Interlib系統的使用技巧及問題解析

范春玲

(黑龍江省圖書館,黑龍江 哈爾濱 150090)

Interlib是由廣州圖創計算機軟件開發有限公司研發的基于 B/S模式的圖書館集群管理系統,采用開放的多層體系結構,通過 Internet網絡或城域網絡將區域內各圖書館聯合起來,組成區域性的虛擬圖書館群[1]。其主要特點是可以實現區域圖書館群的聯合采購、聯合編目、區域聯合目錄自動實現及各分館間的通借、通還等。當前共有福建省圖書館、海南省圖書館、山西省圖書館、哈爾濱市圖書館等3 000余家大、中、小型圖書館使用該系統。

筆者所在的黑龍江省圖書館利用 Interlib系統實現了總館(省館)與分館(縣級公共圖書館等)之間統一平臺、書目數據共享、通借通還以及聯合目錄查詢,從而達到了總分館資源的共建共享、合理配置。

1 Interlib系統的使用技巧

1.1 合理設置采編工作流程

一般的圖書館自動化系統都包括采訪、編目、典藏、流通、期刊及系統參數等模塊,但每個系統的模塊設置又有各自的特點,圖書館可以根據自己的業務流程和服務流程調整系統的工作流程,以達到提高工作效率的目的。如黑龍江省圖書館在應用 Interlib系統的過程中,針對目前該館以現場采購圖書的方式為主的情況,只通過“直接驗收處理”和“瀏覽編目”兩個模塊就完成了圖書的著錄驗收工作 (如圖1)。

圖1 黑龍江省圖書館Interlib系統采編流程圖

又因該館的驗收和編目工作由同一個人完成,所以工作人員在驗收處理時可直接進行圖書的編目、驗收、加館藏等工作,在 “編目 →瀏覽”編目處進行書目的審校和驗收信息的核對。依Interlib系統編目工作流程可知,“采訪”在提交文獻實物給“編目”后,需要將這批文獻的驗收批次設置為“編目狀態”,這時系統才認定書目數據提交給了編目流程。瀏覽編目是對驗收完成的這批數據進行編目審校,其瀏覽方式分為“列表格式”和“MARC格式”,列表格式是以書目列表的方式顯示這批書目數據,而 MARC格式則是逐條顯示這批書目數據。為了能看到完整的書目信息和館藏信息,工作人員采用 MARC格式進入驗收批次,逐條審校,非常方便。

1.2 巧用驗收參數設置

在“采訪→圖書驗收管理→驗收批次”管理處有一個驗收參數設置按鈕。這一按鈕是對當前工作驗收批次的參數設置,這個參數的設置不是必須的,但如果設置合適,會給圖書驗收帶來很大的方便。一般“是否驗收時分配索書號”和“索書號分配方式”為系統默認,而驗收默認幣種、默認卷冊數量、默認卷冊信息、默認介質類型、默認裝幀形式等則可根據本批次圖書的特點進行相應設置。如果設置了這些參數,那么在這個批次圖書驗收時所設參數會自動提取出來,從而避免單獨設置的麻煩,進而提高了驗收的工作效率。

1.3 驗收查重小技巧

文獻到館進行驗收處理,在輸入查詢條件、單擊“查詢”按鈕后,系統會根據檢索條件進行查重并顯示結果。而當檢索結果為多條書目數據時,如何快速確定哪條是所找的書目呢?筆者發現如果檢索到的書目“分類號”項顯示的是分類號,則表示本館無館藏;如果該項顯示的是索書號,則表示本館有館藏,可以在記錄上直接添加復本信息,從而節約查重的時間。

