北京市檔案資料目錄中心發(fā)展建設(shè)探析

金霞

摘要：本文在介紹和分析北京市建設(shè)檔案資料目錄中心的發(fā)展歷程及其必要性基礎(chǔ)上，就加強(qiáng)北京市檔案資料目錄中心建設(shè)進(jìn)行了探討，并提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：北京市 檔案資料目錄中心 檔案利用 檔案資源共享

北京市檔案資料目錄中心是以北京市檔案館為依托，各區(qū)縣檔案館、專門檔案館和部門檔案館為主體，逐步發(fā)展覆蓋到整個(gè)北京區(qū)域范圍內(nèi)的單位機(jī)構(gòu)，最終發(fā)展壯大為以北京地區(qū)檔案信息為主、以其他各省市及國外相關(guān)機(jī)構(gòu)檔案信息為輔的檔案目錄信息存儲(chǔ)基地。通過網(wǎng)絡(luò)提供利用檔案目錄信息，編制各類專題檔案目錄指南，鏈接檔案數(shù)字化全文，多途徑開發(fā)利用檔案目錄信息，最終實(shí)現(xiàn)全市檔案目錄數(shù)據(jù)資源社會(huì)共享的目的。

一、北京市檔案資料目錄中心發(fā)展歷程

上世紀(jì)90年代初，國家率先成立明清檔案目錄中心、民國檔案目錄中心和革命歷史檔案目錄中心。1992年，按照國家檔案局的要求，北京市成立了檔案資料目錄中心，主要任務(wù)是完成明清、民國和革命歷史檔案目錄的采集和報(bào)送工作。2004年，北京市檔案資料目錄中心啟動(dòng)了建國后檔案全宗概覽、案卷級(jí)目錄和文件級(jí)目錄的采集工作，并制定下發(fā)了《北京市建國后檔案全宗概覽、案卷級(jí)目錄和文件級(jí)目錄采集方案》、《全宗概覽數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》、《案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》、《文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》，規(guī)范了本地區(qū)建國后檔案目錄數(shù)據(jù)采集報(bào)送的指標(biāo)和要求。截止到2006年底，全市綜合檔案館建國后檔案全宗概覽和案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)已經(jīng)采集完畢，文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)采集工作正在開展。截至2010年底，共采集各類目錄數(shù)據(jù)2357萬條。北京市檔案資料目錄中心的目錄數(shù)據(jù)采集工作還在有條不紊地進(jìn)行當(dāng)中。

二、加強(qiáng)北京市檔案資料目錄中心建設(shè)的必要性

近年來，隨著檔案網(wǎng)站和館藏檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展，各地建設(shè)檔案資料目錄中心的步伐逐漸放緩并不斷弱化，檔案資料目錄中心的建設(shè)長期停滯不前，無法取得突破性的發(fā)展。北京市檔案資料目錄中心建設(shè)也是如此。從長遠(yuǎn)發(fā)展角度看，這種做法并不利于檔案信息資源的整合與共享。無論是檔案全文數(shù)字化還是檔案網(wǎng)站建設(shè)，都離不開目錄中心的發(fā)展。

1.檔案目錄數(shù)據(jù)采集是提供檔案數(shù)字化全文服務(wù)的前提

館藏檔案數(shù)字化的首要前提就是建立目錄數(shù)據(jù)庫，采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求的檔案管理系統(tǒng)，建立形式多樣、內(nèi)容豐富的各類目錄數(shù)據(jù)庫。檔案經(jīng)過數(shù)字化處理并檢驗(yàn)無誤后，必須將數(shù)字化全文與目錄數(shù)據(jù)庫一一對(duì)應(yīng)進(jìn)行鏈接，才能提供查閱利用和網(wǎng)絡(luò)共享。截至2010年底，北京市數(shù)字化檔案總量已達(dá)到353萬卷，試想要沒有準(zhǔn)確、完整的目錄數(shù)據(jù)庫與之鏈接，利用者要找到其中某一卷檔案，將猶如大海撈針。

