企業會計電算化應注意的問題

馬秀梅

會計電算化是會計工作的發展方向，也是促進會計基礎工作規范化、提高企業經濟效益的重要手段和有效措施。我所在單位已實行會計電算化多年，積累了一些經驗，個人認為在企業推行會計電算化過程中，應注意以下幾方面的問題。

會計人員應掌握一定的計算機基礎知識和必要的基本操作技能

要使用現代化的計算機技術開展工作，需要會計從業人員具備一定的計算機基礎理論知識和基本的操作技能。會計電算化中級考試中就包括了有關計算機操作系統的熟練使用、一般辦公軟件的應用、財務軟件的實際運用等知識。作為會計電算化的實施者，還要懂得一些基本的計算機硬件的維護、保養等知識，避免遇到很小的問題就不知所措，頻繁聯系系統管理員和維修工程師，影響日常工作。

軟件開發人員與會計人員應充分溝通，優勢互補

在決定使用商品軟件或使用針對本單位開發的財務會計軟件時，軟件管理人員或開發人員與單位的實際需求人員應進行廣泛的溝通和協商，要針對行業特點和單位實際業務、具體的會計核算要求、財務管理的需要反復討論，明確陳述，交換意見，避免日后使用上的不便以及造成軟件頻繁的修改，確保企業會計電算化工作的正常進行。

做好會計電算化初始工作

初始化工作包括設置系統參數、設置科目、建立各種賬簿文件、定義各種輔助核算、定義報表以及錄入各種余額數據或者是發生額數據等。初始化工作只能進行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。不論是從手工核算過渡到電算化處理還是更換會計電算化軟件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，使會計軟件能適應本單位的核算、管理需要。

一，注意會計電算化的科目設置。在設定會計科目時需要重點注意以下問題：設置科目要規范在設定總賬科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關規定，設立明細科目編碼除會計制度有規定的以外，應該按上級主管部門和本單位的管理要求設定，以保證科目代碼的規范系統性和統一性。設置科目要簡潔。在滿足管理要求和適合計算機處理的前提下，力求代碼簡單明了、倍數越短越好，既便于記憶又能提高錄入憑證的速度，應當避免那些冗長而又無用的科目影響日常工作的效率。設置科目應考慮到業務的發展和會計核算的進步，注意科目的擴展性。會計科目體系一經設定，其代碼結構就無法改變。修改結構只能通過重新建賬實現，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數據和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。

二，注意會計電算化中的初始數據的錄入。完成科目設置的工作后，即可將各科目余額輸入系統，根據系統啟用的月份不同，原始數據的錄入也有區別。賬務系統在1月份啟用時只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是1月份的期初余額。如果賬務系統在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和1月份到啟用賬務系統之前各月的累計發生額，這是為會計報表所準備的數據。但是僅僅是錄入各月份的發生額，再查詢以前月份的賬戶的明細時，還是不能得到結果，為了解決這個問題可以采用兩種方法：如果單位的業務量小，憑證的數量較少，可以采取手工錄入追加憑證的方法；適用于更換財務軟件的單位，與軟件公司的人員協商，使用特定的軟件，將過去使用的軟件的數據轉出來，再導入到新的軟件系統中，這樣做可能會存在一定風險，丟失某些數據。

三，注意會計電算化中的報表初始化。報表通常由標題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設置是關鍵所在。表體中有兩類數據，一類是固定的表項目，另一類是變動的數值性數據。數值性數據須設置取數公式，從賬簿、其他報表中取來，隨賬簿中的數據變化而變化。但是取數公式的格式在不同的會計軟件產品中各不相同，必須參考會計軟件所屬的用戶操作手冊。在定義報表的過程中，需要用到很多函數，財務人員一般不容易掌握。因此在初始化的過程中，這一項工作一般由軟件公司的項目實施人與單位的財務人員共同完成。定義完報表以后還應該注意報表的校驗公式的定義，校驗報表內部、報表之間的勾稽關系，避免出現一些低級的錯誤。需集團公司內的各分公司向總公司提供的電子報表應嚴格符合集團公司所要求的格式，這樣集團公司才能夠進行合并、匯總工作。

會計電算化后的財務安全問題要重視

內部控制制度要完善。內部控制制度是保證會計信息真實和完整的重要手段。實行會計電算化后，由于傳統的手工核算由計算機核算代替，各會計崗位都是在計算機上完成日常的會計憑證制作、審核、匯總、打印等工作。為保障會計電算化系統的穩定運行，保證會計信息的準確性和會計賬簿的延續性，單位必須要有相應的內部控制措施。因各會計崗位同時又是電算化會計崗位，只是增加了電算化系統維護崗位，企業原有的內部會計管理體系以及會計人員崗位責任制、帳務處理程序制度、內部牽制制度、稽核制度都需要進行修訂。

我單位在實施會計電算化之初，即按照財政部頒布的《會計電算化工作規范》要求，建立了嚴格的管理制度。包括：一，會計電算化崗位責任制。對出納人員、憑證編制人員（軟件操作員）、審核記帳人員、電算維護人員、電算主管、數據分析員的工作職責進行了明確。二，會計電算化操作管理制度。明確了計算機的操作程序、授權、更換口令、對外提供數據、日常備份、操作規程等。三，軟件、硬件和數據管理制度。對財務系統所用計算機設備的維護、保養、使用環境、會計數據的安全保密、存儲、軟件修改、故障排除、運行日志等做了具體規定。四，電算化會計檔案管理制度：對會計檔案包含的內容、歸檔程序、查閱手續、期滿銷毀等做出詳細規定。五，會計電算化內部控制制度。按照不相容崗位分離的原則，明確實行電算化后的業務流程，規定軟件操作的權限管理，禁止出納人員上機操作，會計人員調離崗位應做好交接手續等。

針對計算機病毒的安全防范措施要到位。目前計算機病毒很猖獗，除了及時更新防毒殺毒軟件、安裝防火墻，定期檢測、清除病毒外，還可以使會計電算化系統在本單位局域網內運行，不并入互聯網，這也是防范電腦病毒的一種方法。與此同時，要加強對外來存儲盤的檢測，不亂拷貝存儲盤，不使用未經檢測的存儲盤。做好日常會計數據備份，并且雙備份，方可確保萬無一失。

做好會計電算化后的會計檔案管理

會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和財務分析資料等專業數據。按照《會計檔案管理辦法》的要求，單位每年形成的會計檔案，由財務部門裝訂成冊，整理立卷，在年度終了后，編造清冊，移交檔案部門保管。財務部門一般只保留一年的會計檔案。

關注會計電算化的發展方向

會計電算化提高了會計核算的工作效率，部分替代人工完成了對會計信息的分析、決策，企業會計電算化的短期發展方向應是會計管理電算化和會計決策電算化，會計人員由傳統的核算、事后反饋向事中控制、事前預測的復合型管理者轉變。

（作者單位：寧夏新材房地產開發有限公司財務部）