企業人力資源管理外包的風險與控制研究

貴州民族學院傳媒學院 令狐克睿

力資源管理外包在中小企業中已廣泛流行。Mary F.Cook[1]對人力資人源管理外包的定義：“讓第三方服務商或服務出售商連續提供人力資源活動管理服務，這種管理過去通常是由企業內部有關部門進行的。服務商將簽訂合約管理某項特定人力資源活動，提供預定的服務并收取既定的服務費用。”根據以上定義，人力資源管理職能的外包，即企業在保留自身核心競爭力的前提下，利用企業外部的優勢資源，將企業內部人力資源活動，包括人員招聘、工資發放、薪酬方案設計、保險福利管理、員工培訓等外包給專業的服務機構。企業進行人力資源管理外包可以縮減管理成本，提升核心能力，在外包過程中也暴露出了很多風險。

1 人力資源外包的工作流程

人力資源管理外包作為一種新型的管理模式，在實施過程中存在多種風險，其風險貫穿與整個過程中，在不同階段面臨的風是不同的。姜曉宏[2]將人力資源管理外包分為內容選擇、外包商匹配和外包關系管理三個階段，根據人力資源管理外包工作的實際情況，人力資源管理外包的內容選擇需要經過一系列的調查評估，除了對外包內容的選擇外，還需要進行成本效益分析，本文對人力資源管理外包的以上三個階段進行修改，并增加了監督控制階段。具體而言，人力資源管理外包實施的工作流程如圖1：

圖1 人力資源管理外包的流程

第一階段：決策準備階段。該階段的主要工作是對自身的條件進行充分的分析與評估，確定外包的內容，進行成本效益分析，明確外包需要達到的效果。

第二階段：外包商匹配階段。該階段，需要搜集多家外包商的相關信息，初步確定外包上名單，對外包商的價格、信譽、財務狀況、工作能力等各方面進行綜合評估，選擇合適的外包商，制定周密的合約，簽訂合作協議。

第三階段：關系管理階段。包括中小企業與外包商的關系管理和企業內部員工的關系管理。注重與外部供應商和內部員工的溝通，融洽關系，提高雙方的工作積極性。

第四階段：監督和控制階段。是人力資源管理外包最重要的階段，關系到外包的成敗，包括監督外包商的工作行為和服務效果，發現偏差及時糾正。

2 中小企業人力資源管理外包的風險分析

企業實施人力資源管理外包確實能夠給企業帶來機遇，但是由于各方面因素的影響，也必然存在許多的風險。陳志宏[3]根據企業外包的動機，從企業自身、外包服務商和市場三個方面分析了人力資源管理外包的風險；趙麗[4]認為減員外包存在信息泄露的風險和外包服務機構執行力的風險。本文認為，除了與企業人力資源管理外包相關的幾個主體存在不同的風險外，人力資源管理外包的不同階段中也存在不同的風險，結合人力資源管理外包的流程，本文將人力資源管理外包分為四個階段的風險，具體內容如下：

2.1 外包決策準備階段的風險

2.1.1 外包內容決策失誤的風險

人力資源管理外包，意味著企業對該項業務的控制權不同程度的移交給外包商，外包商權利增大，企業對外包業務的控制能力降低，對外包商的依賴加深，如果外包商出賣信息給競爭對手，企業的競爭優勢將會面臨重大威脅。

泄密成為人力資源管理外包面臨的重大問題，企業的招聘、績效考核、薪酬管理、員工職業生涯發展等信息均屬于商業機密，我國尚無完善的法律法規來規范，這些項目一旦泄露的外包商，就會面臨非常嚴重的危害，同時，我國還沒有相關的法律去防范人力資源外包的風險，如果人力資源管理外包商自身經營管理不善而倒閉，那么外包企業的合法權益將失去保障。

2.1.2 收益估計失誤的風險

基于成本效益的分析，決定該業務到底是“自制還是外包”的決策，如果采取自制的方式，那么成本為中小企業自己負責人力資源管理相關業務所形成的成本，包括工資、辦公場地、材料的費用等；如果采取外包的方式，那么成本為交易成本，即合同規定所需支付給外包商的所有費用，將兩種情況下的成本相比較，得到人力資源外包的成本效益。如果企業對自制或外包的成本效益估計失誤，導致人力資源外包的成本偏高，進而導致企業人力資源外包的預期收益得不到實現，那么外包的意義就不復存在。

2.2 外包商匹配階段的風險

2.2.1 外包商選擇的風險

人力資源外包業務在國內處于發展初期，國內外包商的水平參差不齊，專業技術水平較低。國內許多外包服務機構從業人員素質、專業化程度較低，甚至弱于大型企業的人力資源部門，難以滿足外包企業的要求；國外比較知名的外包服務商一方面要價太高，使外包企業難以控制外包成本。企業決定外包時如果選擇不當，不能謹慎地選擇能夠提供完善服務的外包商，將不能達到到理想效果。

2.2.2 信息不對稱的風險

外包商和企業之間是一種平等的委托-代理關系，而非行政隸屬關系，雙方的合作行為不容易控制。但是由于雙方的目標不同，由于委托代理方的信息的不對稱，企業無法真正了解企業的經營狀況、社會聲譽、發展狀況等與自己利益相關的信息，導致外包前未能準確選擇外包商造成逆向選擇的后果；外包后，外包商也可能不夠努力執行委托而造成道德危險。

