管理信息系統與企業集團內部控制探析

一、管理信息系統在集團內部控制中的作用

隨著全球經濟一體化進程的加快，企業在激烈的市場競爭環境下面臨的不確定性越來越大，許多企業為了生存和發展紛紛組建企業集團，企業并購、重組日益頻繁，企業的規模越來越大。在這一過程中，母公司控制的資產急劇膨脹，造成了集團內部的嚴重失控。集團內部資金分散，資金利用效率低下尤為突出。子公司管理混亂，經營行為不規范，違規行為屢禁不止，使集團整體利益受到極大的損害。因此，集團總部對子公司的監控是一個十分突出的問題，迫切需要通過建立集成化的管理信息系統來加強集團內部控制。

在互聯網時代，隨著各種基于網絡的管理軟件的出現，不但可以有效地解決大型企業集團存在的上述矛盾，還可以壓縮組織的中間管理層級，構建基于網絡的扁平化組織結構，使集團內部信息傳輸暢通無阻。從時間上看，基于網絡的管理信息系統能使母公司對子公司的管理由靜態走向動態，從事后控制轉向實時監控甚至事前控制，節約時間成本，提升企業快速反應能力和抗風險能力。從空間上看，基于互聯網的管理信息系統能夠突破異地監控的空間局限，降低技術難度和管理成本，使物理距離變成鼠標距離，集團總部的管理、控制能力可延伸到全球任何一個角落。特別是在企業集團中使用最普遍的網絡財務，具有遠程處理和實時處理功能，可以實現數據傳遞的電子化和集中化，從而使集團總部的遠程監控和集中管理成為可能。

二、母公司對管理信息系統的需求分析

控股母公司與子公司的業務流程存在很大的差異，由此決定了控股公司對管理信息系統的需求大不相同，從而導致母子公司在信息系統構成上的差異。根據母子公司業務流程的上述分析，控股母公司的管理信息系統應滿足以下需求：

一是信息管理。系統應具有高度集成的功能，能夠有效地管理、控制不同類型、不同規模和不同地區的分支機構（子公司）；同時能夠有效地匯總各分支機構的數據信息，有效地整合和共享信息資源。二是財務管理。系統能夠對各子公司實施有效管理和監控，有助于加強對子公司的財務控制，及時掌握準確的財務數據；能夠制定科學、及時的資金運營和調配決策，提高資金流動的靈活性和安全性，提高集團范圍的資金管理和使用效率。三是投資管理。系統能對分散在不同地區子公司的各種投資項目進行有效管理，能夠進行項目的可行性分析和風險性分析，降低各種投資的風險，提高投資決策的科學性及項目的成功率。四是風險管理。系統能對子公司各類財務和業務數據進行分析，發現和識別潛在的風險和問題，對經營風險進行實時監控和預警；能夠增強對子公司的稽核能力，縮短稽核時間，降低稽核成本。五是決策管理。系統能夠為管理層、決策層提供有效的計劃、預算、決策工具；能夠提示數據之間的隱含關系，使決策依據數據化，決策結果具有科學性，滿足集團總部對整個集團未來經營活動進行規劃的需要；能對經營計劃和投資計劃進行有效控制。六是績效管理。系統能夠建立企業績效評價指標體系；對子公司的計劃執行情況進行監督、評估及考核評價，形成良性的激勵與反饋機制。七是人事管理。系統能夠確定合理的人力資源規模，有效地分配和使用人力資源；全面、及時地掌握和處理高級管理人員的業績表現、獎懲和升遷等事務。

三、啟示與思考

一是在構建集團集成化信息系統的過程中，應將整個集團所有的網絡應用系統作為一個整體的綜合應用系統來考慮，將各種功能的應用看作是整體應用系統的各個功能模塊，從這種思想出發考慮各個功能模塊的選型、開發及組合，以構建集團集成化信息系統。二是控股母公司在信息化建設過程中，應既考慮母公司層面的解決方案，也從整個集團的總體規劃出發，對各子公司的信息化建設制定總體規范，指導及審核子公司的信息化建設規劃方案。三是母子公司的信息化建設應該盡量保持步調一致。四是在構建集團集成化信息系統的過程中，要重視人員的轉變和數據規范工作。集成化的管理信息系統是先進的信息技術和管理方式的有機結合，這就要求企業決策者和管理者，甚至普通員工，不斷地學習和掌握現代企業管理思想、管理方法，以及信息技術的最新發展，以保證人員轉變的順利實現。另外，數據規范化是實現集團內部信息集成和信息共享的首要條件，集成化的管理信息系統處理的對象是數據，因此，要求數據必須規范化，具有統一的標準。只有這樣，才能保證信息傳輸的及時性、準確性和完整性。

（作者單位：中國平煤神馬報社）