關于做好干部人事檔案管理工作的幾點思考

張丹丹

摘要：新的形勢和任務，對干部檔案工作提

一、充分認識干部人事檔案管理工作的重要意義

胡錦濤同志指出：“檔案事業是一項崇高的事業，是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。”賀國強曾經說過：“干部檔案工作是組織人事工作的重要內容，也是堅持公道正派地選人用人的重要基礎。”近年來，隨著干部人事制度改革的深化，很多單位放松了對干部檔案管理工作的管理和重視，材料入檔不及時或者直接不入檔，嚴重影響了干部檔案的收集整理工作，這些做法是錯誤的、有害的。干部檔案工作是組織人事工作的重要組成部分，是干部工作、人才工作的基礎性工作和重要環節。新的形勢和任務，對干部檔案工作提出了新的更高的要求，我們必須從全局和戰略的高度，不斷深化對做好這項工作重要意義的認識，進一步增強責任感和緊迫感。

二、干部人事檔案管理工作的現狀及存在問題

檔案觀念淡薄，思想認識不到位。干部人事檔案是干部個人經歷、活動、表現等的記載，是歷史、全面地了解識別干部和正確選用干部的基礎，是做好干部工作必備條件之一，直接影響到干部工作的效率和質量。在新時期情況下，其作用愈來愈突出。作為管檔機關一定要高度重視，為干部的選拔、任免等組織工作做好準備。但是各個機關部門都不同程度存在問題，其主要表現在以下兩個方面：

一是領導不夠重視。火車跑得快全靠車頭帶，檔案工作做的如何，全看機關領導對于檔案工作支持的態度。但是在多數情況之下，領導并沒有對檔案工作重視，表現在沒有設置專人專職，一般情況下找兼職人員，這些人員對于檔案工作理解甚少或者其根本不懂檔案業務，這樣使得檔案工作因為用人不當而受到耽誤。

二是檔案工作者自身不夠重視。吃這碗飯就要擔這份責，干這份差就要操這份心。但有的人員責任心不強，對于自己分管的檔案工作兼而不做或是無心做好檔案工作。加之檔案人員頻繁更換，沒有繼承性、延續性，這樣使得檔案工作擱淺。

三是檔案隊伍整體素質、力量配備跟不上業務的要求。檔案工作是一項業務性很強的工作，做好干部人事檔案的管理，檔案人員既要有一定的檔案專業知識，又要有強有力的硬件設備作為后盾。但干部人事檔案管理人員數量不足。隨著管理體制改革進一步深化，轉變政府職能，調整組織機構，精簡人員編制，原有的干部人事檔案管理體制受到沖擊，有的被削弱，有的被精簡，檔案人員身兼數職的現象較為普遍，專職管檔人員數量嚴重不足，一定程度上影響檔案管理工作的水平。到目前為止，有好一些單位對于干部人事檔案基礎設施方面的建設不夠，主要體現在：檔案管理設備陳舊、硬件配備不齊全、基礎環境不好，不能適應電子時代的要求。干部人事檔案的現代化管理水平不高，制約干部檔案的作用的充分發揮。加之當前材料入檔、整理檔案任務繁重，檔案管理人手不足與管理水平落后之間的矛盾十分突出。

三、認真做好新形勢下干部人事檔案工作

（一）夯實基礎，實現干部檔案收集工作的“四化”

干部檔案材料的收集貫穿于干部檔案管理工作始終，是干部檔案管理工作的基礎。干部檔案材料的收集工作，要明確職責，密切配合，一是管檔人員必須按照《干部人事檔案材料收集規定規定》的要求，經常地、有計劃地將反映干部德、能、勤、績、廉的材料收集歸檔。管檔人員須定期和不定期收集歸檔各單位的檔案材料。工資、年度考核、黨團等材料可以每年固定一定時間通知各單位將有關材料歸檔；獎勵、處分、評聘專業技術職務、職稱等材料可以不定期收集歸檔，但也可以確定每月或每周的固定時間收集一次，從而形成檔案收集工作的長效機制，確保檔案的完整性。管檔人員要加強于檔案材料形成部門的聯系，及時掌握信息，規范材料形成格式，增強材料收集的針對性和主動性。每年固定時間及時聯系兩辦、機關黨工委、婦聯、工會、團委、考核辦等部門，及時掌握信息，催促各單位及時將檔案材料歸檔。二是各部門、單位要確定熟悉業務的同志擔任聯絡員，作為辦理干部檔案工作業務的專門人員。聯絡員要動態掌握本單位干部的職務任免、工資調整、教育培訓、受表彰獎勵等情況，搞好入檔材料的收集、鑒別，對材料內容的真實性、完整性負責，并及時報送檔案材料和干部信息。

從根本上搞好材料收集工作必須建立一整套完整、科學的材料收集制度和方法，是一項長期而又艱巨的任務。工作實踐證明，檔案的收集工作要向更科學、更高層次發展就必須做到“暢通化、規范化、組織化、制度化”。

（一）暢通化。暢通化就是檔案管理部門與各單位建立聯系，疏通工作渠道，掌握信息，把形成檔案材料的各有關單位和收集部門這兩者緊密地聯系起來。收集工作的暢通化是搞好收集工作的保證，檔案工作如果缺少和形成檔案材料單位的經常聯系，也就失去了材料的來源，信息的反饋和渠道的暢通。

（二）規范化。規范化就是掌握好材料形成規律，加強對各單位材料形成的指導，使材料達到組織上的要求的規范程度。對收集上來的每份檔案材料，要逐件、逐頁進行嚴格審查，不合格的當時退回，整理合格后再及時歸人檔案，從而保證材料歸檔質量，為查閱提供了可靠、準確的依據，同時避免了材料形成中走彎路。

（三）組織化。組織化就是檔案管理部門配備至少一名專職人員從事檔案管理工作，各單位確定一名同志擔任聯絡員，強化組織領導，加強訓練，提高素質，讓他們在各自的單位中發揮應有的作用。在工作中能及時的把信息反饋上來，又能按照檔案部門的要求，搞好材料的收集、整理工作，使材料能夠按照要求時間及時歸人檔案。有了這樣一支檔案員隊伍，就能有力地促進檔案材料收集工作的開展。

（四）制度化。制度化就是根據工作要求，建立起必要的規章和各種管理制度，使收集工作制度化。如，按照制定的“定期清理核對制度”，每半年對每個干部檔案進行一次清理，發現材料不全的，立即向有關單位發出“干部檔案所缺材料登記表”，要求按時補上，使每個干部檔案材料達到材料全、內容完整、使用方便。根據制定的“定期索要制度”中的“要求材料形成十日之內歸人檔案”的要求，堅持通過信函、電話按時向有關單位索要材料，保證形成材料不在基層單位積壓，及時歸檔，使干部檔案工作及時、準確地為干部管理工作提供有效信息。