北京市檔案信息資源整合共享的實踐與展望

李立軍

在檔案事業發展中長期存在著一個悖論，這就是檔案信息資源的有限性和社會公眾對檔案信息需求的無限性之間的矛盾。面對這個問題，傳統模式的檔案工作束手無策。數字技術的運用使檔案信息與檔案實體實現了分離，通過網絡讓檔案信息能夠最大限度地滿足社會公眾的需求，即檔案信息資源的整合與共享。這不僅是在有限資源和無限需求之間的一個平衡點，而且是建設方便人民群眾的檔案利用體系的工作重點。

北京市檔案信息資源的整合與共享工作經過多年扎實、穩步地實踐，隨著“十二五”的開局，迎來了更好的發展階段。

一、北京市檔案信息資源整合與共享實踐的回顧

北京市檔案信息資源的整合與共享工作始于1992年。從北京市檔案資料目錄中心的成立到檔案信息網站建設，從檔案目錄信息資源的整合到實施全面數字化戰略，從市檔案館在互聯網上推出開放檔案案卷目錄和部分全文數據到以民生檔案信息資源為切入點的共享試點，我們為檔案信息資源的整合與共享奠定了基礎，積累了經驗。

（一）檔案目錄信息資源整合已初具規模

1992年，按照國家檔案局的要求，北京市檔案局（館）成立了北京市檔案資料目錄中心，以完成全國明清、民國和革命歷史三個檔案資料目錄中心下達的任務，同時以北京市檔案館目錄檢索體系建設為依托，并逐步構建覆蓋全市的檔案資料目錄數據庫。市人大于1997年通過的《北京市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》第三十一條規定，“市綜合檔案館應當建立全市性的檔案資料目錄中心，為利用者提供檢索服務。專門檔案館和區、縣綜合檔案館以及單位檔案機構按照有關規定向市綜合檔案館報送檔案資料目錄。本市逐步建立綜合檔案館、專門檔案館和單位檔案機構相互聯通、信息共享的檔案信息網絡”。

隨著全國三個歷史檔案資料目錄中心下達任務的完成，我市檔案資料目錄中心將工作重點轉移到建國后檔案資料目錄采集工作上來。根據北京市檔案信息化建設的要求，結合北京地區檔案基礎建設實際情況，從2004年起開展了建國后檔案全宗概覽、案卷級目錄和文件級目錄的采集工作，并制定下發了采集標準。截止到2006年底，全市綜合檔案館建國后檔案全宗概覽和案卷級目錄數據已經采集完畢，文件級目錄數據采集工作正在進行。

經過市和區縣檔案館多年的共同努力，截至2010年底，目錄中心共采集包括全宗級、案卷級、文件級以及部分專題目錄數據2357萬條。

（二）實施全面數字化戰略取得巨大成果

早在1997年，北京市檔案館就開展了館藏檔案數字化的初步實踐，對第一次申辦奧運檔案進行數字化；1999年對館藏聲像檔案進行數字化；2000年對館藏市政公報進行數字化。在對這些試驗性的數字化工作實踐進行總結、論證基礎上，北京市檔案館于2002年率先提出并開始實施全面數字化戰略。截至2010年底，北京市檔案館累計完成館藏紙質檔案數字化121萬卷，3500余萬頁，占館藏總卷數的57.8%。館藏照片、聲像檔案數字化也取得較大進展。

在全面數字化戰略的帶動下，各區縣檔案館及各單位檔案部門也都不同程度地開展了館室藏檔案的數字化工作。截至2010年底，全市數字化檔案總量達到353萬卷。

（三）不斷成熟的檔案網站成為重要的技術平臺

作為我市檔案信息資源整合與共享的重要平臺，北京檔案信息網從1997年起步，歷經十余年的建設，已成為全市檔案信息工作的門戶網站。網站的宗旨是為社會提供及時、準確、方便、快捷的檔案服務，承擔整合全市檔案信息資源，加強門戶網站與各區縣檔案信息網站之間的相互交流合作，提供檔案政務、檔案信息服務，促進檔案教育科研，宣傳全市檔案工作的任務。

市檔案館在2002年底就實現了在互聯網上提供館藏全部開放檔案的目錄檢索服務。目前，在互聯網上共有6個數據庫，81萬條開放檔案目錄，可供國內外的利用者在線查詢。

2004年8月，市檔案館在互聯網上實驗性地推出28萬頁開放檔案全文的在線閱覽服務。截至2010年底，市檔案館在互聯網上共推出180萬頁館藏開放檔案全文，可供社會公眾在線閱覽。同時，市檔案館利用政務網為31個市屬單位提供了“一對一”的檔案信息服務。此外，各區縣檔案網站亦全部推出了開放檔案目錄及部分數字化全文信息的檢索閱覽服務。

