關(guān)于論壇的服務(wù)質(zhì)量分析探討

摘要：論壇是主題明確的會(huì)議，分為高端論壇，行業(yè)論壇以及學(xué)習(xí)論壇（例如幼教論壇），按費(fèi)用高低分為政府論壇，地區(qū)論壇以及公益論壇（包含展會(huì)同期論壇），不管怎樣，論壇的質(zhì)量都是決定論壇成敗的關(guān)鍵，決定論壇質(zhì)量的關(guān)鍵就是論壇的服務(wù)，包括組織服務(wù)，接待服務(wù)，贊助商服務(wù)。

關(guān)鍵詞：論壇與論壇服務(wù)；細(xì)節(jié)；主題；服務(wù)

論壇是以主題明確為中心而召開(kāi)的一次會(huì)議或講座，參會(huì)者以學(xué)習(xí)為主要目的，以收獲為最終結(jié)果的一個(gè)會(huì)議組織形式。論壇分為參會(huì)者、組織者兩個(gè)主要部分，而展會(huì)是參展商和專(zhuān)業(yè)觀眾，所以，與展會(huì)同期的論壇參會(huì)者極大程度地提升了展會(huì)的展業(yè)觀眾數(shù)量和質(zhì)量。

舉行一次專(zhuān)業(yè)會(huì)議，首先要確定會(huì)議規(guī)模，即最佳與會(huì)人數(shù)。會(huì)議規(guī)模主要是根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)而定的，但對(duì)于一些收取高額會(huì)費(fèi)的商業(yè)性會(huì)議（論壇）的組織者而言，則總是爭(zhēng)取規(guī)模最大化。人們舉辦展會(huì)的根本原因在于展會(huì)是一種聯(lián)系買(mǎi)家和賣(mài)家的理想紐帶，展會(huì)的目的和成功并不在于展會(huì)管理本身，而是在于如何成功、有效地把買(mǎi)賣(mài)雙方組織到一起，增加他們參加和參觀展覽會(huì)的興趣和價(jià)值，即促進(jìn)和提高買(mǎi)賣(mài)雙方間的信息交換率和交易成功率。為會(huì)議找到合適的演講者，其重要性是不言而喻的。在選擇演講人時(shí)，首先要確定會(huì)議活動(dòng)的目的是什么，演講的主題是什么，目標(biāo)演講者出席演講將會(huì)帶來(lái)的結(jié)果如何。屬于參會(huì)的合適人選，并有可能出席會(huì)議的人稱(chēng)為目標(biāo)參會(huì)者。確定會(huì)議規(guī)模，即最佳參會(huì)人數(shù)。人數(shù)過(guò)多會(huì)因發(fā)言機(jī)會(huì)太少而使討論無(wú)法深入，即與會(huì)者的參與程度降低。如果人數(shù)太少，則由會(huì)議激發(fā)的創(chuàng)造性會(huì)受到限制。人們是否參加論壇主要取決于下列因素，會(huì)議的影響力，即會(huì)議的重要性如何，被某個(gè)重要會(huì)議邀請(qǐng)出席也是一種身份象征。收獲，通常參會(huì)者中絕大多數(shù)都是“圈內(nèi)人士”，通過(guò)交流可以共同提高。對(duì)于一個(gè)品牌會(huì)議來(lái)說(shuō)，組織參會(huì)者是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作。無(wú)論在會(huì)中，還是會(huì)后，會(huì)議組織者都要和參會(huì)者保持聯(lián)系。論壇成敗的因素很多，服務(wù)是一項(xiàng)非常重要的因素，筆者認(rèn)為，服務(wù)影響論壇的成敗體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

