淺談機關檔案發展之路

廣東省體育局，1953年成立，廣東省人民政府體育運動委員會。1956年，改稱廣東省體育運動委員會，1959年省國防體育協會并入省體委，兩會兩塊牌子，一套人馬，由廣東省政府與省軍區共同領導。1968年實行軍事接管，成立省體委革命委員會。1971年，省體委革委會改稱廣東省體育局，對外仍保留省體委名稱。1980年，恢復省體委。2000年，機構改革，廣東省體育運動員委會改稱廣東省體育局。局由最的辦公室、秘書科、群眾體育科和運動競技科等1室3科24人，發展到1999年行政編制處級單位10個，公務員編制79人，2000年機構改革后，局有辦公室、政策法規處、群眾體育處、競技體育處、體育經濟處、人事保衛處、監察（與紀檢組、機關黨委辦公室合署）等七個處室，行政編制41人。2009年職責調整，辦公室（與直屬機關黨委辦公室合署）、群眾體育處、競技體育處、青少年體育處、體育經濟處、科教宣傳與交流處、人事保衛處（與離退休人員服務處合署）、派駐省體育局監察室等八個處室，至今編制51人。隨著機構改革與體育事業的快速發展，歷經幾代檔案人員的努力和開拓創新，省體育局檔案工作也發生了質的變化，取得累累碩果。

一、近10年省體育局檔案工作的發展情況

（一）檔案工作機構變化

1995年，辦公室設立了檔案、保密室，屬辦公室職能范疇，成立省體委檔案鑒定小組，組長辦公室主任擔任，成員主管文秘工作人員擔任，一名兼職檔案人員。2000年，局領導對檔案工作十分重視，成立省體育局檔案工作領導小組，組長是副局長擔，副組長是辦公室主任擔任，成立了檔案升級工作小組，2004、2007分別調整了檔案工作領導小組和檔案鑒定小組，2007年還成立了機關文件材料歸檔范圍和文件檔案保管期限表審查委員會。

（二）檔案工作人員情況變化

近10年，我局檔案工作人員從機關到基地到中心等方面有很大的變化，專職檔案員從原來不到1個，發展到現在2個專職檔案員，8個兼職檔案員（下屬基地、中心分別設了檔案室和專兼職檔案人員，不含下屬單位人員），人員學歷、素質也有了很大提高，其中有本科，中級職稱2人，大家齊心協力，成為做好我局檔案工作奠定了基礎。

（三）檔案工作硬件設施情況變化

近年來，我局檔案工作在硬件建設方面得到很好的改善。檔案專項經費從無到有，現把檔案經費列入局經費預算。檔案用房從原來不到20平方米（已經包含辦公室，閱覽室在內），至今已發展到70平方米（不含辦公室、閱覽室），改善了檔案庫存量。檔案工作設備也從無到有，從有到多，從多到好，隨著設備日新月異的發展與工作實際相結合，不斷的換代和更新，檔案室現有檔案柜149個，3個空調，2個抽濕機，3套防盜防火報警器，4臺計算機，打印機4臺，復印一體機2臺，數碼相機3臺，掃描儀1臺，碎紙機2臺，錄音筆1個，塑管裝訂機1臺，高速縫紉機1臺。

（四）檔案軟件配備的變化

2000年前全是手動操作，目錄也是用手功抄寫，工作效率較底，從2000年開始，配備了檔案專用計算機，使用檔案專業管理軟件，初時購買DARMS軟件，2006年升級為超越2000軟件，2010年升級為電子檔案數據中心系統。從使用設備上提升檔次，得到提高工作效率的目的。積極引用現代化技術和設備，進行檔案數字化，（如把檔案目錄錄入計算機，利用一次輸入多次輸出的功能，）查閱快捷、準確，利用效率高，我們得到有關部門充分肯定和贊揚。

（五）檔案基礎業務工作的發展

1、檔案數量逐年遞增，門類檔案逐漸齊全。1999年總共有231卷文書檔案，經過清理大量積壓的文書、競賽、聲像等檔案，檔案室藏全部檔案也只有685卷，檔案排架長度為17.5米，尚沒按照分類方法進行歸檔，到了2000年，遵照中央、國務院辦公廳印發的機關檔案工作條例、省檔案局印發的廣東省實施<機關檔案工作業務建設規范>細則和廣東省體育局檔案綜合管理實施辦法，我局開始逐步建立了各門類檔案，2008年已建立建全9個門類檔案，室藏總數上升到891 卷，檔案排架長度為25.6米，近年來，隨著體育事業訊速發展，檔案材料大幅度的增長，僅今年就歸檔4466件，比前年增長28%，經過10年的發展，如今已形成了門類齊全、整理規范的室藏格局。截止2010年6月，各類檔案2310卷，46509件，室藏總數達2573卷，67872件，檔案總排架長度為43.9米。

