高校網上預約報賬實踐的思考

【摘要】 在網絡技術不斷發達的今天，高校如何創新財務報賬手段，提高服務效率，提升財務管理水平，不斷滿足教職員工對財務報賬的需求，是值得思考的新課題。文章就網上預約報賬在高校實施的背景、主要特點、操作流程進行了剖析并總結了推進網上預約報賬順利實施的措施。

【關鍵詞】 高校； 網上預約； 報賬系統； 財務管理

網上預約報賬，是指遠程登錄學校財務預約報賬系統，預先進行網上報賬單申請、審核等一系列操作，根據預約核準的時間和地點到財務辦公點辦理報賬手續，不必取號等待，享受優先、快捷的服務。網上報賬系統的設計目標是要規范財務部門的報賬業務流程，提高財務部門的工作效率，節省報賬人員工作時間及領導審批時間，實現教職工報賬網絡化，進一步推進財務管理的信息化和網絡化建設，創新財務管理理念，不斷提高財務管理水平。目前，上海交通大學、中國農業大學、浙江大學、福建農林大學等多所高校相繼開發、使用網上預約報賬系統，報賬效率、服務水平及管理水平等方面有很大的提高，教師對財務的滿意度明顯提高，但也存在著一些問題，需要加以研究改進，以保證網上預約報賬系統向縱深發展。

一、網上預約報賬系統的實施背景

（一）報賬人排隊報賬等待時間長

傳統報賬流程繁瑣，且多為手工作業，國庫集中支付在高校普遍實施后，更是加重了財務人員報賬的工作量，造成了財務人員埋頭苦算，而報賬人卻在長時間耐心等待的局面。究其原因是財務人員偏少，在學校教育事業費日益增長及多校區辦學的情況下，財務人員編制數與需求數的矛盾日益突出。為了適應多校區辦學的特點，方便教職員工的服務，差不多在每一校區都設置財務辦公點，而每個辦公點財務機構崗位設置齊全，崗崗有人，崗位分工明確，各負其責，在財務人員不增加的前提下，導致的結果只能是減少前臺審核人員。

（二）財務憑證錄入人工作量大

隨著國家對高校教育經費的不斷投入，高校取得的學科建設、重點實驗室、211工程等經費大幅上升；科研人員取得的863、973、十一五、十二五等攻關項目明顯增多；科研橫向協作經費更是渠道多、經費節節攀升。而所有這些經費的使用，必須通過財務進行支付，繁雜的費用，如出租車費、過路費等小面額發票多，在服務窗口不變的情況下，無形中加重了前臺財務審核人員的工作量。

（三）高校財務發展的自身需要

高校財務正經歷從核算處理型向核算與管理并重型、從會計電算化到會計信息化的轉變，這種轉變對財務管理的手段和水平也提出了越來越高的要求。因此，作為高校財務管理重要支撐手段的會計信息系統必須按照財務管理的要求進行功能擴展，必須由原來的事后控制轉向事前和事中控制。隨著校園網的開通，無現金報賬系統的實施，財務軟件建設日趨完善，會計環境、會計依賴的技術手段日趨豐富，傳統的財務處理流程無法滿足教職員工的需要，網上預約報賬系統正是在這種背景下開始建設的。

二、網上預約報賬系統的主要特點

（一）報賬過程“物流化”

從報賬人網上填寫報賬單開始，到相關部門領導審核簽字，再到財務部門接受報賬單、審核入賬等一系列過程，報賬人均可以隨時查看到報賬狀態，追蹤報賬過程。

（二）項目經費安全化

報賬人在網上填寫報賬單時，只允許且只有權報支本人有權使用的項目經費，消除項目經費被他人非法盜用的隱患。為保證系統的安全性，對于不同用戶的登錄，系統會提供不同的登錄界面，自動隱藏那些用戶沒有權限使用的功能菜單，并且在用戶調用各個系統模塊時，系統會檢查該用戶的權限，沒有權限的用戶將無法打開對應的模塊，從而大大降低了系統的運行風險。

（三）費用額度制度化

報賬人在網上填寫的報賬金額嚴格控制在項目預算的范圍之內，杜絕超支。報賬人填寫的報賬金額超出項目預算時，系統將會顯示預警信息，且無法執行下一步的操作，這就避免產生網上可以填寫而實際不能報賬的問題。

（四）財務數據信息化

項目批準人或經費負責人在規定的權限內，有權通過網上預約報賬系統查詢自己控制的各項經費的結余、使用情況；年末，可以查詢本年內的實際支出情況，以便給來年的費用支出計劃和上報預算數提供依據。

三、網上預約報賬的操作流程

（一）報賬單申請

報賬人登錄網上預約報賬系統，通過用戶名、密碼、驗證碼的方式驗證用戶，對有效用戶記錄用戶身份。選擇報賬項目，填寫報賬的基本信息，如報賬費用項、支付方式等，使用高拍儀將相關的附件掃描上傳到系統。

（二）報賬單審核

報賬人員在線填單后，系統通過預設，自動提交給主管領導審批，審批領導可以不受時間、地點限制利用數字簽名審批業務。同時，安全的數字簽名為網上報賬提供了安全保障措施。特殊業務需要相關職能部門審核、財務主管審核，審核通過后方可進行預約。

