關(guān)于做好干部人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

張丹丹

摘要：新的形勢(shì)和任務(wù)，對(duì)干部檔案工作提

一、充分認(rèn)識(shí)干部人事檔案管理工作的重要意義

胡錦濤同志指出：“檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來(lái)。”賀國(guó)強(qiáng)曾經(jīng)說(shuō)過：“干部檔案工作是組織人事工作的重要內(nèi)容，也是堅(jiān)持公道正派地選人用人的重要基礎(chǔ)。”近年來(lái)，隨著干部人事制度改革的深化，很多單位放松了對(duì)干部檔案管理工作的管理和重視，材料入檔不及時(shí)或者直接不入檔，嚴(yán)重影響了干部檔案的收集整理工作，這些做法是錯(cuò)誤的、有害的。干部檔案工作是組織人事工作的重要組成部分，是干部工作、人才工作的基礎(chǔ)性工作和重要環(huán)節(jié)。新的形勢(shì)和任務(wù)，對(duì)干部檔案工作提出了新的更高的要求，我們必須從全局和戰(zhàn)略的高度，不斷深化對(duì)做好這項(xiàng)工作重要意義的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任感和緊迫感。

二、干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問題

檔案觀念淡薄，思想認(rèn)識(shí)不到位。干部人事檔案是干部個(gè)人經(jīng)歷、活動(dòng)、表現(xiàn)等的記載，是歷史、全面地了解識(shí)別干部和正確選用干部的基礎(chǔ)，是做好干部工作必備條件之一，直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量。在新時(shí)期情況下，其作用愈來(lái)愈突出。作為管檔機(jī)關(guān)一定要高度重視，為干部的選拔、任免等組織工作做好準(zhǔn)備。但是各個(gè)機(jī)關(guān)部門都不同程度存在問題，其主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

一是領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。火車跑得快全靠車頭帶，檔案工作做的如何，全看機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案工作支持的態(tài)度。但是在多數(shù)情況之下，領(lǐng)導(dǎo)并沒有對(duì)檔案工作重視，表現(xiàn)在沒有設(shè)置專人專職，一般情況下找兼職人員，這些人員對(duì)于檔案工作理解甚少或者其根本不懂檔案業(yè)務(wù)，這樣使得檔案工作因?yàn)橛萌瞬划?dāng)而受到耽誤。

二是檔案工作者自身不夠重視。吃這碗飯就要擔(dān)這份責(zé)，干這份差就要操這份心。但有的人員責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)于自己分管的檔案工作兼而不做或是無(wú)心做好檔案工作。加之檔案人員頻繁更換，沒有繼承性、延續(xù)性，這樣使得檔案工作擱淺。

三是檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)、力量配備跟不上業(yè)務(wù)的要求。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，做好干部人事檔案的管理，檔案人員既要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)，又要有強(qiáng)有力的硬件設(shè)備作為后盾。但干部人事檔案管理人員數(shù)量不足。隨著管理體制改革進(jìn)一步深化，轉(zhuǎn)變政府職能，調(diào)整組織機(jī)構(gòu)，精簡(jiǎn)人員編制，原有的干部人事檔案管理體制受到?jīng)_擊，有的被削弱，有的被精簡(jiǎn)，檔案人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象較為普遍，專職管檔人員數(shù)量嚴(yán)重不足，一定程度上影響檔案管理工作的水平。到目前為止，有好一些單位對(duì)于干部人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施方面的建設(shè)不夠，主要體現(xiàn)在：檔案管理設(shè)備陳舊、硬件配備不齊全、基礎(chǔ)環(huán)境不好，不能適應(yīng)電子時(shí)代的要求。干部人事檔案的現(xiàn)代化管理水平不高，制約干部檔案的作用的充分發(fā)揮。加之當(dāng)前材料入檔、整理檔案任務(wù)繁重，檔案管理人手不足與管理水平落后之間的矛盾十分突出。

三、認(rèn)真做好新形勢(shì)下干部人事檔案工作

（一）夯實(shí)基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)干部檔案收集工作的“四化”

