依托ERP軟件加強(qiáng)外貿(mào)企業(yè)應(yīng)收賬款管理

俞云飛

【摘要】應(yīng)收賬款管理是外貿(mào)企業(yè)資產(chǎn)管理的重要內(nèi)容之一。利用ERP軟件有助于實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款的全面、準(zhǔn)確、有效管理。本文根據(jù)工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從事前、事中、事后等環(huán)節(jié)對(duì)利用ERP軟件管理外貿(mào)企業(yè)應(yīng)收賬款的主要程序和方法進(jìn)行了闡述。

【關(guān)鍵詞】應(yīng)收賬款 管理 ERP 對(duì)策

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的大背景下，信用銷售逐漸成為外貿(mào)企業(yè)擴(kuò)大市場(chǎng)、減少存貨的常用手段。但是，信用銷售往往使外貿(mào)企業(yè)的應(yīng)收賬款增加，若管理不當(dāng)，可能導(dǎo)致壞賬損失和現(xiàn)金流量不足，影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，甚至影響到企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營能力。以科學(xué)、系統(tǒng)的方法來加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理，必然成為企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。依托ERP軟件，圍繞應(yīng)收賬款發(fā)生、催收、結(jié)清等過程，建立涵蓋應(yīng)收賬款事前、事中、事后管理的控制系統(tǒng)，有助于實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款的全面、準(zhǔn)確、有效管理，減少信用銷售負(fù)面影響。

一、應(yīng)收賬款事前管理控制系統(tǒng)的建立

應(yīng)收賬款事前控制是將信用風(fēng)險(xiǎn)控制在“萌芽階段”的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。在ERP系統(tǒng)支持下，應(yīng)收賬款事前控制重點(diǎn)在于建立客戶基本資料庫并執(zhí)行客戶信用評(píng)估調(diào)查管控程序。

（一）建立客戶基本資料庫

業(yè)務(wù)員通過與客戶的洽談與初步審核，雙方達(dá)成合作意向并要求打樣時(shí)，由業(yè)務(wù)人員書面建立“客戶資料卡”，經(jīng)部門經(jīng)理及以上相關(guān)人員審核后統(tǒng)一移交單證部門，再由單證部門負(fù)責(zé)將“客戶資料卡”上的內(nèi)容輸入公司電子信息庫（ERP），并對(duì)紙媒形式存檔，以備各部門共享、查閱。

（二）執(zhí)行客戶信用評(píng)估調(diào)查管控程序

一是進(jìn)行客戶信用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。凡和公司達(dá)成初步合作意向的任一客戶，在正式合作之前，其負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)員必須對(duì)該客戶通過交談、網(wǎng)絡(luò)、媒體等方式進(jìn)行初步調(diào)查，建立書面的“客戶信用評(píng)估資料表”并在ERP系統(tǒng)上錄入。二是實(shí)施客戶信用評(píng)估調(diào)查管控，單次合作金額在一定金額內(nèi)時(shí)，可僅由企業(yè)業(yè)務(wù)部門根據(jù)“客戶信用評(píng)估資料表”進(jìn)行全面評(píng)估調(diào)查，否則要通過專業(yè)機(jī)構(gòu)（如：鄧白氏、中信保）進(jìn)行調(diào)查。三是依據(jù)“客戶信用評(píng)估資料表”和專業(yè)機(jī)構(gòu)的調(diào)查結(jié)果，由相關(guān)授權(quán)人批準(zhǔn)是否進(jìn)一步建立合作關(guān)系、確定合作付款條件，并在系統(tǒng)中錄入。四是對(duì)于缺少“客戶信用評(píng)估資料表”和專業(yè)機(jī)構(gòu)的調(diào)查結(jié)果或相關(guān)授權(quán)人批準(zhǔn)意見的業(yè)務(wù)，一律不得簽訂合同。

二、應(yīng)收賬款事中管理控制系統(tǒng)的建立

應(yīng)收賬款事中管理強(qiáng)調(diào)及時(shí)、準(zhǔn)確、便捷，是信用風(fēng)險(xiǎn)控制的核心工作。在ERP系統(tǒng)支持下，應(yīng)收賬款事中控制重點(diǎn)在于對(duì)業(yè)務(wù)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)的管理控制，業(yè)務(wù)關(guān)鍵點(diǎn)通常包括下達(dá)生產(chǎn)通知單、發(fā)貨和提單放行等，應(yīng)收賬款事中控制也相應(yīng)地包括下達(dá)生產(chǎn)通知單前的控制、發(fā)貨前的控制、提單放行前的管控等。

