ERP在行政事業單位財會管理中的應用分析

王呈璐

ERP是EnterpriseResourcePlanning也就是企業資源計劃的縮寫。它是一種集成了物流管理、人力資源管理、財務管理以及信息管理于一身的可以對企業業務全流程進行管理和監控的管理軟件。Deloitte&Touche（德勤）對ERP所做出的定義是，ERP是集成的企業業務軟件系統，它允許企業對于他們的絕大多數業務流程自動操作和整合，分享橫跨整個企業的共同數據和操作規范，在一個實時的環境中生成和評價信息。也就是說，這一系統是幫助企業的管理者全面而綜合的掌握企業各個方面的信息，從而對企業進行管理的軟件系統。在這一軟件進入國內之后，國內的代理公司根據中國本土的情況和企業需要做出了一些調整，其中之一就是很多國內組織在應用這一軟件時，將財務部分單獨提出來，用于財務管理。組織的財務管理是通過價值形態對組織資金運動進行決策、計劃和控制的綜合性管理。組織財務管理目標是組織的財務活動、處理財務關系所要達到的根本目的，它決定著組織財務管理的基本方向，是組織財務管理工作的出發點。組織財務管理目標從它的演進過程來看，均直接反映著財務管理環境的變化，反映著組織利益集團利益關系的均衡，是各種因素相互作用的綜合體現。從這一角度說，如果能夠從一個組織的財會角度將組織的各個部分信息進行組織和匯總，就能夠比較全面的對該組織的運行情況進行掌握。這也是國內很多企業對ERP系統進行改造的原因。

相對于經營性組織對于企業整體財務管理的重視，我國行政事業單位對自身的財務狀況和財會管理的重要性認識依然不足，更不要提發掘財會在主旨管理中的中心地位和作用。

一、行政事業單位現行財會管理制度弊端

1.不能劃清行業內財務管理的界限

很多行政單位依然存在著政企不分的狀況，沿用以前的財政管理方式。這就造成本應作為公共財政管理的卻采用了企業化財務管理，而本應作為企業財務管理的卻采用了公共財政管理的現象，使得本應集中統一調度的資金，反而不能集中調度。本應由企業負責出資養護的設施，由于不能及時劃分出來，最后由政府墊資養護，造成了行政部門的資金損失。

2.部門預算的編制缺乏組織保證

部門預算是財會工作的重要環節，是市場經濟國家財政預算管理的基本組織形式，更是國庫集中收付、政府采購等制度的基礎。如果財會部門不能做出科學合理的預算，很難保證工作正常有序的進行。

3.資金管理缺乏系統性

如今的行政事業單位還沒有形成系統性的財會管理，所以其資金管理的效率還跟不上步驟，其資金的運用及核算在各個部門間不能進行很好的銜接和管理，導致資金管理及使用不暢，資金循環阻塞，財會管理的缺陷性充分暴露。

二、ERP系統與一般財務軟件的區別

首先，以前的財務軟件其工作機理與ERP系統有很大區別，之前的財務軟件主要是針對事業單位的財務核算方面，其管理只是單純的錄入、記錄和整理，是在工作時對業務單據憑證手工輸入、匯總、分析，個人用在財會管理方面的精力非常有限。而ERP系統卻不一樣，它在業務處理中以流程為向導，其自動分錄系統能夠快速有效的將財務模塊的一系列流程串聯成一個系統，環環相接，逐一相連，遞進完成每一階段的財務核算。針對不同的財務類型，ERP系統會按照事先預定好的會計科目自動觸發其會計事件，所以當財務類型產生時，ERP系統會自動生成會計憑證，更新分類賬目。財務人員的主要任務就是審核這些憑證，這樣就會大幅度的減少財務工作人員的工作量。大部分的時間都應用在財務管理中，這就為公司提供更多的決策依據。

第二，從功能上來看，國內財務軟件已發展的越來越成熟，可以滿足一般性財務核算的要求。但是從管理的角度分析，管理者所得到的財務報表就不僅僅是簡單數據的累積。其可以通過這些報表來分析組織的各部分運行情況，這時，單純的財務報表就很難滿足要求，即便可以實現，也需要管理者本人有較高的財務知識，由龐雜的報表數據中分析總結，既浪費精力，又浪費時間。同時對財務人員來說，當報表數據出現錯誤時，就很難查詢到根結，這樣就會消耗大量的時間。而ERP軟件是由業務流程為導向，所以各種財務數據可以和各項業務行為緊密聯系在一起，從財務角度或從業務角度都能夠快速進行相互跟蹤。

三、行政事業單位財會管理對ERP的安裝流程

1.分步實施

在系統安裝的過程中，要遵循科學的實施方法，既不能操之過急，也不能把時間拖得太久。行政事業單位財會的ERP系統安裝是一個龐大的工程，也是有較高風險性的項目，為了確保項目的成功，借鑒國內外行政事業單位行政事業單位財會信息化實施的經驗與教訓，行政事業單位財會信息化工程要首先制訂一個合理的目標和工作計劃。同時，實施的同時也要采取整體規劃，分步實施的策略，這樣方能確保項目實施工作的扎實有效。