隨著北京市檔案信息網服務功能的逐步完善，網站的訪問量逐年遞增。以2011年1月的網站訪問量為例，點擊數已達762560次，頁面瀏覽量為70904頁。

（四）民生檔案目錄共享試點工作為共享的方式和手段積累了經驗

實現建立一個覆蓋全市的檔案信息資源共享的利用體系的戰略目標是一個巨大的系統工程，必須找準切入點。

按照國家檔案局《關于加強民生檔案工作的意見》，北京市檔案局（館）從實現“兩個轉變”、建立“兩個體系”的高度，要求市和區縣檔案局（館）加強館藏民生檔案的整理、審查及開放工作，建立民生檔案專題數據庫，更好地為人民群眾的利用提供優質服務。強調加大檔案信息資源整合力度，逐步擴大信息共享范圍。2008年，市檔案局（館）成立課題組對市檔案館和各區縣檔案館館藏民生檔案管理與利用服務現狀進行調研，通過對各館民生檔案管理和利用現狀進行分析，提出在全市國家綜合檔案館范圍內實現館藏民生檔案信息資源共享的實施方案，確定了先易后難、分步實施、逐項推進的原則。集中接收綜合檔案館的民生檔案目錄數據資源，規范目錄數據格式后分別針對是否開放檔案目錄采取不同的共享措施提供利用。采取在線或者離線的方式，完善資源共享機制，不斷深化民生檔案信息資源共享范圍和程度。以此為切入點，力求為最終實現建立覆蓋全市的檔案信息資源利用體系的目標在搭建平臺和具體實施方面積累經驗、奠定基礎。

北京市檔案局（館）就民生檔案信息資源共享工作進行了專題研究，批準了開展全市綜合檔案館民生檔案信息資源共享試點工作方案，要求本著“成熟一批，起步一批”的原則，以民生檔案目錄資源共享試點工作為切入點，統一目錄編制標準，以便資源整合共享，著手思考下一步工作，抓緊準備，加快推進檔案資源共享步伐。

目前，在市和區縣檔案館的通力合作下，已編制涵蓋市檔案館和全部區縣檔案館的《全市綜合檔案館館藏民生檔案查閱指南》并在北京檔案信息網上發布，主要包括民生檔案內容、查閱手續、查閱信息、服務項目四方面內容。按照分布實施的原則，各館已采集上報知青和招工檔案目錄373萬條，將在統一數據格式及主要檢索項基礎上，分類匯總刻錄光盤，分發各館提供查閱利用。2011年，我們將進一步擴展民生檔案目錄信息整合與共享的范圍。

二、北京市檔案信息資源整合與共享工作中存在的問題

上述幾方面工作，不僅是我市檔案信息資源整合與共享在實踐上的不斷探索，而且是檔案部門思想觀念不斷創新的過程。盡管取得了一定成績，但總體來說，現有的狀況與首都城市管理和發展建設對檔案信息資源利用需求相比，特別是與社會公眾對檔案信息資源的多元化需求相比，還存在著非常大的差距。

（一）目錄中心多年整合的目錄信息資源尚未實現共享

盡管我市檔案資料目錄中心已經采集了數量巨大的目錄數據，存儲了相當規模的檔案目錄信息資源，但是要實現共享還需要做很多工作。由于多種原因，目錄中心的工作還僅僅停留在采集、存儲檔案目錄數據的工作狀態，尚未采取有效的實現資源共享的方式和手段，還沒有形成一套包括數據采集、數據管理、數據庫維護更新和數據提供利用的完整運行機制，沒有實現真正意義上的資源共享。

（二）檔案信息網站尚未有效發揮其整合檔案信息資源的功能

目前，雖然北京檔案信息網和各區縣的檔案網站均已推出開放檔案目錄信息的檢索服務，但基本上處于一種各自為戰、自成一體的工作狀態。作為檔案系統的門戶網站，北京檔案信息網盡管在一些欄目上整合了區縣檔案網站的相關內容，但多是工作動態、業務活動、展覽信息等內容，對于各區縣的開放檔案目錄信息還未能進行有效整合。分析原因，既有檔案目錄數據在著錄格式上標準不統一的問題，也有缺乏數據整合管理機制的問題。但更重要的是，我們對區縣檔案網站的宏觀管理與統籌規劃還遠遠不夠。