目前我國的人力資源外包商市場參差不齊，人力資源管理外包企業與外包合商之間的信息是不對稱的，在這個交易市場中雙方存在著博弈。

2.3 外包關系管理階段的風險

2.3.1 企業內部經營的風險

人力資源管理外包對于員工而言是一種變革，原來的管理流程、個人職業發展都發生了不同程度的變化，外包使得從事事務性工作的員工丟失工作或損失利益，員工的顧慮必然存在，將會直接或間接的影響員工的工作情緒；如果員工認為企業外包忽略了內部員工的作用，將會挫傷員工的工作積極性。

2.3.2 企業文化沖突的風險

人力資源管理外包過程中，企業自身的文化和外包商的企業文化理念存在沖突。每個企業都有其長期形成的特有的文化，企業與外包商合作過程中，文化差異性導致摩擦，外包商應當適應、理解外包企業的文化，將服務進行相應的客戶化。

如果外包商不認可或認不清企業文化，就容易導致人力資源外包服務中的沖突。國際企業合作過程中，這樣的沖突顯得更為明顯，很多我國市場上的外資服務商與中國企業文化的差異在很大程度上加大了雙方合作的難度。

2.4 監督控制階段的風險

2.4.1 監督控制失敗的風險

企業在人力資源外包實施過程中，必須對外包商的服務實行適時有效的監控，不斷監控和評價外包商的工作進度和服務效果是否達到企業的預期目標，才能保證外包的成功實施。如果企業不對對外包商進行適時有效監控，導致外包商的工作偏離，將會影響外包的效果，甚至導致外包項目的完全失敗。

2.4.2 企業喪失學習創新能力的風險

如果企業在實施外包過程中，對外包商前一段時間的績效比較滿意，就可能會放松警惕，完全信任并依賴外包商，不加強學習和創新，將會喪失企業的創新和學習能力，使企業喪失競爭優勢，不利于企業的長遠發展。

3 人力資源管理外包風險控制策略

3.1 決策準備階段的風險控制策略

3.1.1 審慎選擇外包內容

審慎選擇外包內容能夠較好的規避風險。企業必須認真研究自身的狀況和潛在的能力，通過自身條件的充分分析與評估，選擇合適的外包內容，避免外包涉及企業商業秘密或威脅核心業務的具有競爭能力的活動。

3.1.2 進行成本效益分析

企業通過對人力資源外包活動的成本效益分析，以確信外包是能夠降低成本，提高企業的整體效益的外包活動。

大多數企業在人力資源管理外包決策時，都關心會支付的成本和得到的投資回報。企業只是簡單地核算現有人員完成某個特定工作的成本(員工薪酬、福利、辦公設備等),將該成本與外包成本作比較。在實際中，還應該關心其他的問題，例如：企業的技術狀況、員工和管理人員對外包服務的滿意度、員工的未來能力、能夠帶來最高回報率的方式等。

3.2 外包商匹配階段的風險控制策略

3.2.1 選擇合適的外包商

選擇外包服務商時，重點需要考察服務商的可靠性、誠信度、質量和價格等。選擇企業曾經合作過或者熟悉的服務商，能夠防止企業機密泄漏的風險。另外，通過向正在實施人力資源管理外包的企業了解其服務商的信息，通過比較外包服務商的能力，考察其可靠、價格、服務和信譽等因素，選擇出合適的外包商。同時，可以考慮服務商實力、客戶群體、專業背景、信譽等多方面了解，選擇合適的外包商。

3.2.2 嚴格的合同機制

外包企業使用具有法律效力的合同機制來約束雙方的行為，可以降低外包的風險。外包合同作為雙方合作的法律依據，直接關系到外包的成敗，因此，簽訂周密的外包合同是保障。請教專業的法律人員對合同內容進行仔細審閱之后再簽訂合同,能夠避免出現法律糾紛。

3.3 關系管理階段的風險控制策略

3.3.1 注重企業文化的溝通

企業與外包商必須從雙方的整體利益出發，樹立系統思想和整體觀念，形成有效的管理和激勵措施。

外包企業與外包服務商之間的信息傳達主要是靠溝通來實現的。外包商制定的方案和流程需要得到員工的支持，需要與員工溝通；與外包商的合作交流也需要溝通，溝通在人力資源管理外包中式必不可少的。企業通過組織內部縱向和橫向的溝通，創造凝聚力和團隊精神，加強與外包商的合作與信息交流，及時反映是實現外包后組織中的情況和存在的問題，減少外包企業文化與企業文化不容的情況。

3.3.2 加強對內部員工的溝通與安撫

首先讓全體員工了解外包給企業帶來的相應變化和將要進行外包的內容與服務商的相關情況。人力資源管理外包，可能導致企業內部一部分員工被外包服務商所雇傭，一部分因為沒有合適的崗位而失業。企業在進行外包決策時應該同利益相關人員進行充分溝通，對將會失業的員工給予補償或在其他部門尋找崗位，尋找更合適他們的機會并為其規劃發展道路。在處理過程中要避免與員工利益發生沖突，如果出現沖突，必須采取后續安撫措施，避免給企業的日常運行帶來不穩定的因素。

4 結語

成功的人力資源管理外包可以為企業節約成本，優化人力資源部門功能，提高管理效率，給中小企業帶來競爭優勢。但是企業人力資源管理外包也存在很多潛在的風險，要使人力資源管理外包在復雜的市場環境和人文環境中取得成功，為企業帶來競爭優勢，需要采取人力資源管理外包風險控制策略，來提高企業的競爭力，促進企業的快速發展。

[1]Mary F. Cook著,吳雯芳譯.人力資源外包策略[M].中國人民大學出版社,2003.

[2]姜曉宏.論中小企業人力資源外包的風險與控制[D].四川師范大學,2008.