常見檔案參考資料的編寫方法(三)

小倪

四、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集

統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集就是反映一定機(jī)關(guān)、企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)或某一方面基本情況的一種數(shù)字材料。由于這種數(shù)字材料簡單明了，形式靈活，因而是了解情況、研究問題、制定計(jì)劃、指導(dǎo)工作和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)不可缺少的依據(jù)和參考。

統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集按其內(nèi)容可分為綜合性和專題性兩種。綜合性統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集是記載和反映一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)全面情況的數(shù)字匯集，其包容性強(qiáng)，篇幅較大。專題性統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集則是反映某一領(lǐng)域或?qū)I(yè)基本情況的檔案參考資料，內(nèi)容較為單一，但是針對性強(qiáng)，所涉及的數(shù)據(jù)更為深入細(xì)致。

編制統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集要求較高，必須注意以下幾點(diǎn)：

1.編制統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集應(yīng)有明確的目的。應(yīng)該根據(jù)一定的需求來選擇對社會和經(jīng)濟(jì)活動有存史價(jià)值的基本項(xiàng)目和指標(biāo)。

2.一般要求檔案人員會同統(tǒng)計(jì)部門，根據(jù)實(shí)際需要來選擇、匯集數(shù)據(jù)，以便于發(fā)揮各自優(yōu)勢，提高編研工作的效率。在編寫時(shí)，也要注意利用原有統(tǒng)計(jì)材料，提高工作效率。

3.統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集與其他編研成果的一個(gè)顯著不同是以大量的數(shù)字說明問題。在編寫方式上，要多使用圖表或表格，特別要注意使用直觀性比較強(qiáng)的圖形。

4.講究可比性。匯集中指標(biāo)數(shù)值的計(jì)量單位和標(biāo)列方式，必須可以比較。在統(tǒng)計(jì)表上應(yīng)將該計(jì)量單位標(biāo)識明白，而且要使用規(guī)范化的計(jì)量單位，對于一些計(jì)量單位發(fā)生變更的情況一定要加以說明，如解放初期1斤為16兩。注意統(tǒng)計(jì)口徑問題的差異，注意是否真正具有可比性。各種統(tǒng)計(jì)數(shù)字在進(jìn)行數(shù)據(jù)歸并時(shí)要注意統(tǒng)計(jì)口徑，同類項(xiàng)目才能相加。

編制統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集，通常有下列一些步驟：

1.明確選編范圍。它要求根據(jù)編研課題的不同特點(diǎn)，對檔案中的統(tǒng)計(jì)材料進(jìn)行調(diào)查分析，明確選編范圍，選定數(shù)據(jù)項(xiàng)目。

2.設(shè)計(jì)體例和圖標(biāo)格式。根據(jù)用途及原統(tǒng)計(jì)資料特點(diǎn)，設(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集的體例和使用圖表的格式。常用的表達(dá)形式有：矩陣式表格、示意圖和文字?jǐn)⑹觥Ｒ话阏f來，如需反映數(shù)據(jù)變化規(guī)律，可采用曲線圖表圖形；如為提供統(tǒng)計(jì)素材，可采用表格形式;如需提供統(tǒng)計(jì)調(diào)查研究材料，則采用文章敘述形式比較合適。

3.取材與編排、核查。統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集在取材時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格鑒別原統(tǒng)計(jì)材料的真實(shí)、準(zhǔn)確性，并充分考慮統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)形成的條件和統(tǒng)計(jì)口徑。此外，合并計(jì)算時(shí)一定要同類數(shù)據(jù)匯合，編排時(shí)要對號入座，做到一 一對應(yīng)。同時(shí)還應(yīng)對有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面核對復(fù)查，以免有漏誤。

4.編寫目錄與說明。對材料來源、統(tǒng)計(jì)范圍和條件等交代清楚，以便于復(fù)核查對。

五、專題概要

專題概要是以文章敘述的形式，簡要地說明和反映某一方面工作、生產(chǎn)或其他社會現(xiàn)象和自然現(xiàn)象的產(chǎn)生、發(fā)展變化的一種參考資料，如《××地區(qū)工業(yè)發(fā)展基本情況》。這種資料的主要用途是向利用者集中地提供某項(xiàng)工作、生產(chǎn)和其他方面系統(tǒng)的專題材料。

1.專題概要的構(gòu)成

通常專題概要由四部分組成：題名、概述、正文和附件。題名，由專題對象的名稱，加概要、概況、簡介等名目構(gòu)成。概述，即簡要介紹專題對象的基本情況，包括該對象的時(shí)間空間范圍以及材料來源等。正文，可以按專題對象的情況分若干階段，或分若干方面，介紹該對象的歷史和現(xiàn)狀,包括它的作用、影響、價(jià)值、效益、特點(diǎn)、性能以及發(fā)展趨勢等內(nèi)容。附件，凡是對讀者理解正文內(nèi)容有必要的圖、表、文字材料等，除了用于正文的相關(guān)部分外，可以集中附于全文之末。

2.編寫專題概要的基本要求

一要內(nèi)容全面，材料翔實(shí)。編寫時(shí)應(yīng)力求將有關(guān)專題的來龍去脈、因果始終、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)敘述清楚，使讀者通覽以后即可知曉該專題之基本情況。

二要敘中有議，評價(jià)得當(dāng)。專題概要可在敘述過程中對某些情況作重點(diǎn)說明，對有關(guān)問題給予適當(dāng)評述，這些對讀者具有一定的提示和啟發(fā)作用，但要做到客觀公正，符合歷史事實(shí)，簡潔精煉，寓評于述。

三要敘述準(zhǔn)確，文字樸實(shí)。專題概要的選題廣泛，編寫人員在確定題目后應(yīng)該學(xué)習(xí)和了解有關(guān)領(lǐng)域的基本知識，防止寫入外行話或出現(xiàn)常識性錯誤。要講究行文技巧，對標(biāo)題段落、文字等都要認(rèn)真推敲，力求層次清楚，用語規(guī)范。

四要文圖結(jié)合，不拘一格。專題概要通常以文字?jǐn)⑹鰹橹鳎部梢暂o之一些表格、圖示、照片、附錄等。