冶金地質檔案數字化利用與保密對策

彭桂

冶金地質檔案是指冶金地質工作人員在野外勘查和試驗過程中形成的具有保存價值的重要文字、圖表、數據和聲像等各種形式載體的文件材料，是冶金地質工作最為珍貴的、不可重復獲得的第一手地質資料，是一項重要的信息資源，也是國家的寶貴財富。冶金地質檔案的數字化，簡單地講就是對現有的冶金地質資料采用掃描或照相技術，將紙質或實物資料信息用數字記錄方式存入計算機硬盤或光盤等介質中，實現冶金地質資料檔案的數字儲存并進行計算機管理和利用。當前，在充分利用冶金地質檔案為我國經濟建設服務中，不可避免地要面對檔案保密問題，如何處理冶金地質檔案數字化過程中充分利用和保密這樣一對矛盾關系，本文將談談自己的幾點看法。

一、加快冶金地質檔案數字化建設，是科學發展觀的需要

當今社會是個信息瞬息萬變的社會，網絡和信息無處不在，每時每刻都影響著我們的工作和生活，然而當前我們的網絡上并沒有多少可以查詢、閱讀和傳輸的冶金地質檔案信息,難以最大程度地供社會共享、為經濟建設服務。冶金地質檔案數字化利于檔案工作者用計算機快速高效管理，利于使用者便捷和快速的查閱，從而提高檔案利用率，并且也是一種有效地保護原始實物檔案的方法。因此,變革傳統的冶金地質檔案儲存和管理手段,加速冶金地質檔案數字化進程是檔案工作在知識經濟時代所面臨的重大課題，是時代的需要，更是科學發展觀的需要。

1.充分認識冶金地質檔案數字化的重要性

目前多數冶金地質檔案檢索絕大部分仍是手工作業，速度慢，已不能適應檔案利用者的要求。冶金地質檔案部門需盡快采用計算機等現代化手段 ,加快對檔案資料進行著錄、加工、綜合分析,建立起不同類別的冶金地質檔案資料信息數據庫，并建立相應的電子文檔，有利于管理和查閱資料。單位工作人員和社會使用者要求能夠快捷、方便地查詢到自己所需要的信息，社會形勢要求冶金地質檔案轉變傳統的服務方式。

冶金地質系統對冶金地質檔案數字化認識不到位，沒有形成共同推進的合力，冶金地質檔案數量巨大，種類繁多，檔案的數字化建設繁重，絕非憑一館之力，以一朝之功就可以完成的，需要有關單位和各個部門的通力合作目前，地質檔案數字化建設中，缺乏權威機構統一組織協調管理，導致各個單位的檔案館在地質檔案數字化上處于各自為戰 的狀態，數字化建設進展不平衡，忽視了地質檔案數字化成果的共享功能建設。冶金地質系統應積極參加本局、本單位的網絡建設,努力實現地質資料的資源共享及地質檔案的有償服務。

2.大力培養冶金地質檔案數字化的人才隊伍

檔案人員知識結構的變革迫在眉睫，冶金地質檔案數字化建設是傳統業務方法與現代科學技術緊密結合的一項專業工作，需要一批具有冶金地質學知識和掌握檔案信息整理技能，并精通計算機技術的復合人才。冶金地質檔案數字化建設中人才的缺乏已成為制約數字化成效的關鍵問題地質檔案數字化建設的成效，很大程度上依賴于專業人員在數字化之前的校對、整理和注釋說明，以消除冶金地質檔案在內容方面存在的各種閱讀理解利用障礙。地質檔案管理人員要適應信息技術和檔案事業的發展就必須采取積極措施抓好知識更新,加強計算機應用知識和技能學習,以適應信息技術發展的需要。同時冶金地質檔案管理部門也要注意吸納引進專業人才。

3.逐步提高冶金地質檔案數字化的技術手段

冶金地質檔案數字化的技術,不能簡單地理解為買計算機,編程或買一份軟件,輸入或掃描計算機，而是一個開發過程。積極轉化引進的科技技術，加強高科技和設備的自主研發及相應的管理措施。應加大在高科技技術和設備研制開發和技術改造及維護方面的經費投入和人才支持，鼓勵自主知識產權技術的開發，加強其開發的速度和力度，盡快建立適合于檔案數字化建設的計算機漢字編碼字符集與影像處理系統，以快捷完善的技術取代逐字輸入的落后方式，確保地質檔案數字化過程中的高保真效果，以滿足現代科技快速發展的需要。