（一）下達(dá)生產(chǎn)通知單前的控制

一是進(jìn)行預(yù)付款的審核，如果根據(jù)合同規(guī)定的條款，需要在下單前支付部分貨款的，則生產(chǎn)計(jì)劃中心在下達(dá)生產(chǎn)通知單時(shí)需要審核預(yù)付款情況；如果ERP信息內(nèi)，客戶沒有足額預(yù)付貨款，原則上不準(zhǔn)下達(dá)生產(chǎn)配單。二是進(jìn)行信用額度的控制，信用額度包括生產(chǎn)中的配單，因此在下達(dá)配單時(shí)，需要對(duì)客戶是否超信用額度進(jìn)行審核，由ERP系統(tǒng)根據(jù)該客戶的應(yīng)收賬款余額、未出運(yùn)的庫存品、生產(chǎn)中的配單和本次要下達(dá)的配單所占用的信用額度進(jìn)行計(jì)算控制，對(duì)超過信用額度的新配單，原則上不予下單。對(duì)于特殊情形，如因產(chǎn)品性質(zhì)存在淡旺季節(jié)等，應(yīng)結(jié)合分析潛在風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)可行地根據(jù)相關(guān)授權(quán)經(jīng)批準(zhǔn)后可繼續(xù)下單生產(chǎn)。

（二）發(fā)貨前的控制

主要是企業(yè)相關(guān)部門對(duì)出運(yùn)明細(xì)單的審核確認(rèn)，這是事中控制的關(guān)鍵點(diǎn)之一。貨物生產(chǎn)完工測(cè)試合格計(jì)劃出運(yùn)時(shí)，業(yè)務(wù)員根據(jù)配單內(nèi)容、客戶資料及外箱資料在ERP系統(tǒng)內(nèi)填報(bào)出運(yùn)明細(xì)單。出運(yùn)明細(xì)單經(jīng)計(jì)劃中心核價(jià)組審核后，通過ERP系統(tǒng)自動(dòng)傳遞到單證部，單證部接收后首項(xiàng)需審核的是貨款的到位情況：根據(jù)合同相關(guān)條款，發(fā)貨前需收到部分貨款或信用證的，則單證部門在下達(dá)出運(yùn)通知前需嚴(yán)格審核把關(guān)。對(duì)于無足額支付貨款或沒有收到信用證的，單證部門不準(zhǔn)下達(dá)出運(yùn)通知。針對(duì)特殊情形特殊客戶可按規(guī)定逐級(jí)授權(quán)批準(zhǔn)。此環(huán)節(jié)充分運(yùn)用了ERP的即時(shí)準(zhǔn)確直觀特征，系統(tǒng)共享，既提高效率，又杜絕了在未足額收訖預(yù)付款的情況下擅自發(fā)貨現(xiàn)象產(chǎn)生，從而有效地防范了應(yīng)收賬款的損失。

（三）提單放行前的控制

一是嚴(yán)格審核預(yù)付款和信用證。對(duì)于按照合同相關(guān)條款規(guī)定，需在放單前支付部分或全部貨款，以及收到L/C的，則單證部門在放提單前需在ERP系統(tǒng)內(nèi)審核預(yù)付款情況或L/C情況，并根據(jù)權(quán)限由業(yè)務(wù)部主管簽發(fā)“提單放行審批單”，異常收款情況需由相關(guān)授權(quán)批準(zhǔn)方可“放單”。提單放行前的審核另一目的還在于，一旦前述發(fā)貨前的控制存在遺漏，此環(huán)節(jié)的審核無疑起了雙保險(xiǎn)的作用。二是在單證部專設(shè)管理人員，對(duì)所有的單證（據(jù)）需在ERP系統(tǒng)上進(jìn)行二次審核。凡已經(jīng)放單的單證（據(jù)）必須及時(shí)操作審核，對(duì)一定時(shí)間內(nèi)仍未放單的單證（據(jù)），單證管理員應(yīng)及時(shí)提醒單據(jù)制作人和業(yè)務(wù)員，避免漏放單證導(dǎo)致客戶產(chǎn)生滯港費(fèi)及拒付貨款情況的發(fā)生。此外，單證部還應(yīng)對(duì)ERP內(nèi)顯示需投保的所有單證（據(jù)）進(jìn)行審核，要根據(jù)ERP中的發(fā)貨數(shù)應(yīng)收款等數(shù)據(jù)，結(jié)合信保公司授權(quán)額，確保該投保單據(jù)的準(zhǔn)確性，以保證在客戶破產(chǎn)等原因?qū)е聭?yīng)收未收時(shí)，及時(shí)獲得信保公司的賠償。