（三）目錄中心建設與檔案網站建設需統籌規劃、加強融合

加強目錄中心工作和門戶網站建設是我市檔案信息資源整合共享的重要手段和有效措施。在檔案信息資源整合共享過程中，目錄中心和檔案網站猶如車之兩輪、鳥之雙翼。目錄中心在今后的檔案信息資源整合共享工作中承擔著巨大的數據整合業務平臺作用，為作為共享技術平臺的檔案網站提供充足的檔案數據信息支持。檔案信息網站為社會公眾提供的檔案數據信息越多，就能在更大程度上滿足社會公眾對檔案信息資源的多元化需求。因此，必須進一步加強目錄中心與檔案信息網站之間的統籌考慮、整體規劃、形成合力，并在今后的數字檔案館建設中發揮和承擔重要的核心支撐作用。

三、北京市檔案信息資源整合共享展望

劉淇書記在市委十屆七次全會上提出，“要從建設世界城市的高度，審視首都的發展建設，提高科學發展的水平，規劃建設的檔次和服務管理的水平”。2010年11月30日市委十屆八次全會通過的《關于制定北京市國民經濟和社會發展“十二五”規劃建議》中提出了包括“文化大發展大繁榮”的今后五年首都經濟社會發展的主要目標，提到了包括“檔案館”在內的公共文化設施與服務質量要達到世界先進水平，使北京城市文化軟實力顯著提升。市檔案局（館）局（館）長陳樂人同志要求檔案部門“要高起點、用長遠和具有戰略的眼光去看待審視我們的工作，要把我們的工作拿到全國去比，拿到世界去比”。作為北京城市文化軟實力的重要組成部分，實現建立一個覆蓋全市的檔案信息資源共享的利用體系的戰略目標，務必要站在建設世界城市的高度看待我市檔案信息資源的整合共享工作。

2009年10月召開的全國檔案館工作會議確定了要用十年時間建成“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”和“方便人民群眾的檔案利用體系”的工作目標，強調各級國家檔案館要積極以多種形式進行檔案資源整合，推進檔案信息資源的社會共享。

剛剛印發的《全國檔案事業發展“十二五”規劃》提出，要實施公共檔案信息資源共享服務工程項目，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務。

今后一個時期，北京市檔案信息資源整合與共享工作將在總結實踐經驗的基礎上，進一步向深度和廣度發展。

從深度發展來看，將從全市綜合檔案館館藏民生檔案信息資源共享試點這個切入點轉而向覆蓋全市綜合檔案館館藏開放檔案信息資源的共享推進。北京市檔案局（館）已經確定了檔案信息資源共享的階段性目標：到2012年，實現全市國家綜合檔案館館藏開放檔案案卷級目錄信息資源的共享；到2015年，實現全市國家綜合檔案館館藏開放檔案文件級目錄信息資源的共享。隨著檔案數字化進程的推進，隨著檔案法律、規章等政策、措施的逐步完善，我市將逐步實現檔案數字化全文的信息資源共享。

從廣度發展來看，北京市檔案資料目錄中心作為我市檔案信息數據整合業務平臺，在繼續做好采集整合全市綜合檔案館館藏檔案目錄信息的基礎上，適時開展面向專門檔案館和單位檔案機構的檔案目錄采集整合工作，為實現《北京市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》所規定的“……本市逐步建立綜合檔案館、專門檔案館和單位檔案機構相互聯通、信息共享的檔案信息網絡”的目標做好準備。同時，逐步改變以往主要以文書檔案目錄為采集整合內容的局面，不斷豐富和完善目錄中心的數據庫結構。

我市檔案信息資源整合共享的總體布局是，充分發揮我市檔案資料目錄中心的職能，統籌規劃，統一組織，整合包括全宗級、案卷級、文件級目錄數據以及全文數據的覆蓋全市的檔案信息資源。在統一標準、規范數據格式的基礎上，依托北京市檔案信息網和各區縣檔案網站，搭建網絡共享平臺，完善共享機制，不斷拓展和延伸檔案信息資源共享的廣度和深度，最終實現建立覆蓋全市的檔案信息資源共享體系，為提升北京城市文化軟實力，實現建設世界城市的宏偉目標做出北京檔案人應有的貢獻。