加強檔案干部教育培訓 管理者能力建設的思考

馬秋影

摘要：本文首先介紹了北京市檔案教育培訓管理者的基本情況，然后從三方面構建了檔案干部教育培訓管理者勝任力模型：維度模型、梯度模型和頻度模型，接著對北京市檔案干部教育培訓管理者比較薄弱的能力進行了分析，最后從三方面闡述了提高北京市檔案干部教育培訓管理者能力的措施：一是加強對教育培訓管理者的培訓；二是教育培訓管理者要主動學習，成為熟悉檔案工作和教育工作的行家里手；三是通過掛職鍛煉，崗位輪換，促進通用能力的發展。

關鍵詞：培訓 管理者 能力

一、北京市檔案干部教育培訓管理者的基本情況

“檔案干部教育培訓管理者”是指擔負檔案系統教育培訓責任或項目的計劃、實施、指導和控制責任的個人或群體。北京市“檔案干部教育培訓管理者”主要包括：北京市檔案局科教處負責人和項目執行者；北京市干部培訓中心負責人和項目執行者；區縣檔案局負責教育培訓工作的負責人和項目執行者。檔案干部教育培訓“管理者”可以分為兩類：一類是“行政管理者”,即主要承擔教育培訓機構或項目的領導、監督和指導責任的人員；另一類是“項目管理者”，主要承擔項目需求評估、方案設計、計劃執行和績效評估工作任務的人員。“檔案干部教育培訓管理者”擔負加強檔案干部隊伍專業素質，培訓全市2萬6千余專兼職檔案員的重任，提高這支隊伍的能力非常必要。

截止到2010年底，北京市檔案干部教育培訓管理者共有38人。從學歷結構看，研究生學歷10人，大學本科學歷27人，大學專科學歷1人，本科以上學歷占97%。從職稱結構看，具有專業技術職稱的25人，占總人數的74%，其中高級職稱7人，中級職稱16人，初級職稱5人。從年齡結構看，35歲（含）以下5人，36歲至45歲16人，46歲（含）以上17人，分別占總數的13%、43%、45%。從事檔案工作時間5年（含）以下的8人，6年至15年的9人，16年（含）以上的 21人，從事檔案工作6年以上的占79%。從專業分布情況來看，經濟專業9人，法律專業8人，行政管理專業7人，檔案專業7人，計算機專業3人，其他專業2人。

二、檔案干部教育培訓管理者需要具備的能力

“檔案干部教育培訓管理者能力”指檔案干部教育培訓管理者具有的執行計劃和完成任務的力量、知識與智慧。在深入調查和研究的基礎上，筆者認為檔案干部教育培訓管理者應該具備八種能力，才能夠勝任工作崗位要求，即需要八種勝任力。為對檔案干部教育培訓管理者的能力特征作出本質的或直觀的描述，需要建立勝任力模型，從“維度”、“梯度”和“頻度”三個角度考量。

1.維度模型

首先需要具備了解和掌握國家政治路線的能力，熟悉和貫徹政府政策的能力；其次需要具備領導組織和執行項目的能力；第三，需要具備溝通信息與思想，協調關系與活動的能力；第四，需要具備獲取新知識、新技術和新信息的能力，以及通過學習促進個人職業生涯發展和組織績效管理水平進步的能力；第五，在業務維度，需要具備培訓需求評估能力，盡管有些任務由上級下達，但同樣需要進行需求評估，即需要在培訓對象和培訓目標既定的情況下，對個體成員的知識基礎、入學期望、學習動力和目標差距等內容進行評估，以便因材施教，較好地保證培訓的效率與效果；第六，需要具備培訓項目設計能力；第七，需要具備培訓項目執行能力；第八，需要具備培訓績效評估能力。如圖1所示，在八個維度的能力特征中，左邊四種屬于通用性、基礎性能力，右邊四種屬于專項性、技術性的業務勝任能力。

