企業(yè)會計電算化應(yīng)注意的問題

馬秀梅

會計電算化是會計工作的發(fā)展方向，也是促進會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化、提高企業(yè)經(jīng)濟效益的重要手段和有效措施。我所在單位已實行會計電算化多年，積累了一些經(jīng)驗，個人認(rèn)為在企業(yè)推行會計電算化過程中，應(yīng)注意以下幾方面的問題。

會計人員應(yīng)掌握一定的計算機基礎(chǔ)知識和必要的基本操作技能

要使用現(xiàn)代化的計算機技術(shù)開展工作，需要會計從業(yè)人員具備一定的計算機基礎(chǔ)理論知識和基本的操作技能。會計電算化中級考試中就包括了有關(guān)計算機操作系統(tǒng)的熟練使用、一般辦公軟件的應(yīng)用、財務(wù)軟件的實際運用等知識。作為會計電算化的實施者，還要懂得一些基本的計算機硬件的維護、保養(yǎng)等知識，避免遇到很小的問題就不知所措，頻繁聯(lián)系系統(tǒng)管理員和維修工程師，影響日常工作。

軟件開發(fā)人員與會計人員應(yīng)充分溝通，優(yōu)勢互補

在決定使用商品軟件或使用針對本單位開發(fā)的財務(wù)會計軟件時，軟件管理人員或開發(fā)人員與單位的實際需求人員應(yīng)進行廣泛的溝通和協(xié)商，要針對行業(yè)特點和單位實際業(yè)務(wù)、具體的會計核算要求、財務(wù)管理的需要反復(fù)討論，明確陳述，交換意見，避免日后使用上的不便以及造成軟件頻繁的修改，確保企業(yè)會計電算化工作的正常進行。

做好會計電算化初始工作

初始化工作包括設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)、設(shè)置科目、建立各種賬簿文件、定義各種輔助核算、定義報表以及錄入各種余額數(shù)據(jù)或者是發(fā)生額數(shù)據(jù)等。初始化工作只能進行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。不論是從手工核算過渡到電算化處理還是更換會計電算化軟件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，使會計軟件能適應(yīng)本單位的核算、管理需要。

一，注意會計電算化的科目設(shè)置。在設(shè)定會計科目時需要重點注意以下問題：設(shè)置科目要規(guī)范在設(shè)定總賬科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關(guān)規(guī)定，設(shè)立明細(xì)科目編碼除會計制度有規(guī)定的以外，應(yīng)該按上級主管部門和本單位的管理要求設(shè)定，以保證科目代碼的規(guī)范系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。設(shè)置科目要簡潔。在滿足管理要求和適合計算機處理的前提下，力求代碼簡單明了、倍數(shù)越短越好，既便于記憶又能提高錄入憑證的速度，應(yīng)當(dāng)避免那些冗長而又無用的科目影響日常工作的效率。設(shè)置科目應(yīng)考慮到業(yè)務(wù)的發(fā)展和會計核算的進步，注意科目的擴展性。會計科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過重新建賬實現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設(shè)計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。

二，注意會計電算化中的初始數(shù)據(jù)的錄入。完成科目設(shè)置的工作后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)啟用的月份不同，原始數(shù)據(jù)的錄入也有區(qū)別。賬務(wù)系統(tǒng)在1月份啟用時只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是1月份的期初余額。如果賬務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和1月份到啟用賬務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計發(fā)生額，這是為會計報表所準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)。但是僅僅是錄入各月份的發(fā)生額，再查詢以前月份的賬戶的明細(xì)時，還是不能得到結(jié)果，為了解決這個問題可以采用兩種方法：如果單位的業(yè)務(wù)量小，憑證的數(shù)量較少，可以采取手工錄入追加憑證的方法；適用于更換財務(wù)軟件的單位，與軟件公司的人員協(xié)商，使用特定的軟件，將過去使用的軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出來，再導(dǎo)入到新的軟件系統(tǒng)中，這樣做可能會存在一定風(fēng)險，丟失某些數(shù)據(jù)。