2.檔案資料目錄中心是檔案信息網(wǎng)站建設(shè)的基石

從檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享的要求來看，檔案信息網(wǎng)站必須具有非常完善的目錄檢索功能，才能為利用者提供完善的服務(wù)。檔案資料目錄中心滿足了這一條件，能為檔案網(wǎng)站建設(shè)提供充足的檔案目錄數(shù)據(jù)信息支持。同樣，缺乏檔案信息網(wǎng)站的共享平臺(tái)，檔案目錄數(shù)據(jù)也無法向社會(huì)提供廣泛利用，只能束之高閣。目錄中心與檔案網(wǎng)站的發(fā)展相輔相成，不可或缺。截至目前，北京市檔案信息網(wǎng)已提供6個(gè)數(shù)據(jù)庫、81萬條開放檔案目錄，供國內(nèi)外利用者在線查詢利用。

3.目錄中心建設(shè)是檔案信息資源整合共享的重要途徑

檔案目錄數(shù)據(jù)是開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵所在，目錄中心建設(shè)更是檔案信息資源共享的重要途徑和有效措施。目錄中心建設(shè)強(qiáng)化了檔案館之間的橫向聯(lián)系，通過館際間的交流，彌補(bǔ)自身館藏檔案信息的不完整；目錄中心還可根據(jù)社會(huì)利用需求，或編輯檔案指南性的工具書，或開發(fā)專題目錄，構(gòu)筑一個(gè)層次分明、服務(wù)多樣的檔案信息資源整合與共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),最大限度地滿足利用者不同形式和內(nèi)容的利用需求，是檔案信息資源整合與共享的實(shí)際途徑。北京市檔案資料目錄中心以民生檔案目錄資源共享為試點(diǎn)，統(tǒng)一目錄編制標(biāo)準(zhǔn)，整合檔案信息資源，按照分布實(shí)施的原則，分類匯總刻錄光盤，分發(fā)全市各綜合檔案館提供查閱利用，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合共享的目的。

三、加強(qiáng)北京市檔案資料目錄中心建設(shè)的措施

北京市檔案資料目錄中心建設(shè)發(fā)展的狀況，應(yīng)該說還遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)信息化和檔案信息資源整合共享的要求。應(yīng)從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案資料目錄中心的建設(shè)：

1.確定責(zé)任主體，制定統(tǒng)一規(guī)劃

北京市檔案資料目錄中心雖然是以北京市檔案館為依托，各區(qū)縣檔案館、專門檔案館和部門檔案館為主體的檔案目錄信息存儲(chǔ)基地，但其責(zé)任主體卻一直沒有明確，缺少能獨(dú)立行使職權(quán)，跨行業(yè)、跨系統(tǒng)的一體化常設(shè)管理機(jī)構(gòu)，從而導(dǎo)致目錄中心的建設(shè)缺乏全局性的統(tǒng)籌規(guī)劃和整體化管理。檔案資料目錄中心應(yīng)該是獨(dú)立于市、區(qū)縣等各類檔案館之外的，對(duì)各檔案館的檔案資料目錄采集、存儲(chǔ)、管理、利用工作進(jìn)行直接管理的，有一套完整運(yùn)行機(jī)制的管理機(jī)構(gòu)。這樣可以避免檔案目錄建設(shè)各自為政、各檔案館之間不能進(jìn)行充分的交流和協(xié)調(diào)、重復(fù)浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重等問題。對(duì)全市檔案資料目錄中心的發(fā)展進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，要以建立覆蓋全市檔案資料目錄數(shù)據(jù)的整合共享體系、實(shí)現(xiàn)全市檔案信息資源整合和共享為目的去規(guī)劃北京市檔案資料目錄中心的發(fā)展。

2.制定政策法規(guī)，完善標(biāo)準(zhǔn)體系

制定科學(xué)、完備的政策法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是檔案資料目錄中心建設(shè)的一項(xiàng)重要保障措施。北京市檔案資料目錄中心應(yīng)通過制定統(tǒng)一的、強(qiáng)制的、自上而下的標(biāo)準(zhǔn)以及指標(biāo)來明確目錄數(shù)據(jù)加工的各種技術(shù)框架與規(guī)范，對(duì)檔案資料目錄數(shù)據(jù)的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理、利用和檢索等各個(gè)方面做出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，這是目錄中心建設(shè)最緊迫、最亟待解決的問題。檔案資料目錄數(shù)據(jù)建設(shè)的系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括數(shù)據(jù)加工標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)檢索標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)傳遞標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)控制標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)利用標(biāo)準(zhǔn)等。

