高校機構典藏庫與商業數據庫在灰色文獻內容建設上的區別分析

●李欣榮（西華大學 圖書館，成都 610039）

1 引言

1997年舉行的“第三次國際灰色文獻會議”提出了對灰色文獻的較為規范的定義：不經營利出版者控制，而由各級政府、學術單位、工商業界所產制的各類印刷與電子形式的資料。灰色文獻的概念主要是相對于公開出版的標準出版物和非公開出版發行與交流的文獻而言的。[1]

灰色文獻資源一般是不公開出版發行的，流通渠道特殊，大多數也僅僅是在本單位、本系統內進行流通，有的僅局限于內部交流，或只傳發給與本文獻有關的部門及個人，制作份數少，容易絕版，再加上灰色文獻的編輯、出版、發行也無固定的渠道，對灰色文獻資源的收集、整理帶來了一定的困難。

高校在長期教學實踐與科學研究中積累了豐富的經驗，其中教學方法研究，教學評估，精品課程資料，優秀教案、課件，教師自編教材、講義和示范作品等在教學中的作用不可小視。如何充分利用現有平臺優勢收錄這些灰色文獻，為提高教學科研水平服務是高校圖書館應盡的義務和責任。

2 商業數據庫對灰色文獻的收錄途徑分析

目前對于灰色文獻開發利用較好的數據庫有：中國期刊網的“中國優秀博碩士論文全文數據庫”，這是目前國內相關資源最完備、收錄質量最高、連續動態更新的數據庫；萬方數據資源系統的“中國學術會議全文數據庫”；中國知網的“中國重要會議論文全文數據庫”等。商業數據庫最常見的收錄途徑有如下幾種：

（1） 通過傳統采購獲取。即廣泛收集書目信息，從大量非正規渠道出版的書目訂單上挑選出較有價值的灰色文獻。由于灰色文獻的傳播渠道特殊，這種方式搜集的灰色文獻在數量上非常有限，同時要求搜集人員具有較強的情報意識和情報獲取能力。

（2）通過捐贈搜集。據調查，有相當一部分灰色文獻存在于單位或私人藏書之中，需大力爭取單位或社會各界人士把各類灰色文獻捐獻出來，讓社會公眾共知共享。但由于灰色文獻往往涉及保密性，所以只能夠是有權限的使用。

（3）付費向各高校購買。這是商業數據庫獲取灰色文獻的最重要途徑，但通過這一途徑獲取的灰色文獻絕大部分是尚未公開出版的學位論文、學術會議報告等。

從多年來這些商業數據庫的使用可以看到，這些商業數據庫的點擊率是非常高的，人們對它們的依賴性也越來越強。那是不是就認為這些商業數據庫在內容建設上已經做得非常好了呢？下面我們將從機構典藏庫和商業數據庫在內容建設上的區別上進行分析。

3 高校機構典藏庫與商業數據庫中灰色文獻內容建設上的區別分析研究

3.1 收錄內容分析

（1）收錄的資源類型。相對于商業數據庫對灰色文獻的收錄，高校機構典藏庫偏重于具有高校特色的灰色文獻的收錄，資源類型涉及廣泛、內容復雜、信息量大、形式多樣，往往是通過正規公開流渠道無法得到的文獻資料。一個成熟的機構典藏庫中存儲了機構內教師和學生的智力成果，它可以是研究資料、教學資料、實驗和觀察數據、記錄和反映機構歷史活動的文件，也可以是期刊論文的預印本和已印本（post prints）、技術報告、官方報告（whitepapers）、研究數據、工作進程和重要圖片資料等。

高校機構典藏庫系統的灰色文獻收錄政策首先應是高校教師和科研人員的科技報告、會議論文、專利文獻、博碩士論文等,在高校教師與科研人員開放存取意識提高后,再逐步擴展到收集科教研究數據、教學課件與電子教案、繪畫及重要圖片等有學術價值的灰色文獻，階梯性的提高機構典藏庫的數據容量。