三，注意會計電算化中的報表初始化。報表通常由標(biāo)題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設(shè)置是關(guān)鍵所在。表體中有兩類數(shù)據(jù)，一類是固定的表項目，另一類是變動的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設(shè)置取數(shù)公式，從賬簿、其他報表中取來，隨賬簿中的數(shù)據(jù)變化而變化。但是取數(shù)公式的格式在不同的會計軟件產(chǎn)品中各不相同，必須參考會計軟件所屬的用戶操作手冊。在定義報表的過程中，需要用到很多函數(shù)，財務(wù)人員一般不容易掌握。因此在初始化的過程中，這一項工作一般由軟件公司的項目實施人與單位的財務(wù)人員共同完成。定義完報表以后還應(yīng)該注意報表的校驗公式的定義，校驗報表內(nèi)部、報表之間的勾稽關(guān)系，避免出現(xiàn)一些低級的錯誤。需集團公司內(nèi)的各分公司向總公司提供的電子報表應(yīng)嚴(yán)格符合集團公司所要求的格式，這樣集團公司才能夠進行合并、匯總工作。

會計電算化后的財務(wù)安全問題要重視

內(nèi)部控制制度要完善。內(nèi)部控制制度是保證會計信息真實和完整的重要手段。實行會計電算化后，由于傳統(tǒng)的手工核算由計算機核算代替，各會計崗位都是在計算機上完成日常的會計憑證制作、審核、匯總、打印等工作。為保障會計電算化系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，保證會計信息的準(zhǔn)確性和會計賬簿的延續(xù)性，單位必須要有相應(yīng)的內(nèi)部控制措施。因各會計崗位同時又是電算化會計崗位，只是增加了電算化系統(tǒng)維護崗位，企業(yè)原有的內(nèi)部會計管理體系以及會計人員崗位責(zé)任制、帳務(wù)處理程序制度、內(nèi)部牽制制度、稽核制度都需要進行修訂。

我單位在實施會計電算化之初，即按照財政部頒布的《會計電算化工作規(guī)范》要求，建立了嚴(yán)格的管理制度。包括：一，會計電算化崗位責(zé)任制。對出納人員、憑證編制人員（軟件操作員）、審核記帳人員、電算維護人員、電算主管、數(shù)據(jù)分析員的工作職責(zé)進行了明確。二，會計電算化操作管理制度。明確了計算機的操作程序、授權(quán)、更換口令、對外提供數(shù)據(jù)、日常備份、操作規(guī)程等。三，軟件、硬件和數(shù)據(jù)管理制度。對財務(wù)系統(tǒng)所用計算機設(shè)備的維護、保養(yǎng)、使用環(huán)境、會計數(shù)據(jù)的安全保密、存儲、軟件修改、故障排除、運行日志等做了具體規(guī)定。四，電算化會計檔案管理制度：對會計檔案包含的內(nèi)容、歸檔程序、查閱手續(xù)、期滿銷毀等做出詳細(xì)規(guī)定。五，會計電算化內(nèi)部控制制度。按照不相容崗位分離的原則，明確實行電算化后的業(yè)務(wù)流程，規(guī)定軟件操作的權(quán)限管理，禁止出納人員上機操作，會計人員調(diào)離崗位應(yīng)做好交接手續(xù)等。

針對計算機病毒的安全防范措施要到位。目前計算機病毒很猖獗，除了及時更新防毒殺毒軟件、安裝防火墻，定期檢測、清除病毒外，還可以使會計電算化系統(tǒng)在本單位局域網(wǎng)內(nèi)運行，不并入互聯(lián)網(wǎng)，這也是防范電腦病毒的一種方法。與此同時，要加強對外來存儲盤的檢測，不亂拷貝存儲盤，不使用未經(jīng)檢測的存儲盤。做好日常會計數(shù)據(jù)備份，并且雙備份，方可確保萬無一失。

做好會計電算化后的會計檔案管理

會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和財務(wù)分析資料等專業(yè)數(shù)據(jù)。按照《會計檔案管理辦法》的要求，單位每年形成的會計檔案，由財務(wù)部門裝訂成冊，整理立卷，在年度終了后，編造清冊，移交檔案部門保管。財務(wù)部門一般只保留一年的會計檔案。

關(guān)注會計電算化的發(fā)展方向

會計電算化提高了會計核算的工作效率，部分替代人工完成了對會計信息的分析、決策，企業(yè)會計電算化的短期發(fā)展方向應(yīng)是會計管理電算化和會計決策電算化，會計人員由傳統(tǒng)的核算、事后反饋向事中控制、事前預(yù)測的復(fù)合型管理者轉(zhuǎn)變。

（作者單位：寧夏新材房地產(chǎn)開發(fā)有限公司財務(wù)部）