審計流程優化研究

【摘要】 近年來，業務流程優化（Business Process Improvement，以下簡稱BPI）理論在企業中得到廣泛的推廣和應用，取得了顯著的經濟和管理效益。文章將BPI理論引入審計領域，重點研究了審計流程優化的步驟和方法，并進一步指出只有系統、持續地優化審計流程，才能發揮審計的“免疫系統”功能。

【關鍵詞】 審計流程； 業務流程優化； 持續優化

一、審計流程優化理論基礎——BPI理論

審計是國民經濟和社會健康發展的“免疫系統”和重要保障。經濟越發展，審計越重要。我國自20世紀80年代恢復建立審計監督制度以來，一直高度重視發揮審計監督在社會運行中的積極作用。而審計流程是審計機構履行自身責任及職能的具體過程及審計目標的實現途徑。不適當的審計流程一方面會使得審計人員無法獲取充分、恰當的審計證據而將審計風險降至可接受的低水平，影響審計目標的實現，進而無法有效地履行審計職能和責任；另一方面會浪費有限的審計資源，增加不必要的審計成本，影響審計工作的效率。由此可以看出，審計流程的管理和實施對審計的發展和經濟的運行有著舉足輕重的作用。

業務流程優化（BPI）理論是由業務流程再造（Business Process Reengineering，以下簡稱BPR）理論發展而來的。1993年邁克爾·哈默和詹姆斯·錢皮在其著作《企業再造：企業革命的宣言》（Reengineering the Corporation：A Manifesto for Business Revolution）一書中，首次將BPR定義為：“對企業業務流程進行根本性的再思考和徹底性的再設計，以使得企業在成本、質量、服務和速度等衡量企業績效的關鍵指標上取得顯著性的進展。”BPR理論提出后，在企業引起了巨大的反響并掀起了流程再造的高潮。然而據BPR的應用情況來看，其失敗率比較高。這是因為，在大多數情形下，企業的內部經營環境變化并不是特別激烈，因此更需要的是系統性、持續性的改進，而不是一次性的革命。所以，在對BPR理論反思的基礎上，人們提出了“流程優化”的管理理念。

流程優化是一項策略，通過對現有工作流程的梳理、改進和完善來保持企業競爭優勢的過程，就稱為流程優化。其具體內容是，以優化對象要達到的目標為根本原則，在現有流程的基礎上，規劃、分析并運用一系列設計方法提出優化后的實施流程，然后開始試行，進而正式實施，并對其作出評價，針對評價中發現的問題，再次進行改進，不斷循環。對流程的優化，不論是對流程整體的優化還是對其中部分的改進，都是以提高工作質量、提升效率、減少成本、節約資源等為目的。近年來BPI理論在企業中得到廣泛的推廣和應用，取得了顯著的經濟和管理效益，相關學者也試著將BPI理論引入到新的領域。

對我國審計領域而言，雖然已制定出了相對嚴格、靈活、規范而科學的審計流程，但是隨著社會主義市場體制的逐步完善以及科學技術的快速發展，審計環境也在不斷發生改變，審計流程需要不斷地改善和優化，以更加科學和規范，滿足社會對審計的需求和要求。所以，將BPI理論引入到審計領域有著重大意義。

二、審計流程系統優化的意義

（一）審計流程優化是切實提高審計質量和效率、更好地實現審計目標的重要途徑

審計質量是審計工作的生命線，提高審計工作質量、降低審計風險，是審計工作不變的重心。審計工作的質量和水平無法滿足社會對審計的期望和要求，加之審計力量相對不足無法應對繁重的審計任務，這些都成為當前審計工作順利開展的主要矛盾。而加強對審計業務的管理是解決這些矛盾的必然途徑。通過審計業務流程優化充分挖掘、利用現有審計資源，強化審計力量，通過管理有效控制審計流程，降低審計風險，優化審計成果，從而全面提高審計工作的質量和水平。

（二）審計流程優化是推進審計信息化建設的重要前提

近些年來，審計信息化已經成為不可扭轉的趨勢，在企業運行和審計機構實施審計的過程中運用計算機技術改變了審計對象和審計方法，使得審計進入了一個新的時代。堅持推進審計信息化建設，實現審計手段的現代化是提高審計“免疫系統”能力的重要手段。然而，審計信息化不只是審計人員工作手段的改變，而是從審計的各個流程上都充分利用計算機的作用，最大化地實現業務的自動化。這就使得優化審計流程成為審計信息化的一個根本前提。優化審計流程可以大大提高計算機在審計實施中的應用效果，有效保證了審計信息化的建設和發展。

（三）審計流程優化是資源整合的重要方法

資源過于分散往往會導致成本的增加和效率的降低。而資源整合，就是對組織內部的分散資源進行系統、科學的配置和利用，從而提高資源的利用效率和質量。對流程進行優化的時候，應注意對現有資源的有效利用，提高資源的使用價值，降低資源浪費。在審計流程審計的方法中，流程優化人員通過對流程細節進行清除、簡化、整合等一系列手段，有效地保證了資源的充分利用。對審計流程和審計資源進行配比、均衡，把有限的審計資源用在最關鍵的流程上，使有限的審計資源得到了充分利用。

三、BPI理論在審計領域的具體應用

根據BPI理論的要求，審計機構應該在目前審計流程的基礎上，以一種有預見性的管理理念，自覺地對現有流程不斷改進，而不是等到審計流程與環境發展和服務對象的需求發生不可調和的矛盾時才全部推倒重建。審計流程優化的根本依據是審計目標的實現，借鑒BPI理論，筆者認為，審計流程優化可以分為四個步驟（如圖1所示）：