（三）預約安排

報賬人員在預約報賬系統上填寫需要預約的報賬清單，對于相同費用項的報賬單，可以選擇多筆進行合并預約，并執行預約操作，選擇報賬時間及報賬地點，打印預約報賬單。

（四）財務入賬

報賬人員憑生效的預約報賬單，按預約的規定時間到預約的財務報賬點報賬，完成實際的報賬任務。財務前臺審核人員依據報賬人所持報賬單的流水號，從網上預約報賬系統中調出他所提交的報賬單，會計人員對報賬票據進行認真審核，包括審核原始單據和網上單據是否一致、項目、報賬類型是否正確等，審核無誤后將其轉化為記賬憑證，如果報賬數據有問題，財務人員可以在“制單”界面直接修改憑證。報賬單據報賬完畢后，根據預約的報賬方式，選擇現金方式的報賬人到出納窗口領款，選擇無現金結算方式的將報賬款項直接打到結算卡上，并通過短信方式通知報賬人。

四、推進網上預約報賬順利實施的措施

（一）加大網上預約報賬的宣傳力度

為了推動這項改革的順利進行，高校財務部門要做好詳細的計劃方案，做好宣傳和發動工作，爭取廣大師生對這項財務報賬改革的理解、支持和配合。在實施網上預約報賬前，利用校園網絡平臺，在學校或財務網站上及時發布網上預約報賬系統的相關知識、預約報賬的相關規定等信息，廣泛宣傳實施網上預約報賬的意義及具體運行方案。網上預約報賬系統通過校園網實現，不受時間和空間的限制，可在校園網終端進行申請、預約、打印等操作，讓廣大教職工體會到方便、快捷、優質的服務。在實施網上預約報賬的過程中，預約報賬專崗人員在受理該類業務時，要做好有關網上預約報賬的釋疑工作，充分聽取教職員工對網上預約報賬系統提出的建議，從而為進一步完善網上預約報賬系統的可操作性與簡易性提供參考。

（二）加強教職員工的業務指導培訓

財務部門應積極主動地到各院（系）、機關等部門開展網上預約報賬系統知識及財經法規的培訓，講解網上預約報賬系統的使用方法，用圖文并茂的方式講解操作步驟，將每個單據的報賬流程清晰地進行展示。重點指導教職員工進行網上報賬單申請，對報賬信息進行填寫、查詢、修改，規范單據填寫，了解預約安排的業務處理程序，熟悉財務入賬處理的方法。讓教職員工學會如何進行網上預約報賬、如何把相同的經濟業務進行合并申請、如何整理票據等。財務人員可以提前了解、合理安排報賬工作，對原始憑證審核后，自動生成記賬憑證，確保財務信息的及時性和完整性，同時也大大減輕財務人員工作量。網上預約報賬系統將實現單據填寫的規范化，業務審批的流程化、財務審核的透明化，以全面提升財務信息質量，提高財務管理水平。

（三）完善網上預約報賬系統建設

網上預約報賬的順利實施，依賴于網上預約報賬系統的強大技術支撐。首先，必須完善網上預約報賬系統的財務功能，開發新的服務項目，操作過程中增加對財務制度宣傳的模塊，在報賬指南中提供對所有報賬類型及各類型的使用說明的查詢，以指導報銷人正確填寫報賬單。其次，是網上預約報賬系統的安全功能，實施網上預約報賬后，應注意信息和數據的安全，確保不被修改或毀損，應按照使用權限劃分，防止信息濫用和向外流失。高校的財務管理和業務管理一體化，會計核算和管理幾乎離不開網絡，因此，應采用先進的防火墻、訪問控制、數據加密、身份認證等技術，注意數據傳輸的安全性，加強對網絡的維護和管理。財務人員要養成記錄和總結的良好習慣，隨時記錄報賬過程中出現的新情況、新問題，及時反饋給系統開發商，以便進一步修改程序，豐富操作功能，不斷完善系統軟件。

（四）不斷完善財務管理制度

網上預約報賬系統不僅是對傳統工作方式的重大變革，也為高校財務信息化建設的科學發展打造了一個新的平臺。它同時與預算管理、財務核算、網絡銀行等系統互聯互通，因此高校適應財務管理的需要，及時補充、修定和完善各項管理制度，如：《網上預約報賬業務流程》、《網上預約報賬操作規程》、《網上預約報賬模式下的崗位分工和職責權限》等。通過完善內部控制制度，增強自我約束機制，杜絕財經違紀行為，防范財務風險，促進高校網上預約報賬的順利實施，保證財務工作健康有序運行。

網上預約報賬系統的實施，實現了財務部門日常大量票據處理的簡潔化、電子化、網絡化，減輕了財務人員簡單、低效、繁瑣的工作量，并盡可能地減少票據處理過程中出現的人為錯誤，極大地推動了高校財務管理工作。網上預約報賬系統雖然推行時間短，且僅在全國少數高校試行，但通過不斷摸索和完善，該項財務服務手段的優勢在不久的將來必將顯現，通過高校教職員工的不斷嘗試，該網上預約報賬系統必將深入人心、大范圍地推廣使用。

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