二、提高冶金地質電子檔案利用率，是加快社會經濟建設的需要

1.進行冶金地質電子檔案權限設置，分級共享

從檔案利用的現狀來看,檔案部門為了充分挖掘檔案資料,提高檔案資料的使用效益,更好地為經濟建設和改革開放服務,緊緊圍繞 "開放檔案" 做文章,采取了一系列積極措施，檔案利用工作收效明顯,這一點毋庸置疑。但是,在具體操作過程中，確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。保護期內的地質資料只公開資料目錄，也可有償利用，但利用國家出資勘查、開發取得的地質資料的，按照國務院地質礦產主管部門的規定執行。一旦秘密保管期限屆滿 ,使失去了保密的價值。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。對所保管的注有密級的檔案，應當定期解密，否則就會影響檔案的開放利用。利用者必須承擔保密義務這樣既可提高檔案的利用率,又可防止涉密檔案的擴散和泄露。同時對用戶進行分類，進行權限設置，對應于檔案的保密級別。

2.加大冶金地質電子檔案的共享宣傳，建成良好激勵機制

在過去,冶金地質檔案管理人員十分重視檔案保密,工作盡職盡責。但是在傳統保密觀念的影響下,檔案工作普遍存在重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端:大批檔案得不到充分的利用,有些很有價值的檔案長期被束之高閣,變成一文不值的廢紙,造成檔案資源浪費；使領導不能及時全面地了解情況,有效利用檔案，檔案管理人員的管理價值也大打折扣,造成惡性循環的浪費。冶金地質檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源 ,不斷創新檔案服務機制,積極主動地為冶金地質行業安全管理服務,為生產經營服務,為全面建設和諧社會服務。通過人機對話,依據使用者的要求,只要輸人任意一項關鍵詞 ,如資料名稱、類別、所在區域等相關信息均可從數據庫中檢索出有關的冶金地質檔案信息,提供方便快捷的服務方式。通過冶金地質檔案的網絡建設,努力實現冶金地質資料的資源共享及冶金地質檔案的有償服務。

三、 加強冶金地質電子檔案保密工作，是可持續發展觀的需要

1.健全各種法規和管理制度

貫徹落實《保密法》、《檔案法》和《礦產資源法》,完善和嚴格檔案管理制度，加強對冶金地質檔案保密工作的領導，建立保密責任制，加強監督與失泄密的責任追究。由業務主管領導親自抓業務范圍內的工作，明確責任，準確界定涉密范圍，落實誰主管 誰負責的原則。加大保密宣傳，關注和解決保密宣傳教育和日常保密工作中出現的實際問題，定期對涉密人員、涉密載體進行監督檢查，對存在的隱患及時進行處理，有效預防失密、泄密事件的發生，并嚴追其責任、必要時交司法部門依法處理。

2.提高保密人員和使用者素質

檔案工作者是檔案利用制度的直接貫徹者，對檔案的保密安全負有直接責任，必須具備較高的政治素質、業務素質和文化素質。加強涉密和保密人員的保密教育，使其了解保密法律法規、保密義務及責任，營造濃厚的保密氛圍。要通過保密培訓學習，使涉密人員、保密人員掌握相應的保密技能，特別是計算機和互聯網的保密技能方面，注意電腦安全和涉密內容安全，并定期更新殺毒軟件，避免在通訊和辦公自動化系統中泄密，掌握必要的技術防護和物理隔離知識，使保密人員具有一定的反竊密意識和能力。同時必須加強對檔案保密工作的宣傳，是檔案保密建設的客觀要求，能讓檔案利用者受到教育，知曉保密法律法規，明確在檔案利用過程中，尤其是在密級檔案的利用過程中所應承擔的法律責任與義務等， 使其知法而不犯法。

3.完善保密技術和手段

加大提高保密技術手段和網絡安全，通過現代反竊密技術的研究，將有利于我們更好的開展保密工作案的查閱要根據利用者的情況確定相應的利用方式，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式，應依據電子檔案內容的密級層次進行有效的管理，對于內容未能完全開放或未解密的電子檔案，要有防下載和拷貝的加密措施，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行不定期的更換應對利用的過程進行有效的、系統性全程監控，并自動進行相關IP地址和賬號記錄，作為查證的依據根據，監控的內容定期進行分析、整理，查找不足，便于今后保密工作的開展。

正確處理好冶金地質檔案數字化利用與保密的關系，積極尋找科學的管理方法和模式，結合工作實際，在確保信息保密安全的同時，合理利用檔案，為實現資源共享，實現可持續發展和技術創新提供服務。