2、檔案、資料利用情況的變化。10年來，我局檔案室利用檔案總數為3215人次，564卷次，2487件次，且趨于逐年遞增。2000年僅共利用287人次，98卷次，2003年提供利用上升到467人次，116卷次，562件次，而到2010年，更達到862人次，135卷次，765件次，整體工作量居全局處室前列。其中包括為各地級市、各訓練基地優秀運動員、優秀教練員免試上大學讀書提供依據等事務，為有關體育部門提供查閱相關的材料，快捷準確，詳盡的材料，總體利用效率高，主要事例具體體現以下方面。

（1）利用檔案資料挽回經濟損失。

為解決天河體育館與遠東公司就世界舉重錦標賽欠款案提供文件依據。1998年10月，廣州市天河體育館就遠東電視廣播有限公司拖欠1995年世界舉重錦標賽開幕式天河體育館租金問題，向天河區人民法院提出申拆。天河體育館專門到我局檔案室查閱、復印有關檔案資料，為天河體育館取得勝拆提供了有力的依據。

（2）利用檔案資料制定各類賽事事宜，使賽事更加圓滿。為第十六屆亞運會、第十一屆全國運動會、第四屆全國體育大會、第十二屆省運會等提供參考資料，使他們能夠盡快提出各類賽事籌委會、組委會工作計劃、方案，人員的名單、職責、籌備工作要點，起到了很好作用，對各賽事籌備初期的文件準備發揮了較好的參照作用。

（3）利用檔案資料編寫組織沒革、大事記，取得良好效益。為局下屬單位省體育技術學院、職業技術學院等提供有關辦學、招生、機構設置、人事任免、運動員、教練員表彰等檔案資料，不僅為學院編寫組織沿革，大事記提供了大量翔實的具有重要價值的原始依據性檔案材料，使學院能夠如期完成編研任務，而且也豐富了院校檔案室藏資源，促進院校檔案工作發展建設服務，取得了良好的社會效益。

二、省體育局檔案工作發展方法

（一）刻苦學習業務知識。

檔案工作專業性強，涉及面廣，檔案人員既要精通檔案收集、整理、鑒別、分類、著錄、編研等各個環節，還要熟練現代化辦公設備的操作方法，不僅要鞏固、加深現有理論知識，更要了解學科最前沿的變化。檔案工作人員幾乎都不是檔案專業，加強檔案業務學習更為必要。多年來，我室通過多種方式不斷提高檔案人員業務水平，請省檔案局專業人員進行業務指導、作專題講座和各種學術業務培訓等，通過各種學習方式，豐富了知識，開闊了視野，提高了專業理論知識，工作起來得心應手。

（二）努力做出成效，爭取領導支持。

我室以服務機關、服務基層為宗旨，受到各部門的信賴，尤其在利用檔案為局系統服務，為體育事業建設發展服務等方面獲得好評，同時也爭取各處室對我室工作的支持，局領導、辦公室主管領導對檔案工作十分重視，經常聽取檔案工作匯報，指導和幫助解決資金、用房、設備等實際問題，領導重視給予支持是做好檔案工作的基礎保障。

（三）建立健全檔案規章制度。

實現檔案管理工作的規范化、標準化、制度化管理，關鍵在建立建全制度，從2001年到現在，我室根據體育事業的發展和工作中的實際，學習貫徹《檔案法》和《廣東省機關檔案管理辦法》等，制定了《檔案管理制度》、《檔案管理辦法》、《電子文件與電子檔案管理辦法》、《歸檔辦法》、《檔案分類大綱》、《文件材料歸檔范圍和保管期限》、《檔案查（借）閱制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案鑒定與銷毀制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案統計制度》、《檔案管理工作崗位職責》等。做到了檔案事前、事中和事后管理的各個環節有章可循，責任到人。建章立制，以制度管事，是使我局的檔案工作在近年不斷邁上新的臺階，取得新的進步的關鍵。