在應(yīng)收賬款事中控制過程中，各業(yè)務(wù)部門要嚴(yán)格按照ERP要求，及時(shí)進(jìn)行相關(guān)信息輸入和即時(shí)監(jiān)管，時(shí)刻注意客戶動(dòng)態(tài)，及時(shí)共享監(jiān)管信息。特別是財(cái)務(wù)部門，要根據(jù)業(yè)務(wù)和客戶簽訂合同中的付款條件，在第一時(shí)間將貨款到位情況在ERP上說明，再由單證部門根據(jù)客戶綜合信息，第一時(shí)間將下批（單）產(chǎn)品是否繼續(xù)出運(yùn)的信息在ERP平臺(tái)上傳達(dá)給倉庫。在倉庫未收到此信息之前，絕不能單方面的依業(yè)務(wù)提供的出運(yùn)通知單出貨。

三、應(yīng)收賬款事后管理控制系統(tǒng)的建立

相比應(yīng)收賬款事前、事中管理兩個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)收賬款事后控制由于時(shí)間跨度長(zhǎng)且所涉及信息更為寬泛，更加需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)相關(guān)部門的合作與配合。在ERP系統(tǒng)支持下，應(yīng)收賬款事后管理更能發(fā)揮其預(yù)警、糾錯(cuò)和防范作用。具體而言，應(yīng)收賬款事后管理手段包括以下3點(diǎn)：

（一）通過共享應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制

一要由財(cái)務(wù)部門通過應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)共享，做好單證部門提交票據(jù)與倉庫提交數(shù)據(jù)的審核與監(jiān)督工作，并對(duì)單證部門在ERP系統(tǒng)上提交的水單、業(yè)務(wù)員與配單號(hào)、出口發(fā)票號(hào)的對(duì)位情況等票據(jù)、資料以及付款情況進(jìn)行核實(shí)監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)立即要求責(zé)任部門及時(shí)糾正。二是財(cái)務(wù)部門要運(yùn)用ERP共享系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)收賬款的賬齡分析與監(jiān)控，逾期貨款發(fā)布即時(shí)紅色預(yù)警，并把此信息共享傳遞至相關(guān)部門，不僅使業(yè)務(wù)部門對(duì)應(yīng)收賬款情況做到“心中有數(shù)”，同時(shí)更有效地促進(jìn)了事前事中環(huán)節(jié)的控制。

（二）通過實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)調(diào)控進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范

一是對(duì)于實(shí)時(shí)監(jiān)審到的應(yīng)收款異常情況，財(cái)務(wù)部門要以書面形式通知相關(guān)授權(quán)批準(zhǔn)人糾正改善。二是按照企業(yè)授權(quán)表中的規(guī)定，當(dāng)正常合作過程中出現(xiàn)回款到位異常或其他潛在異常信息時(shí)，其后續(xù)合作與否以及正在合作之產(chǎn)品是否繼續(xù)交貨，由負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)員提出書面申請(qǐng)交相關(guān)授權(quán)人批準(zhǔn)后，可確定繼續(xù)合作或終止合作。三是當(dāng)授權(quán)人在ERP上批準(zhǔn)繼續(xù)合作或繼續(xù)交貨時(shí)，單證部和相關(guān)業(yè)務(wù)人員要密切注意客戶動(dòng)態(tài)，一旦有波動(dòng)，則立即請(qǐng)示相關(guān)授權(quán)人批準(zhǔn)停止與該客戶的合作，以免企業(yè)財(cái)產(chǎn)受到損失。

（三）通過分析評(píng)估客戶信用進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范

一是定期由財(cái)務(wù)部門組織對(duì)滿足條件的客戶進(jìn)行全面評(píng)估（ERP顯示發(fā)生信用異常時(shí)，則隨時(shí)進(jìn)行評(píng)估），評(píng)估主要內(nèi)容為客戶的發(fā)展?jié)摿Α⒖蛻粜庞枚取⒑献髑熬凹皢未魏献鹘痤~等。二是根據(jù)季度和年度對(duì)客戶信用的評(píng)估狀況，再結(jié)合此前的客戶信用等級(jí)分類和客戶風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)分類，綜合評(píng)估制定客戶本期的信用等級(jí)和風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，依此評(píng)定結(jié)果，由相應(yīng)授權(quán)人批準(zhǔn)與該客戶在下次評(píng)估之前這段時(shí)間業(yè)務(wù)合作的方式、付款方式、賒欠額等。

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