2.嚴格控制信息質量

在行政單位的管理中，財會信息的正確性是非常重要的的問題。一旦原始數據出現了錯誤，將影響之后包括匯總、總結等等所有環節，最終影響到決策的準確性，所以在ERP系統傳遞財會信息時一定要確保其準確性，這就要求行政事業單位必須能夠采取有效措施進行調控。若行政事業單位在ERP系統中填制單據之前，仍然有紙質單據存在，在單據審核過程中，就要加強核對紙質單據和系統單據關鍵數據項。

3.試運行

ERP系統安裝后的試運行是系統能否成功的關鍵之處，所以在試運行時必須要保證系統切換的準確和完整，對信息系統的模擬運行以及試銷售必須進行嚴格測試和把關，排除任何可能出現的誤差，確保信息切換的成功。試運行其實就是模擬運行，而模擬運行值是由系統的各個組成部分及其軟件功能的測試所得，即是通過測試更深一步的了解軟件系統的各種功能，核對其是否符合行政事業單位的實際運行需求以及存在的差異，然后據其檢測結果進行對癥處理，然后擬定合適的解決方案。根據系統的運行情況挖掘軟件可能開發的其他潛在功能，針對特定客戶給予一些合適的設置，對其現有功能進一步修改、補充、調整和完善，使其達到客戶的需求。

4.加強財會人員管理

在行政事業單位中，必須要專門的財會信息管理人員，這樣才能更好的進行財會管理工作。這些人員必須要熟悉行政事業單位的財會管理模式，有必須有新信息的接受和學習能力，才能更好的完成財會管理工作。財會管理人員必須要負責任，在財會信息管理中，能夠明確項目實施中的單位分工情況，定期給予總結和交流，確保實施項目的組織性和系統性。

四、ERP系統在行政事業單位的具體應用

1.預算管理

ERP新系統在工作時需要安排新的工作流程和步驟，建立新的工作機構，進行新的管理和控制，其中預算管理部門就是一個非常重要的機構。其專門負責單位的預算策劃，對上級所擬定的預算額進行審核和修訂，對建立的預算方案進行評估和編制，對大量的非貿易、非經營購匯人民幣進行限額預算等等。預算管理部門還要負責建立和管理預算項目庫的組織研究，并且為其擬定合適的行業融資政策等，同時單位內部的財會體制等都需要預算部門的管理和配合。政府預算會計報表格式是比較常用的行政事業單位的預算編制格式，其雖有銜接性強等不少優點，但是不足之處也很明顯，歷史收支反映不夠明確、預算收支經濟性質反映不便等等。但是，ERP系統本身的集成性特點卻正好彌補了其諸多的缺陷，因此在預算編制格式時，單位預算收支可以采用政府預算報表格式，其他的諸如反映單位資產以及資金積累等情況，則可以用行政事業單位會計報表，并且可以在報表后面運用附表方式，更清楚的注明單位的資金使用具體情況。

2.資產管理

由于ERP系統的流程指向性，使得行政事業單位可以根據自己部門ERP系統的具體特點，設立專門的資產管理中心，其工作主要是通過系統所傳來的各類數據信息，對部門管理之下的資產的配置、使用、處置、資產統計報告、資產產權登記、界定、變動和糾紛調處、資產保全、使用效益考核評價、資產的清查、監管、政府采購、非經營性資產轉經營性資產監督和管理等；制定政府采購實施辦法，編制政府采購實施計劃；組織實施部門集中采購項目，并對政府采購活動實施管理；政府采購有關統計工作；以及對進行股份制改造的資產重組、股權設置、資產處置等工作；清產核資、產權管理、國有資本金統計分析和產權糾紛調處、資產處置及使用管理工作；組織實施有關資產的評估工作；規費使用及預算內外建設資金的監督檢查工作。

3.財會操作自動化

在行政事業部門應用ERP系統后，很多以前需要由財會部門人員手工操作的記賬報賬等財會操作都可以統一地在ERP系統中直接進行，甚至可以由各個部門直接將數據匯總后報到財務部門，對于數據的審核和校對也可以直接在網絡系統中進行。這樣既節省了人工精力，又節省了時間。例如，很多部門現在已經實行了網絡化報銷系統，其優點包括：數據簽名，報銷憑單采用電子簽名，可以有效避免偽造簽名的風險。多級復核，憑證和付款均實行二級復核出現問題及時糾正。自動計算，憑單和補助等由系統自動計算減少差錯風險。信息記錄，系統記錄核算操作流程利于明確工作責任。數據一致，信息數據進入系統后，非經批準不得修改。

總而言之，應用ERP系統是一個加快行政事業部門財會管理系統規范化和信息化的有效途徑，在充分的了解該系統的特點并對部門自身進行清晰有效的分析后行政管理部門可以通過該系統切實提高財會管理的效率并擴大其功效