煉化行業ERP系統物采管理賬實不符問題研究

徐濤 劉博 秦添 史雙全

為了加強國際競爭力和內部管理水平，我國的煉化企業已經完成了或者正在實施ERP系統。有些煉化企業在ERP上線后暴露出的一個最大問題就是物采模塊賬實不符，即物資白條問題。物資白條的存在，嚴重影響了ERP系統的正常運行，甚至公司正常業務的運行都會受到影響。物資白條是什么？有哪些危害？現狀如何？產生原因及如何避免？

物資白條的現狀

什么是物資白條。在物資采購管理環節，賬面信息與物資實際情況不一致，可能會導致經營管理受到損失的情況，我們稱之為物資白條。對于有ERP系統的企業，即物采模塊線上數據與實際情況不符，我們稱之為物資白條。例如，物資出庫未在ERP系統中辦理正常手續，實物就已被被領用，這樣造成庫存信息中該物資數量錯誤，對公司進一步采購計劃造成影響。

煉化行業物資白條的現狀。物資管理有三點關鍵內容：一、物料需求計劃的編制是企業物資管理的首要環節，物資計劃是企業進行訂貨采購工作和組織企業內部物資供應工作的依據；二、物資采購是企業資金支出的關口，能不能把好這個關口是企業成本控制的關鍵；三、庫存管理要求企業在滿足現實生產需求和擴大再生產需求的情況下，盡可能地降低庫存，減少資金占用；

煉化行業物資白條產生原因分析及解決方案

歷史遺留。ERP上線前未清理完的物資白條。造成此問題的原因以及分析:企業在實施ERP之前，物資的管理系統對入庫手續的辦理極為嚴格，必須簽訂合同后方可辦理入庫手續，但由于合同的簽訂一般是有一個周期的，需完成市場準入的辦理、合同擬定、招投標、合同選商到合同的審批、打印合同、甲方乙方的合同簽署等環節。由于合同具有法律效力，從而造成合同的簽訂不可能在短期內完成。但煉化行業物資管理的普遍特點是：高危行業對于物資到貨的時間要求極為嚴格，大部分是由于裝置維修基建項目急用，從而造成物資先由供應商送貨到企業物資部門，由于合同簽訂相對于物資到貨的滯后，這些已經到貨的物資無法進行任何手續的辦理，從而造成業務部門只能通過打物資白條的方式領用。總結一下,煉化企業實施ERP前的狀況是：物資先到貨，等到合同簽訂完畢后，才進行正式的入庫手續的辦理。采購業務經常是物資到貨先于入庫手續的辦理，在合同簽訂后，補辦出入庫等手續。如果在企業實施ERP前有大量物資陸續到貨，但沒有辦理任何正式的出入庫手續，在企業實施ERP后必須在ERP中補做這部分物資的相關操作，涉及物資計劃、采購訂單以及出入庫手續，涉及物資計劃提報、采購訂單的創建以及出入庫手續等。

因煉化行業自身特點，存在大量生產、維修急用物資。因煉化行業的連續性生產特性，經常發生大量對生產、維修用料急需的情況，物資采購部門無法在及時辦理手續情況下，就進行實際出入庫，業務部門補單不及時，造成白條。

此問題原因實際上是煉化行業普遍存在的現象，領導批條即可進行手續上的特殊操作。但是這個問題并不是造成白條的主要原因，最重要的是物資白條由于領導特批產生后，相關業務部門補單不及時，物資部門要求需求部門補單效果不好，造成白條。

此業務發生時要向企業紀律監察部門備案，物資采購部門和存續部門和相關業務部門要在規定時間內補齊單據，紀律監察部門負責制定制度并監督實際執行情況。總之：對待物資白條的控制要堅持2個原則：一是數量，控制物資白條的數量，即使產生了也要想辦法盡快處理，消除物資白條。二是時間限度，白條產生后，及時補齊相關單據，這樣產生的物資白條對ERP系統本身傷害不大，且適應了物資業務的運作。

直達料的存在。物資直接由生產廠家送往各個維修裝置，未經物資采購部門辦理收發貨手續，且物資領用單位沒有在ERP系統及時補單，導致白條的產生。

物資供應商將需直達的物資直接送到生產裝置，生產裝置工區人員通過開ERP工單領取，打印出的ERP工單由物資供應商公司匯總后交給物資采購部門，采購人員不定期做一個總的采購訂單，存續部門辦理出入庫操作。這種管理方式，經常造成項目關閉時，仍有部分物資未做出入庫操作，產生大量白條。

企業應盡量避免直達料，或者針對直達料，由物資采購部門負責制定出具有可操作性、可管控性的管理流程及管理制度。例如物資采購部做操作流程表，對業務處室限期執行，建議企管督察部門介入。

產生物資白條的原因很多，既有主觀原因也有客觀原因，但是物資白條是一個不正常的現象，只有把物資白條徹底解決，ERP系統在企業中才能順利的應用并發揮它的作用。針對白條產生的原因，要認真分析，找出問題的癥結所在，把“主觀原因”“客觀問題”分析清楚。原因分析清楚后，解決白條問題就變為“人”的問題了，只要企業領導重視，業務處室人員配合，每個人都以集體利益為重，物資白條問題很容易就會被解決。

（作者單位：河北任丘中國石油華北石化公司）