要特別注意的是，檔案目錄數(shù)據(jù)的著錄項(xiàng)目要盡可能齊全并準(zhǔn)確，每一個(gè)著錄項(xiàng)目都是一個(gè)檢索點(diǎn)，著錄的準(zhǔn)確與否，直接關(guān)系到目錄數(shù)據(jù)的檢出率和查全率。以紙質(zhì)文書檔案為例，檔案移交單位在向檔案館移交文書檔案的同時(shí)，一并移交紙質(zhì)目錄和電子目錄，目錄著錄項(xiàng)目包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、文件號(hào)、題名、責(zé)任者、文號(hào)、部門、日期、備注等內(nèi)容，移交單位按照檔案館目錄編制要求，已將上述內(nèi)容著錄齊全。這些目錄移交進(jìn)檔案館后，經(jīng)檔案編目人員整理審核，再添加至相應(yīng)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫中。可惜的是，某些檔案編目人員缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，僅憑想象，認(rèn)為“部門”這一著錄項(xiàng)目意義不大，在把目錄數(shù)據(jù)添加進(jìn)數(shù)據(jù)庫時(shí)，將其刪除。不得不說，這是一種短視的行為，在檔案目錄檢索利用的實(shí)際過程中，“部門”作為一個(gè)重要的檢索點(diǎn)，極大地提高了檔案目錄數(shù)據(jù)的查準(zhǔn)率。更何況移交單位提供的目錄已包含了這些著錄項(xiàng)目，刪除一個(gè)著錄項(xiàng)目就刪除掉一個(gè)檢索點(diǎn)，因此這樣的行為應(yīng)該慎之又慎。

3.提高專業(yè)素養(yǎng)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案目錄數(shù)據(jù)的采集、組織、加工等環(huán)節(jié)，目錄數(shù)據(jù)利用的方式和手段都發(fā)生了很大的變化，對(duì)檔案目錄著錄人員的知識(shí)水平、業(yè)務(wù)技能等均提出了更高的要求。北京市檔案資料目錄中心建設(shè)需要一批技術(shù)含量高、專業(yè)性強(qiáng)的高素質(zhì)專業(yè)人才，檔案目錄數(shù)據(jù)處理能力、語言表達(dá)加工能力和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力等都能適應(yīng)信息時(shí)代的要求。同時(shí)，檔案專業(yè)人才還應(yīng)強(qiáng)化自身責(zé)任意識(shí)，高質(zhì)量地完成檔案目錄數(shù)據(jù)的采集、著錄、報(bào)送等工作。例如《2008北京奧運(yùn)會(huì)總結(jié)報(bào)告》，僅從名字看，是一份總結(jié)報(bào)告，應(yīng)該歸到文書檔案里，但實(shí)際從內(nèi)容看，是一本公開發(fā)行的宣傳畫冊(cè)，應(yīng)該歸到資料中。如已歸到文書檔案里，在目錄著錄項(xiàng)目中應(yīng)標(biāo)明“畫冊(cè)”，這樣能提高檢出率。如果不標(biāo)注清楚，會(huì)給檢索利用工作帶來很大麻煩。在此次建黨90周年展覽籌備工作中，腳本創(chuàng)作人員提出要查看奧運(yùn)會(huì)的畫冊(cè)，但說不出具體的名稱，我們查遍了奧運(yùn)會(huì)檔案里的所有資料，都沒有找到利用者所要的東西。幾經(jīng)周折，最終從文書檔案里找出了這本畫冊(cè)，原來畫冊(cè)被歸入了文書卷，并且題名著錄為“2008北京奧運(yùn)會(huì)總結(jié)報(bào)告”，沒有標(biāo)注出類型是“畫冊(cè)”。這說明不僅要提高檔案著錄人員的專業(yè)水平，還要加強(qiáng)檔案著錄人員的責(zé)任意識(shí)，必須認(rèn)識(shí)到檔案目錄數(shù)據(jù)著錄工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作，容不得半點(diǎn)馬虎。任何項(xiàng)目著錄不仔細(xì)，都會(huì)給后來的檢索利用帶來巨大的人力、物力的浪費(fèi)。

作者單位：北京市檔案館