配置文獻資源。定期對重點幫扶對象進行抽查，做到檢查到位；組織召開有關(guān)幫扶救助工作的專題匯報會，及時安排部署，積極促進工作的落實。同時加大宣傳力度，讓全社會都來關(guān)心、支持區(qū)域查新幫扶工作，真正使這項工作在政策的保證和良好的社會環(huán)境中順利開展。

5.4 建立合理的查新幫扶利益分配機制

科技查新幫扶由理論走向?qū)嵺`并持續(xù)發(fā)展的驅(qū)動核心應該是利益，特別是經(jīng)濟利益。科技查新工作是一項有償服務，這為查新幫扶提供了有力的經(jīng)濟來源，為幫扶的可持續(xù)發(fā)展提供了動力源泉，這種優(yōu)勢是圖書館其他部門進行合作無法比擬的。在科技查新的幫扶與合作中，只需根據(jù)價值創(chuàng)造與貢獻方面的不同，對利益進行合理分配。以互利互惠為原則，建立適當?shù)挠袃攷头龇諛藴剩官Y源利用效益化，帶動信息資源的優(yōu)化配置，使資源開發(fā)和成本管理科學化，保障幫扶與合作的持續(xù)進行，也符合各查新站自身的根本利益。

5.5 考核激勵機制提供查新幫扶的社會驅(qū)動力

為了提高查新幫扶工作的責任心和服務質(zhì)量，可以建立幫扶工作情況考核與獎勵制度，對查新幫扶的工作質(zhì)量作出評測，按年度對優(yōu)秀成員單位及優(yōu)秀咨詢員進行表彰鼓勵，抓好典型宣傳，弘揚時代新風，為幫扶工作營造一個良好的社會氛圍。事實證明，實行考核激勵機制對提高幫扶工作的積極性和服務質(zhì)量起到了顯著效果。

6 結(jié)語

科技查新幫扶機制是查新工作整體協(xié)調(diào)發(fā)展戰(zhàn)略的制度保障。通過幫扶，可以促進中小查新站工作水平的提高，能以自身有限的文獻信息資源最大限度地滿足查新用戶的信息情報需求，縮小地區(qū)差距，使中小查新站成長為全國查新服務體系中的重要組成部分。因此，健全區(qū)域查新站幫扶機制，可以使各地區(qū)人力、技術(shù)、資源等得到優(yōu)化和高效配置，提高整體運行效率，實現(xiàn)科技查新事業(yè)的均衡、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。

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