干部檔案材料的收集貫穿于干部檔案管理工作始終，是干部檔案管理工作的基礎(chǔ)。干部檔案材料的收集工作，要明確職責(zé)，密切配合，一是管檔人員必須按照《干部人事檔案材料收集規(guī)定規(guī)定》的要求，經(jīng)常地、有計(jì)劃地將反映干部德、能、勤、績(jī)、廉的材料收集歸檔。管檔人員須定期和不定期收集歸檔各單位的檔案材料。工資、年度考核、黨團(tuán)等材料可以每年固定一定時(shí)間通知各單位將有關(guān)材料歸檔；獎(jiǎng)勵(lì)、處分、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、職稱等材料可以不定期收集歸檔，但也可以確定每月或每周的固定時(shí)間收集一次，從而形成檔案收集工作的長(zhǎng)效機(jī)制，確保檔案的完整性。管檔人員要加強(qiáng)于檔案材料形成部門的聯(lián)系，及時(shí)掌握信息，規(guī)范材料形成格式，增強(qiáng)材料收集的針對(duì)性和主動(dòng)性。每年固定時(shí)間及時(shí)聯(lián)系兩辦、機(jī)關(guān)黨工委、婦聯(lián)、工會(huì)、團(tuán)委、考核辦等部門，及時(shí)掌握信息，催促各單位及時(shí)將檔案材料歸檔。二是各部門、單位要確定熟悉業(yè)務(wù)的同志擔(dān)任聯(lián)絡(luò)員，作為辦理干部檔案工作業(yè)務(wù)的專門人員。聯(lián)絡(luò)員要?jiǎng)討B(tài)掌握本單位干部的職務(wù)任免、工資調(diào)整、教育培訓(xùn)、受表彰獎(jiǎng)勵(lì)等情況，搞好入檔材料的收集、鑒別，對(duì)材料內(nèi)容的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，并及時(shí)報(bào)送檔案材料和干部信息。

從根本上搞好材料收集工作必須建立一整套完整、科學(xué)的材料收集制度和方法，是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的任務(wù)。工作實(shí)踐證明，檔案的收集工作要向更科學(xué)、更高層次發(fā)展就必須做到“暢通化、規(guī)范化、組織化、制度化”。

（一）暢通化。暢通化就是檔案管理部門與各單位建立聯(lián)系，疏通工作渠道，掌握信息，把形成檔案材料的各有關(guān)單位和收集部門這兩者緊密地聯(lián)系起來(lái)。收集工作的暢通化是搞好收集工作的保證，檔案工作如果缺少和形成檔案材料單位的經(jīng)常聯(lián)系，也就失去了材料的來(lái)源，信息的反饋和渠道的暢通。

（二）規(guī)范化。規(guī)范化就是掌握好材料形成規(guī)律，加強(qiáng)對(duì)各單位材料形成的指導(dǎo)，使材料達(dá)到組織上的要求的規(guī)范程度。對(duì)收集上來(lái)的每份檔案材料，要逐件、逐頁(yè)進(jìn)行嚴(yán)格審查，不合格的當(dāng)時(shí)退回，整理合格后再及時(shí)歸人檔案，從而保證材料歸檔質(zhì)量，為查閱提供了可靠、準(zhǔn)確的依據(jù)，同時(shí)避免了材料形成中走彎路。

（三）組織化。組織化就是檔案管理部門配備至少一名專職人員從事檔案管理工作，各單位確定一名同志擔(dān)任聯(lián)絡(luò)員，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)訓(xùn)練，提高素質(zhì)，讓他們?cè)诟髯缘膯挝恢邪l(fā)揮應(yīng)有的作用。在工作中能及時(shí)的把信息反饋上來(lái)，又能按照檔案部門的要求，搞好材料的收集、整理工作，使材料能夠按照要求時(shí)間及時(shí)歸人檔案。有了這樣一支檔案員隊(duì)伍，就能有力地促進(jìn)檔案材料收集工作的開展。

（四）制度化。制度化就是根據(jù)工作要求，建立起必要的規(guī)章和各種管理制度，使收集工作制度化。如，按照制定的“定期清理核對(duì)制度”，每半年對(duì)每個(gè)干部檔案進(jìn)行一次清理，發(fā)現(xiàn)材料不全的，立即向有關(guān)單位發(fā)出“干部檔案所缺材料登記表”，要求按時(shí)補(bǔ)上，使每個(gè)干部檔案材料達(dá)到材料全、內(nèi)容完整、使用方便。根據(jù)制定的“定期索要制度”中的“要求材料形成十日之內(nèi)歸人檔案”的要求，堅(jiān)持通過信函、電話按時(shí)向有關(guān)單位索要材料，保證形成材料不在基層單位積壓，及時(shí)歸檔，使干部檔案工作及時(shí)、準(zhǔn)確地為干部管理工作提供有效信息。