（2）收錄的學科門類。中國期刊網的“中國優秀博碩士論文全文數據庫”涉及8個學科門類：基礎科學、工程科技、農業科技、醫藥衛生科技、哲學與人文科學、社會科學、信息科技、經濟與管理科學。機構典藏庫收錄的學科范圍是機構內所有學科以及學科代頭人研究方向所涉及的學科門類。

（3）科學研究性質、目的和過程方面。商業數據庫只能夠收錄灰色文獻中非正式出版的研究成果，起到的預印本作用明顯。對于科學研究中所產生的智力成果，如項目鑒定報告、科研數據、工作文稿、會議論文、學術報告等未通過公開渠道進行交流的成果，則無法進行收錄。[2]

（4）用戶對內容的管理。機構典藏庫是采用自存儲的模式進行內容管理的，機構內用戶根據權限上傳和下載資料，這對于灰色文獻的內容建設非常重要，是商業數據庫通過傳統收錄途徑根本不能夠達到的。

表 基于“機構典藏”平臺的灰色文獻與商業數據庫中的灰色文獻的區別

商業數據庫收錄的灰色文獻，只能是尚未發表的非公開出版物，收錄的資源類型、學科門類都是有選擇性的，而對于教學、科研活動中間環節所產生的智力成果的收錄能夠做到的典藏深度非常有限，其對灰色文獻的收錄從數量上和質量上來說遠遠不及機構典藏庫。

3.2 內容建設的數量分析

通過以上3種商業數據庫最常使用的收錄途徑而獲取到的灰色文獻只能夠是一些尚未出版的非公開出版物，資源類型集中在對教學和科研有較高價值的學位論文、會議論文、科研報告等方面，如文章的預印本（preprints）、后印本（postprints）、學年論文（theses）、學位論文（dissertations） 等，對于高校所特有的一些灰色文獻的收錄是很少，主要是因為這些灰色文獻內容往往涉及保密以及數量零散，不易獲取等因素。

機構典藏庫對灰色文獻的收錄是通過自存儲的方式進行的，并通過開放存取的方式供機構內所有成員免費使用。這種自存儲的資料獲取方式有別于傳統商業數據庫灰色文獻的獲取途徑，有效地克服了傳統商業數據庫收錄途徑中存在的缺陷，為從數量上擴大灰色文獻的獲取范圍提供了可能。

3.3 內容建設的質量分析

商業數據庫灰色文獻的收錄體系由作者、數據庫商、圖書館和讀者等組成，中數據庫商在整個過程中起著樞紐的作用，它是對灰色文獻進行收集、加工和處理的中樞。圖書館在資金流中的中介作用比較顯著，用于購買商業數據庫的資金通過圖書館流向數據庫商，而信息從商業數據庫流向圖書館并最終到達用戶手中。用戶對于數據庫的內容建設處于被動地位，即商業數據庫提供什么，讀者就使用什么。

機構典藏這一全新的內容建設模式，使得科研人員可以自行將資料上傳到機構典藏庫中，打破了傳統學術交流過程中“作者-商業數據庫-圖書館-讀者”這一流通鏈，形成雙向互動式學術交流，用戶對灰色文獻的需求可以不再依賴商業數據庫，通過用戶對數據庫內容建設的自建、自管、自用來完成，直接從機構典藏庫中獲取大量免費的、高質量的灰色文獻資源。因此，能夠提供多種類型資源、學科門類，完整呈現科學研究全過程的學術交流平臺是當前機構典藏庫有別于商業數據庫在內容建設上的優勢所在。

4 結束語

在傳統的學術交流體系中，商業數據庫是最為重要的學術交流途徑，而基于“機構典藏”模式下的高校學術交流則為灰色文獻的揭示與傳播提供了非常有效的途徑，不僅起到了集中揭示和管理學術資源的作用,克服了傳統商業數據庫學術交流方式的不足。而且實現了對灰色文獻的永久保存和廣泛傳播，將使灰色文獻得到更好地利用。

[1] 付立偉，李水明.灰色文獻的開發與利用[J].科技情報開發與經濟，2010（12）：91互93.

[2] 李欣榮.高校圖書館機構典藏庫內容質量控制分析 [J].圖書館，2011（1）：136互137.