一、細(xì)節(jié)決定成敗

特指接待服務(wù)，運(yùn)輸通關(guān)服務(wù)。在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行參會(huì)者登錄時(shí)，參會(huì)者必須安排好在現(xiàn)場(chǎng)分發(fā)展會(huì)材料，還要安排人員引導(dǎo)服務(wù)。新聞宣傳也是生產(chǎn)力，媒體具有輿論導(dǎo)向，信息反饋，最終產(chǎn)生團(tuán)體效應(yīng)。而且會(huì)議的相關(guān)宣傳資料也要提前運(yùn)到論壇現(xiàn)場(chǎng)，例如：易拉寶，宣傳條幅都要提前做好，而且在論壇開(kāi)始前布置好。對(duì)于論壇的贊助商而言，可以提前幫助贊助商聯(lián)系貨運(yùn)公司，還有賓館住宿等，專(zhuān)業(yè)買(mǎi)家除數(shù)量上的要求外，更注重質(zhì)量。這就涉及買(mǎi)家的有效性，主要是指到會(huì)的論壇買(mǎi)家是帶著產(chǎn)品或服務(wù)需求來(lái)的。贊助商參展的目的很多，如開(kāi)拓新市場(chǎng)、結(jié)識(shí)新客戶、樹(shù)立品牌形象等等。

二、主題決定成敗

特指商務(wù)服務(wù)和禮賓和翻譯服務(wù)。組織者在論壇現(xiàn)場(chǎng)擺放飲料水果，茶水點(diǎn)心，以及鮮花，植物，不僅可以提高現(xiàn)場(chǎng)的氛圍，更能將論壇推向新的高潮。此外，在會(huì)場(chǎng)周?chē)鬓k方還要擺放一定數(shù)量的指示牌，確保參會(huì)者能夠按時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)。當(dāng)有外國(guó)專(zhuān)家在場(chǎng)的時(shí)候，現(xiàn)場(chǎng)也要安排一、兩名翻譯，保證會(huì)議溝通順暢。對(duì)于一個(gè)品牌會(huì)議來(lái)說(shuō)，論壇活動(dòng)本身就是一種推介活動(dòng)，可以是推介產(chǎn)品、推介技術(shù)、推介企業(yè)，甚至是推介城市，推介國(guó)家形象。論壇又是一種服務(wù)產(chǎn)品，它本身也需要選擇合適的推廣手段，爭(zhēng)取最大效益。表現(xiàn)在企業(yè)展示，搏擊市場(chǎng)，信息互通，高效促銷(xiāo)。

三、服務(wù)決定成敗

特指交通服務(wù)，客戶跟蹤服務(wù)。參會(huì)者報(bào)名參會(huì)后，主辦方應(yīng)將參會(huì)確認(rèn)書(shū)以書(shū)面的形式通知對(duì)方，確認(rèn)書(shū)不僅要寫(xiě)明參會(huì)時(shí)間，報(bào)到時(shí)間，還要寫(xiě)明乘車(chē)路線，保證論壇如期進(jìn)行。服務(wù)是論壇的靈魂。為調(diào)動(dòng)贊助商的參展熱情，吸引企業(yè)參展，組展方總是想方設(shè)法為贊助商提供最優(yōu)秀的服務(wù)。從論壇運(yùn)作的本質(zhì)上來(lái)看，邀請(qǐng)盡量多的專(zhuān)業(yè)買(mǎi)家到場(chǎng)參觀，才是組展方為參展商提供最優(yōu)質(zhì)服務(wù)的體現(xiàn)。這項(xiàng)服務(wù)與其他服務(wù)的最大區(qū)別就在于它直接關(guān)系到贊助商的利益，這是組織方的核心服務(wù)。論壇結(jié)束后，組織者還要將會(huì)后事宜落實(shí)好，如：參會(huì)者現(xiàn)場(chǎng)報(bào)名的收據(jù)，大會(huì)的合影，客房的結(jié)算等。

總之，一個(gè)成功的論壇總是要靠完善的服務(wù)去支撐，以幼教論壇為例，每次舉辦都要與權(quán)威的教育機(jī)構(gòu)合作才能體現(xiàn)出權(quán)威性，才能讓參會(huì)者感受到高品質(zhì)的服務(wù)。幼兒園的老師，園長(zhǎng)是論壇的參會(huì)者，論壇的費(fèi)用，會(huì)議期間講座的專(zhuān)家都是影響參會(huì)者參與的決定性因素。此外，幼兒園又是幼教用品的需求者和使用者，現(xiàn)場(chǎng)的贊助商恰恰又會(huì)成為幼兒園的采購(gòu)對(duì)象，省時(shí)省力，又具有直觀性，但是商業(yè)氣氛過(guò)重又會(huì)影響論壇的效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁萍萍.會(huì)展?fàn)I銷(xiāo)與服務(wù)[M].北京：高等教育出版社，2006，（7）.