圖1 檔案干部教育培訓管理者勝任力維度模型

2.梯度模型

所謂“梯度”，是指反映教育培訓管理者知識、技能和能力結構以及專業能力發展難度層級的概念。

在圖2中，“政治政策把握能力”位于最基層。這意味著對于檔案干部教育培訓管理者而言，無論是承擔領導責任的“行政管理者”，還是負責項目執行的“項目管理者”，都是最基礎的能力特征，即在工作中必須站在正確的政治立場上，在思想上時刻與黨中央保持一致，堅定不移地貫徹落實中央和地方政府的政策。

圖2檔案干部教育培訓管理者勝任力梯度模型

“領導執行能力”、“溝通協調能力”和“學習成長能力”是處于第二個梯度的能力。這三個維度的能力，共同特點是通用性、基礎性和普適性，均屬于管理技術層面的能力；雖然對教育培訓項目的績效沒有直接貢獻，但的確具有重要作用。這三個維度的能力，對于培訓項目設計和執行質量提高，對于組織整體績效水平的提升，以至整個管理者群體的發展，具有決定性的影響。

第三個梯度的能力屬于專業維度或業務范疇，包括“培訓計劃執行能力”、“培訓需求評估能力”、“培訓績效評估能力”和“培訓項目設計能力”。這四個維度的能力，屬于完成業務項目需要具備的能力，對項目的實施具有直接作用。在一般情況下，四個維度的能力，從“項目執行”、“需求評估”、“績效評估”到“項目設計”，難度梯度依次增加。按照規劃好的方案和程序執行培訓項目，要比“真實的”培訓需求評估容易。培訓結束后的“事后”績效評估，工作的結構性一般較差，難度要大于需求評估。難度梯度最高的是“項目設計”。“設計”需要“設想”和“計劃”，而“設想”和“計劃”往往需要建立在新理念、新思維、新模式和新技術的基礎之上，需要具備高質量、高層次、跨學科的人力資本。

3.頻度模型

“頻度”是指教育培訓管理者勝任工作崗位要求，對能力特征的使用頻率或需求程度。換句話說，在教育培訓工作中，能力特征使用的次數越多，頻度越高。反之，頻度越低。

如前所述，檔案干部教育培訓“管理者”，可以分為“行政管理者”和“項目管理者”兩類。如圖3所示，這兩類“管理者”都需要具備八個維度的能力。但是，對于“行政管理者”而言，工作中使用頻度最高的能力依次是“政治政策把握能力”、“領導執行能力”、“溝通協調能力”……對于“項目管理者”而言，使用頻度最高的能力依次是“培訓計劃執行能力”、“培訓需求評估能力”、“培訓績效評估能力”、“培訓項目設計能力”……

圖3檔案干部教育培訓管理者勝任力頻度模型

“行政管理者”需要專業維度的能力，但首要的是把好政治政策關，做好領導和執行工作；“項目管理者”同樣需要具備理解和掌握正確的“政治政策”方向的能力，需要具備領導和執行能力，但最主要的是做好實際的項目執行、評估和設計工作。

管理者的分工不同，崗位職責不同，能力的需要頻度有差異。“行政管理者”為了對培訓項目實行有效的監督、指導或管理，需要具備足夠的專業能力。盡管實際使用的頻度低，但需要了解基本模式與運作機制。“項目管理者”職業生涯發展的主要目標，是演變為“行政管理者”，即從項目執行者、管理者晉升為組織管理者、領導者。顯然，學習和提升“行政管理者”必備的能力，是實現這種角色轉換的重要條件。

“項目設計能力”是重要的、關鍵的能力維度。但是，在“使用頻度”意義上，檔案干部教育培訓管理者最常用的還是“項目執行能力”——執行上級任務，按照領導的要求和既定的模式開展工作，真正需要自主創新“設計項目”的情況不是很多。

