高校圖書館與院系資料室數據整合的探討——以河北師范大學為例★

馬 杰

河北師范大學圖書館

〔河北省石家莊市 050016〕

一、前言

高校圖書館是學校的文獻信息中心。隨著網絡技術和計算機技術的不斷發展,高校圖書館的自動化水平也在不斷提高。校園網的建設極大地方便了文獻信息資源的傳播,加快了文獻信息資源的傳播速度,節省了讀者查閱各種文獻信息資源的時間,提高了讀者利用文獻信息資源的能力,使高校圖書館在學校教學與科研工作中的地位越來越重要。然而,高校各學院資料室作為全校圖書情報系統的重要組成部分,雖然長期以來在推動各學科專業的教學與科研工作方面起到了重要作用,但是隨著網絡技術和信息技術的快速發展,文獻信息資源載體的增加與傳播方式的變化,受文獻信息資源電子化和數字圖書館的沖擊,院系資料室設置獨立、分散管理,缺乏整體性、計劃性和科學性,從而使各高校內部文獻信息資源體系結構松散、浪費嚴重,不利于文獻信息資源的共建共享以及數字圖書館的建設。這種分散狀況,不僅不適應高等學校教學改革形勢發展的需要,也與圖書情報工作向現代化方向發展不相適應。在高校內部實行文獻信息資源整合,是解決文獻信息資源供不應求問題的最佳途徑。

繼高校合并熱和擴招之后,很多高校都建立了自己的新校區。那么,圖書館和院系資料室如何整合,才能更好地適應形勢發展的需要呢?以河北師范大學為例進行探討。隨著河北師范大學新校區建設的不斷推進,文獻信息資源整合的問題也進入了議事日程。經過深入研究,擬在新校區撤銷各院系資料室,而建立面向全校的文史資料中心、自然科學資料中心、教育心理科學資料中心、外語資料中心、藝術資料中心、法商經管資料中心等幾個資料中心,由圖書館統一管理。在此之前,河北師范大學各院系資料室雖然在圖書館的統一培訓下,陸續完成了各自的圖書書目數據庫建設工作,但建成的數據庫都是由各院系資料室自行管理。現在,擺在我們面前最緊要的任務就是對各院系資料室現有書目數據庫進行數據整合,將各院系資料室的書目數據正確、順利地并入圖書館的文獻信息資源服務體系。只有實現從院系資料室到面向全校的學科資料中心的數據整合,才能實現校內全部文獻信息資源的共享。

二、河北師范大學圖書館與各院系資料室的數據現狀

(一)學校圖書館由于系統更換,遺留數據重復問題

過去,河北師范大學圖書館采用的是丹誠系統。2006年,為了圖書館業務管理的拓展及配合校園卡一卡通管理的需求,由丹誠系統更換為匯文系統。匯文系統是由一個統一的數據庫進行業務管理。由于時間緊,更換系統時各校區數據庫只是做了數據疊加轉換,沒有進行查重合并,圖書館本身原來就存在數據冗余狀況,造成了部分數據的重復問題。目前,查重合并工作正在進行中。

(二)院系資料室自動化起步較早,分庫管理,數據冗余度較大

早在2002年,河北師范大學圖書館就開始培訓各院系資料室的工作人員,進行書目數據庫錄入工作。當時,圖書館使用的是北京丹誠公司的DATATRANS-1000系統。到現在為止,幾乎所有的院系資料室都已經建立了自已的書目數據庫,已有近一半的院系資料室完成了書目著錄工作,實現了文獻信息資源的自動化管理。但是,由于網絡安全、數據合并等問題,目前各院系資料室則一直在延用原來的丹誠系統,而沒有使用匯文管理系統。整個學校仍處于兩套管理系統和兩個網絡環境同時存在的狀態。各院系資料室的18個獨立書目數據庫,重復數據多,數據冗余度大。因此,需要對系統及管理模式進行雙重轉換。