（一）審計流程規劃和分析

通過對審計流程現狀的梳理，分析存在的問題和需要改善的關鍵點，這是審計流程優化的起點。所謂流程的關鍵點，就是指在構成流程的諸要素里，對流程的運作具有決定性作用的流程。目前，雖然我國獨立審計、政府審計和內部審計的審計流程不完全一致，但總的來說，審計流程主要都有審計計劃、審計實施、審計報告、審計終結四個階段，各個階段又包含有許多具體流程。審計機構應設立專門的審計流程優化小組，且由具有一定資歷和經驗的審計人員來擔任小組負責人。此小組在現有流程的基礎上，通過總結自身和其他審計人員日常工作中出現的問題，并結合審計機構內外部環境的變化，提出并分析現有流程存在的問題和需要改善的關鍵點。具體的實施環節為：

1.審計流程的描述。為了將審計各流程的活動關系以及不同流程之間的關系清楚地表述出來，常常采用繪制流程圖的方法。通過流程圖的繪制，在實際對流程優化時，就能很清晰地識別優化的關鍵所在，以及被優化的流程對其他流程帶來的影響，并且通過流程圖的方式使之成為審計人員的共識。

2.審計流程的分析。這是此步驟的核心和關鍵，主要目標是把影響審計質量和效率的關鍵流程及其中的關鍵點識別出來。識別關鍵流程可以采取審計機構全部審計人員填寫流程調查問卷和借鑒國外先進經驗相結合的方式。通過對問卷調研結果的統計分析，不光可以識別審計關鍵流程，還可以得到解決以下各方面的一些信息：比如制度規定與實際流程之間的差異、對流程的改進建議、優化流程所需要的資源支持及將采取的行動、時機和人員等，同時也為后邊的審計流程優化工作環節打下了基礎。

3.審計流程的診斷。在以上環節識別的關鍵流程和關鍵點的基礎上討論其優化可能性。此環節以審計機構目前流程實際情況出發，結合全體審計人員填寫流程調查問卷總結的問題和改進建議，并借鑒當前國內外審計機構先進的審計流程，綜合討論以上識別的關鍵流程和關鍵點優化和改進的可行性。

（二）審計流程設計

根據流程分析和規劃的情況進行流程設計，對已識別的可優化關鍵流程進行優化。設計流程的基本方法是系統化流程優化。該方法的特點是以現有流程為基礎，通過對現有流程消除浪費、簡化、整合以及自動化等活動來完成重新設計的工作。系統化流程優化的主要方式及其具體含義如表1所示：

這種方法適用于外部經營環境相對穩定的企業，所以審計流程的優化采用這種比較溫和、以短期改進為主的方法是適宜的。首先，審計流程優化小組應在對現有審計流程分析的基礎上對其中的“非增值程序”進行清除和簡化，這些程序往往對確保審計質量和服務沒有什么大的作用，反而降低了審計效率、浪費了審計資源。其次，小組人員應對一些有內在關系的程序進行合并與整理，并對審計流程和審計資源進行均衡，把有限的審計資源用在最關鍵的流程上。再者，在對審計流程進行清除、簡化、均衡、整合的基礎之上對流程進行自動化處理，這樣可以大大提高審計質量和運行效率。最后，通過實施審計流程標準化管理、強調流程側重點、制定預防措施等方式來完善流程優化，減少流程運行的失誤，提高審計流程運作質量。

（三）審計流程實施

在新的審計流程設計完畢后，一般需要進行一段時間的試運行。目的是為了檢驗該流程優化后是否能真正有效提高審計質量和工作效率，并且還可以根據新出現的情況和始未料及的問題對設計方案進行修訂。對于優化流程的實施，審計機構的相關負責人應給予足夠的重視。并對全體審計人員，尤其是新流程涉及到的人員進行宣傳和培訓，推動流程的順利實施。在流程實施的過程中，應注意對流程的實際運作情況進行監督和控制，并及時根據流程的實施完成情況進行糾偏處理，使新的流程運作能夠在預設的軌道上順利執行和開展。

（四）審計流程評價

在新流程正式運行一段時間后，需要對流程的實施情況和效果進行評價，以檢驗該流程是否在實際運行過程中達到了設計者的目標，并總結流程實施中的問題，進而為繼續分析和改進做好鋪墊，保證流程的持續優化。

審計機構派出專門人員對流程運行情況進行評價時的主要工作環節有：

1.監控審計流程實施人員工作情況，如發現有實施人員偏離或違背流程設計要求，應立即予以提醒并責令限時改正。

2.針對被考核項目人員實際實施情況與目標的差距，和被考核人員一起進行深入溝通，尋求改進方法，并實施改進。

3.真實記錄審計項目人員在流程實施過程中的績效表現，為流程績效分析、評價和改進提供依據。

需要注意的是，審計流程的分析、設計、運行和評估是個持續、循環的過程，必須持續不斷地予以改進。這是因為審計機構內外部環境在不斷地發生變化，只有持續優化，才能與時俱進，更好地實現審計目標，有效地發揮審計功能。

四、結論

審計作為我國國民經濟的“免疫系統”，對我國經濟建設的發展和社會安定有著舉足輕重的影響。而審計要極好地發揮其自身功能最關鍵的就是提升工作質量和效率，提高工作管理水平。審計流程優化是提高審計工作質量、效率和管理水平的重要途徑。所以，對審計機構來說，做好審計流程優化工作至關重要。審計機構不但需要在內部樹立審計流程持續優化的工作理念，在面對內外部環境不斷變化的情況下還要自覺對審計流程進行系統、持續優化，不斷循環，切實保證優化后流程的順利實施；而且還應該逐步建立完善的流程管理體系，使審計流程優化更加科學、規范，以更好、更快地促進我國審計事業發展，充分發揮審計保障國家經濟社會健康運行的“免疫系統”功能。

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