三、北京市檔案干部教育培訓管理者比較薄弱的能力

北京市檔案干部教育培訓管理者大多是從事檔案工作時間較長，學歷較高，檔案專業知識較豐富的業務骨干，總體上講，他們的能力與其承擔的工作任務相適應。但對照檔案干部教育培訓管理者勝任力模型，可以看出我市檔案干部教育培訓管理者的能力還存在一定差距。

（一）教育培訓崗位需要的專項能力需要進一步提高

首先，培訓需求評估能力和培訓項目設計能力不足。2010年，市級檔案教育培訓機構舉辦了3期崗位培訓班，圍繞世界城市建設、檔案館防災工作、企業檔案工作、工程檔案工作等專題舉辦了繼續教育培訓班，基本能夠緊跟檔案工作前沿問題，滿足檔案工作人員的需求。區縣檔案行政管理部門中，14個區縣檔案局舉辦了崗位培訓，只有兩個區縣檔案局舉辦了繼續教育培訓，不能滿足檔案工作的發展需求。經過調查研究，培訓需求評估能力和培訓項目設計能力不足是主要原因。其次，培訓績效評估能力不足，許多教育培訓管理者對評估工作的必要性和重要性沒有足夠的認識，沒有實施培訓績效評估。還有，教育培訓的目的，是開發人力資源，但是檔案教育培訓者人力資源開發理論知識幾乎是空白。

（二）教育培訓崗位需要的通用能力需要進一步提高

首先，政治政策把握能力不夠。黨中央和各級政府，在人才強國戰略和人力資源能力建設等方面的政策不斷變化，教育培訓管理者只有在持續的關注與學習中不斷領會精神實質，才能夠勝任工作。第二，提升學習成長能力不夠，特別是檔案教育培訓管理者的自主學習能力不夠。

四、加強北京市檔案干部教育培訓管理者能力建設的措施

（一）加強對教育培訓管理者的培訓

樹立“教育者應該首先受教育，開發者必須首先被開發”的理念。每年對全市檔案系統的培訓管理者進行一次業務培訓，培訓的重要內容是更新觀念，樹立現代培訓理念，使培訓管理者逐步由管理型向研究型、服務型轉變。通過培訓，使培訓管理者全面了解培訓工作面臨的新形勢、新任務和開展培訓工作的新思路和新方法，開拓落實大規模教育培訓的工作視野，調動管理者工作積極性和管理水平。教育培訓的最終任務是開發人力資源，向培訓管理者介紹人力資源管理特點、發展趨勢、最新理論等。

（二）教育培訓管理者要主動學習，成為熟悉檔案工作和教育工作的行家里手

檔案干部教育培訓管理者要加強學習，深入了解檔案工作的熱點、難點問題，跟蹤檔案專業的前沿問題，熟悉每一位專兼職教師的授課內容和講課風格，知曉檔案專業每一部教材。要不斷學習黨中央和各級政府在人才強國戰略和人力資源能力建設等方面的政策，成為既懂檔案工作又懂教育工作的復合型人才。一名檔案干部教育培訓管理者最理想的知識結構是本科階段學習檔案類專業，碩士階段學習教育管理或人力資源管理類專業，檔案干部教育培訓管理者要努力學習，使自己的知識結構實現最優化。

（三）通過掛職鍛煉、崗位輪換，促進通用能力的發展

檔案教育培訓管理者的領導執行和溝通協調能力，可以通過掛職鍛煉和崗位輪換等途徑得到加強。比如北京檔案干部培訓中心人員可以到國家檔案局檔案干部培訓中心進行崗位交換、交流學習；檔案知識不足的中心管理者，可以到檔案業務崗位掛職鍛煉；行政機關負責干部教育培訓聯系或管理工作的人員，可以到培訓中心掛職學習。通過掛職鍛煉、崗位輪換，可以讓擔任這一崗位工作的管理者，體會另一崗位工作的內容、程序、技術和難度。變換崗位，轉變角色，有利于密切關系，增進理解，為今后開展工作提供合作上的便利。

作者單位：北京市檔案局