三、我局檔案工作取得的成績

2000年獲省特級檔案綜合管理單位、2001年獲全省重點建設項目檔案工作先進單位，2002年獲省直機關檔案工作目標管理三年攻堅先進單位，2003年度優秀工作者，2006年獲省直檔案移交進館工作先進單位，2006、2007年獲省直單位檔案工作年度評估優秀等級，2008年獲省直單位檔案工作年度評估免減單位。2005、2010年分別監督指導局下屬單位，使省體育彩票中心、省體育職業技術學院檔案工作獲省特級檔案綜合管理單位，較好完成檔案工作任務。

四、機關檔案今后的發展趨勢

（一）機關檔案室結構更為優化

機關檔案室結構、格局向優化趨勢發展，建設更具特色，新增了實物檔案庫房，提升室藏的水平，改變最初比較混雜的局面，我局實物檔案是競賽獎杯、獎匾、火炬等居多，是體育事業發展中取得的最高榮譽，是永久保存無可估量的價值。此外，在扎實做好基礎工作的同時，對檔案信息資源作深度開發與編研，弘揚局體育事業發展歷程。

（二）機關檔案服務功能將進一步拓展

保管檔案是為了更好地利用與發揮檔案的利用價值，更好地為局機關服務，為體育界服務。隨著體育事業發展，對檔案信息的需求日漸增多，內容越來越廣泛。近年來，我局在提供利用方面成績突出，在服務對象的范圍、服務內容、利用人次、查閱數量、利用質量等都大大超越了以前。不但為體育系統、各單位還為外單位提供及時有效的幫助。不但為局機關工作（如解決用地歷史遺留問題、優秀運動員免試上學資格證明、科研項目研究）服務，還充分調動檔案室藏資源，為體育系統內外人士提供細致周到的服務。時代的發展，社會信息的需求與人們對檔案信息意識不斷的增強，機關檔案也必將進一步突破創新，將目光瞄向更廣更寬闊的空間，更好地為體育事業提供更為優質的服務。

（三）機關檔案室數字化建設

隨著現代信息技術的迅速發展和大量的電子文件的產生，數字檔案的研究和建設是當今發展的趨勢，數字化檔案與傳統檔案相比，有著豐富的數字化資源，而便捷的檢索、快速的傳輸、信息的共享等優點，這些都是傳統檔案所不能及的。數字化檔案的建設也必然成為當今檔案室面臨的發展趨勢。目前，這方面的工作前景廣闊，未來將更加持續深入發展。現在有些直屬單位在這方面已先行一步，并且成績突出，值得借鑒。

（四）檔案信息化建設

近年來，我局信息與日俱增，信息技術已被廣泛地應用于科醫研究、人事管理、工資管理、資產管理等各個方面，我局初步實現了信息化，在體育事業發展和檔案建設中起著重要的作用。

（五）對檔案人員的素質要求更高

檔案人員的素質要求將更高，要具有敬業精神、奉獻精神和創新精神，在檔案工作不斷深入發展的過程中，人員素質內涵不斷豐富，人員素質包括政治素質、業務素質和時代意識，目前，隨著現代化的發展和社會的進步，對專業性要求更強，需要理論水平高，實踐能力強，掌握最新科學技術的知識廣博，結合合理的高層次的綜合型人員，檔案人員除需具備較高的政治理論水平，正確的政治態度及良好的職業道德外，還應具有豐富的、相關的專業知識背景，既要掌握檔案學理論知識，還要熟悉與檔案工作相關的文化，理論與科學技術，同時檔案人員還要有信息意識和現代化意識，既要有積極采用現代化手段開展檔案服務工作意識，努力學習掌握現代化設備的實踐技術，如計算機技術、網絡技術、多媒體技術、影視制作技術等，因此，具備全面綜合素質也是發展檔案事業對檔案人員綜合素質的一個重要的要求。

結束語

總體上看，十年來，我局檔案工作有了很大的發展，但是今后的工作還任重而道遠，這要求機關檔案管理人員要不斷努力，順應新的發展趨勢，面對新的挑戰和創新，與時俱進，努力學習業務理論，不斷提高自身素質，掌握新知識，新技術，深入開展檔案信息資源開發和深入編研工作，更好地為利用者服務。積極參加繼續教育學習，努力使自己成為博學多才，具有現代化管理水平的新時代檔案工作者，進一步推動機關檔案事業實現新突破、新跨越，希望為我省的體育事業發展貢獻自己的微薄之力。

作者簡介：

黃慶容（1966-），女，籍貫：海南，學歷：廣州體院體育教育專業本科 ，單位：廣東省體育局，職稱：中級，研究方向：檔案系列。