1.4 避免圖書和期刊數據互混的方法

Interlib系統是集群管理系統,是多個圖書館共用一個統一的數據平臺,由于各個館編目員的水平差異很大,特別是一些業務知識不是很強而又剛初次使用 Interlib系統的編目員,容易出現圖書和期刊數據互混。出現這種情況的原因是由于沒有及時更換 MARC類型。一些分館的編目人員既要做圖書編目又要做期刊編目,而且往往剛做完圖書驗收,就要做期刊著錄,結果經常忘了改 MARC類型,把期刊數據做到圖書的數據里。為避免這種情況的發生,一是應該注重編目員業務素質的提高,強調圖書選用字段和期刊選用字段的不同;二是注意工作細節,在新建書目編目界面的左上角有一個書目類型標識,編目員在編目時只要看一下自己所著錄的類型和顯示的書目類型是否相符,便可以有效地避免書目互混現象的發生。

2 常見疑難問題解析

2.1 按條碼補打書標無法顯示的條碼號

一般打印好的書標上要求有索書號和條碼號,并分三行顯示。在 Interlib系統中,通常設置為:“排序方式”選 “條碼號”,“是否打印條碼 ”選 “條碼在后”(顯示 MARC內容設置如圖 2)。

圖2 書標打印設置一

正常情況下輸入條碼號字段,輸出便可打印。但有時按條碼補打書標,條碼號卻不顯示。此時需要更改書標打印設置中顯示 MARC內容處的設置(如圖 3)。

圖3 書標打印設置二

2.2 如何調整不同規格書標的間距

書標打印有時需要根據書標的規格來調整分類號、種次號、條碼號之間的排列間距。首先將“是否打印條碼”設為默認值,然后再選條碼,否則會出現條碼重復的現象。同時書標打印設置處如圖 4。

圖4 書標打印設置三

第一行和第二行字段值是 callno,第三行是hold.barcode條碼號,橫、縱坐標需根據實際情況選擇合適的數值。

2.3 新建書目錯報

在圖書驗收處理時,如果本地書目庫和 Z39.50均無法查到所需書目,這就需要新建書目來進行驗收。有時點擊新建書目可能會出現報錯的情況,提示“請設置 MARC模板”,可是在系統參數中其實已經設置了 MARC模板,為什么還會出現這種錯誤提示呢?這是因為在“采訪→采訪參數設置→設置采編參數”處無意中選上了“是否采用簡單編目格式”一項。只要取消勾選便可解決這一問題。

2.4 期刊記到不顯示索書號

在圖書還完全靠人工管理的時侯,索書號是通過編目員手工記錄在卡片上,然后根據需要進行查找的。而當圖書館進入自動化管理以后,索書號便由系統自動生成。在 Interlib系統中“書目”和“館藏”是分開的,索書號在增加驗收時會自動生成,所以索書號不體現在書目中。我們在進行期刊編目驗收時,期刊索書號自動生成以后編目員可以記錄下來,著錄到 905字段的 f子字段,這樣期刊記到界面就能顯示索書號了。

2.5 7字段及 210字段無法自動生成

在 Interlib系統中,MARC編輯器能根據 MARC著錄規則自動生成一些字段。其中 70、S|a、S|4字段可根據 200字段的 S|f、S|g子字段自動生成,只要在該字段編輯框按回車鍵即可。但是 Interlib系統升級到 V1.6.2#20090811版本以后,這些字段卻無法自動生成了。筆者發現只要把 MARC模板中的 7字段去掉就又可以了。另外,正常情況下系統還可根據 010的 S|a字段自動生成 210S|a、210S|c字段,只要在該字段的編輯框按回車鍵,系統會根據出版社代碼庫,生成相應的出版地和出版社。但有時系統卻沒有自動生成,這說明出版社代碼庫中沒有相對應的出版社,我們就需要在“系統→系統參數設置→出版社”管理處增加相應的出版社,這樣 210字段無法自動生成的問題就會迎刃而解了。

隨著 Interlib系統在全國圖書館界的廣泛應用并不斷升級,我們在使用過程中還會碰到各種各樣的問題,以上只是筆者在實踐工作中的一些經驗總結,在此拋磚引玉,希望 Interlib系統能更好地為圖書館服務,促進圖書館自動化、數字化、網絡化發展。

[1]國家圖書館 .新版中國機讀目錄格式使用手冊[M].北京:北京圖書館出版社,2004.