(三)各院系資料室數據庫建設質量良莠不齊

各院系資料室數據庫建設雖然起步較早,但是數據質量卻良莠不齊,進度也不一樣。在各院系資料室的18個數據庫中,最多的有書目記錄49 677條,最少的只有書目記錄676條。全校共有9個院系資料室完成了書目數據庫的回溯建庫工作,其中6個院系資料室實行了流通工作的自動化管理。

三、河北師范大學圖書館與院系資料室數據整合的方法

(一)對圖書館書目數據庫進行梳理,減少數據重復

對圖書館自身的書目數據庫進行查重整理,實現M ARC數據合并,減少數據重復,不斷完善圖書館相關數據庫,為院系資料室數據的并入打下了良好的基礎。通過編制程序,首先用ISBN號進行查重,對于重復記錄進行批量自動合并;然后用題名、責任者和出版社進行合并查重,生成結果;再通過人工干預,對數據進行甄別合并。目前,此項工作正在進行中。

(二)充分分析各院系資料室的書目數據庫,具體問題具體分析

由圖書館編目部工作人員對各院系資料室的數據庫進行分析和驗收,對各院系資料室的書目數據情況進行分類,分為好、中、差三個等級。M ARC字段信息錄入規范、完整的為“好”的書目數據,其書目數據可以直接通過程序進行批量比對與合并,連帶復本信息一并轉入圖書館文獻信息系統,完成轉換后即可以投入流通。MARC字段信息錄入比較規范、完整的為“中”等的書目數據,其書目數據可以直接導入圖書館的套錄數據庫,通過檢索進行數據套錄、簡單修改和重新典藏,完成該院系資料室書目數據的整合工作。M ARC字段信息錄入不規范、不完整的為“差”的書目數據,對于這樣的書目數據要直接廢棄,重新進行回溯查重建庫,逐步并入圖書館的自動化信息系統。

(三)批量轉入書目數據時,加前綴或后綴,避免重復

匯文圖書館信息管理系統要求書目數據的財產號、條碼號、索書號均不能重復,否則轉入書目數據時按忽略轉入處理。而各院系資料室文獻信息資源的財產號都是各走個的財產賬,索書號也是各分個的類,與圖書館重復在所難免。條碼號是圖書館按號段統一分配給各院系資料室的,不存在重復問題,不需要重新返工貼條碼、進行典藏掃碼,這給日后的流通數據整合工作打下了較好的基礎。經過充分論證,為了避免重復,在財產號前加前綴。例如,在物理學院文獻信息資源的財產號前一律加W L前綴。這樣,既區分了重復財產號,又標識了復本原始單位,方便后續管理工作;在索書號后加后綴。這樣,既避免了財產號重復,又不影響讀者檢索使用。

(四)對學科資料中心工作人員進行新系統培訓,提高業務素質

過去,各院系一般給資料室配備1名～2名工作人員,有的資料室工作人員除負責資料室工作外,還兼管院系工會或其他臨時性工作,工作煩瑣,且人員流動性較大,管理不規范。建立面向全校的學科資料中心后,工作人員由圖書館統一管理,他們是圖書館工作人員的一部分,圖書館對這些工作人員進行系統的培訓,不斷提高學科資料中心工作人員的業務素質,更好地為全校師生的教學與科研工作提供高質量的文獻信息服務。

四、結束語

高校圖書館具有藏書范圍廣、內容覆蓋面大的特點,即以“廣”、“博”見長;資料室則直接為本院系教學與科學研究服務,專門收集本院系學科專業的文獻信息資料,其收藏特點在于“專”、“深”。建立面向全校的學科資料中心,將圖書館與各院系資料室的文獻信息資源進行整合,是值得認真探討的問題。當然,由于各院校具體情況不同,整合方式也不盡相同,但大體的思路是一樣的,即要實現院系資料室到面向全校的學科資料中心轉變,將圖書館與院系資料室的書目數據進行整合,以進一步深入開展服務工作。

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