為老板節(jié)約2萬個小時

[美]羅塞娜.博得斯基

2000年5月，《新聞周刊》做了一篇報道，描述我“在美國的頂級老板身旁”的職業(yè)生涯，給我起了個綽號：杰克·韋爾奇的“秘密武器”。這是一個不錯的贊美，但是并不恰當(dāng)。贏得企業(yè)經(jīng)營勝利的不是秘密武器，而是士兵。只有士兵的隊伍每天都處于良好的戰(zhàn)備狀態(tài)，公司和軍隊才會獲勝。這就是我過去所做的事情，現(xiàn)在也在這樣做。

就我而言，不算什么大秘密的竅門之一就是我知道如何創(chuàng)造時間。雖然沒有準(zhǔn)確的方法來衡量，但我想，在10多年的時間里，我給杰克·韋爾奇額外節(jié)省了兩萬個小時，這相當(dāng)于每周增加了一天的時間。

我為杰克做準(zhǔn)備工作時，往往是我?guī)退脙尚r進(jìn)行電話溝通、閱讀成堆的文件、審核各種報告材料，然后杰克就只需用30秒的時間進(jìn)行最后的處理。我遞交給他做決定所需的重要材料，他就可以立即做好決定，然后繼續(xù)進(jìn)行其他事情。如果他遞給我一張便條，問一個我還沒有料到或無法回答的問題，那么就說明我的工作做得還不夠好。

我是否善于讀透別人的心思呢？答案是否定的。但是我善于注意周圍正在發(fā)生的事情，并確保自己了解它們?yōu)槭裁窗l(fā)生。我假設(shè)自己是一個因果問題的研究者，這樣就能夠相當(dāng)準(zhǔn)確地估測主管需要什么樣的材料，然后適當(dāng)?shù)貕嚎s材料。這種準(zhǔn)備工作主要包括信息收集、溝通和協(xié)調(diào)，任何一個想成為精簡材料專家的人都要這么做，無論他的具體工作任務(wù)是什么。

如果你這么做，你的老板就能夠跳過費(fèi)時的基礎(chǔ)性準(zhǔn)備工作，把精力集中于最終結(jié)果上。我篩選杰克·韋爾奇收到的每個事項(xiàng)，確保里面沒有無關(guān)緊要的內(nèi)容或其他可以由另一層級的人員處理的事件。如果杰克問我：“哈里怎么處理這件事情的？”下次我就會把關(guān)于這件事情的匯報文件遞給他，因?yàn)槲視孪嚷?lián)系哈里，問一些基本問題。時間太寶貴了，不能浪費(fèi)，除非絕對必要，否則不要多接觸一頁文件、一個項(xiàng)目或一個問題。有時大量接觸是不可避免且必要的，但是訓(xùn)練有素的文件精簡方法為上司提供了額外的緩沖時間，讓他可以把更多精力用來發(fā)展企業(yè)，或者消除有可能毀掉整個企業(yè)的潛在危險。

你今天做的工作是否有助于達(dá)到這個目標(biāo)？無論你的工作、薪水或職位如何，如果你不是在幫忙，那么你就是在阻礙工作。

注：羅塞娜·博得斯基，曾在通用電氣工作了25年，其中13年擔(dān)任首席執(zhí)行官和董事會主席杰克·韋爾奇的行政助理。韋爾奇于2001年9月退休并創(chuàng)建了私人咨詢公司，博得斯基又跟隨他成為其首席助理和員工主管。

（文燕摘自《支撐：做副手的智慧》

機(jī)械工業(yè)出版社）