淺析工程數碼照片采集后的整理歸檔工作

摘 要：利用實時拍攝數碼照片的形式，反映在輸變電工程建設過程中安全質量的全過程控制，做好工程數碼照片的歸檔整理工作，以便在工程達標投產考核和優質工程評選過程中提供利用。

關鍵詞：數碼照片；輸變電工程；歸檔整理；達標投產

隨著我國電力工程項目的不斷發展，記載電力工程建設的檔案在其形成、管理、 利用等方面正日趨復雜。利用實時拍攝數碼照片的形式,及時反映在輸變電工程建設過程中安全質量的全過程控制,將數碼照片作為佐證對過程管控進行跟蹤,形成信息直觀豐富、內容真實客觀的工程影像資料。

國家電網公司為進一步強化輸變電工程施工過程質量控制，全面落實工程項目業主（含建設管理）、監理、施工等工程參建單位的質量管理責任，督促相關責任單位和人員盡職到位、確保各項工程建設質量管理制度的全面落實，針對輸變電工程中安全質量管控的關鍵環節, 以采集工程施工過程數碼照片資料為手段，強化對輸變電工程建設安全質量的全過程控制。制定了《關于強化輸變電工程施工過程質量控制數碼采集與管理的工作要求》，對數碼照片的拍攝要求、采集要點、張數、責任單位、管理、移交、應用、考核都作了具體的規定。

根據國網公司的要求，現在一個輸變電工程采集拍攝的數碼照片就有好幾百張，工程達標投產考核和優質工程評選的時間又是在好幾年后，除了要檢查紙質檔案以外，照片檔案也是要檢查的項目之一。對輸變電工程中形成的數碼照片是全部歸檔還是歸檔一部分，如何歸檔，筆者試根據個人的工作實踐，就如何做好工程數碼照片的歸檔整理工作，談一些粗淺的認識和具體的方法措施，敬請各位專家和同行批評指正。

例如××土建施工項目部質量管理數碼照片采集及整理要求，***單位工程一般包括： 1、主控樓；2、繼保室；3、屋內配電裝置系統建、構筑物；4、主變壓器基礎及構支架；5、×××屋外配電裝置構筑物；6、屋外電纜溝；7、電纜隧道；8、消防系統建、構筑物；9、站用電系統建、構筑物；10、圍墻及大門(包括站外護坡、排洪溝及警衛室)； 11、站內外道路；12、屋外場地工程； 13、室外給排水及雨污水系統建、構筑物；14、生產、生活輔助建筑；共14個單位工程。每個單位工程中地基驗槽、墻體粉刷、鋼筋工程需拍攝照片各2張；混凝土工程拍攝照片3張；接地裝置、防水工程拍攝照片各4張。即土建施工單位在施工過程中需拍攝的照片為238張。對這些數碼照片又該如何整理、歸檔、移交，下面談一下個人的看法。

先用word編輯文件，土建施工單位在編輯文件前應進一步核實數碼照片的原始性、真實性、完整性、有效性，鑒別數碼照片的價值，進一步確定數碼照片的取舍。對反映同一內容的若干張照片，應選擇其主要的歸檔。主要照片應具有主題鮮明、影像清晰、畫面完整等特點。一定要克服那種“數碼照片不用底片、不必沖洗即可觀看，已經拍下了，多留些也不需多花錢，還是都留下吧！”的片面認識，對那些沒有歸檔價值或重復的照片要堅決刪除掉，避免造成有利用價值的照片檔案淹沒在無用的照片之中，不方便查找利用，降低查準率。對拍攝的238張照片進行篩選，選擇一些有價值進行歸檔，照片經過修改的不能作為檔案歸檔。原則上每個單位工程不少于4張照片歸檔。

１、頁面設置

使用A4紙張縱向排版，上下邊距均為4厘米，左邊距為2.5厘米，右邊距為1.5厘米。

2、照片設置

每頁放置兩張照片，左對齊，一張置于頁面頂端，另一張置于頁面底端。

3、照片說明

（1）本組照片說明

本組照片說明置于所有照片之首，用于說明項目的位置、層高、總高、占地面積、建筑面積、投資規模、結構形式、基礎形式，建設、施工、設計、監理單位名稱以及工程開工、竣工日期等基本信息，也可理解為照片總說明或案卷題名。

（2）單張照片說明

左對齊，置于照片底端。除按要求填寫“照片號”、“地點”、“時間”、“攝影者”等信息外，還應對照片內容進行描述，如結構部位、工序等情況，即事件、時間、地點、人物、背景、攝制人等“六要素”，也可理解為照片分說明或卷內目錄。

4、頁碼

頁碼置于頁面右下端（頁尾）右側，格式為“001”。

5、輸入案卷目錄

案卷題名：在“項目名稱”后標示“工程照片”。

編制單位：著錄施工單位名稱。

編制日期：卷內照片的起止日期。

6、輸入卷內目錄

照片號：即序號，用阿拉伯數字從1開始編排，中間不斷號、不跳號。

題名：同單張照片說明。

時間：用8位阿拉伯數字表示每張照片的攝影時間，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日，如2011年1月1日寫作20110101。

頁號：工程照片所在頁的頁碼，最后一張照片著錄起止頁號，中間用“-”分隔。

掛接電子文件：在輸入每張照片題名后掛接數碼照片。

7、卷內備考表

卷內備考表主要標明本卷照片的總頁數和總張數，以及立卷單位對本卷照片完整、真實、準確情況的審核說明，其中“立卷人”和“審核人”兩欄，需手簽。

做完的word文檔，統一用A4紙打印出來，打印封面、卷內目錄、備考表裝訂成冊。

對于沒有用word文檔編輯照片的剩下的數碼照片又該如何處理？這些照片在工程達標投產考核和優質工程評選過程中又是要檢查的項目之一，我認為把土建施工單位在施工過程中拍攝的238張照片按照國網公司要求每個單位工程以文件夾形式分層管理，每個“***單位工程”文件夾下分設“地基驗槽”、“鋼筋工程”、 “混凝土工程”、“接地裝置”、“防水工程”、“墻體粉刷”等六個次級文件夾（五級），如該單位工程不涉及上述文件夾的內容，則該文件夾可取消（如“站內外道路工程”可不設接地裝置”、 “防水工程”、“墻體粉刷”等文件夾）。把所拍攝的238張工程數碼照片歸入各個文件夾中，并附照片采集說明。用不可擦除型光盤刻錄（或拷貝至移動硬盤），移交工程建設管理單位保存，保存期限為自工程竣工移交生產后至少5年。由工程建設管理單位將光盤滿4年轉存一次，原盤同時保留時間不少于4年。以便在工程達標投產考核和優質工程評選過程中提供利用。

作者簡介：

劉青（1963.10），女，籍貫：浙江省臨海市，職稱：館員，學歷：大專，研究方向：企業檔案管理。工作單位：浙江省電力公司臺州電業局。